Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015

Опубликуйте свой материал в официальном Печатном сборнике методических разработок проекта «Инфоурок»

(с присвоением ISBN)

Выберите любой материал на Вашем учительском сайте или загрузите новый

Оформите заявку на публикацию в сборник(займет не более 3 минут)

+

Получите свой экземпляр сборника и свидетельство о публикации в нем

Инфоурок / Дошкольное образование / Другие методич. материалы / Анализ составления и оформления организационно-распорядительных документов на примере Прогимназии
ВНИМАНИЮ ВСЕХ УЧИТЕЛЕЙ: согласно Федеральному закону № 313-ФЗ все педагоги должны пройти обучение навыкам оказания первой помощи.

Дистанционный курс "Оказание первой помощи детям и взрослым" от проекта "Инфоурок" даёт Вам возможность привести свои знания в соответствие с требованиями закона и получить удостоверение о повышении квалификации установленного образца (180 часов). Начало обучения новой группы: 24 мая.

Подать заявку на курс
  • Дошкольное образование

Анализ составления и оформления организационно-распорядительных документов на примере Прогимназии

библиотека
материалов

Анализ составления и оформления организационно-распорядительных документов

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Пункт 2 статьи 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» говорит: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Таким образом, составление и оформление документов в муниципальных учреждениях в настоящее время не может противоречить Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Состав управленческих документов, используемых в прогимназии, определяется его компетенцией и функциями, кругом управленческих и других действий по реализации своих функций и задач, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Документы учреждения по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать нормативным актам, содержащим правила документирования.

Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров. Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, а также создаются различные информационные, справочные документы: акты, справки, докладные записки и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставления отпусков, составляют группу кадровых документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации. Оформление документов предполагает соблюдение комплекса требований, предъявляемых к составлению заголовков документов, датированию, адресному согласованию, удостоверению, оформлению приложений, проставлению отметок о прохождении, исполнении и месте хранения документов.

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности в каждом учреждении необходимо разработать Табель форм документов. Табель форм документов – перечень форм документов, разрешенных к применению в организации. Табель содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций, и задач, характеристику каждого документа с точки зрения юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Представленная в Табеле формализованная и систематизированная информация о документах организации значительно облегчает автоматизацию процессов документирования. Однако разработка и ведение Табеля является достаточно трудоемким, и этим объясняется его отсутствие в прогимназии.

На основе Табеля документов создается Альбом унифицированных форм документов, который содержит формы наиболее часто создаваемых документов. В Альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы. Применение Альбома дает существенный эффект при его использовании в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющий оперативно создавать новые документы на основе заранее введенных в память машины образцов.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники, качество документов как исторических источников. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Различные документы состоят из различного набора реквизитов.

Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме документа, способом документирования. Совокупность реквизитов, расположенных в документе, составляют его формуляр.

Но, составив документ, его необходимо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в ГОСТ Р 6.30 – 2003. ГОСТ устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и расположения на документах, требования к изготовлению и учету бланков и т.д. Документы, как правило, оформляются на бланках.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру управленческой деятельности.

В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем и общий бланк, который применяется для оформления документов, используемых внутри организации. В муниципальном дошкольном и школьном образовательном учреждении прогимназии № Х разработан только бланк письма с продольным расположением реквизитов.

Однако в данном бланке почтовый адрес указан не в соответствии с действующими Почтовыми правилами. Кроме того, бланк письма не содержит реквизитов: код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа (ОКУД), отметка для регистрационного номера и даты документа, отметка для ссылки на номер и дату документа.

Мною были разработаны и предложены для внедрения в практику работы МДОУ бланк письма и общий бланк.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий – организационная. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. Важнейшим организационным документом МДОУ прогимназии № Х является Устав. Под Уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Устав МДОУ прогимназии № Х разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.

Текст Устава включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Предмет и цели деятельности МДОУ;

3. Имущество МДОУ;

4. Организация деятельности МДОУ;

5. Управление МДОУ;

6. Участники воспитательно-образовательного процесса;

7. Ликвидация и реорганизация МДОУ;

8. Порядок внесения изменений и дополнений в Устав;

9. Локальные акты МДОУ.

Рассмотрим кратко разделы Устава прогимназии.

В разделе «Общие положения» указывается полное и сокращенное наименование МДОУ, юридический адрес

В разделе «Предмет и цели деятельности МДОУ» формулируется цель деятельности, его основные задачи, предмет деятельности. Раздел «Имущество МДОУ» содержит источники формирования имущества, определяет виды и размеры надбавок и др.

Раздел «Организация деятельности МДОУ» включает направление деятельности МДОУ, какие программы реализует организация, режим работы, порядок зачисления детей, наполняемость групп, обязанности МДОУ.

В разделе «Управление МДОУ» говорится об обязанностях учредителя МДОУ, заведующего; об общем собрании; о контроле за деятельностью МДОУ.

