Интерактивный учебник по информатике на тему "Поля слияния В Microsoft Word 2010 "

• 1 слайд

  Поля слияния
  В Microsoft PowerPoint 2010
  

• 2 слайд

  Содержание
  Предисловие.
  Поля слияния – что это?
  Создание документа с полями слияния
  Создание основного документа
  Создание источника данных
  Расставление полей слияния
  Сохранение результата
  Тест для закрепления материала
  

• 3 слайд

  Предисловие
  Мы живём в век технологий. Сейчас компьютеры молниеносно решают рутинные задачи, на которые человеку потребовалось бы неописуемое количество времени. С каждым днём, с каждой минутой, компьютеры становятся всё быстрее, а процесс работы с ними более удобным.
  В этом электронном пособии я хочу рассказать о том, как с помощью полей слияния можно быстро и эффективно сделать почтовые рассылки работникам или клиентам фирмы, создать конверты, наклейки и тому подобное.
  Для того, чтобы текст не казался скучным, я буду использовать снимки с экрана, которые помогут Вам быстрее освоиться при повторении какого-либо рода описанных действий из пособия.
  Всё, что требуется от читателя, - это внимательное чтение пособия и вера в себя. Если Вы будете соблюдать требования, то процесс работы со слияниями не только избавит Вас от скучной однообразной работы, но и доставит некоторое удовольствие, а также, вполне возможно, что вы решите более сильно углубиться в Microsoft Word, чтобы сделать свою работу проще, оставив тем самым себе какой-то кусочек времени на себя.
  Антон Малюта
  

• 4 слайд

  Поля слияния – что это?
  Поля слияния – это особый тип полей, которые используют для создания копий типовых документов методом слияния двух документов: основного и источника данных. Поля слияния имеют общие имя МergeField, а конкретные названия придумывает пользователь.
  Основной документ содержит неизменную часть текста и вставленные пользователем поля слияния для данных, значения которых будут изменяться. Эти значения будут вставляться в документ из источника данных, который также создает пользователь.
  Коды полей слияния – это имена полей, которые задает пользователь для данных, например: Город, Адрес, Фамилия. Количество полей и их коды необходимо определить для каждой задачи заранее, согласно условию задачи. Система автоматически помещает имена полей слияния в основной документ в двойных угловых скобках « ».
  Источником данных может быть заранее созданный и записанный на диск текстовый файл, где данные представлены в виде таблицы, или файл базы данных.
  Суть слияния заключается в том, что в результате получим нужное количество писем, написанных разным людям. Вместо имен полей будут подставлены их конкретные значения, угловые скобки при этом на печать выводиться не будут.
  

• 5 слайд

  Создание документа с полями слияния
  Создание документа с полями слияния состоит из нескольких этапов:
  Создание основного документа
  Создание источника данных
  Расставление полей слияния
  Сохранение результата.
  
  Далее мы рассмотрим более подробно каждый этап.
  

• 6 слайд

  Создание основного документа
  Рисунок 1 - Расположение элементов
  Для того, чтобы создать основной документ, необходимо перейти во вкладку «Рассылки», найти там раздел «Начало слияния», после чего нажать «Начать слияние» и выбрать «Пошаговый мастер слияния» смотрите Рисунок 1.1).
  
  
  
  
  
  
  На первом этапе необходимо указать тип документа, который должен получиться в результате. Мастер прокомментирует каждый тип.
  На шаге 2 в появившемся меню мастер предложит нам:
  

• 7 слайд

  Создание основного документа
  Использовать текущий документ как основной – основным документом будет текущий файл, т.е документ, с которым вы работаете в данный момент.
  Использовать шаблон – основным документом будет шаблон, который можно будет выбрать из коллекции шаблонов, хранящейся на вашем компьютере или сайте Office.com.
  Использовать существующий документ – основным документом будет документ, который был создан и сохранён ранее. При выборе этого пункта мастер откроет проводник и предложит Вам указать на файл, на основе которого будет создан основной документ.
  

