Министерство профессионального образования

и занятости населения Приморского края

КРАЕВОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ПРИМОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

(КГА ПОУ «ППК»)

Отделение экономики и сервиса

Специальность 46.02.01

Документационное обеспечение управления и архивоведение

ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ РАБОТА

ВЫБОР ВОСТРЕБОВАННОЙ ПРОФЕССИИ
ПО СПЕЦИАЛЬНОСТИ
46.02.01 «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
И АРХИВОВЕДЕНИЕ»

(«Некоторые аспекты поисковой деятельности студентов отделения экономики и сервиса»)

Владивосток 2022

СОДЕРЖАНИЕ:

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И ОБОЗНАЧЕНИЙ.. 3

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ. 4

ВВЕДЕНИЕ. 5

1  Описание специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». 8

2  Рейтинг профессий по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»  в Российской Федерации. 10

3  Средняя заработная плата востребованной профессии «Делопроизводитель» в регионах Российской Федерации. 13

4  Должностные обязанности делопроизводителя. 15

5  Личные качества делопроизводителя. 19

6  Дресс-код делопроизводителя. 22

6.1 Внешний вид делового мужчины.. 22

6.2 Внешний вид деловой женщины.. 24

7  Преимущества и недостатки востребованной профессии «Делопроизводитель»  27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ. 30

Приложение А – Примерная должностная инструкция делопроизводителя  31

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И ОБОЗНАЧЕНИЙ

В настоящей исследовательской работе применяются следующие сокращения и обозначения:

ДОУ – документационное обеспечение управления и архивоведение

Др. – другое

ПД – персональные данные

ПК – персональный компьютер

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящей исследовательской работе применяются следующие термины и определения:

1)       Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете
и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации

2)       Документ – зафиксированная на носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

3)       Документационное обеспечение управления и архивоведение – специальность, напрямую связанная с поиском, аккумулированием, хранением, представлением накопленной информации и документов

4)       Документооборот – это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения
до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления
в архив

5)       Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке

6)       Портал «PROprof.ru» – сайт о профессиях и профессионалах

ВВЕДЕНИЕ

  Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, проездной билет, чек в магазине. Мы обмениваемся письмами, делаем пометки в записной книжке, конспектируем лекции, любуемся картинами, храним фотографии, читаем книги, журналы, покупаем диски
с фильмами и музыкальными записями и т.д. Все это документы. Они сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни. Документ является одним из важнейший средств функционирования, управления
и самопознания человеческого общества. Для специалиста документационного обеспечения управления документ является и средством труда.

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013
№ 1185, документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, а официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Понятие «документ» отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Главная роль документа – сохранить информацию о деятельности человека.

Исторический опыт развития документационного обеспечения управления и современные усилия по управлению документацией показывают, что объективно существует устойчивая, склонная к возрастанию практическая потребность в специалистах, умеющих работать с документами, например, в таких, как:

1)       архивист;

2)       делопроизводитель;

3)       документовед;

4)       секретарь-делопроизводитель;

5)       специалист по документообороту;

6)       специалист по работе с бумагами;

7)       офис-менеджер;

8)       менеджер-делопроизводитель;

9)       архивариус-делопроизводитель.

В 2017 году офисные работники (делопроизводители, офис-менеджеры, секретари) вошли в десятку самых востребованных профессий на рынке труда в Приморском крае. Специалист по ДОУ в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления организации, другими словами специалист «документационного обеспечения управления
и архивоведения» является и помощником руководителя, и руководитель службы ДОУ, и референт, обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере.

Специалисту высокого уровня кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности, требуются знания иностранного языка, навыки работы на современной оргтехнике, необходимо хорошо ориентироваться в законодательстве Российской Федерации, понимать основы управления бизнесом, ведения деловых переговоров и др.

Актуальность данного исследования заключается тем, что именно
от правильного выбора востребованной профессии по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» будет зависеть дальнейший жизненный путь.

Цель – найти востребованную профессию по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
в Российской Федерации.

Объектом будет являться сфера делопроизводства и документоведения в различных областях экономической, организационной, финансовой, производственной и управленческой деятельности.

Предмет – специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и профессия «Делопроизводитель».

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1)       описать специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;

2)        проанализировать рейтинг профессий по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;

3)       изучить должностные обязанности делопроизводителя;

4)       описать личные качества делопроизводителя;

5)       рассмотреть дресс-код делового мужчины и деловой женщины;

6)       выявить преимущества и недостатки востребованной профессии «Делопроизводитель».

Именно с помощью вышеперечисленных задач возможно достигнуть цель исследовательской работы.

1          Описание специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Документационное обеспечение управления и архивоведение – специальность, напрямую связанная с поиском, аккумулированием, хранением, представлением накопленной информации и документов.

