Исследовательская работа "Возможности электронных таблиц Excel"

ОГАПОУ «Белгородский правоохранительный колледж имени Героя России В.В. Бурцева»

 ИССЛЕДОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ

ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL

Выполнила студентка группы П111

Лященко Ирина

Руководитель преподаватель

информатики и ИКТ Шеметова Л.В.

Белгород, 2015 год

Оглавление

I.                  Введение ………………………………………….…………….3

II.                Назначение и области применения табличного процессора Microsoft Еxcel……………………………………………………………………4

III.             Основные функциональные возможности современных табличных процессоров……………………………………………………………5

IV.            Достоинства программы Excel……………………………………….8

V.              Заключение…………………………………………..…………13

VI.           Список использованной литературы                                        14

VII.       Приложения………………………………………………..…..15

Введение

Актуальность исследования. Microsoft Excel — одна из самых загадочных и интересных программ в пакете MS Office. Интересна она многочисленными средствами автоматизации работы, оформления документов и богатыми вычислительными возможностями. Загадочность ее состоит в том, что большинство пользователей применяют лишь малую толику того, что может дать им Excel. Это тем более удивительно, что спектр возможностей программы практически безграничен: от создания простых таблиц, построения диаграмм и графиков до решения сложных вычислительных задач и моделирования различных процессов.

С учетом вышеизложенного нами определена тема исследования «Исследование возможностей табличного процессора Excel».

Объектом исследования является программа Microsoft Excel.

Предмет исследования – основные характеристики и возможности программы Microsoft Excel.

Цель исследования – выявить многообразие возможностей программы Microsoft Excel.

В соответствии с целью, объектом и предметом исследования мы определили следующие задачи:

&  определить назначение и области применения табличного процессора Microsoft Еxcel;

&  выявить основные функциональные возможности табличного процессора Microsoft Еxcel;

&  провести анализ, посредством которого выявить достоинства и недостатки рассмотренного табличного процессора.

  Многогранность изучаемого предмета потребовала использования различных методов исследования, главными из которых являются теоретический анализ, анализ практической деятельности, математическое моделирование, наное исследование, практическое обобщение.

I.             Назначение и области применения табличного процессора Microsoft Еxcel

Microsoft Еxcel (также иногда называется Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac Os. Она предоставляет возможности экономик-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под mac os x, язык макропрограммирования vba (visual basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel есть одним из наиболее популярных программ в мире.

Ценной возможностью Excel есть возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (vba). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется с помощью объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обделываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, разрешая легко работать изменять его и руководить расчетами.

С помощью Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать больше 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать разные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничные методы графического представления данных: кроме нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, что настраиваются типы, помогают наглядно отобразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу по Еxcel, по достоинству оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, которые помогают при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предвиденных дальнейших шагах и показывая, в зависимости от планированного ответа, результат, проведут пользователя "за руку" за всеми этапами построения диаграммы кратчайшим путем.

II.  Основные функциональные возможности

современных табличных процессоров

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя (Приложение 1).

Перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню (Приложение 2).

Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы (Приложение 3).

Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально (Приложение 4).

Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди таких возможностей — разбивка экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и так далее.

Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбивка на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы (Приложение 5).

Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, определение формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечение автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся (Приложение 6).

Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменять формы бланка (Приложение 7).

Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений (Приложение 8).

Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, проставив значения, получить результат (Приложение 9).

Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и другие. Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда (Приложение 10).

Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, то есть через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи (Приложение 11)

Программирование. В простейшем случае для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемый системой. Самый простой макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть воспроизведена, как магнитофонная запись. Ее можно обработать и изменить, добавив стандартные макрокоманды и макрофункции. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать на базе табличного процессора новые приложения со специализированными диалоговыми окнами, что делает работу с приложением максимально удобным. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня (например, компоненты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office) (Приложение 12).

III. Достоинства программы Excel

Расширение возможностей таблиц Excel

В Office Excel 2007 можно использовать новый пользовательский интерфейс для быстрого создания, форматирования и расширения таблицы Excel (называемой в Microsoft Excel 2003 листом Excel) в целях более удобной организации данных в листе. Новая улучшенная функциональность таблиц включает следующие элементы.