• 8 слайд

  Создание источника данных
  Создание источника данных – это третий шаг создания документа с полями слияния.
  В качестве источника данных могут выступать файлы:
  Со списком клиентов или контактов, с именами и адресами.
  Со списком продуктов или услуг, которые предлагает компания
  Со сведеньями о сотрудниках
  Если таковой файл имеется, то к нему можно подключиться во время слияния, но если такового списка нет, то его можно запросто создать.
  Создание источника данных происходит на этапе 3 в мастере слияния. Для того, чтобы начать создавать источник, необходимо в разделе «Выбор слияния» выбрать «Создание списка», после чего ниже появится раздел «Ввести список».
  В разделе «Создать список» нажать на команду «Создать», после чего появится окно «Новый список адресов» В этом окне мы можем вносить изменения в список получателей, а также вносить сами данные.
  

• 9 слайд

  Создание источника данных
  Рассмотрим элементы этого окна (смотрите Рисунок 2):
  
  Рисунок 2 — Окно "Новый список адресов"
  

• 10 слайд

  Создание источника данных
  Кнопка «Создать запись» создаёт новую запись списка получателей с полностью пустыми полями, которые можно заполнить.
  Кнопка «Удалить запись» удаляет существующую запись списка получателей, которая была выбрана на текущий момент.
  Кнопка «Найти» позволяет искать необходимый текст как по всем полям, так и по одному указанному.
  Кнопка «Настройка столбцов» открывает редактор столбцов, в котором мы можем добавлять/удалять/переименовывать, а также перемещать вверх/вниз столбцы. Следует отметить, что изменения применяются только после нажатия на кнопку «Ок».
  После того, как мы создали новый список адресов, его необходимо сохранить. Типом сохраняемого файла будет *.mdb. Источник сохраниться и с ним можно будет продолжить работу, дополняя его и изменяя его столбцы.
  

• 11 слайд

  Расставление полей слияния
  На этапе 4 нам предстоит расставить поля слияния в тех местах, где они нужны.
  Для того, чтобы вставить поле слияния в документ, необходимо установить курсор в месте, которое Вы заготовили для поля слияния и в колонке «Слияние», в разделе «Настройка конвертов» выбираем один из элементов, который хотим вставить. После этого он вставляется в документ.
  

• 12 слайд

  Сохранение результата
  Шаг №5 – это шаг, на котором Вы можете полюбоваться документом с уже вставленными полями слияния. Если Вам что-то не нравится, то Вы всегда можете вернуться на шаг назад и устранить то, что Вам не понравилось.
  Шаг №6 называется «Завершение слияния» и он означает, что работа со слияниями закончена и можно сохранить документ. Это делается очень просто:
  1)В разделе «Слияние» колонки «Слияние» выбираем «Изменить отдельные конверты».
  2)Мастер слияния уточнит диапазон изменяемых конвертов.
  3)Выбираем нужное и жмём Ok.
  4)После этого открывается новый документ Word указанными вами конвертами. С ним работайте как с обычным документом.
  5)По желанию, можете сохранить макет слияния.
  
  На этом создание документа с полями слияния заканчивается. Надеюсь, что Вы поняли сущность полей слияния и их огромную роль в автоматизации создания однотипных документов.
  

• 13 слайд

  Тест для закрепления материала
  Наш тест предоставляет вам возможность получить ту оценку, на которую вы претендуете. Мы предлагаем вам выбрать один из трёх уровней оценивания – удовлетворительный, хороший и отличный, по результатам которого вы можете получить 3, 4 и 5 баллов соответственно.
  Ваш уровень:
  

• 14 слайд

  Вопрос 1
  

• 15 слайд

  Вопрос 2
  

• 16 слайд

  Вопрос 3
  

• 17 слайд

  Вопрос 4
  

• 18 слайд

  Вопрос 5
  

• 19 слайд

  Итог теста
  Ваши знания оценены на: