Конспект по теме "Презентации. Способы и этапы создания"

Презентации: способы и этапы создания

Занятие 25

·         Назначение программ презентаций и в частности программы Microsoft PowerPoint

·         Способы запуска программы

·         Объекты, используемые в программе

·         Этапов создания презентаций

·         Разработка презентационных сценариев

 

Понятие презентации уже прочно укоренилось в нашем сознании не только в филологическом, но и в функциональном смысле. В любой области деятельности человека начинание нового предполагает представление новинки кругу потенциальных или реальных заинтересованных лиц. Поэтому презентация сопровождает большинство предложений как в производстве или коммерческой деятельности, так и в рекламе или представлении идей, людей, изделий, материалов, услуг. Презентация призвана не только для распространения каких-либо достижений, но и для более эффективного и выразительного общения с аудиторией.

Английский корень слова «презентация» – present – означает «представлять, преподносить». Таким образом, пакеты презентационной графики предназначены для представления, демонстрации чего-либо с широкими возможностями сделать это ярко, красочно, интересно, убедительно. В связи с этим можно дать следующее определение презентации как продукта средств презентационной графики:

1.      Презентация – это электронный документ комплексного мультимедийного содержания с возможностями управления воспроизведением.

2.      Презентация — показ, представление чего-либо нового, выполняемые докладчиком с использованием всех возможных технических и программных средств.

Средства разработки динамических презентаций развиваются по двум направлениям:

для непрофессиональных пользователей:

Название ПО	Логотип
PowerPoint фирмы Microsoft
Freelance Graphics фирмы Lotus
Harvard Graphics фирмы Software Publishing

для профессионалов с более развитыми возможностями:

Название ПО	Логотип
Visual Reality for Windows фирмы Visual Software
Action и Macromedia Director фирмы Macromedia
Astound фирмы Gold Disk

Для подготовки и проведения презентаций в настоящее время широко используется приложение презентационной графики PowerPoint, входящий в комплект поставки пакета Microsoft Office.

Коснемся функциональных возможностей презентационных пакетов, ориентированных на непрофессионального пользователя:

§  предложение готовых образцов презентаций;

§  стандартные для текстовых редакторов средства работы с текстом, возможности художественной обработки текста WordArt;

§  средства для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики, организационные диаграммы и прочие);

§  широкий спектр фонового оформления как отдельных слайдов, так и всей презентации;

§  встроенная поддержка мультимедиа-возможностей;

§  поддержка OLE-технологий, импорт видео- и звуковых файлов;

§  анимационные возможности;

§  средства деловой графики, инструментарий создания графических изображений;

§  управление воспроизведением презентации; и др.

В среде PowerPoint презентация – совокупность слайдов по определенной тематике, выполненных в едином стиле, и хранящихся в едином файле.

Файлы презентации PowerPoint имеют расширение .ppt.

Термин слайд используется для обозначения страницы видеоматериалов (кадра), которая представляет собой сложную структуру, в виде совокупности объектов.

К объектам слайда относятся:

§  фон – является обязательным и может быть единственным объектом на слайде;

§  основной текст (как элемент разметки слайда) – отображается в структуре презентации;

§  дополнительный текст (не отображается в структуре презентации) – вводится через кнопку [Надпись] панели инструментов Рисование;

§  таблицы;

§  графические изображения;

§  диаграммы (графики);

§  колонтитулы;

§  гиперссылки;

§  видеоклипы;

§  пиктограммы;

§  звук.

Рисунок 1. Объекты в приложении Power Point

Кроме слайдов презентация включает структуру презентации и заметки.

Структура презентации – это документ, содержащий только заголовки слайдов и основной текст без графических изображений и специального оформления.

Заметки – дополнительная информация, которая позволяет, не загромождая излишней информацией сам слайд, представить нужные примечания для заинтересованных лиц в распечатанном варианте презентации в виде уменьшенного изображение копий слайдов с полем для заметок.

Каждый слайд в презентации нумеруется, причем нумерация поддерживается при перемещении, удалении или добавлении слайдов. Аналогично нумеруются и все объекты слайда, которым задается очередность их представления при воспроизведении презентации.

Для создания презентации предлагается три способа:

§  при помощи Мастера автосодержания;

§  на основе предлагаемых шаблонов;

§  с использованием пустой презентации (разработка в режиме Конструктора), т.е. создание презентации «с нуля».

Использование Мастера автосодержания – это способ, для которого характерен режим диалога. Пользователю предлагается набор слайдов, и он делает выбор по указанной теме. Не стоит начитать изучение работы приложения PowerPoint с этого способа, так как он требует значительных доработок и редакции предлагаемой презентации, что, в свою очередь, возможно уже при наличии определенных знаний. Поэтому начинающему пользователю лучше освоить способ создания презентации «с нуля».

Создание презентации на основе шаблонов предполагает два типа шаблонов:

§   шаблоны презентаций

§   шаблоны оформления

Шаблоны презентаций содержат для каждой тематики стандарты. Пользователь может принять предлагаемый текст, либо заменить его авторским. Шаблоны презентаций похожи на стандартные шаблоны в Word: "Технический отчет", "Доклад о ходе работ", "Продаем продукцию и услуги" и другие.

Шаблоны оформления разработаны дизайнерами. Они содержат определенную цветовую гамму текста и других объектов слайдов, фон, стилистику, разнообразные графические элементы, параметры шрифтов, некоторые специальные эффекты. Пользователю необходимо самостоятельно выбрать подходящий для содержания своей презентации шаблон.

Использование пустой презентации предполагает отказ от помощи Мастера и шаблона презентации – это творческий процесс, включающий в себя:

§  разработку цели и содержания презентации (сценария);

§  размещение объектов на слайде (текста, графики, диаграмм и др.);

§  определение цветовой гаммы всех объектов слайда;

§  установку звуковых и анимационных эффектов;

§  установку режимов демонстрации презентации (воспроизведения).

Презентация состоит из частей:

§  вступление (10 % объема) – должно ввести аудиторию в курс тематики презентации;

§  основная часть (80 %) – это носитель информации, которая должна быть представлена в удобном для визуального и звукового восприятия виде;

§  заключение (10 %) – выводы по представленной информации, реко­мендации по ее использованию, благодарность слушателям.

Прежде чем приступать к созданию презентации, необходимо определить какой тип презентации является наиболее эффективным для вашей работы.

Основные типы презентаций

§  Торговые презентации

§  Маркетинговые презентации.

§  Обучающие презентации

§  Корпоративные презентации.

Создание презентации - это многоплановая задача, требующая досконального знания аудитории, темы и используемых программных средств, а также подробного планирования.

 Подготовка любой презентации включает следующие этапы:

§  Проектирование презентации;

§  Сбор подробной информации по теме, т.е. изучение литературы и беседы со специалистами;

§  Сбор сведений об аудитории, которой будет представлена презентация;

§  Изучение возможностей и ограничений презентационного программного обеспечения, с которым предстоит работать;

Основой презентации является сценарий, именно он образует своеобразный каркас, на котором строится все представление материала. Сценарий строится по схеме, которая состоит из трех блоков: начало, основная часть и заключительная часть.

Презентации со сценарием - это снабженные спецэффектами показы слайдов. Обычно такие презентации включают «плывущие» по экрану титры, содержащие дополнительные пояснения. Использование анимированного текста в сочетании с анимированными диаграммами, графиками и иллюстрациями позволяет заострить внимание слушателей на основных положениях и способствует лучшему запоминанию информации. При создании сценария и составлении текстового сопровождения к нему следует руководствоваться определенными принципами.

В состав Power Point входит модуль Viewer, с помощью которого можно проводить презентацию даже на компьютерах, на которых Power Point не установлен;

Программа MS Power Point является специализированным средством автоматизации для создания и оформления презентаций, призванных наглядно представить работы исполнителя группе других людей.

Программа обеспечивает разработку электронных документов особого рода, отличающихся комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями воспроизведения. MS Power Point позволяет разрабатывать следующие документы:

1.      презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонстрации через оптический проектор;

2.      презентации, рассчитанные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотопленке с целью их демонстрации через оптический слайд-проектор;

3.      презентации, рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор;

4.      материалы презентации для автономного показа на экране компьютера;

5.      материалы презентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром;

6.      материалы презентации для рассылки по электронной почте с последующим автономным просмотром адресатами;

7.      материалы презентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи.

В процессе создания презентации будут использованы предоставляемые средой Power Point группы инструментов (Рис. 2)

Рисунок 2. Группы инструментов среды Power Point

Запуск программы можно осуществить разными способами:

§  Наиболее простой из них заключается в использовании кнопки Панели быстрого запуска или Рабочего стола.

§  Если таких кнопок нет, то выполните команду Пуск-Программы-Microsoft PowerPoint.

Режимы просмотра:

Для эффективного применения PowerPoint при создании и редактировании презентаций необходимо использовать различные режимы просмотра документов. Режимы представляют собой разные способы отображения слайдов на экране. К основным режимам, применяемым в PowerPoint, относятся:

§  обычный режим

§  режим сортировщика слайдов.

Переключение режимов отображения можно осуществлять в меню Вид (Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок).

Переключение режимов можно также осуществлять с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов)

.

Режимы отображения слайдов:

Режим «Обычный». В этом режиме в окне приложения отображаются три области:

§  Структура-Слайды

§  Область Слайда

§  Заметки к слайду

 Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

Режим «Сортировщик слайдов» – это режим, в котором все слайды презентации отображаются виде миниатюр. В этом режиме можно легко перемещать слайды, изменяя порядок их следования в презентации.

Режим «Показ слайдов» - это режим, с помощью которого можно просмотреть презентацию на экране.

Режим «Страницы заметок» – режим просмотра, в котором к каждому из слайдов можно добавить заметки докладчика. В верхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а в нижней половине отображается большая панель для текста заметок.

На заметку

* Намного лучше будет, если презентацию «оживить». Для этого применяйте больше анимации. Представьте картину: заголовок презентации красиво меняет свой цвет, в центре начинает высвечиваться текст, в верхнем правом углу кружатся звездочки, внизу текст начинает менять форму и т.д.

Для этого требуется только выделить объект (текст, картинку и т.д.). Затем выбрать «анимация» и «добавить анимацию». Далее выбираете анимацию. «Пути перемещения» – вы рисуете линию, по которой объект будет перемещаться. «Выделение» – объект будет выделяться, только недолго.

* «Гиперссылка» – это ссылка на другой слайд, документ или сайт в Интернете. Когда вы «заблокировали» презентацию, вы должны вставить «кнопки». «Показ слайдов – управляющие кнопки», и выбирайте кнопку. А можете просто кликнуть правой кнопкой по объекту и выбрать «Настройка действия», затем сверху в окне выбрать место, куда хотите перейти (например: «следующий слайд, предыдущий слайд, завершить показ» и т.д.).

Старайтесь, как можно больше различных кнопок вставлять в презентацию, чтобы в любой момент можно было вернуться на предыдущий слайд или выйти. Но не перестарайтесь, а то у Вас выйдет вместо интересной презентации подводная лодка, с множеством ненужных (или непонятных) кнопок!

* Вы можете сделать много анимации, но объекты могут работать не по порядку. Справа (когда открыта панель Анимация, необходимо выбрать Область анимации) есть список объектов, которые анимированы. Если сначала появляется заголовок, а потом основной текст, а вам надо, чтобы происходили эти действия наоборот, то в списке можно перетащить объект «заголовок» ниже, чем объект «основной текст».

* По умолчанию, анимация начинает работать после клика мыши. Но, кликнув по названию объекта в списке «Настройка анимации», можно выбрать, чтобы анимация начинала работать автоматически или после предыдущей анимации (если она конечно есть). Можно кликнув по названию объекта и «Время», выбрать «задержку» (после ** секунд начнется воспроизведение анимации).

* В программе есть возможность «Рисования». Внизу на панели, есть «Автофигуры» (квадраты, круги, звезды и т.д.). Когда вы нарисуете что-либо, можете двумя кликами мышью по рисунку открыть окно Заливки, то есть «Формат автофигуры». В Заливке, вы можете выбрать цвет автофигуры. Более того, если выберите «Заливка – цвет – способы заливки», вы сможете «залить» фигуру более красиво.

* Для просмотра презентации нажмите на клавиатуре «F5»

Требования к оформлению презентации:

1.      Первый слайд – название;

2.      Общий стиль (исключение - первый слайд);

3.      Анимированная смена слайдов в общем стиле.

4.      Наличие заголовков у слайдов;

5.      Лаконичность (минимум текста).  Каждый слайд должен быть заполнен текстом не более чем на треть;

6.      На слайдах должны присутствовать объекты: аудио (видео-) фрагменты, анимированные изображения (в том числе двигающиеся по заданной траектории)

7.      Постоянный шрифт;

8.      Крупный шрифт;

9.      Тёмный текст на светлом фоне или наоборот;

10.  Не использовать стандартный клипарт;

11.  Наличие четкой структуры и навигации, созданной при помощи кнопок и гиперссылок.

12.  Непрерывный музыкальный фон. (если требуется)

 

Вопросы для самопроверки

1. Что такое презентация?

2.      Перечислите средства разработки динамических презентаций?

3.      Какие функциональные возможности презентационных пакетов Вам известны?

4.      В каком формате сохраняется созданная презентация в программе PowerPoint?

5.       Что такое слайд и что относится в его объекты в презентации?

6.      Из каких частей состоят презентация?

7.      Перечислите типы презентаций и дайте им определение?

8.      Какие документы позволяет создавать и разрабатывать MS Power Point?

9.      Опишите группы инструментов, предоставляемые средой Power Point?

10.  Какие Вам известны режимы отображения слайдов в Power Point, опишите эти режимы?

11.  Что позволяет делать Гиперссылка в презентации?

12.  Как добавить анимацию к объектам в презентации?

13.  Расскажите основные требования по созданию презентации в Power Point?