Правильно организованное делопроизводство позволяет получить реальную картину деятельности любого предприятия во всех сферах деятельности любого предприятия во всех сферах деятельности
и способствует более эффективному управлению им. Ни одна функция управления, связанная с подготовкой и принятием решений, не обходится
без документирования – процесса создания, оформления и исполнения документов. С каждым документом в системе управления делами проводится большая работа по поиску, учету и переработке содержащейся информации.

Организационное и документационное обеспечение является основой управления. Уровень и качество этого определяет оперативность, четкость
и слаженность работы сотрудников, влияет на деловую репутацию
и, в конечном счете, на развитие организации. Для такой работы требуются квалифицированные специалисты по документационному обеспечению управления, обладающие профессиональными, правовыми знаниями
и хорошо владеющие компьютерной, организационной техникой (сканеры, плоттеры, принтеры, копиры, ламинаторы, многофункциональные устройства), техническими средствами коммуникации и связи.

Специалисты используют в своей работе прикладное программное обеспечение, системы электронного документооборота, справочно-правовые системы и возможности интернет ресурсов. Именно они осуществляют организацию делопроизводства на предприятиях, поиск и систематизацию информации, а при больших объемах работы этим направлением деятельности занимаются целые подразделения – управления деньгами, общие отделы, канцелярии, секретариат.

Специалист отвечает за организацию документационного обеспечения управления и функционирования организации, организацию архивной
и справочно-информационной работы по документам организации, а на малых предприятиях и кадровой документацией.

В современных условиях перспектива развития специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» – электронный документооборот, электронные архивы, документирование кадровых операций. Востребованы на рынке труда и специалисты, владеющие иностранными языками. Эти востребованные навыки и будут развитием специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления
и архивоведение».

Компетенция включает знания и умения по следующим направлениям:

1)       компьютерная обработка документов и обеспечение сохранности;

2)       организация документооборота и управление информацией;

3)       документационное обеспечение работы с персоналом;

4)       организация секретарского обслуживания;

5)       экспертиза ценности и использование архивных документов и дел.

2          Рейтинг профессий по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
в Российской Федерации

Портал «PROprof.ru» – сайт о профессиях и профессионалах.

Портал «PROprof.ru» на основе данных о количестве вакансий и средней заработной плате с крупнейших источников по поиску персонала и работы составил рейтинг самых востребованных профессий в Российской Федерации.

Анализ и рейтинг будет интересен как работающим специалистам,
так и бедующим и нынешним студентам при выборе конкретной специализации.

Работодатели к названию вакансий подходят очень творчески. Зачастую одна и та же профессия может иметь до 14 разных наименований. Такое разнообразие затрудняет статистический анализ. Поэтому портал «PROprof.ru» постарался унифицировать подобные вакансии с помощью алгоритмов.

Портал «PROprof.ru» увеличил охват по количеству профессий,
а именно изучили востребованность 37 специализаций, как в России в целом, так и в 63 регионах.

Не все специализации востребованы и присутствуют во всех регионах. Также стоит отметить, что рейтинг профессий составлен из топ-10 профессий, а не всех 37 специализаций, так как именно благодаря этому можно составить более краткую гистограмму и таблицу.

На момент написания главы статьи от портала «PROprof.ru» было всего 722 открытых вакансий, при этом средняя зарплата по стране 35 362 рубля. Эти цифры даны без учета специализации, т.е. усреднены для всех видов делопроизводителей.

Согласно диаграмме № 1 «Востребованные делопроизводители
в Российской Федерации», возможно узнать о том, какая профессия наиболее является популярной.

Диаграмма 1 – Востребованные делопроизводители в Российской Федерации

Топ-1 рейтинга востребованных профессий в 2021 году занимает делопроизводитель. Страна нуждается в 257 делопроизводителях этой специализации.

Второе место занимает специалист по документообороту с 171 вакансией.

Третье место занял секретарь-делопроизводитель – 124 вакансии.

Более расширенный перечень делопроизводителей указан в таблице
№ 1 «Востребованные делопроизводители в России»:

Продолжение таблицы № 1 «Востребованные делопроизводители
в России»:

Согласно таблице № 2 «Востребованность делопроизводителей
по регионам России» можно рассмотреть, какой регион России больше всего нуждается в делопроизводителях:

Таблица № 2 «Востребованность делопроизводителей по регионам России»

Абсолютным лидером по количеству вакансий является Москва,
а именно 203 вакансии.

Аутсайдером по количеству вакансий стал регион Новгородская область – 1 вакансия. Ставропольский край, Смоленская область, Сахалинская область также находятся в конце списка.

Таким образом, самой востребованной профессией по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» будет являться профессия «Делопроизводитель».

3          Средняя заработная плата востребованной профессии «Делопроизводитель» в регионах Российской Федерации

Средняя заработная плата в нашей стране растет не настолько стремительно, как многим хотелось бы. Однако, средняя заработная плата делопроизводителей находится на достойном уровне.

В таблице № 3 «Средняя заработная плата делопроизводителей
в регионах Российской Федерации» выведена на рассмотрение средняя заработная плата востребованной профессии.

