Конспект урока по теме «Письма»
Цели:
Познакомиться с понятием деловые письма.
Сформировать умения правильно составлять служебные письма.
Правильно составлять и оформлять ОРД.
Продолжить формирование умений работе по 10-ти пальцевой системе.
Развивать память, координацию, коммуникативные умения.
Воспитывать активность, усидчивость.
Оборудование: компьютер, проектор, образцы писем.
Ход занятий
I. Организационная часть занятия (отметить отсутствующих, приготовить необходимые принадлежности).
II. Повторение. Фронтальная практическая работа
Прежде чем начать изучать новую тему давайте вспомним, как оформляются реквизиты (учащаяся выходит и оформляет реквизит на компьютере, остальные исправляют ошибки):
Оформить реквизит адресат: Районное управление образования заместителю директора по дополнительному образованию Новиковой Л.А.
Оформить реквизит дата: 27.02.04 г.
Оформить реквизит ссылка на индекс и дату входящего документа: На № 203 от 26.02.03 г.
Оформить реквизит заголовок к тексту: О проведении аттестации.
Оформить реквизит: отметка об исполнителе.
III. Изучение новой темы:
А теперь мы с вами плавно подошли к теме урока «Письма» и цель нашего урока …
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. 1
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 2
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. 4
Деловое письмо имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них (наглядные пособия). Письмо имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления, современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Существуют два способа расположения реквизитов. Напомните мне какие? (угловое и продольное).
В левом верхнем углу или в центре в верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Под наименование фирмы указывают справочные данные об организации. (Дальше по реквизитам)
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 6
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. 8
В письмах используют следующие формы изложения текста:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает")
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:
В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". 12
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 13
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 14
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 15
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
По характеру информации письма имеют много разновидностей: сопроводительное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; письмо-ответ; письмо-сообщение; письмо-подтверждение; информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-извещение; письмо-приглашение; письмо-предложение; письмо-напоминание; письмо-требование; письмо-благодарность; письмо-поздравление.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.
IV. Заключительный инструктаж:
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.