Конспект по дисциплине "Введение в профессию: общие компетенции профессионала" на тему "Формулировка проблемы" (2 курс СПО)

КОНСПЕКТ на ТЕМУ:

«Формулировка проблем»

Психологи говорят: «Правильное формулирование проблемы — половина ее решения». Умение формулировать проблему является необходимым, отправным в производственной деятельности. Ведь именно правильно сформулированная проблема приводит к качественному решению. Умение стройно, понятно и просто излагать свои мысли еще никому не вредило. А часто и помогало занять более высокие должности только за счет того, что человек может нормально общаться с руководством.

Если тот или иной человек не знает, что же он решает, то насколько эффективным будет решение? Неправильная формулировка проблемы — самая провальная яма в управлении проектами. В результате неправильно выбора направления в чёрную дыру непонимания выбрасываются время, деньги, люди.

Сегодня уже большинство компаний и людей развили способность прояснения и согласования целей, мастерски овладели визуализацией и SMART-форматом для постановки целей. Но до сих пор мало кто способен четко определить, какую проблему они решают.

Часто проблема выглядит как сгусток эмоций, от которого хочется побыстрее избавиться, и желательно чужими руками. Одна из наиболее трудных стадий в решении проблемы – переход от ощущения дискомфорта, от ситуации, где «что-то причиняет вред», к той, в которой мы имеем четко сформулированную проблему.

А между тем, формулировке проблем можно и нужно научиться, и обучать этому своих сотрудников стоит даже раньше, чем обучить их правильной постановке целей.

Что есть проблема с точки зрения энциклопедии?

«Проблема – сложная практическая или теоретическая задача, не имеющая решения на настоящий момент или для решения которой не существует общепринятых методов».

В широком смысле, проблема – это ситуация, характеризующаяся различием между существующим и необходимым (желаемым).

Часто проблему путают с обстоятельствами. Обычно на вопрос «где находится проблема?» — многие отвечают, что снаружи человека. Но если проблема — это то, что мы собираемся решить, то обстоятельства решению не подлежат, они или есть, или их нет. Кроме того, обстоятельства не могут быть негативными или позитивными. Они просто есть.

В таком случае, под проблемой стоит понимать расхождение между «Хочу» и «Есть», между теми обстоятельствами, в которых человек находится сейчас, и теми, в которых он хочет оказаться в будущем, между желаемым и действительным. То есть когда мы хотим, что бы процесс шёл каким-то конкретным образом, но этого не получается, потому, что существуют некие барьеры для желаемого протекания процесса и мы этим обстоятельством очень недовольны.

Проблемой преимущественно называется вопрос, не имеющий однозначного решения (степень неопределённости); неопределённостью проблема отличается от задачи. Также проблема отличается от задачи тем, что для её решения недостаточно собственных ресурсов, и решается она с привлечением ресурсов со стороны.

То есть проблема это — не ситуация, не причина, не задача, не цель, и не вопрос. Проблема же – это описание нежелательного для нас обстоятельства современной действительности с указанием значимых причин и факторов, вызывающих и/или поддерживающих это явление.

Что бы удобно было сформулировать проблему и ничего не упустить, необходимо посмотреть на сложившуюся ситуацию как на некую систему. Элементами этой системы могут быть люди, предметы, явления и т.д. Как в любой системе эти элементы могут взаимодействовать, находиться в отношениях между собой. При этом они могут прибывать в различных состояниях. В такой системе любая проблема – это конфликт, негатив по отношению к текущему состоянию системы. Это нежелательное (для наблюдателя) состояние или расположение элементов. Это вредное влияние элементов друг на друга, либо влияние не той силы и вектора, а может и отсутствие необходимого влияния. Возможно, это плохая управляемость системой, либо отсутствие информации от неё.

Почему вообще возникают проблемы в системах? Любые системы развиваются по определённым законам. Они рождаются, развиваются, стареют и умирают. И в момент возникновения проблемы система может находиться как на стадии прогресса, так и на стадии деградации. В процессе развития различные элементы системы развиваются неравномерно, что вызывает дискомфорт для наблюдателя. Кроме того само развитие может идти в невыгодном для нас направлении. Часто бывает, что текущее состояние элементов системы и их отношения не позволяют системе развиваться дальше, и тогда без внешнего воздействия либо наступает застой, либо система переходит в стадию деградации.

В то же время именно в проблемах заложен потенциал развития любой системы. Проблема несет в себе как сложности, так и возможности и отношение наблюдателя к проблеме либо усугубляет ее, либо дает возможности. Нередко в учебниках позитивного мышления можно встретить такой совет: при столкновении с проблемой задавайте себе вопрос: какие три возможности дает мне эта проблема. В этом случае Вы развернете себя по направлению к успеху.

Правильная формулировка проблемы должна содержать:

- описание объектов и/или процессов;

- их состояние;

- оценка (недовольство состоянием);

- владельца проблемы.

Полезно также ответить на следующие вопросы:

- в чём выражается наличие проблемы;

- на кого или на что влияет проблема;

- нужно ли решать эту проблему;

- нужно ли решать её сейчас;

- нужно ли решать её своими силами;

- выигрыш от решения этой проблемы.

В общем виде алгоритм формулирования проблемы содержит 4 шага:

1.     Описать ситуацию своими словами для начала анализа;

2.     Выделить субъекты и объекты (участников ситуации);

3.     Установить (описать) взаимодействия между «действующими лицами» (показать связи);

4.     Сформулировать проблемы как несоответствия между текущим состоянием и желаемым

.

Итак, формулировка проблемы подытоживает все то, что уже известно о проблемной ситуации.

Однако формулировка проблемы не предусматривает путей ее разрешения или обвинений в чей-либо адрес.

Только после того, как проблема сформулирована, целесообразно переходить к следующим шагам:

- определить причины, ведущие к проблеме;

- поставить цели и задачи на устранение причины (собственно решить проблему);

- проверить полученное решение по критериям правильности.

При формулировании проблемы нужно придерживаться основных правил:

·         проблему следует описывать четко и максимально сжато;

·         не стоит путать проблему с целями и задачами, а также с путями ее решения;

·         отключить эмоции, в описании пользоваться деловыми терминами;

·         проблему нужно измерить, задать количественные показатели для текущей и для желаемой ситуации;

·         доказать актуальность проблемы с помощью фактов и цифр;

·         привести описание того, описать, кем и как и проблема решается в настоящее время;

·         сделать вывод относительно причины, по которым данная проблема до сих пор не имеет решения;

·         связать решение проблемы с задачами организации;

·         сформулировать проблему с точки зрения целевой аудитории;

·         помнить, что проблема–источник новых возможностей для развития, а не только причина затруднений.