Раздел «Участники воспитательно-образовательного процесса» содержит раскрытие участников, их права, обязанности

В разделе «Ликвидация и реорганизация МДОУ» речь идет о порядке подготовки документов в случае ликвидации и реорганизации прогимназии.

Раздел «Порядок внесения изменений и дополнений в Устав» говорит, что Учредители МДОУ могут вносить изменения и дополнения в устав, утвердить его и зарегистрировать в установленном законом порядке.

В разделе «Локальные акты МДОУ» перечисляется, какими документами регламентируется деятельность МДОУ.

Устав МДОУ прогимназии № Х утвержден Постановлением Главы города от 16 апреля 2011 года № ____.

В прогимназии разработаны такие организационные документы, как положения. Положение – организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность учреждения, структурного подразделения или коллегиального органа. В прогимназии разработаны следующие положения:

-Положение о Совете педагогов;

-Положение о Попечительском Совете;

-Положение о вариативных формах воспитания;

-Положение о Методическом объединении;

-Положение о фонде материального поощрения.

Положение о структурном подразделении должно иметь следующие разделы:

- общие положения; - основные цели и задачи;

- функции; - права и обязанности;

-ответственность; - взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указывается полное наименование учреждения или подразделения, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется. Порядок назначения и освобождения от должности руководителя, какими законами руководствуется.

В разделе «Цели и задачи» приводятся цели и основные задачи, перечень проблем, определяющих характер и направления деятельности;

В разделе «Функции» приводится подробный перечень функций, который обеспечивает решение основных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности учреждения или подразделения

Раздел «Права и обязанности» включает действия и виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач, отражать специфику подразделения.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и уголовной ответственности в случае невыполнения своих обязанностей.

Раздел «Взаимоотношения» отражает, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение.

После разработки положения утверждаются директором прогимназии. Имеющиеся положения в МДОУ прогимназии № Х оформлены не верно: на чистом листе бумаги вместо бланка, расшифровка подписи в грифе утверждения начинается с фамилии, а потом инициалы. Кроме того, смешаны два вида оформления грифа утверждения в одном. Приведенное в приложении Положение о родительском комитете было принято на заседании родительского комитета, что отражено в протоколе, поэтому утверждение данного положения директором прогимназии является лишним.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

В прогимназии разработаны:

- Инструкция об охране жизни и здоровья детей;

- Инструкции по охране труда работников и по технике безопасности.

Например, Инструкция по технике безопасности включает в себя общие требования безопасности, требования перед началом работы, требования безопасности во время работы, обязанности в аварийной ситуации, обязанности по окончании работы, ответственность работника за нарушение требований, изложенных в настоящей инструкции.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней указываются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица. После заголовков точка не ставится. Инструкции в МДОУ прогимназии № Х содержат следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, гриф согласования, текст.

Отсутствуют: дата составления документа, место издания, составлена инструкция на чистом листе бумаги. Инструкция утверждается директором, о чем свидетельствует гриф утверждения, оформленный не в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В конце документа работники МДОУ расписываются, свидетельствуя о том, что ознакомлены с инструкцией.

Также в прогимназии разрабатывается Штатное расписание. Это правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Этот документ в прогимназии оформлен на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы. Ответственность за подготовку штатного расписания несет главный бухгалтер учреждения и подписывает его, а затем утверждает директор или руководитель вышестоящей организации с проставлением печати на грифе утверждения.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа директор ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для исполнения всеми работниками МДОУ. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Текст приказа состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней перечисляются факты, события, дана оценка. Констатирующая часть необязательна, она бывает и отсутствует, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме и начинается словами: «ПРИКАЗЫВАЮ». Вид документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «приказываю» печатается заглавными буквами, т.е. они зрительно выделяются.

Затем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие требования. Они не противоречат по смыслу ранее изданным документам, четкие, ясные, не допускающие различных толкований. Не всегда избегаются неконкретные выражения типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Последний пункт текста приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. После текста приказа следуют подпись директора, визы, отметка об исполнителе. Оформление приказа по основной деятельности в МДОУ прогимназии № Х во многом не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003:

- приказы по основной деятельности печатаются на бланках письма;

- номер приказа проставляется слева с добавлением буквенного индекса - о/д;

- дата приказа проставляется справа;

- дата пишется цифровым способом с добавлением буквы «г»;

- заголовок взят в кавычки;

- в пунктах приказа не указываются конкретные сроки исполнения;

- реквизит «подпись» напечатан не от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи зачастую ограничена скобками;

-отсутствуют реквизиты «виза согласования» и «отметка об исполнителе;

- пометка «с приказом ознакомлены» печатается выше реквизита «подпись»;

- расстояние между реквизитами «текст» и «подпись» значительно превышает установленное.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. В прогимназии протоколы, в основном, составляются при документировании заседаний педагогического совета. Проведению заседания педагогического совета в прогимназии предшествует большая подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам. Протокол, как правило, ведется во время заседания. Ведет протокол в МДОУ специально назначенное лицо - заместитель директора по воспитательно-методической работе. От ее квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.

