Комплексная практическая работа в MS Word (для обучающихся заочной формы обучения)

СОДЕРЖАНИЕ

·         Занятие 1. Назначение программы. Ввод, редактирование и форматирование текста.

·         Занятие 2. Работа с таблицами в среде MS Word. Создание, редактирование и форматирование таблиц.

·         Занятие 3. Выполнение расчетов в таблице MS Word.

Занятие 1. НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ.

ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Программа Microsoft Word относится к классу программ, называемых текстовыми редакторами. Современный текстовый процессор Microsoft Word предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, предусматривает выполнение операций над текстовой и графической информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ — от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

Программа Microsoft Word позволяет:

·         набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

·         форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных начертаний и размеров;

·         форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

·         форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразных указателей);

·         проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Практическое задание 1

Задание: создать на Рабочем столе документ Word. Задать необходимый формат документу.

Цель выполнения задания – научиться создавать, редактировать текст и форматировать его по установленному образцу.

Порядок работы

1.      Найти в интернете информацию о возможностях текстового процессора и скопировать ее в данный документ. Отформатировать текст следующим образом:

·         ориентация книжная;

·         шрифт Times New Roman, размер 14;

·         Интервал между строк 1,5.;

·         Поля: левое -3,0 см.; правое-1,5 см.; верхнее- 1,0 см.; нижнее-1,0 см.

·         Текст работы выравнивается по ширине.

2.      Озаглавить текст: Возможности текстового редактора. Применить к заголовку стиль Заголовок 1.

3.      Если в выбранном тексте присутствуют слова подчеркнутые красной волнистой линией – это признак ошибки. Исправьте их.

4.      Сохраните текст (вкладка ФАЙЛ-Сохранить как) под именем ФАМИЛИЯ, ГРУППА (Пр. Иванов АТ-12) в указанную преподавателем папку.

5.      Переместите произвольную часть в начале текста в конец документа. Для этого необходимо выделить стоки второго абзаца, щёлкнуть правой кнопкой мыши по выделенному абзацу, в появившемся меню выбрать Вырезать, щелкнуть мышью в конце текста, нажать правую кнопку мыши, в появившемся контекстном меню выбрать Вставить.

6.      Скопируйте произвольное предложение в средине текста и вставьте ее в начало документа, выделив жирным и курсивом.

7.      Задайте скопированному предложению исходный формат. Для этого необходимо выделить стоки исходного текста, щёлкнуть кнопку Формат по образцу (вкладка Главная), навести курсор с кисточкой на нужное предложение полностью выделив его.

8.      Восстановите исходный текст при помощи многократной отмены последнего действия Панель быстрого запуска, Кнопка Отменить.

9.      Разбейте два последних абзаца на две колонки. для этого выделяем два последних абзаца и выбираем Вкладка Разметка страницы, Группа Параметры страницы, кнопка Колонки. В открывшемся окне выбираем вариант с двумя колонками, нажимаем ОК.

10.  Заполните три страницы произвольным текстом (можно копированием произвольного участка введённого текста и многократной вставкой этого текста).

11.  В конце каждой страницы вставить разрыв. Для этого установите курсор в конце последнего предложения, используйте: Вкладка Вставка, Группа Страницы, Кнопка Разрыв страницы.

12.  Введите в начало каждой страницы заголовок произвольного содержания. Оформите его в стиле Заголовок 1. Для этого выделяем заголовок, выбираем вкладку Главная в группе Стили щёлкаем по кнопке Заголовок 1.

13.  Вставьте номера страниц, для этого: Вкладка Вставка, Группа Колонтитулы, кнопка номер страниц. Номера должны располагаться внизу по центру страниц.

14.  Вставьте в конец текста оглавление, для этого: переместите курсор в конец текста (Ctrl + End) и выберите Вкладка Ссылки, Группа Оглавление нажмите кнопку Оглавление.

15.  Пронумеровать абзацы на первой странице, для этого: выделить нужные абзацы, выбрать Вкладка Главная, Группа Абзац, кнопка Нумерация.

16.  Сохраните документ.

Занятие 2. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ В СРЕДЕ MS WORD.

СОЗДАНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ.

Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам, на пересечении которых находятся ячейки. В ячейках таблицы могут размещаться данные произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы и др. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (имена столбцов обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C и т.д.), с пересечением номера строки (номера строк обозначаются цифрами 1, 2, 3, и т.д.). Создание таблиц в Word осуществляется по месту установки курсора, адреса ячеек на печать не выводятся. После создания таблицы средствами Word, она становится самостоятельным объектом, который можно редактировать, перемещать, копировать, импортировать в другие приложения.

Чтобы приступить к созданию таблицы, перейдите на вкладку «Вставка», а затем нажмите кнопку «Таблица» (Рис. 1).

Существует несколько вариантов создания таблицы:

1.      Быстрая вставка таблицы до 10 столбцов и 8 строк. Для этого просто в таблице сверху щёлкните по правой нижней ячейке: После чего таблица будет немедленно вставлена в документ.

2.      Задание параметров таблицы. Щёлкните кнопку «Вставить таблицу…», после чего появится окно (Рис. 3) в котором можно задать число строк и столбцов, а также автоподбор ширины столбцов. Постоянная – ширина задаётся вами, по содержимому – ширина будет зависеть от введённого текста, по ширине окна – таблица будет растягиваться на всё окно. По окончании настроек нажмите «ОК».

3.      Нарисовать таблицу. Вы можете с помощью инструмента «Карандаш» нарисовать таблицу любой сложности.

4.      Преобразовать в таблицу. Преобразует выделенный текст в таблицу, при этом задаётся разделитель.

5.      Таблица Excel – создание таблицы с помощью Microsoft Excel.

6.      Экспресс-таблицы – быстрая вставка уже стилизованной таблицы.

            

Рис. 1 Вставка таблицы                           Рис. 2 Быстрая вставка                Рис. 3 Окно мастера таблиц

Макет таблицы

После помещения курсора в таблицу, появится группа вкладок «Работа с таблицами»: «Макет» и «Конструктор». Для работы с макетом таблицы перейдите на одноимённую вкладку.

Группы инструментов:

• Таблица
• Строки и столбцы
• Объединить
• Выравнивание
• Данные

Таблица

• Выделить – быстрое выделение группы ячеек
• Отобразить сетку – отображение невидимых границ таблицы
• Свойства – переход к окошку «Свойства таблицы»

Строки и столбцы

• Удалить – удаление ячеек, строк, столбцов и таблицы. Удалить таблицу, выделив её и нажав «Delete» нельзя.
• Вставить сверху/снизу – добавление строк сверху/снизу.
• Вставить слева/справа – добавление столбцов слева/справа

Объединить

• Объединить ячейки – объединение выделенных ячеек в одну. Их содержимое также будет объединено.
• Разбить ячейки – разбиение выделенных ячеек на несколько. Содержимое останется в первой ячейке.
• Разбить таблицу – разбиение одной таблицы на две. Строка под курсором станет шапкой второй таблицы.

Выравнивание

• Кнопки «Выровнять по…» - выравнивают текст в выделенных ячейках. Имеется 9 вариантов выравнивания.
• Направление текста – направление текста в выделенных ячейках. Может быть вертикальным и горизонтальным.
• Поля ячейки – задание полей выделенных ячеек.

Данные

• Сортировка – автоматическая сортировка таблицы по тексту, числам или дате.
• Повторить строки заголовков – автоматическая вставка шапки таблицы на каждую страницу
• Преобразовать в текст – операция, обратная преобразованию в таблицу – преобразует таблицу в текст с разделителем.

Стили таблицы

Для редактирования стилей таблицы перейдите на вкладку «Конструктор».

Готовые стили

Группы инструментов:

• Параметры стилей таблиц
• Стили таблиц

Параметры стилей таблиц

• Строка заголовка – наличие шапки таблицы с отдельным стилем
• Строка итогов – наличие завершающей строки с отдельным стилем
• Чередующиеся строки – строки будут чередоваться по цвету
• Первый столбец – наличие начального столбца с отдельным стилем
• Последний столбец – наличие завершающего столбца с отдельным стилем
• Чередующиеся столбцы – столбцы будут чередоваться по цвету

Стили таблиц

Нажмите кнопку , выберите понравившийся стиль и нажмите на него, чтобы создать таблицу с этим стилем или применить его к уже готовой.