Строки заголовка таблицы. Можно включать или отключать строки заголовка таблицы. Когда заголовки таблицы отображаются, при перемещении по длинной таблице они всегда остаются видимыми для данных в столбцах.

Вычисляемые столбцы. Вычисляемый столбец использует одну формулу, которая применяется к каждой строке. Он автоматически расширяется, включая дополнительные строки, так что формула немедленно распространяется и на эти строки. Нужно всего лишь один раз ввести формулу — использование команд «Заливка» или «Копирование» не нужно.

Автоматический автофильтр. Для обеспечения возможности использования мощных средств сортировки и фильтрации табличных данных автофильтр в таблице по умолчанию включен.

Структурированные ссылки. Данный тип ссылки позволяет использовать в формулах имена заголовков столбцов таблицы вместо ссылок на ячейки, например A1 или R1C1.

Строки итоговых значений. В строке итоговых значений теперь можно использовать ввод пользовательских формул и текста.

Стили таблиц. Для быстрого форматирования таблиц на уровне профессионального дизайнера можно применять стиль таблицы. Если в таблице включен стиль с чередующимися строками, приложение Excel в ходе операций будет поддерживать этот стиль, что обычно разбивал макет на части, например, при фильтрации, скрытии строк или при изменении порядка строк и столбцов вручную

Новые дополнительные возможности Excel 2007, 2010

При больших объёмах обработки информации свою работу с данными в Microsoft Office Excel 2007, 2010 можно улучшить, используя дополнительное расширение - новые утилиты в виде панели Excel 2007 можно существенно повысить свою производительность за счёт увеличения скорости и автоматизации:

- поиска данных, поиска повторов данных, самых встречающихся элементов, поиска отрицательных, максимальных значений, констант, счёта выделенных ячеек, строк, столбцов, импорта данных из других баз (в т.ч. из баз данных Access, *.dbf), экспорта данных в текстовые файлы, в т.ч. примечаний, извлечения чисел из текста, разбор текста из выбранных ячеек по колонкам;

- проверки и поиска ошибок по цепочке связанных формулами ячеек с указанием ячейки - первоисточника ошибки и всех ячеек получателей ошибки (поиск ошибки, а не просто просмотр связанных ячеек);

- преобразования формул в значения, чисел в текст, перевода ячеек в целом и слов в ячейках по отдельности, в т.ч. имён, реверс текстовых данных, контроль ячеек с текстом на предмет кодировки символов (рус.англ.), транслитерация;

- поиска ячеек с формулами, ячеек с формулами содержащими ссылки на другие источники: листы, а также на другие файлы, ячеек с пропущенными формулами независимо от цвета шрифта и цвета заливки фона;

- повышения скорости оформления табличных данных и заголовков таблиц;

- удаления двойных пробелов, удаления лишних строк, ячеек (раздельно) не содержащих данные, переноса строк, колонок одним движением, оценкой объёмов печати, управления печатью чётных, нечётных страниц, управления колонтитулами для печати, изменения регистра символов в выбранных ячейках, переноса слов в ячейках;

- автоматического составления на отдельном листе содержания файла по названиям листов с переходом по ссылкам на эти листы, сортировки листов книги;

- забыв пароль - работа с паролями листов, книг, файлов Excel (числовыми);

- непосредственная работа из Excel с Internet;

- применения новинки - синхронизации выделенного диапазона ячеек во всех листах книги;

- применения работы с цветом, звуком, скрытыми именами диапазонов ячеек;

- переписи на рабочий лист наименований файлов выбранных папок на дисках и т.д. и т.п.

Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели инструментов.

Все новые дополнительные пункты меню расположены в линейке меню в последовательности выполняемых действий. Называется новый дополнительный пункт главного меню "Надстройки"

При этом появляется дополнительный пункт (один) в главном меню и серия новых дополнительных пунктов в подменю (более 80 шт) открывающих дополнительные возможности.

Малоиспользуемые новые дополнительные пункты меню Excel 2007 можно убрать (с возможностью последующего восстановления) вручную (или все сразу одной кнопкой), выбрав тем самым наиболее подходящий вариант для удобной повседневной работы.