Текст протокола включает вводную и основную часть. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы присутствующих (в алфавитном порядке). При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих и закреплена последовательность их обсуждения. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста содержит разделы, которые нумеруются. Каждый раздел состоит их двух частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ». Ответствует третья часть, состоящая из слова «ПОСТАНОВИЛИ».

Однако в прогимназии протоколы ведутся в общей тетради рукописным способом, структура протокола и оформление не соответствуют правилам. Нами предоставлен образец протокола педсовета.

Другой вид протокола – протокол общего родительского собрания- составлен на бланке письма, напоминает краткую форму протокола, однако также не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

В прогимназии функционируют следующие виды информационно-справочных документов: письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты. Все эти документы предназначены для передачи информации или для фиксации каких-либо информационных сведений.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности, наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов учреждения. В число входящих и исходящих деловых писем в основном входят следующие разновидности писем: письма-запросы, письма-ответы, информационные, рекламные, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-подтверждения и др.

Служебное письмо должно оформляться на специальном бланке формата А4 или А5, содержит следующие реквизиты: 03 – эмблема организации, 05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица, 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, 08 – наименование организации и вышестоящей организации, 09 – справочные данные об организации, 11 – дата документа, 12 – регистрационный номер документа, 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, 15 – адресат,

17 – резолюция, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии приложений, 22 – подпись, 24 – визы согласования, 25 – оттиск печати, 27 – отметка об исполнителе, 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 29 – отметка о поступлении документа в организацию.

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (24, 25), часть – при подготовке исходящих писем (15, 18, 20, 21, 22, 27), часть (17, 19, 28, 29) оформляется на входящих письмах. Право подписи служебного письма принадлежит директору.

Анализ бланка письма МДОУ прогимназии № Х мной дан в начале данной главы. Кроме того, следует отметить ошибки в оформлении реквизитов писем.

Реквизит 11 – «дата документа» в письме оформляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания. В письмах, составленных в прогимназии, зачастую не ставится «0» в двух первых парах чисел, если число до десяти, год указывается с прибавлением буквы «г». Дата проставляется ниже текста письма.

Реквизит 12 – «регистрационный номер документа». Регистрация документа проводится после его подписания. Регистрационный номер служебного письма, как правило, состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера, под которым зарегистрировано письмо. В данном случае регистрационный номер состоит только из регистрационного номера, индекс дела по номенклатуре не указывается.

Реквизит 13 – «ссылка на регистрационный номер и дату документа» заполняется при оформлении письма-ответа. Эта ссылка помогает организации-партнеру, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма, однако и этот реквизит в письмах не указывается, однако в самом тексте письма имеется информация – «на Ваш №… от …».

Реквизит 15 – «адресат». Этот реквизит располагается в верхнем правом углу бланка, может оформляться двумя способами. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, что в данном случае не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

-название улицы, номер дома, номер квартиры;

-название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

-название области, края, республики;

-страна;

-почтовый индекс.

Следует также отметить, что написание адресата в анализируемом случае представляет собой смешение письма и заявления.

Реквизит 18 – «заголовок к тексту». Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и располагается перед текстом документа под реквизитами бланка. Заголовок печатается через один межстрочный интервал, без кавычек и не должен занимать более пяти строк. Этот реквизит проставляется на всех документах, оформляемых на бланках формата А-4.

В прогимназии реквизит «заголовок к тексту» исполнителями не составляется, что является нарушением в оформлении документов и продлевает время обработки документа при его регистрации.

Реквизит 20 – «текст документа». В письмах текст строится, как правило, по следующей схеме:

- введение, в котором объясняются причины составления письма;

- основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;

- заключение, в котором формулируется основная цель письма.

В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма должен быть точным, ясным и убедительным, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания, формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толкований.

Реквизит 21 – «отметка о наличии приложения» может оформляться по краткой или полной форме. В том случае, если приложения названы в тексте документа, то отметку о наличии приложения оформляют по краткой форме: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если в тексте документа о приложениях говорится без упоминания вида документа, его заголовка и т.п., то отметку о наличии приложения оформляют по полной форме, указывая его наименование, число листов и экземпляров; если приложений несколько, их нумеруют.

Данному реквизиту в прогимназии придают недостаточно внимания, оформляется он произвольно, в основном следующим образом – «приложение на 3 листах».

Реквизит 24 – «визы согласования документа». С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает: наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату визирования.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Следует отметить, что в МДОУ прогимназии № Х этот реквизит практически не применяется.