Таблица № 3 «Средняя заработная плата делопроизводителей
в регионах Российской Федерации»

Лидирует Сахалинская область. Брянская область замыкает список зарплат делопроизводителей.

Также в таблице № 4 «Регионы Российской Федерации с низкой заработной платой» можно рассмотреть регионы с низкой заработной платой:

Продолжение таблицы № 4 «Регионы Российской Федерации с низкой заработной платой»

Таблица № 4 «Регионы Российской Федерации с низкой заработной платой»

В нашей стране хотят стимулировать внутреннюю миграцию населения. Родился в одном регионе, учился в другом, а работать вынужден в третьем. Особенно, если в родном городе или поселке, полученная специальность
не в цене или отсутствует вовсе. Тогда ничего не остается, как найти регион
с наибольшей заработной платой и переехать туда. Для этого портал «PROprof.ru» составил рейтинг профессий и регионов, где готовы заплатить самую большую самую большую сумму в России по конкретной специальности.  Этот рейтинг представлен в таблице № 5 «Регионы Российской Федерации с высокой заработной платой по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» 

Таблица № 5 «Регионы Российской Федерации с высокой заработной платой по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Таким образом, в Москве платят больше, чем в других регионах Российской Федерации, а Приморский край занимает 8 место по выплате средней заработной платы.

4          Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете
и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации.

Документооборот – это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения
до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления
в архив.

Труд делопроизводителя необходим и важен, так как именно он может разбираться в посетителях и выполнять различную работу с такими документами, как:

1)       Организационные документы. Например, устав предприятия, должностные инструкции работников, положения о структурных подразделениях предприятия и т.д.

2)       Распорядительные документы. К ним относятся постановления, приказы, распоряжения, указания и решения.

3)       Информационно-справочные документы – акты, письма, докладные
и объяснительные записки, справки.

На основании должностной инструкции делопроизводителя (Приложение А) по профстандарту, которая находится на сайте «Ohrana-tryda.com», можно узнать о том, что он выполняет следующие обязанности:

1)       В рамках трудовой функции организации работы с документами:

-          прием и первичная обработка входящих документов;

-          предварительное рассмотрение и сортировка документов
на регистрируемые документы и не регистрируемые;

-          подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем организации;

-          регистрация входящих документов;

-          организация доставки документов исполнителям;

-          ведение базы данных документов организации;

-          ведение информационно-справочной работы;

-          контролирует исполнение документов, выдает требуемые справки
по зарегистрированным документам;

-          вместе с администрацией готовит отчетные документы
для вышестоящих организаций, служебные письма и справки;

-          осуществляет обработку и отправку исходящих документов адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

-          осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу
в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-          контролирует исполнение документов в организации;

-          оформляет трудовое договора и личные дела, устраивающихся
на работу сотрудников;

-          ведет книги приказов;

-          печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит сотрудников организации с приказами под подпись в день
их издания.

2)       В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

-          разработка номенклатуры дел организации;

-          проверка правильности оформления документов и отметки
об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

-          формирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

-          формирование дел;

-          контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3)       В рамках трудовой функции организации обработки дел
для последующего хранения:

-          обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников
в архив организации;

-          проверка срока хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

-          составление внутренней описи дел для особо ценных документов;

-          оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-          оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-          составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-          передача дел в архив организации.

4)       Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

5)       Осуществляет учет часов работы работников организации,
в установленные строки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников организации. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях
в графике работы заблаговременно, под подпись.

6)       Согласно распоряжениям руководителя, печатает и оформляет требуемую документацию для организации рабочего процесса в организации.

7)       Выполняет работу по созданию справочного аппарата
по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8)       Занимается подготовкой общих собраний работников организации, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

9)       Является секретарем административного совещания
при руководителе организации.

10)  В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства организации, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства организации.

11)  Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке ПД.

12)  Строго соблюдает конфиденциальность ПД и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения
без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

13)  Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников организации.

14)  Самостоятельно планирует свою деятельность по согласованию
с руководителем организации.

15)  Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя организации, трудовую дисциплину и установленный
на предприятии режим дня, санитарно-гигиенические нормы на рабочем месте, правила и требования охраны труда и пожарной безопасности.

16)  Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками и коллегами по работе, этические нормы поведения в организации, в быту и общественных местах.

17)  Своевременно проходит периодические медицинские осмотры.

5          Личные качества делопроизводителя

Делопроизводитель, который может также совмещать должность секретаря, должен обладать следующими личными качествами:

1)       Аккуратность. Наличие этого качества высоко ценится руководителями. Аккуратность и порядок на рабочем месте способствуют качественному и своевременному выполнению работы. Не менее важна
и ухоженность делопроизводителя.

2)       Быстрая обучаемость.