Новые дополнительные возможности представлены также и новыми функциями Excel 2007 Microsoft office:

- файловые функции, дисковые функции

- функции адресов электронной почты и гиперссылок

- функции чисел: миллионы, тысячи, случайные числа в указанном диапазоне, извлечения чисел из текстовых ячеек или извлечения только текста

- функции адресов и перечня адресов ячеек, диапазонов по условию

- функции формул

- функции шрифтов, размера строки, колонки, цвета

- функции поиска крайних значений, уникальных значений, примечаний

- функции определения типа объекта

- функции реверса, транслитерации текста, проверки кодировки русских символов.

Модифицированная формула поиска в таблице данных (ищет значение во всей таблице, а не только в первой колонке, находит указанное, а не обязательно первое вхождение данных в таблице, возвращает значение ячейки по найденной строке по указанному номеру столбца для вывода данных) функции сортировки и конкатенации значений указанных ячеек

функции звукового и цветового контроля за правильностью заполнения ячеек данными по установленному условию. Всего более 70 новых дополнительные функций Excel.

Все новые дополнительные возможности офисной программы доступны без всякой инсталляции, справочная информация прямо в файле, при желании справка может быть удалена в целях сокращения размера файла.

 

Новый внешний вид диаграмм

В Office Excel 2007 можно использовать новые инструменты для работы с диаграммами, облегчающие создание профессионально-оформленных диаграмм, эффективно представляющих данные. Основанные на используемой в книге Excel теме, новые, современные формы диаграмм содержат специальные эффекты, такие как объемность, прозрачность и мягкие тени.

Новый пользовательский интерфейс упрощает изучение существующих типов диаграмм, так что пользователь легко может создать для своих данных нужную диаграмму. Предусмотрено множество заранее определенных стилей и макетов диаграмм, которые позволяют быстро применить понравившийся формат и включить в диаграмму необходимые детали.

Простые в использовании сводные таблицы

В Office Excel 2007 сводные таблицы стали значительно проще в использовании, чем в предыдущих версиях приложения Excel. Благодаря новому пользовательскому интерфейсу сводной таблицы сведения о данных можно получить с помощью нескольких щелчков мыши — больше не нужно перетаскивать данные в специальные области, куда не всегда легко попасть. Вместо этого можно просто выделить поля, которые необходимо просматривать в списке полей новой сводной таблицы.

После создания сводной таблицы можно воспользоваться преимуществами множества новых и улучшенных функциональных возможностей для суммирования, анализа и форматирования данных сводной таблицы.

Использование команды «Отменить» в сводных таблицах. Теперь существует возможность отмены большинства действий, выполненных для создания или перегруппировки сводной таблицы.

Индикаторы приемов работы «плюс» и «минус». Эти индикаторы показывают, можно ли развернуть или свернуть части сводной таблицы для просмотра большего или меньшего количества сведений.

Сортировка и фильтрация. Для сортировки теперь достаточно выбрать элемент в столбце, в котором нужно выполнить сортировку, и нажать кнопку сортировки. Можно также отфильтровать данные с помощью фильтров сводной таблицы, таких как фильтры по дате, фильтры по подписи, фильтры по значению или ручные фильтры.

Условное форматирование. Условное форматирование в Office Excel 2007 можно применять к сводным таблицам по ячейкам или пересечениям ячеек.

Стиль и макет сводной таблицы. К сводным таблицам можно быстро применить заранее определенный или пользовательский стиль, как к обычным таблицам и диаграммам Excel. Изменение макета сводной таблицы в новом пользовательском интерфейсе также значительно упростилось.

Сводные диаграммы. Благодаря новому интерфейсу стало гораздо проще создавать не только сводные таблицы, но и сводные диаграммы. Все улучшения, связанные с фильтрацией данных, доступны также и для сводных диаграмм. При создании сводной диаграммы доступны специальные инструменты сводной диаграммы и контекстные меню, позволяющие анализировать данные в диаграмме. Можно также изменять макет, стиль и формат диаграммы или ее элементов таким же образом, как и для обычных диаграмм. В Office Excel 2007 форматирование диаграммы при изменении сводной диаграммы сохраняется, что является шагом вперед по сравнению с предыдущими версиями Excel.

Быстрое подключение к внешним источникам данных

При работе с Office Excel 2007 больше не нужно знать имена серверов или баз корпоративных данных. С помощью средства «Быстрый запуск» можно выбрать их в списке источников данных, которые администратор или эксперт рабочей группы сделали доступными для пользователя. Диспетчера подключений в приложении Excel позволяет просмотреть все подключения в книге и упрощает их повторное использование или замену.

 

Улучшенная печать

Режим разметки. Кроме видов Обычный и Страничный режим, Office Excel 2007 поддерживает режим Разметка страницы. Данный вид можно использовать для создания листа, следя при этом за тем, как он будет выглядеть при печати. В этом виде можно работать с заголовками таблиц, колонтитулами и настройками границ непосредственно на листе, а также помещать объекты, например диаграммы и фигуры, именно туда, куда нужно. Можно также легко получить доступ ко всем параметрам страницы на вкладке Разметка страницы нового пользовательского интерфейса, что дает возможность быстро задать их значения, например ориентацию страницы. Можно легко увидеть, что будет напечатано на каждой странице, и это помогает избежать многочисленных попыток печати и усечения данных при печати.

Заключение

Программа Microsoft Excel – одна из наиболее практически значимых, востребованных. Электронные таблицы не только позволяют автоматизировать расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно проследить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее подходящий.

Современные табличные процессоры обеспечивают:

-       ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

-       автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;

-       дружественный интерфейс (средства диалога человека и компьютера);

-       наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

-       эффективную систему документирования информации;

-       графическую интерпретацию данных в виде диаграмм;

-       вывод на печать профессионально оформленных отчетов;

-       вставку отчетной информации, подготовленной с помощью электронных таблиц, в другие документы.

Все эти возможности позволяют пользователю успешно решать задачи, требующие обработки больших массивов информации, не владея при этом специальными знаниями в области программирования.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических [2].

У Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система "растет" вместе с потребностями пользователя, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления. Есть возможность не только использовать стандартные панели инструментов, но и создавать свои собственные.

Список литературы

1.                      Бурьков Д.В.: Практикум по информатике. - М.: Дашков и К, 2010

2.                      Гобарева Я.Л.: Технология экономических расчетов средствами MS Exsel. - М.: КноРус, 2009

3.                      Меняев М.Ф.: MS Office XP: эффективный самоучитель. - М.: Омега-Л, 2013

4.                      под ред. С.В. Симоновича ; рец.: каф. САПР МГТУ им. Н.Э. Баумана, С.В. Кали: Информатика. - Спб.: Питер, 2012

5.                      Холи Р.: Excel. Трюки. - СПб.: Питер, 2012

6.                      Степанов А.Н.: Информатика. - СПб.: Питер, 2011

7.                      Гохберг Г.С.: Информационные технологии. - М.: Академия, 2011

8.                      Долженков В.А.: Microsoft Excel 2003. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014

9.                      Михеева Е.В.: Практикум по информатике. - М.: Академия, 2013

10.                 Панфилова Т.И.: Microsoft Excel и VBA. Примеры и задания. - М.: Интеллект-Центр, 2012

11.                 Каганов В.И.: Компьютерные вычисления в средах Excel и MathCad. - М.: Горячая линия-Телеком, 2012

12.                 Меняев М.Ф.: Информационные технологии управления. - М.: Омега-Л, 2011

13.                 Шафрин Ю.А.: Информационные технологии: 10-11 кл.. - М.: Бином. Лаборатория знаний, 2009

14.                 Зайден М.: Excel 2000. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2009

Приложение 1

Интерфейс Excel 2007

Приложение 2

Контекстные подсказки

Приложение 3

Справочная система

                                               

Приложение 4

Пиктографическое меню

Приложение 5

Средства оформления и вывода на печать

Приложение 6

Средства оформления рабочих листов

Приложение 7

Шаблоны

Приложение 8

Связывание данных

Приложение 9

Вычисления в Excel

                                                  Структурированные ссылки

Приложение 10

Деловая графика

Приложение 11

Моделирование в Excel

Приложение 12

Программирование в Excel