Методика подготовки и проведения культурно-досуговых мероприятий

Методика подготовки и проведения культурно-досуговых мероприятий.

         Методику проведения досуговой программы условно можно разделить на семь этапов.

         Первый этап – этап планирования. На основании утвержденного плана работы учреждения культуры или социального заказа органов исполнительной власти или заказа отдельных организаций, предприятий или физических лиц принимается решение о проведении того или иного мероприятия. На этом этапе осуществляется:

- создание оргкомитета в который входят люди заинтересованные в проведении данного мероприятия и обладающие для этого реальными возможностями (представители органов власти, руководители учреждений), представители СМИ, спонсоры, бухгалтер. Заинтересованные лица – лица, которые могут решать определенные задачи. Например: при проведении мероприятий для ветеранов ВОВ представители Советов ветеранов войны;  для ветеранов локальных войн – представители общественных организаций воинов – ветеранов локальных войн. Для детей школьного возраста – представители органов и учреждений образования. Для инвалидов – представители обществ инвалидов и т.д.;

- создание организационно-постановочной группы, в которую должны войти творческие специалисты во главе с директором учреждения культуры (директор программы, сценарист, режиссер, художник-оформитель, звукорежиссер, заведующий постановочной частью, администратор);

- определение формы проведения мероприятия, места, времени;

- в случае проведения мероприятий, содержащих момент состязания – конкурсы, фестивали, выставки и др., разрабатывается положение, в котором обозначаются учредители данного мероприятия, цели его, критерии оценки, финансовые условия;

- разработка подробного плана подготовки и проведения мероприятия по схеме (см. приложение № 1);

-  утверждение программы проводимого мероприятия (см. приложение № 2). Программа мероприятия печатается в афише, может печататься отдельно. Это зависит от наличия средств на типографские расходы.

         Второй этап – написание и утверждение сценария, разработка сметы расходов:

- написание сценария и составление сметы расходов;

- согласование сценария и сметы расходов на заседании организационно-постановочной группы;

- согласование сценария и сметы расходов (см. приложение № 3) на заседании оргкомитета;

- утверждение сценария и сметы расходов руководителем учреждения (директором программы) или руководителем организации – учредителя учреждения культуры (например, начальник отдела культуры муниципального образования или глава поселения).

         В смете расходов на проведение мероприятия указываются расходы по кодам показателей (по экономической классификации расходов и указание источников финансирования данного мероприятия). В смете делается подробная роспись по каждому виду расходов.

Например: расходные материалы:

- СД-диск 2 шт х 15-00= 30-00

- элементы питания 4шт х 80-00 = 320-00 и т.д.

         Источниками финансирования на проведение мероприятия могут быть: средства областной целевой программы «Развитие культуры и сохранение культурного наследия Брянской области (Культура Брянщины) на 2006-2010гг»; муниципальная целевая программа по развитию и сохранению культуры на территории данного муниципального образования; средства на текущее содержание данного учреждения культуры; спонсорские средства; средства, полученные учреждением от оказания платных услуг населению.

         В случае использования средств областной целевой  программы средства перечисляются исполнителю мероприятия в соответствии с заключенным договором между управлением культуры и муниципальным образованием.

         Третий этап – реализация сценария, который включает в себя:

- работу с творческими коллективами, подбор исполнителей, художественных номеров, рабочих репетиций, монтировочной и генеральной репетиций;

- оформление сцены;

- запись фонограмм;

- световое решение;

- изготовление костюмов и реквизита;

- приобретение расходных материалов;

- приобретение призов;

- работа по изготовлению рекламной продукции (изготовление афиш, пригласительных билетов);

- работа со СМИ;

- работа со спонсорами;

- работа с потенциальными зрителями.

         Четвертый этап – проведение мероприятия.

         Пятый этап – анализ мероприятия (как правило на следующий день):

- необходимо отметить все положительные моменты при проведении мероприятия;

- отметить недостатки, при этом  необходимо привести аргументы;

- внести предложения на будущее – как исключить допущенные недостатки, какие моменты усилить для того, чтобы повысить качество проводимых мероприятий.

         Шестой этап – подготовка и сдача отчетных документов. Составляется текстовая справка, в которой подробно излагаются отдельные моменты проведения мероприятия. Необходимо отразить как положительные так и отрицательные стороны проведения мероприятия, определить перспективные вопросы для улучшения качества подготовки подобных мероприятий.

         В случае использования финансовых средств на подготовку и проведение мероприятий представляются отчеты за использованные средства в бухгалтерию учреждения (поселения). На участников мероприятий, на которых производились какие-то расходы, составляется список с указанием паспортных данных, страхового свидетельства, места проживания. Список заверяется руководителем учреждения (руководителем программы) и сдается в бухгалтерию. В случае оплаты за участие в мероприятии творческих коллективов или отдельных исполнителей им выплачивается заработная плата по договору гражданско-правового характера. Заключение договоров производится специально созданной комиссией, утвержденной руководителем учреждения или самим руководителем.

         При организации питания для участников мероприятия расходы оформляются следующими документами: договор на обслуживание с предприятием общественного питания, предоставляющего услуги, список питающихся (с данными указанными выше), талоны на питание, счет, счет-фактура, акт выполненных работ. При приобретении продуктов питания за наличный расчет в товарных чеках указывается наименование, количество и стоимость приобретенных продуктов. Все документы сдаются в бухгалтерию.

         Призы участникам – победителям различных мероприятий присуждаются решением жюри, которое утверждается отделом культуры или руководителем учреждения или поселения. Протокол решения жюри, которым определяются победители, представляется в бухгалтерию. Вручение дипломов и призов производится по ведомости, которая сдается в бухгалтерию с приложением списка награжденных с данными на них, указанными выше. В случае, если приз получает учреждение его получение представителем учреждения-победителя осуществляется по доверенности и накладной. Полученные в качестве приза материальные ценности ставятся на учет.

         Авансовые отчеты по средствам, предусмотренным на данное мероприятие, сдаются в бухгалтерии, как правило, в течение трех дней.

         В случае списания материалов, использованных на подготовку и проведение мероприятия, в акте на списание подробно указываются причины списания.

         Седьмой этап – составление методической папки, в которую должны войти:

- сценарий мероприятия;

- положение о проведении конкурса (фестиваля, смотра, выставки, др.);

- план подготовки и проведения мероприятия;

- программа мероприятия;

- списки участников мероприятия;

- состав жюри;

-  протокол жюри;

- образцы печатной продукции (афиши, пригласительный билет, программа, др.);

- программа мастер-класса (творческой лаборатории);

- фото и видеоматериалы;

- отзывы в прессе;

- протоколы заседания оргкомитета;

- итоговая справка.