3)       Грамотная речь. Одна из главных задач делопроизводителя – расположить к себе собеседника. Именно он создаёт первое впечатление
о компании, поэтому у такого специалиста обязательно должна быть грамотная и хорошо поставленная речь.

4)       Исполнительность. Одно из Топ-10 качеств, которые требуются работодателям. Делопроизводитель должен быстро и точно выполнять свои обязанности, быть старательным.

5)       Коммуникабельность. Хороший делопроизводитель умеет легко устанавливать контакт с разными людьми.

6)       Лидерские качества. Они делают делопроизводителя инициативным работником и отличным организатором. Эти навыки пригодятся для того чтобы получить повышение.

7)       Многозадачность. Значимое и актуальное преимущество, которое позволяет выполнять большое количество поручений, не расходуя время
на переключение внимания. Делопроизводителя в любой момент от заполнения документов может отвлечь посетитель или телефонный звонок. Многозадачность – это также умение организовывать работу с несколькими начальниками.

8)       Неконфликтность. Психологи также рекомендуют аналоги
без частицы «не»: доброжелательность, спокойствие, миролюбие. Работодатели ценят делопроизводителей, открытых другим людям. Доброжелательность и приветливость не только залог положительного исхода бесед, но и хорошего впечатления о компании.

9)       Организованность. Это качество помогает в выполнении многих рабочих обязанностей, например, организации совещаний, заседаний, деловых встреч, всевозможных мероприятий. Умение хранить конфиденциальные сведения, преданность компании. Важно чувство сопричастности ко всем делам фирмы, нацеленность на её процветание. Делопроизводитель должен правильно хранить документы, не допуская к ним лиц, для которых
они не предназначены, а также не разглашать секретную информацию.

10)  Ответственность. По одному из исследований, это главное качество для карьеристов, обязательное и для делопроизводителя.
Т.е. делопроизводитель должен уметь работать самостоятельно, грамотно отвечать на различные вопросы и нести ответственность за выполняемые задачи.

11)  Пунктуальность. Недопустимы опоздания сотрудника на работу, совещания, деловые встречи. Кроме того, важно своевременное исполнение поручений, заполнение документов, информирование о встречах, совещаниях, переговорах.

12)  Скрупулезность.

13)  Стремление постоянно развиваться. Имеет значение желание повышать уровень знаний, расширять кругозор, осваивать смежные области работы.

14)  Стрессоустойчивость. В работе делопроизводителя нередко приходится сталкиваться с недовольными сотрудниками, клиентами
и посетителями, большим количеством телефонных звонков и другими раздражителями. Делопроизводитель должен уметь сохранять самообладание при любых обстоятельствах.

15)  Трудолюбие. Необходимое качество делопроизводителя и других работников любой компании. Для получения хорошей должности
и карьерного роста требуется любить работу.

16)  Умение работать в команде. В этой сфере деятельности необходимо адаптироваться к работе коллектива, уметь налаживать диалог, делегировать полномочия, принимать конструктивную критику и ставить на первое место работу команды, а не свои амбиции.

17)  Усидчивость.

6          Дресс-код делопроизводителя

6.1   Внешний вид делового мужчины

Основной частью офисного стиля являются деловые костюмы. Причем часто их выбор связан не с требованиями дресс-кода, а желанием мужчины выглядеть пусть и официально, но элегантно.

Деловые костюмы мало меняются с течением времени, для многих людей они стали совершенно привычными. Но и такая одежда может сильно преобразить человека – если научиться ее правильно носить.

Прежде всего, в гардеробе необходимо иметь минимум три предназначенных для будних дней деловых костюма. Цвета предпочтительнее выбирать темные, но разных тонов: к примеру, черный, темно-серый и темно-синий.

Все костюмы должны быть из дорогой ткани, и средств на это жалеть
не стоит. Если вещь сделана из качественного материала, она и служить будет долго – даже несмотря на то, что раз в три месяца ее в обязательном порядке нужно будет отдавать в химчистку. И, разумеется, деловой костюм должен сидеть на мужчине как влитой – от внешнего вида человека зачастую зависит успех переговоров или презентации.

Единственными солидными пиджаками всегда считались и до сих пор считаются двубортные модели. Застегивать их следует двумя способами: либо на все пуговицы кроме нижней, либо только на верхнюю. Пиджаки с одной-единственной пуговицей нельзя назвать деловыми.

Пиджак должен быть достаточно длинным. Жилет следует выбирать
не слишком облегающий. Под классический деловой пиджак подходит однобортный жилет, под фрак – двубортный.

Также под деловыми пиджаками допускается носить тонкий пуловер или кардиган. Такой стиль считается более легким, и допустим в рабочее время, свободное от официальных встреч.

Стильный деловой мужчина обязан носить рубашки только
из натуральных материалов. Синтетика в данном случае недопустима: смотрится она не слишком эстетично, да и в комфорте значительно проигрывает.

Рукава у рубашки обязаны быть длинными, с твердыми манжетами, выглядывающими из-под рукавов пиджака на 1,5-2 см. Запонки можно носить только на двойных манжетах со специальными прорезями.

Даже если на улице лето, приходить на работу в рубашке с короткими рукавами деловому мужчине не по статусу. Так обычно одевается обслуживающий персонал.

Неуместно будет смотреться и прозрачная рубашка. Но если по каким-либо причинам другого варианта не было, надевайте под нее белую майку или футболку – это поможет сохранить приличия.

Кстати, летом вполне можно носить рубашку поло или в клетку – разумеется, без пиджака. По цвету сорочка должна быть светлее, чем самая темная нить костюма.

Мужчина, одетый в деловом стиле, обязан носить классическую обувь. Выбор можно остановить на «оксфордах» любого вида: со шнуровкой, перфорацией, округлым мыском. В наличии лучше иметь туфли и черного,
и коричневого цвета.

Классический стиль не допускает ношения обуви с разного рода украшениями. Также совершенно неуместны кроссовки и тем более сандалии – даже если в офисе очень жарко. Мужчинам, которые предпочитают на работе переобуваться, можно посоветовать «оксфорды», имеющие тонкую подошву.

Теперь что касается носков. Они должны быть высокими, плотно облегать ступню, а по цвету сочетаться с брюками и обувью. К примеру, черные или темно-синие носки хорошо подходят к темно-синим брюкам
с черными туфлями. То же и с носками других расцветок. Но сами практичными, конечно, являются черные носки – их можно носить практически с любой обувью и одеждой.

Ремень нужно выбирать так, чтобы он сочетался с брюками и туфлями, а по длине был лишь ненамного больше обхвата талии.

Оптимальная длина галстука – до середины ременной пряжки. Если надеть слишком длинный или слишком короткий галстук, это будет смотреться смешно и даже неряшливо. Тип узла зависит от фасона рубашки,
а его ширина меряется по лацканам пиджака. Впрочем, в самой широкой части она в любом случае не должна превышать 10 см.

По цвету галстук должен быть темнее сорочки. Черный галстук хорошо будет смотреться с черным деловым костюмом. Но такая одежда более всего уместна в случае траура, поэтому не злоупотребляйте ей в повседневной жизни.

Часы на кожаном ремешке выглядят более элегантно, чем
на металлическом браслете.

Деловому мужчине позволено носить только два вида драгоценностей: обручальное кольцо и зажим для галстука. Другие украшения можно надевать только в менее формальных случаях.

6.2   Внешний вид деловой женщины

Бизнес-леди обязана придерживаться определенного свода правил, которые затрагивают ее прическу, макияж, одежду и обувь. Любые мелочи играют важную роль и позволяют произвести хорошее впечатление
на партнеров.

Правила делового этикета требуют строгости и простоты в прически. Волосы обязательно собираются при помощи простых укладок, вычурность
и декоративные элементы подпадают под запрет. Существует стандартный офисный стиль – распространенные модели причесок можно найти
на просторах интернета.

Ежедневный макияж включает минимальное количество декоративной косметики, в которой господствуют приглушенные тона:

1)       тональный крем;

2)       румяна;

3)       тушь;

4)       губную помаду.

Отсутствие ярких цветов и естественный внешний вид – главное требование к макияжу. Маникюр занимает второе место среди обязательных нюансов, большинство деловых женщин отдает предпочтение французской классике.

Для создания элегантного имиджа, уместного для деловых переговоров или обычного рабочего дня, необходимо придерживаться следующих правил:

1)       Нелепое сочетание – попытка совместить деловой стиль
с аксессуарами для праздника, спортивного мероприятия или вечера приведет к недоумению со стороны предполагаемых партнеров. Для каждого вида встреч создается определенный образ, который должен полностью соответствовать их тематике.

2)       Босоножки или обувь с открытыми носами и пятками – такой вариант подходит для отдыха, но не бизнеса. Стандартные лодочки на низком или среднем каблуке – лучший из всех вариантов. Туфли с лакированным верхом неуместны, их одевают на праздники.

3)       Костюм – с юбкой или брюками, непрозрачная блузка и пиджак. Классический образ изменить нельзя, платья и сарафаны, джинсы
не вписываются в стиль серьезного бизнесмена.

4)       Цветовая гамма делового костюма – идеальным выбором считается серый, белый, черный или темно-синий оттенок. Яркие цвета,
по общепринятому мнению, признак деревенщины или человека с плохим вкусом.

5)       Украшения – стильные и дорогие часы, серьги, небольшая брошь допускаются стилистами. Попытки дополнительно украситься браслетами, цепочками, массивными кольцами не будут оценены по достоинству. Замена качественных аксессуаров бижутерией не допускается.

6)       Чулки или колготки – при любой поре года, снежной зимой
или жарким летом они являются неизменным атрибутом. Разрешаются только телесные оттенки.

