«Экспертиза ценности и учет документов в архивах»

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«БОРИСОГЛЕБСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»

ЗАОЧНАЯ ФОРМА ОБУЧЕНИЯ

контрольная работа по Архивоведению

«Экспертиза ценности и учет документов в архивах»

Выполнила: студенткаV курса II группы заочной формы обучения историко- филологического факультета Ковалева Ю.С. Проверила:                                                                   Комбарова

Борисоглебск 2014

План

1.     Понятие экспертизы ценности документов.

2.     Задачи и этапы экспертизы.

3.     Экспертные комиссии.

4.     Понятие государственного учета документов.

5.     Учетные документы архива.

1.     Понятие экспертизы ценности документов.

        Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

        Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

       Критерии происхождения: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли; значимость выполняемых ею функций; время и место образования документа; значимость отраженных в документе событий.

        Критерии содержания: уникальность и типичность информации документа; ее повторяемость в других документах; вид документа; подлинность документа.

        Критерии внешних особенностей документа: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; юридическая достоверность документа; физическое состояние документа.

       При экспертизе ценности личных документов необходимо учитывать: значимость фондообразователя и его документов; объективность и субъективность документов; взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами; физическую сохранность документов.

      При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать: значимость учреждения или лица, в деятельности которых образовался документ; значимость содержания документа; время и место создания документа; подлинность и копийность документа; юридическую силу документа; дублетность, повторяемость документа; поглощенность содержания документа; физическое состояние документа.

         Экспертиза ценности документов на основе научных критериев:

         При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

         Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

        Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.

         Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

        Критерии экспертизы ценности документов. 

        Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов (значение учреждения в жизни общества, значимость событий, отраженных в документах, время и место образования документов);

2) критерии содержания документов (источник информирования, повторяемость документной информации, целевое назначение документов, вид и разновидность документа);

3) критерии внешних особенностей документов (подлинность, внешний вид документа, т.е. форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документов).

         Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.

          С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1) критерии ценности фондов личного происхождения;

2) критерии ценности документов личного происхождения.

         К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- история фонда и его состав;

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их). К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

- значение творческой и общественной деятельности автора документа;

- время и место создания документа;

- значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

- внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

- взаимозаменяемость с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

2.     Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1) отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов;

2) определение сроков хранения документов;

3) обеспечение полноты состава архивного фонда, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

      а) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

     б) для временного хранения.

4) отбор на государственное хранение наиболее информационных документов;

     Этапы экспертизы ценности документов:

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

- в делопроизводстве;

- в ведомственном;

- государственном архивах.

      В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

       В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения, и подготовка их к сдаче в государственный архив.

       Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

      Кроме того, отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

       В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

        Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными или личными отношениями.

       Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

       В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

       Дела постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

       Дела, предназначенные для уничтожения.

       На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

       Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

3.     Экспертные комиссии.

  Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

 ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

 ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро­изводство и состав документации данного учреждения. В со­став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар­хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При­мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) На основе Примерных положений должны разрабатываться по­ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга­низации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра­вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль­ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы­ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.

В соответствии с Основными правилами работы ведомст­венных архивов главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

• организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране­ние документов личного происхождения;

• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст­вующего архивного учреждения предложений об установ­лении и изменении сроков хранения документов;

• участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив­ных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и от­бору их на государственное хранение (перечней докумен­тов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин­струкций по делопроизводству и т.п.);

• рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; мето­дическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

• организация и проведение совместно со службой дело­производства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных под­разделений.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госу­дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет кон­троль за сохранностью ценных архивных документов. Негосу­дарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выде­лении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых ре­шения принимаются коллегиально большинством голосов. Прото­колы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

• одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

• изменении сроков хранения документов;

• одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

• установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек­ретаря комиссии.

4. Понятие государственного учета документов

  Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

 Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета, и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

  В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

  Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива.

        В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Рос архивом Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ.

   Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

   Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения.

   Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

   Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

  Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росархив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фонду РФ.

  Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров.

      Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

  Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.

5.Учетные документы архива

К учетным документам архива относятся:

- книга учета поступлений;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

- список фондов;

- список фондов с особо ценными документами; лист фонда;

-  архивная опись;

- опись особо ценных документов;

опись страхового фонда;

- реестр описей;

- реестр описей особо ценных документов;

- инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;

- карточка фонда;

- дело фонда;

- внутриделовые описи и листы-заверители дел.

Основными учетными документами ведомственных архивов являются:

- книга учета поступления и выбытия документов;

- список фондов;

- лист фонда;

- опись дел;

- реестр описей;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ;

- опись особо ценных дел;

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

- опись страхового фонда;

- дело фонда.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их динамике на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Итоговая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хранения в описи не должно превышать 9999. Последующие единицы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не передается другим описям. Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страховым. При пересоставлении описи старая опись включается в новую последним номером.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движения описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни.

Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отмечается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий — в бухгалтерии архива.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих архивных органов.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизованного государственного учета архивных документов. Она составляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее перезаполняются по итогам года.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.