Стилизация вручную

• Изменение заливки. Нажмите кнопку «Заливка» и выберите нужный цвет. Выберите пункт «Другие цвета…» для отображения более широкой палитры цветов.
• Изменение границ. Нажмите кнопку «Границы» и выберите подходящий вариант. Также вы можете настроить цвет и тип границ, выбрав пункт меню «Границы» «Границы и заливка…».

Практическое задание 2

Цель выполнения задания – научиться форматировать таблицу, добавлять в неё строки и столбцы, а так же объединять ячейки таблицы.

Порядок работы

1.      Создать таблицу с данными о поступлении в офис писем с разбивкой по категориям и месяцам. Для этого воспользуйтесь режимом – Вставка таблицы, выделением ячеек. Работу необходимо сохранить в указанной преподавателем папке под именем – Отчёт. ФАМИЛИЯ.docx.

2.      Открыть окно – Создание таблицы, выделить мышью в нём четыре столбца и три строки, когда левая клавиша мыши будет отпущена, в документе появится таблица с одинаковыми ячейками. После создания заготовки таблицы в документе Word, в строке меню появится общая вкладка – Работа с таблицами, которая содержит внутри две вкладки – Конструктор и – Макет (рис. 4).

Рис. 4. Расположение команд конструктора на вкладке – Работа с таблицами

На вкладке конструктор расположены группы (Параметры стилей таблиц, Стили таблиц, Нарисовать границы), инструменты на указанных вкладках позволяют оперативно видоизменять таблицу, а также проводить её коррекцию (указанные команды можно вызывать из всплывающего меню, щелчком правой кнопки мыши по таблице).

На вкладке – Макет, относящейся к вкладке – Работа с таблицами находятся пиктограммы и инструменты, которые облегчают форматирование ячеек таблицы, а также вводить функции и формулы при организации вычислений в ячейках таблицы. На рисунке 5 показано содержимое вкладки – Макет.

Рис. 5. Содержимое вкладки – Макет

3.      Сделать заголовок таблице: «Сводка о поступлении писем», для чего следует выделить ячейки первой строки, а затем нажать на правую клавишу мыши. Выбрать команду – Объединить ячейки во всплывающем меню (рис. 6). На вкладке – Макет находится команда , поэтому совсем не обязательно пользоваться правой кнопкой мыши, а стоит освоить возможности этой вкладки.

Рис. 6. Всплывающее меню для выбора команды при работе с таблицей

4.      Ввести текст заголовка таблицы, выровнять его по ширине и по центру, воспользовавшись пиктограммой .

5.      Выделить последнюю строку в таблице, воспользоваться инструментом (командой) , добавить две строки.

6.      Выделить таблицу сверху, вставить два столбца справа, воспользовавшись инструментом .

7.      Изменить размеры ячеек, ввести текст и данные, заменить цвет ячеек таблицы, как показано на рисунке 7.

8.      Сохранить документ.

Рис. 7. Окончательный вид таблицы после выполнения операций форматирования

Занятие 3. ВЫПОЛНЕНИЕ РАСЧЕТОВ В ТАБЛИЦЕ MS WORD.

Если требуется выполнить вычисления над числами в таблице Word, можно создать формулу, которая использует встроенные математические функции. Формула строится с помощью инструмента – Формула, к которому можно добраться следующим образом:

·         Установить курсор в ячейке таблицы.

·         Раскрыть список на вкладке – Макет

·         Выбрать инструмент , в открывшемся диалоговом окне (рис. 8) выбрать функцию и установить формат числа для вывода результатов.

Рис. 8. Окно для создания формулы

Ключевое слово LEFT для функции SUM, обозначает, что над всеми элементами, содержащие числовые данные в строке слева будет проведена операция суммирования. Обратите внимание, что начало любой формулы должно начинаться со знака «=» (равно). Для записи формулы можно воспользоваться приёмом, который широко используется в Excel, т.е. указываются адреса ячеек, над которыми следует провести определённые действия.

Пользователь может использовать любую функцию для встраивания в ячейки Word, для того, чтобы узнать их перечень и правила использования, достаточно обратиться к справочной системе Word. Для получения справки щёлкните по значку  в правом верхнем углу Word, а затем введите в диалоговое окно запрос, например, «формула», из появившегося списка выберите статью (рис. 9).

Рис. 9. Действия пользователя Word при получении справки и его возможностях

Данные в таблице можно изменять, для того, чтобы увидеть правильный результат, необходимо выполнить следующие действия:

·         Установить курсор в ту ячейку, где необходимо провести изменения и заменить число.

·         Щёлкнуть правой клавишей мыши по ячейке, в которой записана формула, в открывшемся окне, выбрать строку с командой .

Практическое задание 3

Цель выполнения задания – освоить правила вставки формул в ячейки таблицы Word для проведения вычислений над цифровыми данными.

Порядок работы

1.      Вычислить Общее количество по месяцам по формуле SUM.

2.      Вычислить среднее значение по месяцам. Для вычисления среднего значения для строки с наименованием «Январь», выполним следующие действия:

·         Установить курсор в ячейку строки «Январь» под наименованием столбца «Средняя».

·         Вызвать окно для ввода формулы и заполнить окна (Формула и Формат числа), как показано на рисунке 10.

Рис. 10. Создание формулы с использованием адреса ячейки таблицы

·         Заполнить все ячейки таблицы в строке «Итого:» формулами, в результате чего должно получиться, как показано на рисунке 11.

Рис.11. Результаты выполнения вычислений в таблице

Занятие 4. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ EXCEL В WORD.

1.      В документе Word выберите Вставка > Диаграмма.

Рис. 12 Вставка диаграммы

2.      Выберите тип диаграммы (например, гистограмма или круговая диаграмма) и нажмите кнопку ОК. (Если вы не знаете точно, что выбрать, пройдитесь по списку Все диаграммы и просмотрите каждый тип.) (Рис. 13)

Рис. 13 Выбор типа диаграммы

3.      Введите данные в электронную таблицу, которая автоматически откроется с диаграммой. Диаграмма будет обновляться с учетом данных, введенных в ячейку, при переходе к следующей.

Редактирование и настройка диаграммы

Создав диаграмму, вы можете сколько угодно и как угодно менять ее цвета, стили, сведения, компоненты и данные. Описанные ниже три шага помогут вам систематизировать свой подход.

1.      Чтобы изменить какие-то свойства диаграммы в целом, щелкните диаграмму. У ее правого края появятся четыре кнопки, позволяющие сделать такие изменения: Параметры разметки (показана ниже), Элементы диаграммы, Стили диаграмм и Фильтры диаграммы.

Вместо этого вы можете щелкнуть диаграмму для открытия вкладки Работа с диаграммами > Конструктор и воспользоваться широким выбором представленных на ней стилей, типов и элементов диаграмм.

1.      Чтобы отредактировать данные, щелкните диаграмму правой кнопкой мыши и выберите Изменить данные. Электронная таблица откроется заново, и сделанные в ней изменения автоматически отразятся на диаграмме. То же самое произойдет, если в разделе Конструктор выбрать Данные > Изменить данные.

2.      Чтобы изменить, добавить или удалить конкретный элемент диаграммы, например условные обозначения, подписи осей, заголовок, гистограммы или фон, щелкните его.

Затем выберите нужные параметры в области Формат, которая появится справа от рабочей

Рис. 14 Изменение свойств диаграмм                   области. (Если вы не видите область Формат, дважды щелкните элемент диаграммы, который вы хотите изменить).

Практическое задание 4

Цель выполнения задания – освоить порядок вставки и форматирования диаграмм в Word.

Порядок работы

1.      Вставить диаграмму следующего вида:

2.      В диалоговом окне «Диаграмма в Microsoft Word» ввести данные и название таблицы из задания 3 Поступление писем в организацию.

3.      Изменить стиль и цвет диаграммы на Ваше усмотрение