Не проставляется также и реквизит 27- «отметка об исполнителе». Этот реквизит необходим для оперативной связи с исполнителем на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с указанием фамилии (или фамилии, имени, отчества) и номера телефона.

В.В. Петрова

35-95-47

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов и событий. В отдельных случаях акты не только фиксируют установленные события и факты, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты различаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию: сдачи-приемки, обследования, испытаний, ревизий, инвентаризации, расследования аварий, ликвидации организаций и др.

Существует много разновидностей акта, но все они должны оформляться по одной схеме и содержать следующие реквизиты: наименование организации, структурного подразделения, название вида документа, дату, номер, место составления, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, подписи, указание на количество экземпляров и кому они переданы.

Акты составляются, как правило, комиссией, состав которой утверждается распорядительным документом руководителя. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части содержится ссылка на документ, послуживший основанием для проведения работы комиссии, а затем указывается список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт.

В констатирующей части должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты и события. В конце акта указывается количество экземпляров акта, и кому они направляются. Акты должны быть подписаны всеми членами комиссии. Особые мнения кого-либо из членов комиссии оформляются на отдельном листе и прилагаются к акту. Многие разновидности актов имеют юридическую силу только после его утверждения руководителем. Если акт будет передаваться в другие организации, то в состав реквизитов заголовочной части включается юридический адрес автора акта. Многие акты приобретают юридическую силу только после утверждения.

В МДОУ прогимназии № Х акты составляются на чистых листах бумаги формата А-4, наименование учреждения и юридический адрес не указывается, также, как и номер, количество экземпляров акта и кому они направлены. В отдельных актах отсутствует даже такой важный реквизит как дата.

Докладная записка (зачастую ее называют «служебная записка) - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она должна иметь название структурного подразделения, вид документа, заголовок, раскрывающий ее содержание, адресат, дату, текст, подпись. Внешняя докладная записка должна содержать наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Она оформляется на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты или события, послужившие поводом для написания докладной, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. В МДОУ прогимназии № Х такой вид информационно-справочного документа как докладная записка (и внешние, и внутренние) встречается не часто. Рассматриваемые нами докладные записки не соответствуют требованиям, отмечается «смешение стилей», отмечаются те же ошибки в оформлении реквизитов, что и письмах.

Зачастую докладную записку заменяет так называемая «служебка», т.е «служебная записка», направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу. Несмотря на то, что нормативными и методическими документами не предусмотрено использование в деятельности учреждений служебных записок, на практике этот вид документа используется широко. Однако служебная записка не должна заменять докладную записку, так как докладная записка направляется и в вышестоящую организацию, служебная записка – это только внутренний документ, это переписка между структурными подразделениями.

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

В МДОУ прогимназии № Х внутренние служебные записки составляются на листах бумаги произвольного размера, наименование структурного подразделения, заголовки отсутствуют. Встречается название «информация», однако в системе видов документов нет такого названия документа. И если в документе содержится только информация, то этот документ лучше назвать «справка». Если кроме информации в документе имеются предложения, рекомендации – это докладная записка. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Из МДОУ прогимназии № Х служебные записки направляются и в адрес Администрации города.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

Объяснительная записка адресуется руководителю, который ее потребовал, и объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой дисциплины, причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительные записки такого рода обычно пишутся от руки, содержат наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, заголовок к тексту, адресат, подпись. Объяснительные записки в прогимназии регистрируются и хранятся у делопроизводителя.

Судя по количеству, преобладают объяснительные записки. Это связано со спецификой деятельности учреждения – воспитательно-образовательной. В прогимназии нередко бывают случаи нарушения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, не проведение занятий по утвержденному расписанию и т.д.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность учреждения или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Внешние справки должны оформляться на общем бланке учреждения, текст справки состоит их двух частей, подписываются справки руководителем.

В прогимназии справки чаще всего выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа. Справки оформляется на обычном листе бумаги формата А5 и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Справки составляются по мере надобности сотрудникам, подписываются директором или главным бухгалтером, если справка подтверждает какие-либо финансовые сведения, и заверяется печатью.

С моей точки зрения целесообразно было бы использовать унифицированный бланк с трафаретным текстом.

Выводы:

Анализ документирования деятельности МДОУ прогимназии № Х выявил следующее:

-приказом директора не назначено ответственное за делопроизводство лицо;

-номенклатура дел не пересоставляется ежегодно, имеющаяся не соответствует требованиям;

- инструкция по делопроизводству не разработана;

-не разработаны общий бланк и бланки конкретных видов организационно-распорядительных документов;

-бланк письма не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

-отмечается несоблюдение правил составления и оформления в различных документах.



Автор
Дата добавления 06.11.2015
Раздел Дошкольное образование
Подраздел Другие методич. материалы
Просмотров1067
Номер материала ДВ-130021
Получить свидетельство о публикации

Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх