Доклад на тему "Значение и функции профессии "Секретарь". Конкурентноспособность с другими профессиями"

ОГБОУ СПО «Димитровградский техникум строительной индустрии»

Доклад на тему:

„ Значение и функции профессии „Секретарь” в общественной жизни. Конкурентоспособность с другими профессиями”

Подготовила: мастер п/о Шафиева Э.И.

Димитровград,

2014
Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилась в России в 1840 году (Путиловский и Невский машиностроительные заводы, Санкт-Петербург.) Затем должность секретаря стала быстро распространяться по всей стране.

         С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанностями носила характер личного помощника первых руководителей ( слово  „секретарь” происходит от средневекового „sekretarius”, что означает „доверенное лицо”). Однако в период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: приём и регистрация поступающей корреспонденции, контроль исполнения указаний руководителя, отправка исполненной документации, сдача в архив документов,  законченных делопроизводством, техническое обслуживание руководителя. Подготовка кадров в этот период велась на курсах секретарей и в ГПТУ. Вследствие этого у многих сложилось ошибочное представление о работе секретаря как работе технической, малозначимой.

         В настоящие время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились.  Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности, потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управление бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживания руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, приём посетителей и т.п.

         Международный профессиональный  клуб секретарей дал следующее определение современному секретарю:

         „Современный секретарь” – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимы для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя.

         Ясно, что перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали бы идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе, посетителями. Речь идёт, помимо прочего, и о внешнем виде, особенностях характера, любви к своей, ставшей теперь престижной работе.

         Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом „секретарь” подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование „команды” руководителя в деловой сфере. Всё зависит от масштаба организации и её структуры.

         Особым спросом на рынке труда профессия секретаря стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жёсткая регламентация обязанностей сотрудников, а работа на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствию формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации, нередко сам занимается бухгалтерским учётом, анализом коммерческой деятельности, финансами, кадрами и т. д. Именно в такой ситуации секретарь может стать незаменимым помощником своего руководителя.

         Учитывая всё выше сказанное, можно сделать вывод, что профессия секретаря является сложной и многотрудной, что она требует широкого кругозора и всесторонней подготовки, что в наше время она стала необходимой и престижной.