Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Свидетельство о публикации

Автоматическая выдача свидетельства о публикации в официальном СМИ сразу после добавления материала на сайт - Бесплатно

Добавить свой материал

За каждый опубликованный материал Вы получите бесплатное свидетельство о публикации от проекта «Инфоурок»

(Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-60625 от 20.01.2015)

Инфоурок / Другое / Другие методич. материалы / "Деловая коммуникация" (материал для ОПД 7-9 классы)
ВНИМАНИЮ ВСЕХ УЧИТЕЛЕЙ: согласно Федеральному закону № 313-ФЗ все педагоги должны пройти обучение навыкам оказания первой помощи.

Дистанционный курс "Оказание первой помощи детям и взрослым" от проекта "Инфоурок" даёт Вам возможность привести свои знания в соответствие с требованиями закона и получить удостоверение о повышении квалификации установленного образца (180 часов). Начало обучения новой группы: 28 июня.

Подать заявку на курс
  • Другое

"Деловая коммуникация" (материал для ОПД 7-9 классы)

библиотека
материалов



государственное бюджетное общеобразовательное учреждение Самарской области

средняя общеобразовательная школа «Образовательный центр»

hello_html_58a97402.gifhello_html_55a7fe44.gifс. Красносельское м.р. Сергиевский Самарской области

Деловая коммуникация в системе уроков развития речи

Материал для модуля «Ведение дискуссии» (курс ОПД в 7-9 классах)


(Понятие о деловой коммуникации. Устная и письменная коммуникация. Деловые споры. Приёмы воздействия на аудиторию. Основные правила и приёмы привлечения и удержания внимания собеседников)


Автор: Дьякова Наталья Александровна, учитель русского языка и литературы


государственное бюджетное общеобразовательное учреждение Самарской области средняя общеобразовательная школа «Образовательный центр»

с. Красносельское

м.р. Сергиевский Самарской области


2015 год

hello_html_137ba7fc.gif

Содержание


  1. Что такое деловая коммуникация?

  2. Какую коммуникацию можно считать эффективной?

  3. Виды деловой коммуникации: устная и письменная.

  4. Выступление перед аудиторией как коммуникативный процесс.

  5. Разновидности устной коммуникации:

  • доклад;

  • публичное выступление;

  • дискуссия;

  • спор;

  • диспут;

  • дебаты;

  1. Правила участия в дебатах.

  2. Приёмы привлечения внимания.

  3. Эффективная презентация.

  4. Алгоритм подготовки презентации.

  5. Виды письменной коммуникации:

  • деловые бумаги;

  • деловое письмо;

  • реклама;

  • пресс-релиз, факт-лист и другое.

hello_html_757b5b77.png













Что такое деловая коммуникация?


Коммуникация называется деловой, если она находится в сфере официальных отношений и направлена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов.

Деловое общение – самый массовый вид общения людей в социуме. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего, лидера общественной организации..


Важная особенность делового общения – строгое соблюдение его участниками статусной роли: начальник – подчиненный, партнеры, коллеги и др.

Деловое общение всегда целесообразно. Это значит, что сама организация делового общения, выбор коммуникативных стратегий и тактик, использование языковых средств в деловой речи четко подчинены цели достижения позитивного результата в решении конкретной проблемы.


Какую коммуникацию можно считать эффективной?


Когда мы вступаем в общение, мы имеем определённое намерение (коммуникативное намерение):

  • спросить (получить информацию),

  • рассказать (передать информацию),

  • призвать к действию,

  • повлиять на настроение собеседника,

  • установить контакт с целью налаживания отношений и т.д.

Если в результате общения мы получили то, что хотели, то есть добились реализации собственного коммуникативного намерения (получили именно ту информацию, в которой нуждались; рассказали и были верно поняты и т.д.), то общение было успешным.

Такая коммуникация называется эффективной. При эффективном общении

цель говорящего достигается полностью.

Значит, эффективной можно назвать ту коммуникацию, при которой реализованы цели не только практического, но и духовного свойства.

ВИДЫ ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ:


  • Уhello_html_m4def58bf.pngСТНАЯ:

  • доклад,

  • публичное выступление,

  • дискуссия,

  • диспут,

  • дебаты,

  • спор,

  • полемика,

  • эвристическая беседа

  • ПИСЬМЕННАЯ:

  • деловое письмо;

  • деловые бумаги (приказ, объяснительная, заявление и прочие);

  • реклама, буклет и другое;

  • пресс-релиз, факт-лист и другие формы


Выступление перед аудиторией как коммуникативный процесс


Выступление перед аудиторией играет значительную роль в деловом общении.

Доклад на конференции, речь на митинге, выступление на совещании – все это жанры, которыми должен овладеть тот, кто хочет вести людей за собой, доказывать свою точку зрения, продвигать идеи. Они позволяют установить интеллектуальный и эмоциональный контакт со значительным количеством людей.

Выступая публично, вы не только передаёте информацию, но и решаете важную задачу сплочения масс вокруг значимой идеи. Кроме того, удачное публичное выступление положительно влияет на формирование имиджа лидера: не случайно тех, кто убедительно и ярко говорит, в древнем мире приравнивали к богам.

По сути, публичное выступление – это особый вид коммуникативного процесса.


В чём же его специфика?

Во-первых, для чего люди выступают публично? Для того чтобы

сообщить другим о положении вещей;

попытаться заставить других совершить нечто;

взять на себя обязательство совершить нечто;

выразить свои чувства и отношения;

высказавшись, изменить существующий мир.

Чаще всего человек, выступающий публично, в качестве цели имеет передачу весьма важной, социально значимой информации. Но вместе с передачей информации говорящий стремится воодушевить слушателей, вызвать в их сердцах отклик, возбудить чувство благодарности, гордости, благоговения или, напротив, протеста, неприятия, возмущения. «Красноречие суть страсти», – сказал великий политик-реформатор М.М. Сперанский.

Во-вторых, публичное выступление – это массовое общение.

Сто, тысяча, десятки тысяч, миллионы слушателей! Ваш голос, возможно, услышит вся страна, весь мир! Это огромная честь и великая ответственность. Почему? Потому, что массовое общение – это общение с большим числом абсолютно разных людей, каждый из которых имеет свой опыт, свои убеждения. А ведь суть сказанного должна дойти до ума и сердца каждого!

Необходимым условием эффективного публичного выступления является доверие слушателей к говорящему. И надо приложить специальные усилия, чтобы это доверие возникло. Надо стать своим для многих незнакомых людей, а это чересчур сложная задача.

В-третьих, публичное выступление – это всегда двойное сообщение. Оратор сообщает о предмете речи (о правах, предвыборной программе или миграции саранчи), но в то же время он сообщает о себе (кто я, каковы мои убеждения, насколько я компетентен, можно ли мне доверять, искренний ли я человек, как я отношусь к другим).

В-четвертых, выступление перед массовой аудиторией часто происходит в особой обстановке эмоционального накала. Это значит, что и оратор, и слушатели подвергаются эмоциональному воздействию. Очень трудно бывает управлять вниманием и поведением людей, находящихся под влиянием эмоций, распространяющихся по аудитории как волны. И сам выступающий, в особенности начинающий, тоже находится в непривычном эмоциональном состоянии – взволнованности, а порой и ораторского страха. Отправитель – оратор.

Получатель – массовая аудитория.

Цель – передать информацию, повлиять на чувства и эмоции, укрепить собственный статус.

Специфика – осознание ответственности и волнение.

Специфика – это сообщение о предмете речи и личности оратора; адресовано многим, поэтому должно быть понятно всем: «от пионера до пенсионера» .

Цель – получить информацию.

Специфика – различия по социально-демографическим, социально-политическим, индивидуально-личностным признакам; неустойчивость внимания; эмоциональное заражение.

Эффективность публичного выступления определяется степенью владения информацией, умением регулировать процесс взаимодействия с аудиторией, подготовленностью выступающего и многими другими факторами.


Вhello_html_23b6ab5a.png деловой коммуникации часто возникают споры


















Дискуссия

-обсуждение и согласование интересов.


Процесс дискуссионного обсуждения – наиболее важный и значимый структурный элемент коммуникативного этапа переговоров.

Его цельвыработать общую позицию для взаимоприемлемых решений.

Выбор стратегии и тактик в переговорном процессе зависит от конкретных условий.


Спор

это словесное состязание, обсуждение чего-либо двумя и более лицами,

при котором каждая из сторон отстаивает свою позицию;

- это борьба мнений по вопросам науки, литературы, политики.

Спор возникает там, где отсутствует единое мнение, имеются разногласия.

hello_html_m2e181e90.gifВступая в спор, каждый преследует свою цель.



Диспут

Чаще всего это обсуждение политических споров.

Главная цель – найти компромиссное решение проблемы



Дебаты

такой вид спора,

в основе которого лежит обсуждение актуальных вопросов общественно-социального характера, имеющих важное социальное, политическое, философское значение.

В процессе дебатов сопоставляются разнообразные, прежде всего противоположные, точки зрения, позволяющие раскрыть обозначенную проблему с разных позиций.

В отличие от дискуссии, цель дебатов – это победа, утверждение собственной позиции.

В дебатах сталкиваются позиции, поэтому чаще всего в них участвуют политические оппоненты.

И за рубежом, и в нашей стране популярностью пользуется жанр теледебатов, и стоит отметить, мнение электората во многом складывается под влиянием поведения участников дебатов.

На политических дебатах рассматривается практическое применение конкретной позиции.

hello_html_7d4cb1d4.png

Правила участия в дебатах

Всегда помните,

что цель дебатов –

заявить о своей позиции по обсуждаемому вопросу

и привлечь сторонников.


  1. Обсуждайте только то, что относится к данному вопросу. Не давайте обсуждению уходить в сторону от темы.


  1. С уважением относитесь к мнению оппонента. Любое мнение – это точка зрения человека. Даже отличаясь от вашей, она имеет право на существование.


  1. Любое высказываемое мнение должно быть аргументировано. Выступающий должен доказать, почему он так считает. Выражения типа: «Мне так кажется», «Так было всегда» и т.п. аргументами не являются.


  1. Придерживайтесь дружелюбно-нейтрального тона, но, доказывая свою позицию, будьте готовы «добавить огоньку», однако не путайте ораторский пафос с криком на базарной площади.


  1. Обращайтесь к человеку по имени или другим уважительным способом («мой коллега, собеседник, оппонент»). Не допускайте проявлений враждебности, оскорблений, перехода на личности.


  1. Не спорьте ради спора! Не давайте дебатам превратиться в выяснение отношений.


  1. В дебатах могут участвовать только те, кто открыт для другой точки зрения и терпим к иному мнению.


  1. Не пытайтесь доказать что-то тому, кому невозможно что-либо доказать. Относитесь к таким людям терпимо, но не тратьте силы, чтобы убедить их в чем-либо.

Приёмы привлечения внимания


Существуют специальные приемы, позволяющие поддерживать внимание аудитории на достаточно высоком уровне. Назовем наиболее распространенные:

Вопросно-ответный ход. Задайте вопрос и сами ответьте на него, выдвиньте возможные сомнения и возражения, выясните их и придите к определенным выводам.

Перейдите от монолога к диалогу (полемике) позволяет при-общить к процессу обсуждения отдельных участников, активизиро-вать тем самым их интерес.

Задайте вопрос одному из слушателей, например: «У вас, я вижу, иная точка зрения?»

. • Подойдите ближе к слушателям, сократите дистанции между говорящим и слушателями, поменяйте позицию

. • Создайте проблемную ситуацию, выдвиньте гипотезу, которую до-кажете вместе со слушателями (внешние приемы: давайте проверим, рассмотрим и т.д.). Предложите слушателям ситуацию, вызываю-щую вопрос: «Почему?», этим стимулируете их познавательную ак-тивность.

Используйте прием новизны информации, гипотез, и вы за-ставите аудиторию предполагать, размышлять.

Сделайте опору на личный опыт, мнения, которые всегда интересны слушателям. • Покажите практическую значимости информации

. • Используйте юмор: это позволяет быстро завоевать аудиторию.

Ненадолго отступите от темы: это дает возможность слушателям «отдохнуть».

Замедлите темп произнесения речи и одновременно ослабьте силу голоса: это привлечёт внимание к ответственным местам выступле-ния (прием «тихий голос»)

. • Используйте наглядные пособия (таблицы, схемы, макеты, слайды и др.).

Используйте доказательство «от противного».

Вспомните цитату из авторитетных научных, публицистических ра-бот или художественных произведений.


Готовясь к выступлению, продумайте, какие из приемов привлечения внимания, как и в какое время вы будете использовать.


Для привлечения внимания часто используют презентацию.

Структура презентации.

Грамотное структурирование презентации облегчает восприятие информации слушателям.

Во время выступления целесообразно придерживаться известного правила трех частей: введение – основная часть – заключение.

После выступления следует вопросно-ответная часть.

Таким образом, в структуре презентации выделяется четыре функциональные части, у каждой из которых свои задачи и средства.

Обратим ваше внимание на «ударные» части презентации – заключение и вступление. Да, именно в такой последовательности: при подготовке сначала пишется заключительная и только затем – вступительная часть. Почему? Потому что завершение – важнейшая часть презентации, которая больше всего должна запомниться слушателям.

Содержание всей презентации должно быть нацелено именно на удачное завершение. Почти всегда люди принимают окончательное решение в момент завершения презентации. Поэтому в заключительной части еще раз напомните основную мысль, заострите внимание на ключевых деталях, подчеркните плюсы вашего предложения.

Вступление и заключение – самые яркие моменты презентации, в них должно быть продумано и взвешено каждое слово.

Закон риторического края гласит: лучше всего слушатели запоминают начало и окончание выступления.

hello_html_m50d2c5c8.png


Эффективная презентация


Успешная презентация – один из самых действенных инструментов карьерных достижений и финансового благополучия. Эффективные техники проведения презентаций становятся все более востребованными в деятельности политиков, бизнесменов, руководителей всех уровней.

Только подумайте: несколько минут вашей блестящей презентации для руководства организации могут не только окончательно решить судьбу упорной работы последних месяцев, но и помочь вам продвинуться по карьерной лестнице. Люди, умеющие доходчиво и убедительно доносить свои мысли до окружающих, будут востребованы всегда.

В некоторых странах детей еще в школе обучают навыкам презентации. К сожалению, в наших школах пока нет таких обязательных программ. Зато есть люди, обладающие природным талантом делать блестящие презентации, правда, их единицы.

Что делать всем остальным?

К счастью для всех нас, этому искусству можно научиться. Уверенное поведение, магнетическое удержание внимания слушателей, оригинальные техники, делающие презентацию яркой и запоминающейся, - все эти обязательные составляющие презентации при желании легко осваиваются. Необходимо только ваше осознанное стремление к получению нужных знаний и умений.

Само слово «презентация» подразумевает представление новой информации, продукции, услуг, проектов. Смысл любой презентации – добиться заинтересованного отношения к представляемому новшеству со стороны собравшейся аудитории. Именно на нее и будет направлена воздействующая сила вашей презентации.

Эффективная презентация – это запоминающееся информационное шоу, способное эффективно воздействовать на аудиторию и мотивировать её к определённым дальнейшим действиям.


Алгоритм процесса подготовки презентации


Предлагаем использовать своеобразный алгоритм в процессе подготовки. Первый этап – определение цели презентации.

Второй – определение специфики аудитории (или определение целевой аудитории).

Как мы уже говорили, все начинается с цели. Цель любой презентации – рассказать аудитории о чем-то важном для вас и интересном для нее. Эту цель можно и нужно озвучить. Но у вас есть и главная цель, о которой вслух вы не говорите. Вам нужно, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это требуется вам. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по итогам обсуждения представленной вами информации.

Итак, на первом этапе подготовки вы должны отчетливо представить себе, какова ваша цель, какое воздействие вы собираетесь оказать на слушателей.

Помните о том, что презентация должна иметь стержневую идею (основной тезис), которую необходимо ясно сформулировать с самого начала. Однако конкретная конечная цель презентации вами не озвучивается: к ее пониманию вы плавно и ненавязчиво подведете аудиторию во время своих рассуждений.

После ясной и лаконичной формулировки цели пора подумать о той аудитории, для которой предназначена ваша презентация. Определение целевой аудитории – второй, неразрывно связанный с первым, этап подготовки. Потому что именно цель позволит вам точно сформулировать и поставить задачи, ясно представить, что должны от вас узнать слушатели, в чем убедиться и что сделать. Каждому приятно осознавать, что что-то делается специально для него. Люди будут слушать вас, если то, что вы говорите, интересно, важно и полезно для них. Каждый из присутствующих должен понимать, что тратит время не напрасно.

Ключевой момент в достижении вашей главной цели – представить ее слушателям так, чтобы она выглядела близкой к их целям. Для этого определите специфику вашей аудитории, составьте ее социально-психологический портрет. Постарайтесь найти то, что объединяет собравшихся людей. В составлении портрета помогут ответы на вопросы:

Кто мои слушатели? Каковы их интересы? Возраст, социальный статус, пол. У каждой группы свои приоритеты и цели. Обязательно обратите внимание на наличие у ваших потенциальных слушателей опыта в той области, которой посвящена презентация. Без учета этого презентация может оказаться либо скучной, либо непонятной.

Какую реакцию вы хотите получить от аудитории? • Какие преимущества получат люди, если выслушают вас? Составленный социально-психологический портрет учитывайте и в отборе содержательной части презентации. Старайтесь использовать примеры, близкие и понятные данной аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо, используйте терминологию, которую люди понимают или могут использовать сами. Есть еще одно преимущество создания социально-психологического портрета целевой аудитории: заранее зная, кто будет вас слушать, вы легко сможете предугадать, какие вопросы, скорее всего, будут заданы, соответственно, у вас будет время продумать стратегии и тактики ответов.

Ответы на вопросы – обязательная структурная часть презентации, она следует после вашего выступления. Как правило, после слов: «У кого есть вопросы?» наступает своеобразный «момент истины», в котором проверяется ваша внутренняя сила и степень владения материалом. Порой на этом этапе презентаторы напоминают профессиональных бойцов: они или нападают, или защищаются, оправдываясь.

Заметим, что агрессивно-оборонительная позиция весьма не продуктивна. Гораздо больше очков вам принесет спокойствие и подчеркнуто нейтральное отношение к спрашивающему.

Особенно пригодится на этом этапе умение беспристрастно оценивать суждение слушателя и находить в нем рациональное зерно.


Дадим вам несколько полезных советов:

При ответе постарайтесь найти мостик между вопросом и основной мыслью. По максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи.

Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А. Чехова: «Краткость – сестра таланта».

Закончить презентацию лучше удачным ответом на вопрос.


Часто слушатели пытаются спросить вас о чем-то непосредственно во время проведения презентации. Можно корректно сказать: «На все вопросы я отвечу чуть позже», либо совсем коротко ответить, если вопрос важный и ответ на него не нарушит структуры ваших рассуждений.


Помните: отвечая подробно, вы легко можете сбиться с мысли и, нарушив регламент, рискуете не успеть сказать о самых важных моментах.

hello_html_f6181d9.png








Деловое письмо


Классификация деловых писем


Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма – различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Деловые письма классифицируются по различным признакам.

По функциональному признаку деловые письма делятся

  • на требующие обязательного письма-ответа

  • на не требующие обязательного письма-ответа

По цели отправителя:

  • письмо-просьба;

  • письмо-приглашение;

  • письмо-подтверждение;

  • письмо-извещение;

  • письмо-напоминание;

  • письмо-предупреждение;

  • письмо-декларация (заявление);

  • письмо-распоряжение;

  • письмо-отказ;

  • сопроводительное письмо;

  • гарантийное письмо;

  • информационное письмо.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, то есть быть многоцелевым.

По тематическому признаку проводится условное различение между

  • деловой корреспонденцией

  • коммерческой корреспонденцией.

Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

  • обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;

  • циркулярные – письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма бывают

  • регламентированные

  • нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей. В первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления. Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах.

Особо следует выделить рекламные деловые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления). Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.


Требования к оформлению деловых писем


Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Какие реквизиты должно иметь деловое письмо? Перечень их выглядит следующим образом:

  1. Дата.

  2. Номер.

  3. Ссылка на дату и номер полученного письма.

  4. Адресат.

  5. Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо?

  6. Текст.

  7. Отметка о наличии приложений.

  8. Подпись.

  9. Отметка об исполнителе.


Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений.

Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему адресату будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма. Для того чтобы вы еще раз зрительно представили все обязательные структурные составляющие делового письма, мы составили для вас следующую схему:

05.11.2007 № 89/01 На № 67/94 от 17.10.2007 Об изменении проекта реконструкции склада Уважаемый Сергей Викторович! В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО «Помощь» выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2-3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов. Переговоры с поставщиком программного обеспечения завершились 25.10.2007. Получено принципиальное согласие на ведение монтажных работ, изготовление установки для реконструкции склада Вашей компании. Для заключения договора необходимо представить проектную документацию (архитектурный план здания, предназначенного для монтажа, планы водопроводных, электрических, отопительных, вентиляционных и противопожарных коммуникаций) и техническое задание. Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз. С уважением, Генеральный директор Подпись В.П. Василевский А.П. Миронов 321-21-45


Вот краткие пояснения к этой схеме.


Область заголовка

    1. Слева размещается угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов.

    2. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

    3. Указывается регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

    4. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Собственно текст письма

Особенности оформления текста письма

  1. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

  2. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю..». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «Министерство считает...», «Государственный комитет рассмотрел...».

  3. Если к письму предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста.

  4. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

Область подписи

  1. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

  2. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.


Структура делового письма


Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

  • экономия времени отправителя и адресата;

  • гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

  • гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.


Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение

2. Преамбула

3. Основной текст

4. Заключение

5. Подпись

6. Приложения

Дадим краткую характеристику каждому элементу.