Основная ошибка начинающих деловых женщин – неправильный выбор обуви или ее неподходящий цвет. Черные, бежевые, серые туфли – идеально сочетаются с большинством костюмов. На них не должно быть кокетливых бантиков, пряжек, стразов или иных украшений.

7          Преимущества и недостатки востребованной профессии «Делопроизводитель»

Главным плюсом профессии делопроизводителя является возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим. Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы.

К минусам этой работы, по отзывам, относят малоподвижность и риск получить связанные с ней заболевания. Помимо этого, уровень оплаты труда делопроизводителя-новичка обычно средний, а иногда даже низкий. Повышения можно ожидать с ростом профессионализма или увеличением количества обязанностей.

Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.

Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Самой востребованной профессией будет являться «Делопроизводитель».

Специфика работы делопроизводителя заключается в том, что ему приходиться выполнять работу не только с документами (составлять, редактировать, оформлять, систематизировать, готовить документы
на архивное хранение) используя современную оргтехнику, средства связи,
в том числе и ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с различными должностными лицами, посетителями; решать вопросы по телефону, активно участвовать в подготовке заседаний, совещаний; работу хозяйственного характера.

Делопроизводитель должен иметь широкий кругозор и обладать развитым интеллектом, но и еще важнее – психологическую компетентность и способность к сопереживанию, готовность к сотрудничеству, эмоциональную зрелостью.

Очень важный фактором в работе делопроизводителя является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в его стиле, оказывать максимальную помощь руководителю и экономить его время.

Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть
и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно
это касается крупных организаций. Среднее профессиональное образование
и высшее образование, а также опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.

Таким образом, в процессе написания исследовательской работы решены следующие задачи:

1)       описана специальность 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

2)       проанализирован рейтинг профессий среди специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»;

3)       изучены должностные обязанности делопроизводителя;

4)       описаны личные качества делопроизводителя;

5)       рассмотрен дресс-код делового мужчины и деловой женщины;

6)       выявлены преимущества и недостатки востребованной профессии «Делопроизводитель».

Цель данной исследовательской работы достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Нормативно-законодательные документы

1)  ГОСТ P 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный ресурс] // СПС «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru, дата 16.03.2022.

                                           Ресурсы сети Интернет

2)       Сайт «EDUNEWS» [Электронный ресурс] https://edunews.ru/professii/obzor/ofisnye-professii/deloproizvoditel.html#l6, дата 16.03.2022.

3)       Сайт «Etikket.ru» [Электронный ресурс] https://etikket.ru/delovoj-etiket/delovoj-etiket-zhenshchiny.html, дата 16.03.2022.

4)       Сайт «Master Rezume» [Электронный ресурс] https://master-rezume.com/lichnye-kachestva-v-rezyume/lichnye-kachestva-sekretarya, дата 16.03.2022.

5)       Сайт «PROprof.ru» [Электронный ресурс] https://proprof.ru/, дата 16.03.2022.

6)       Сайт «WORDSKILS.RUSSIA» [Электронный ресурс] https://worldskills.ru/, дата 16.03.2022.

7)       Сайт «ИК/СТ» [Электронный ресурс]. https://ikest.ru/professii-i-spetsialnosti/dou-i-arkhivovedenie/, дата 16.03.2022.

8)       Сайт «Международная школа профессий» [Электронный ресурс] https://videoforme.ru/wiki/moda-i-stil/imidzh-delovogo-cheloveka, дата 16.03.2022.

Приложение А – Примерная должностная инструкция делопроизводителя

МИНИСТЕРСТВО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

краевое государственное автономное

профессиональное образовательное учреждение

«Приморский политехнический колледж»

(КГА ПОУ «ППК»)

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

г. Владивосток

20__

1     Общие положения

1.1.Настоящая примерная должностная инструкция делопроизводителя разработана в соответствии с Профстандартом 07.002 «Специалист
по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 276н от 06.05.2015 года; согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, Уставу организации и иными нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2.Данная примерная должностная инструкция делопроизводителя
по Профстандарту является образцом и устанавливает основные трудовые функции, должностные обязанности делопроизводителя организации (учреждения, предприятия), а также определяет права, ответственность
и взаимоотношения, связи по должности в коллективе.

1.3.Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации в порядке, установленном трудовым договором (контрактом) с работником, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

1.4.Делопроизводитель непосредственно подчиняется руководителю организации (предприятия).

1.5.На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.6.Делопроизводитель в организации осуществляет деятельность согласно должностной инструкции, разработанной в соответствии
с Профстандартом, Конституции Российской Федерации, постановлениям
и приказам, касающимся организации делопроизводства в организациях, трудовому договору с работником и Правилам внутреннего трудового распорядка.

1.7.Делопроизводитель руководствуется:

1)       Правилами внутреннего трудового распорядка;

2)       Национальным стандартом Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело»;

3)       постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящиеся к ведению делопроизводства;

4)       локальными нормативными актами организации, приказами
и распоряжениями руководителя;

5)       стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

6)       правилами орфографии и пунктуации;

7)       правилами работы на персональном компьютере, принтере, ксероксе и иной оргтехнике;

8)       правилами и нормами охраны труда, пожарной безопасности
и санитарно-гигиеническими требованиями;

9)       административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации.

1.8. Делопроизводитель должен знать:

1)       нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции, иные материалы и документы
по ведению делопроизводства в организации;

2)       делопроизводство и его ведение;

3)       современные информационные технологии работы с документами;

4)       порядок работы с документами;

5)       схемы документооборота;

6)       правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

7)       правила организации и формы контроля исполнения документов
в организации;

8)       типовые сроки исполнения документов;

9)       принципы работы со сроковой картотекой;

10)  назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;

11)  правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

12)  правила документационного обеспечения деятельности организации;

13)  виды документов и их назначение;

14)  требования, предъявляемые к документам в соответствии
с нормативными актами и государственными стандартами;

15)  правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

16)  правила создания и ведения баз данных служебных документов
в организации;

17)  системы электронного документооборота;

18)  правила и сроки отправки исходящих документов;

19)  требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;

20)  методические рекомендации по выполнению работы с документами в организации;

21)  порядок контроля прохождения служебной документации
и материалов;

22)  структуру организации и состав сотрудников предприятия;

23)  виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

24)  порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;

25)  правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

26)  правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

27)  правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

28)  критерии разделения документов на группы в соответствии
с ценностью информации, содержащейся в них;

29)   порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

30)  порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

31)  правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

32)  правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

33)  правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

34)  правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

35)  правила передачи дел в архив организации;

36)  правила использования телефона, факса, персонального компьютера, ксерокса, принтера, сканера и другой оргтехники;

37)  правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;

38)  технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;

39)  правила деловой переписки, составления и набора деловых писем
с применением типовых образцов;

40)  требования по сохранности служебной информации и защите персональных данных;

41)  основы этики и эстетики;

42)  правила делового общения.

1.9.Делопроизводитель должен уметь:

1)       работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

2)       пользоваться справочно-правовыми системами;

3)       применять в организации современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

4)       пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе
с документами;

5)       организовывать работу по учету, хранению и передаче заместителям директора документов текущего делопроизводства;

6)       использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описи дел;

7)       организовывать работу по формированию дел в соответствии
с утвержденной номенклатурой дел организации;

8)       правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

9)       систематизировать документы в дела с учетом их специфики;

10)  обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

11)  пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков
их хранения;

12)  оформлять документы экспертной комиссии;

13)  оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов Российской Федерации;

14)  производить хронологически-структурную систематизацию дел;

15)  осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;

16)  составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения
в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.10.Делопроизводитель в организации должен строго соблюдать свою должностную инструкцию, разработанную на основе Профстандарта, инструкцию по охране труда для делопроизводителя организации, другие инструкции по охране труда при выполнении работ на рабочем месте,
при эксплуатации компьютерной и оргтехники.

1.11.Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки
в оказании первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации
в организации.

2     Трудовые функции

К основным функциям делопроизводства относятся:

2.1.Документационное обеспечение деятельности организации:

2.1.1.Организация работы с документами;

2.1.2.Организация текущего хранения документов;

2.1.3.Организация обработки дел для последующего хранения.

3     Должностные обязанности

Делопроизводитель в организации выполняет следующие обязанности:

3.1.В рамках трудовой функции организации работы с документами:

-          прием и первичная обработка входящих документов;

-          предварительное рассмотрение и сортировка документов
на регистрируемые документы и не регистрируемые;

-          подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем организации;

-          регистрация входящих документов;

-          организация доставки документов исполнителям;

-          ведение базы данных документов организации;

-          ведение информационно-справочной работы;

-          контролирует исполнение документов, выдает требуемые справки
по зарегистрированным документам;

-          вместе с администрацией готовит отчетные документы
для вышестоящих организаций, служебные письма и справки;

-          осуществляет обработку и отправку исходящих документов адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

-          осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу
в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

-          контролирует исполнение документов в организации;

-          оформляет трудовое договора и личные дела, устраивающихся
на работу сотрудников;

-          ведет книги приказов;

-          печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит сотрудников организации с приказами под подпись в день
их издания.

3.2.В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

-          разработка номенклатуры дел организации;

-          проверка правильности оформления документов и отметки
об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

-          формирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

-          формирование дел;

-          контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3.3.В рамках трудовой функции организации обработки дел
для последующего хранения:

-          обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников
в архив организации;

-          проверка срока хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

-          составление внутренней описи дел для особо ценных документов;

-          оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-          оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-          составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

-          передача дел в архив организации.

3.4.Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

3.5.Осуществляет учет часов работы работников организации,
в установленные строки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников организации. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях
в графике работы заблаговременно, под подпись.

3.6.Согласно распоряжениям руководителя, печатает и оформляет требуемую документацию для организации рабочего процесса в организации.

3.7.Выполняет работу по созданию справочного аппарата
по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.8.Занимается подготовкой общих собраний работников организации, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

3.9.Является секретарем административного совещания
при руководителе организации.

3.10.В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства организации, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства организации.

3.11.Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке ПД.

3.12.Строго соблюдает конфиденциальность ПД и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения
без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

3.13.Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников организации.

3.14.Самостоятельно планирует свою деятельность по согласованию
с руководителем организации.

3.15.Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя организации, трудовую дисциплину и установленный
на предприятии режим дня, санитарно-гигиенические нормы на рабочем месте, правила и требования охраны труда и пожарной безопасности.

3.16.Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками и коллегами по работе, этические нормы поведения в организации, в быту и общественных местах.

3.17.Своевременно проходит периодические медицинские осмотры.

4     Права

Делопроизводитель имеет полное право:

4.1.На рабочее место, которое соответствует требованиям и нормам охраны труда и пожарной безопасности.

4.2.После передачи документов требовать от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.

4.3.Запрашивать у администрации организации, получать и применять информационные материалы, нормативные и правовые документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4.На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников организации.

4.5.Запрашивать у директора организации разъяснения и уточнения
по данным поручениям, выданным заданиям, получать от других работников информацию, документы, необходимые для исполнения поручений.

4.6.Знакомиться с проектами решений руководителя решений директора организации, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения своих должностных обязанностей
и трудовых функций.

4.7.На ознакомление с имеющимися материалами личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку труда делопроизводителя, предоставлять по ним пояснения.

4.8.Вносить конкретные предложения администрации по улучшению организации труда и условий работы делопроизводителя организации.

4.9.Участвовать в работе органов самоуправления организации, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых делопроизводителем организации должностных обязанностей.

4.10.На защиту профессиональной чести и достоинства, неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи, предусмотренные законом. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвокат),
в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного
с несоблюдением норм профессиональной этики.

4.11.Делопроизводитель имеет все права, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом организации, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами организации, а также право на социальные гарантии.

4.12.Повышать свою профессиональную квалификацию.

5     Ответственность

5.1.Делопроизводитель организации несет ответственность:

1)       за разглашение персональных данных сотрудников организации;

2)       за разглашение служебной и конфиденциальной информации;

3)       за грамотность составленных документов, оформление согласно норм и требований, своевременность предоставления (отправка адресату);

4)       на передача или несвоевременную передачу информации
или документов исполнителю по поручению администрации;

5)       за сохранность документов, находящихся в кабинете делопроизводителя, личных дел сотрудников организации;

6)       за неоказание первой доврачебной помощи пострадавшему,
не своевременное извещение или скрытие от администрации организации несчастного случая.

5.2.За невыполнение или нарушение без уважительных причин должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя организации и иных локально-нормативных актов, а также за принятие решений , повлекших нарушение трудового процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей
в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.

5.3.За умышленное причинение организации или сотрудникам ущерба
в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей делопроизводитель организации несет материальную ответственность
в порядке и пределах, установленных трудовым и (или) законодательством Российской Федерации.

5.4.За невыполнение требований охраны труда, несоблюдения правил пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм делопроизводитель несет ответственность в предела определенных административным законодательством Российской Федерации.

5.5.За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей профессиональной деятельности делопроизводитель несет ответственность
в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6     Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель организации:

6.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели
и утверждённому директором организации.

6.2.Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся
к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом организации.

6.3.Получает от руководителя организации информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

6.4.Самостоятельно планирует свою работу на каждый день.

6.5.Вовремя сообщает руководителю организации и его заместителям
об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

6.6.Систематически делится информацией по вопросам, входящим
в его компетенцию, с сотрудниками и работниками организации.

6.7.Передает информацию и документы, распоряжения администрации сотрудникам организации, информирует работников о совещаниях, требует
от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.

6.8.Информирует директора обо всех недостатках в организации условий его деятельности (отсутствии канцелярских принадлежностей, ремонте оргтехники или мебели), соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы делопроизводителя.

6.9.Своевременно информирует директора организации (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, о возникновении аварийных ситуаций в работе систем водоснабжения, канализации, а также при других выявленных нарушениях санитарных правил.

6.10.Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующие профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора организации. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7     Заключительные положения

7.1.Ознакомление делопроизводителя в организации с настоящей примерной должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

7.2.Один экземпляр примерной должностной инструкции находится
у работодателя, второй – у сотрудника.

7.3.Факт ознакомления работника с настоящей примерной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у директора, а также в журнале ознакомления с должностной инструкцией.

Должностную инструкцию разработал:

С должностной инструкцией ознакомлен(-а), один экземпляр получил(-а)
и обязуюсь хранить его на рабочем месте.