Инструкционная карта к практической работе

ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА

НА ВЫПОЛНЕНИЕ ПРАКТИЧЕСКОЙ  РАБОТЫ 

По дисциплине: Информатика

Специальность:

Тема: Создание баз данных в Microsoft Access

Цель:  исследовать возможности Access для разработки баз данных, для изучения способов структурирования и установления связей между объектами

Приобретаемые умения и  навыки: -конструировать БД -вводить, редактировать, копировать и удалять записи -подготавливать формы для ввода данных и отчетов

Используемые средства: ПЭВМ, ОС Windows 95/98,  MS Access, опыт преподавателя, опыт студента

Норма времени: 4 часа

Техника безопасности: ЗАПРЕЩАЕТСЯ: :  Трогать разъемы соединительных кабелей, :  Включать и выключать аппаратуру без указания преподавателя, :  Прикасаться к экрану и тыльной стороне монитора, :  Класть дискеты, книги, тетради, ручки и  т.п. на клавиатуру и монитор.

При длительной работе за ПК необходимо соблюдать следующие санитарные правила: :  При продолжительности работы 1,5-2 часа делать перерыв 10 мин. через каждый час, :  В случае возникновения у работающего зрительного дискомфорта и других неблагоприятных ощущений целесообразно выполнять комплекс упражнений для глаз и туловища,      При появлении запаха гари немедленно прекратить работу, отключить питание ПК и сообщить об этом преподавателю.     Не пытайтесь самостоятельно устранять неисправности в работе аппаратуры. Вы отвечаете за сохранность рабочего места

План работы: Входной контроль Алгоритм работы: -          создание базы данных  (создание структуры БД, ввод и редактирование данных, создание формы) -          обработка данных в БД (быстрый поиск, фильтрация, запросы) Самостоятельная работа Выходной контроль Домашнее задание

Ход работы: Входной контроль: Ответьте устно на вопросы: 1.     Назовите объекты БД 2.     Назовите функции форм, запросов и отчетов. 3.     В чем заключается разница между записью и полем в табличной базе данных? 4.     Поля каких типов могут присутствовать в БД? 5.     Чем отличается ключевое поле от остальных полей? 6.     Для чего устанавливаются связи между таблицами базы данных? 7.     Приведите практические примеры баз данных.

2. Алгоритм работы:

&  Создание структуры базы данных

1.    Выполните запуск программы MS Access.

2.    При запуске появится диалоговое окно, в котором надо выбрать строку Новая база данных.

3.    В окне Файл новой базы данных укажите имя новой БД: Телефонный справочник и сохраните ее в папке  ПЗ№7, нажав кнопку Создать.

4.    На экране появится Окно базы данных – один из главных элементов интерфейса Access.

Создание таблицы   Создание запроса   Создание формы  Создание отчета

Создание объектов БД можно проводить различными способами с использованием:

-          Конструктора (позволяет начать создание объекта с нуля)

-          Мастера (с помощью серии диалоговых панелей  помогает пользователю в создании объекта)

5.    В окне База данных активизируйте вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора.

6.    В появившемся окне создайте поля базы данных, согласно следующей таблице (для ввода типа поля используйте значок всплывающего меню  q, который появляется при установке курсора в столбец Тип данных. Он называется манипулятором списка. После щелчка по нему Access выдает список типов данных, у которых вы можете выбрать тип, соответствующий вашему полю)

7.    Определите первичный ключ таблицы (ключевое поле), содержимое которого уникально для каждой записи. Для этого:

      -  выделите поле №п/п  (ЛКМ на области слева от поля)

      -  нажмите пиктограмму  на панели инструментов.

         (При этом слева от имени ключевого поля таблицы появится изображение ключа)

8.    Нажмите кнопку  и сохраните таблицу  под именем  Абоненты

   После создания таблицы ее имя добавляется в окно базы данных. Для коррекции структуры таблицы ее можно открыть в режиме Конструктор,  для заполнения выполнить ЛКМ по имени таблицы

9.        Аналогично создайте структуру таблицы, содержащую поля:

10.      Определите ключевое поле Телефон и сохраните таблицу  как  Телефоны и адреса

&  Заполнение таблиц базы данных

1.    Заполните созданную таблицу Абоненты. Для этого:

      -  выполните двойной щелчок ЛКМ по названию таблицы Абоненты в окне базы данных. Появится таблица, столбцами которой являются поля структурной таблицы

      -   заполните таблицу данными  (поле счетчик заполняется автоматически, поэтому начинайте вводить данные с поля Фамилия)

 

При вводе данных в режиме Таблица в поле слева от таблицы может отражаться один из следующих символов:

* - обозначает пустую запись в конце таблицы

►- обозначает выделенную (активную) запись

$- обозначает, что в записи были сделаны изменения

2.    Для сортировки списка в алфавитном порядке выделите столбец Фамилия и нажмите пиктограмму . Все записи данной таблицы выстроятся в алфавитном порядке

3.    Закройте заполненную таблицу и аналогичным образом заполните таблицу Телефоны и адреса:

4.    Перейдите к окну базы данных, откройте таблицу Абоненты и, используя приемы работы в Excel,  добавьте в таблицу 2 новые записи. Для этого:

- выделите, например, третью запись

- с помощью контекстного меню выполните команду   Новая запись

 

  - в конце таблицы появится новая строка, которую заполните самостоятельно

  - аналогично добавьте еще одну запись

5.    Перейдите к таблице Телефоны и адреса и продублируйте две новые записи в этой таблице

&        Создание формы

1.    В окне базы данных Телефонный справочник  выберите группу объектов Формы

2.    Активизируйте команду Создание формы с помощью мастера

3.    На появившейся панели Создание форм выберите в окне  Таблицы и запросы исходную таблицу  Абоненты, а в окне Доступные поля  выберите  поля для формы, нажав кнопку  >  или  >>.

4.    На появившейся следующей панели с помощью переключателей выберите способ размещения полей на форме (например, в один столбец) .  Щелкните по кнопке Далее.

5.    На следующей панели установите стиль и нажмите кнопку Готово.

6.    В результате появится окно формы, которое содержит названия полей БД и поля для ввода значений.

7.    Построенная форма содержит записи данной таблицы. Для перехода от одной записи к другой необходимо воспользоваться панелью  Запись, которая находится в нижней части окна формы. Панель Запись содержит кнопки со стрелками, щелчки по которым позволяют перемещаться по записям, а также поле номера записи, позволяющее ввести номер искомой записи.

8.    Просмотрите все записи

9.    Закройте окно формы.

&        Быстрый поиск данных

1.    Откройте таблицу БД   Абоненты

2.    Выполните команду Правка/Найти. Появится диалоговая панель Поиск. В поле Образец введите слово Иванов , а в поле Совпадение выберите пункт «Поля целиком»

3.    Выберите команду Найти далее

4.    В результате будет найдена  и  отмечена как активная (u) искомая запись.

5.    Закройте окно таблицы

&        Поиск данных с помощью фильтров

      Фильтры предоставляют гораздо больше возможностей для поиска данных в БД.

1.    Откройте таблицу БД Абоненты

2.    Выполните команду Записи/Фильтр/ Изменить фильтр.  В появившемся окне таблицы введите условия поиска в соответствующих полях: в поле Фамилия выберите Иванов.  Фильтр создан.

3.    Ввести команду Записи/применить фильтр  или выбрать пиктограмму

4.    В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.

&        Поиск данных с помощью простых запросов

Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.

Исследуйте создание запросов в режиме мастера

1.    В окне Телефонный справочник  выделите группу Запросы  и  выберите пункт Создание запроса с помощью мастера

2.     На появившейся панели Создание простых запросов выберите в окне  Таблицы и запросы исходную таблицу  Абоненты, а в окне Доступные поля  выберите  поля для запроса: Фамилия и Телефон,  нажав кнопку  >

3.    Нажмите Готово и на экране появится запрос, отражающий фамилии и телефоны абонентов

4.    Закройте полученный запрос, сохранив его под именем Список телефонов

&        Связывание таблиц

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным сведениям базы данных, необходимо обеспечить целостность базы данных. Для этого надо связать таблицы между собой

1.    Выберите команду меню Сервис/Схема данных

2.    В появившемся диалоговом окне выберите таблицу Абоненты и нажмите кнопку Добавить. Аналогично выберите таблицу Телефоны и адреса, нажмите Добавить. Обе таблицы появятся на рабочей области окна. Нажмите кнопку Закрыть.

3.    В таблице Телефоны и адреса выделите поле Телефон и, удерживая ЛКМ, переместите указатель в таблицу Абоненты на одноименное поле Телефон.

4.    В появившемся диалоговом окне будут указаны соответствующие связанные поля двух таблиц и указан тип отношения «Один ко многим» - это значит, что каждой записи таблицы Телефоны и адреса могут соответствовать несколько записей таблицы Абоненты, и каждой записи таблицы Абоненты соответствует только одна запись таблицы Телефоны и адреса

5.    Установите флажки у параметров связи: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей:

6.    Нажмите кнопку Создать

7.    В результате появится следующее изображение связи:

8.    Закройте окно схемы данных, сохранив ее макет

9.    Полученная связь отражается в основной таблице базы данных. Для того чтобы ее просмотреть выберите в режиме Таблица таблицу Телефоны и адреса. В ней напротив каждой записи появился знак +. Нажмите на один из знаков + : появится информация из  соответствующего поля таблицы Абоненты

10.  Проверьте все записи данной таблицы

 

&        Поиск данных с помощью сложных  запросов

      Установленные связи позволяют выполнять запросы с использованием нескольких таблиц базы данных. В этом случае запрос создается в режиме конструктора

Исследуйте создание запросов в режиме конструктора

1.    В окне базы данных Телефонный справочник  выберите группу объектов Запросы

2.     Активизируйте команду Создание запроса с помощью конструктора

3.     Выполните команду Добавить  к каждой таблице, закройте диалоговое окно

4.     В появившемся окне  Запрос на выборку будет отражены 2 таблицы и связи, установленные между ними.

5.    В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия. В строке  Условия отбора: ввести условия для выбранных полей. В строке Вывод на экран: задать поля, которые будут   представлены в запросе.

6.    Задайте следующие условия отбора:

7.    Запустите запрос, используя пиктограмму панели инструментов . На экране появится запрос, содержащий телефоны и адреса абонентов

8.    Закройте окно запроса, сохранив запрос как Сведения об абонентах 

9.    Аналогично создайте запрос, содержащий несколько условий: абонент имеет фамилию Сидоров или Иванов и его номер телефона начинается на 25. Для этого задайте следующие параметры отбора данных:

Примечание: слова «Сидоров», «Иванов», «25» вводите с клавиатуры без кавычек. Кавычки будут установлены автоматически

10.   Сохраните запрос под именем Иванов, Сидоров

&        Печать данных с помощью отчетов

      Отчеты создаются на основе таблиц, форм и запросов базы данных и являются отражением информации в том виде, в котором она будет выведена на печать. Создание отчетов проводится аналогично созданию форм и запросов.

Исследуйте создание отчетов в режиме мастера

1.    В окне базы данных Телефонный справочник  выберите группу объектов Отчеты

2.    Активизируйте команду Создание отчета с помощью мастера

3.    На появившейся панели Создание отчетов выбрать в окне  Таблицы и запросы созданный запрос Сведения об абонентах, а в окне Доступные поля  выбрать  поля для формы, нажав кнопку  >  или  >>.

4.    На появляющихся следующих панелях с помощью переключателей выберите параметры оформления отчета. На последней панели  нажмите кнопку Готово.

5.    В результате появится окно отчета, которое содержит используемый запрос в том виде, который будет выведен в дальнейшем на печать.

6.    Закройте окно отчета, сохранив его как Отчет по запросу

3. Самостоятельная работа:

1. Создайте базу данных Оборудование, содержащую таблицы Компрессор и Масло-хладаген:

Компрессор

 

Масло-хладаген

2. Установите связь между таблицами «Один ко многим»:

3. Создайте запросы в режиме конструктора:

      Запрос1 : масло, хладаген, наименование компрессора

Запрос2 : виды масел, используемые только для поршневого компрессора

Запрос3 : хладаген, для которого используется масло ХА-30

4. Создайте форму в режиме мастера по Запросу1

5. Создайте отчет в режиме мастера по Запросу2

6. Покажите результат преподавателю

4. Выходной контроль:

Задание 1: выполните самоанализ деятельности на занятии, ответив на вопросы:

При исследовании алгоритмов работы     

наиболее сложными были ___________________________________

не вызвали затруднения ____________________________________

Задание 2: выполните отчет по работе

Задание 3: На основе выполненных операций ответьте устно на вопросы:

1. Можно ли добавить записи в середину таблицы?
2. Опишите алгоритм изменения местоположения записи в таблице.
3. Установите взаимосвязь между объектами БД. Представьте ее графически в виде схемы.

5.Домашняя работа:

1.       Изучите тему  «Реляционные  (многотабличные) базы данных»

2.       Создайте проект БД «Список сотрудников фирмы», включив в нее следующие поля: фамилия, имя, отчество, дата рождения, дом.адрес, семейное положение. Самостоятельно создайте по данной базе запрос, форму, отчет