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа.

А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

Запомните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа».

В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Основной текст.

Далее в двух – четырех абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение.

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Подпись.

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.






hello_html_m2e181e90.gif

Технологии написания пресс-релиза


Сначала напишите текст в последовательности, в которой мысли приходят в голову, группируя его небольшими абзацами по 3-5 предложений. Каждый из них – это один развернутый тезис. Затем просмотрите текст и поменяйте местами абзацы для получения нужной смысловой последовательности.

Структура пресс-релиза должна содержать движение от главных фактов ко второстепенным. Просмотрите новостные ленты информационных агентств. Именно к такому стилю изложения нужно стремиться при написании пресс-релизов.

Особое внимание уделяем первому абзацу. Заголовок и первый абзац на 80 % определяют успех всего пресс-релиза. Просматривая множество пресс-релизов в своей папке «входящие», журналисты читают в первую очередь первый абзац и по его содержанию определяют, пойдет ли он в работу или будет отсортирован как информационный мусор. В первом абзаце помещается информация, отражающая суть новости. В этом маленьком кусочке текста содержатся ответы на пять вопросов: Когда? Где? Кто? Что сделал? Почему? Причем, не последнюю роль играет последовательность вопросов. В идеале – это одно предложение, которое читается на одном дыхании.

В последующих абзацах идет пояснение. Чем дальше от начала, тем менее существенные подробности сообщаются – из соображений рациональности. Место для публикации ограничено, и информацию приходится сокращать до нужного размера. Самый простой способ – урезать нижнюю часть текста. При таком подходе есть шанс, что самая значимая информация, размещенная в верхней части пресс-релиза, попадет в колонку новостей издания. Важная информация Менее важная информация

Сообщение пресс-релиза должно быть представлено предельно ясно и конкретно, в нейтральной и максимально объективной форме, без эмоциональных эпитетов, лозунгов и слоганов, без лишних деталей.

Если ваша новость интересна и журналисту потребуются какие-то уточнения, то он сам свяжется с вами, чтобы включить их в статью.

Пресс-релиз также формирует имидж вашей организации. И этот факт определяет некоторые особенности подачи информации в пресс-релизе (они верны для любых PR-текстов):

Изложение следует давать от третьего лиц: «Сегодня молодежная организация объявляет», «Организация является инициатором», «Лидер организации сделал заявление»;

В пресс-релизе, как и в большинстве PR-текстов, не указывается имя создателя (автора);

Оформление пресс-релиза должно соответствовать корпоративному стилю и содержать как минимум логотип и контактную информацию.

В конце после основного текста пресс-релиза должна быть представлена история (бэкграунд) вашей организации (краткий вариант – 10-12 строк). Особенности написания текстов для разных СМИ:

деловые СМИ больше интересуют события, цифры и факты, значимые для развития рынка и конкуренции.

для общественно-политических СМИ подчеркните социальную значимость темы.

cпециализированным СМИ предоставляйте информацию, интересную профессионалам.

радиостанциям лучше отправлять укороченные варианты, содержащие цитату из интервью/комментария руководителя, лидера организации.


Договор

Одним из актуальных жанров письменной деловой речи в настоящее время стал договор.

Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу.

С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких модулей должно быть семь:

  1. Представление сторон.

  2. Предмет договора.

  3. Обязательства сторон.

  4. Условия и порядок расчетов.

  5. Ответственность сторон.

  6. Срок действия договора.

  7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходимости следующие пункты:

1. Спорные вопросы.

  1. Стоимость договора.

  2. Дополнительные условия (особые условия).

  3. Ответственность сторон (санкции).

  4. Порядок расчета (платежи и расчеты).

  5. Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор).

  6. Гарантии исполнения обязательств (качества товара).

  7. Порядок сдачи и приемки работ.

  8. Порядок разрешения споров (арбитраж) и т.п.

Следует обратить внимание на то, что заголовок документа содержит ключевое слово договор:

Договор о поставках.

Договор о подряде.

Договор об аренде.

Договор об оказании услуг.

Договор о снабжении электроэнергией.

Заголовок представляет собой, таким образом, словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом о (об) или существительного "контракт" с родительным падежом зависимого слова:

Контракт аренды помещения.

Контракт купли




Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Автор
Дата добавления 24.10.2015
Раздел Другое
Подраздел Другие методич. материалы
Просмотров628
Номер материала ДВ-091912
Получить свидетельство о публикации
Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх