Лабораторная работа
Создание базы данных и редактирование её структуры

Цель работы:

• научиться создавать базу данных в режиме таблицы с помощью Мастера;

• научиться редактировать структуру базы данных;

• сортировать данные в таблице.

Студент должен:

знать:

– что такое база данных, СУБД;

– что такое запись в базе данных;

– данные каких типов могут храниться в полях базы данных;

– что определяет структуру базы данных;

– какой режим позволяет изменить структуру базы данных;

Основные понятия

База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

Система управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.

Столбцы в базе данных называются полями, а строки – записями.

Ключевое поле – это поле, значения в котором не могут повторяться.

Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Практические задания:

1. Запустить систему управления базами данных – Access.

2. Создать Новую базу данных, в разделе Имя файла ввести имя будущей базы данных «Работа № группы и подгруппы».

3. Перейдите в режим Конструктор (меню Вид\Конструктор)

   1. Измените тип поля Код на Числовой;

   2. Сделайте поле Код ключевым, установив курсор на имя этого поля и щелкнув на кнопке Ключевое поле.

4. Ввести данные в таблицу:

   Код

   Фамилия

   Имя

   Отчество

   Адрес

   Телефон

   Зарплата

   1

   Иванов

   Егор

   Петрович

   Ул. Батурина, 25-12

   23-34-45

   12000

   2

   Семёнов

   Николай

   Николаевич

   Ул. Пушкина, 65-34

   33-23-65

   10500

   3

   Ефимов

   Иван

   Романович

   Ул. Ермака, 98-87

   34-45-56

   13000

   4

   Петров

   Иван

   Николаевич

   Ул. Пушкина, 56-45

   34-45-59

   17000

   5

   Волкова

   Татьяна

   Ивановна

   Ул. Батурина, 13-4

   35-36-87

   15000

   6

   Сергеев

   Дмитрий

   Иванович

   Ул. Пушкина, 35-43

   35-56-78

   9000

   7

   Иванов

   Егор

   Николаевич

   Ул. Ермака, 87-34

   35-56-45

   8000

   8

   Петрова

   Елена

   Викторовна

   Ул. Ленина, 75-54

   34-56-23

   7500

   9

   Петров

   Виктор

   Романович

   Ул. Ленина, 75-54

   34-56-23

   20000

   10

   Иванов

   Сергей

   Сергеевич

   Ул. Ермака, 34-23

   34-45-12

   18000

5. Установить ширину столбцов по ширине данных.

6. Добавить две новых записи.

7. Удалить пятую запись, предварительно выделив её, щёлкнув на маркере записи.

8. Изменить имя поля «Адрес» на «Улица».

9. Добавить новое поле «Дата рождения» за полем «Отчество», предварительно перейти в режим Конструктор.

10. Добавить поле «Должность» в конец таблицы.

11. Поменять местами столбцы «Телефон» и «Улица».

12. Отсортировать таблицу по полю «Фамилия» в алфавитном порядке.

13. Отсортировать таблицу по полю «Зарплата» по убыванию.

14. Добавить поле «Фото» в конец таблицы.

Контрольные вопросы:

1. Что такое база данных и СУБД?

2. Какие типы баз данных вы знаете? Приведите примеры.

3. Чем отличаются поля и записи в реляционной базе данных?

4. Какие типы полей вы знаете?

5. Содержит ли какую либо информацию таблица, в которой нет полей?

6. В чём состоит особенность поля типа Счётчик?

7. В чём состоит особенность поля типа Memo?

8. Какое поле называется ключевым?

9. Почему при закрытии таблицы программа Access не предлагает сохранить данные?

10. Какой режим позволяет изменить тип поля и его формат?

11. Что такое Мастер, и какого его назначение при работе с базой данных?

Отчет по лабораторной работе

Создание базы данных и редактирование её структуры

1. Создать структуру таблицы «Сведения о сотрудниках»:

Имя поля

Тип данных

Описание

2. Для удаления записи необходимо:

   1. ___________________________________________________________

   2. ___________________________________________________________

3. Чтобы поменять местами столбцы необходимо:

   1. ____________________________________________________________

   2. ________________________________________________________________________________________________________________________

4. Чтобы добавить новое поле необходимо:

   1. ____________________________________________________________

   2. ____________________________________________________________

   3. ________________________________________________________________________________________________________________________

5. Для сортировки таблицы необходимо:

   1. ____________________________________________________________

   2. ____________________________________________________________

   3. ____________________________________________________________

6. Чтобы перейти в режим Конструктор необходимо:______________________
   _________________________________________________________________

Вывод:________________________________________________________________
______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Выполнил:

Проверил:

Оценка:

Дата выполнения:

Группа:

Лабораторная работа
Формы. Поиск записей. Фильтры.

Цель работы:

• научиться представлять базу данных в режиме формы;

• редактировать данные в этом режиме;

• осуществлять поиск, создавать и применять фильтры для отбора записей.

Студент должен:

знать:

– что такое база данных, СУБД;

– что такое запись в базе данных;

– данные каких типов могут храниться в полях базы данных;

– что определяет структуру базы данных;

– какой режим позволяет изменить структуру базы данных;

уметь:

– создавать простейшую базу данных в режиме Мастера и Конструктора;

– редактировать структуру базы данных;

– добавлять и удалять записи;

– выполнять сортировку данных в базе.

Основные понятия

СУБД MS Access служит для создания различных баз данных, их редактирования, выборки из базы требуемых данных по условию, созданию на основе баз отчётов различной формы.

База данных может быть представлена не только в виде таблицы, но и в виде формы.

Форма представляет собой электронный бланк, который облегчает ввод данных в базу.

Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей. При задании условий поиска можно использовать подстановочные символы, которые могут соответствовать одному или нескольким символам разыскиваемой строки:

* – любое количество символов;

? – один символ на строке.

Практические задания (1 часть):

1. Откройте свою базу данных

2. На базе таблицы «Сведения о сотрудниках» создать Автоформу в столбец.

3. В третьей записи увеличьте зарплату и измените должность.

4. Добавьте две новых записи.

5. Сохраните форму под именем Анкета.

6. Проверьте, отобразились ли ваши записи в исходной таблице, если добавленных записей нет, то откройте меню Записи/Показать все записи.

7. Отсортируйте фамилии по алфавиту.

8. Откройте форму Анкета.

9. Найдите сотрудников с именем Иван:

   • установите курсор в поле Имя;

   • выполните команду Правка, Найти или на Панели инструментов щёлкните на кнопке с биноклем;

   • в открывшемся окне в качестве образца введите имя, которое хотите найти;

   • установите Область поиска (текущее поле или все поля);

   • установите совпадение – поля целиком, сначала поля, с любой частью поля;

10. Определите, кто звонил, если на телефонном определителе остался номер телефона звонившего 34-45-56.

11. Найдите сотрудника, если вы помните только номер его квартиры 25.

12. Найдите сотрудника, зная, что цифра 75 входит либо в адрес, либо в номер телефона сотрудника.

Однако способ, рассмотренный в предыдущих упражнениях не всегда самый рациональный. Предположим, что в вашей базе данных несколько людей с заданными именами. Пролистывать карточки не особенно удобно. Проще было бы увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужное имя. Сделать это можно при помощи фильтра.

Фильтр – это набор условий, предназначенных для отбора записей или их сортировки.

Применение фильтра позволяет не отображать те записи, которые не удовлетворяют заданному условию отбора. В Access существует несколько способов создания фильтров:

1. Способ Фильтр по выделенному и Исключить выделенное позволяет создать фильтр, основанный на выделенном тексте или значении. Для этого на панели инструментов имеются соответствующие кнопки Фильтр по выделенному и Удалить фильтр . Для того чтобы исключить выделенное, необходимо найти запись со значением, которое хотите исключить, и щёлкнуть на ней правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Исключить выделенное.

2. Расширенный фильтр (Записи/Фильтр/Расширенный фильтр) позволяет ввести сложные условия фильтрации и сортировки способом, аналогичным написанию запроса.

Практические задания (2 часть):

1. 1. Получите список всех сотрудников, у которых

      • номер телефона начинается на 34;

      • фамилия оканчивается на *ов;

      • год рождения 1982;

      • номер дома 75;

      • зарплата > 9000 и <20000 рублей;

      • имена начинаются на Е, а фамилии на И;

      • самая маленькая зарплата.

2. Скройте зарплату директора.

Контрольные вопросы:

1. Что такое база данных?

2. Назовите способы представления базы данных;

3. Что такое форма? Для чего предназначены формы?

4. Назовите способы создания форм?

5. Каким образом осуществляется поиск записей в форме?

6. В каких случаях при задании условий поиска используют символы «?» и «*»?

7. Что такое фильтр в Access?

8. Какие способы задания фильтров вы знаете?

9. В чем особенность расширенного фильтра?

Отчет по лабораторной работе

Формы. Поиск записей. Фильтры.

1. 1 часть. Поиск записей.

Найти сотрудников с именем Иван.

2. Аналогично выполните задания 10, 11, 12.

Образец:

Образец:

Образец:

Поиск в:

Поиск в:

Поиск в:

Совпадение:

Совпадение:

Совпадение:

Просмотр:

Просмотр:

Просмотр:

3. 2 часть. Использование фильтров.

Введите условия для отбора записей:

Номер телефона начинается на 34: Фамилия оканчивается на *ов: Год рождения 1982:

Имя поля

Имя поля

Имя поля

Сортировка

Сортировка

Сортировка

Условие

Условие

Условие

Номер дома 75: Зарплата >9000 и <20000: Имена на Е и фамилии на И

Имя поля

Имя поля

Имя поля

Сортировка

Сортировка

Сортировка

Условие

Условие

Условие

Самая маленькая зарплата:

Имя поля

Сортировка

Условие

Чтобы скрыть зарплату директора необходимо: а)____________________________

б)_____________________________________________________________________

Вывод:________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Выполнил:

Проверил:

Оценка:

Дата выполнения:

Группа:

Лабораторная работа
Запросы

Цель работы:

• научиться создавать запросы по образцу с условиями;

• научиться выполнять вычисления в запросах;

• научиться создавать запросы с параметром;

• научиться создавать итоговые запросы;

• закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Студент должен:

знать:

– что такое база данных и СУБД;

– что такое запись в базе данных;

– данные каких типов могут храниться в полях базы данных;

– что определяет структуру базы данных;

– какой режим позволяет изменить структуру базы данных;

уметь:

– создавать простейшую базу данных в режиме Мастера и Конструктора;

– добавлять поля, определять их тип;

– выполнять сортировку данных в базе.

Основные понятия

Запросы – это специальные объекты СУБД Access, предназначенные для отбора данных из базы и их обработки. В результате работы запроса из общей исходной таблицы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу. С помощью запросов данные можно упорядочивать, отбирать, изменять, объединять, а также проводить вычисления и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

Существует несколько различных видов запросов – это

1. запросы на выборку;

2. запросы по образцу с условием;

3. запросы с параметром;

4. итоговые запросы.

Для создания запроса необходимо:

1. На вкладке Создание выбрать Конструктор запросов.

2. В окне Добавление таблицы выбрать свою таблицу и кнопку Добавить, а затем кнопку – Закрыть.

3. Заполнить строку Поле бланка запроса, перетаскивая поля из списка полей таблицы или выполнив двойной щелчок на нужном поле.

Практические задания:

1. Создать запрос на выборку, содержащий поля Фамилия, Имя, Отчество, Телефон. В строке Сортировка определить сортировку по алфавиту для поля Фамилия. Сохранить запрос под именем Телефоны.

2. За полем зарплата добавить поле Премия, ввести данные от 100 до 1000 рублей.

3. Создать запрос по образцу с условием, содержащий поля Фамилия, Имя, Отчество, Зарплата, Премия, определить сортировку Зарплата по возрастанию. В строке Условие отбора ввести два условия: Зарплата – >10000, Премия – <5000. Сохранить запрос под именем Премия.

4. За полем должность добавить поле Отдел (Управление, Бухгалтерия, ПТО).

5. Создать запрос с параметром, содержащий поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Отдел. В строке Условие отбора в нужном поле введите [Введите название отдела]. Сохраните запрос под именем Отделы.. Проверьте работу запроса.

6. Создать запрос, содержащий вычисляемое поле, в который включить поля Фамилия, Имя, Отчество, Зарплата, Премия и вычисляемое поле НаРуки:Зарплата+Премия. Сохранить Запрос под именем На руки.

7. Создать Итоговый запрос, содержащий поле Отдел, и поле Зарплата, которое вставить четыре раза. Добавить в бланк запроса строку Группировка, щёлкнув на кнопке Групповые операции, со значком . В поле Отдел установить функцию Группировка. В поле Зарплата раскрыть список итоговых функций и выбрать нужную, для определения максимальной, минимальной, средней и общей зарплаты по отделам. Сохранить запрос под именем Итоговый.

Контрольные вопросы:

1. Что такое база данных?

2. Что определяет структуру базы данных? Какой режим позволяет изменить структуру базы данных?

3. Для чего предназначены запросы?

4. Каких видов запросы вы знаете?

5. Чем отличаются поля и записи в реляционной базе данных?

6. Какие типы полей вы знаете?

7. Содержит ли какую либо информацию таблица, в которой нет ни одной записи?

8. В чём состоит особенность поля типа Счётчик?

9. Какое поле называется ключевым?

10. В чем особенность запроса с параметром?

11. Чем отличаются фильтры от запросов?

Отчет по лабораторной работе

Запросы

Заполните бланки запросов:

1. Запрос на выборку «Телефоны»:

2. Запрос с условием «Премия»:

3. Запрос с параметром «Отдел»:

4. Запрос, содержащий вычисляемое поле «На руки»:

5. Итоговый запрос:

Вывод:________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Выполнил:

Проверил:

Оценка:

Дата выполнения:

Группа:

Лабораторная работа
Создание межтабличных связей. Мастер подстановок

Цель работы:

• научиться использовать Мастер подстановок;

• познакомиться с типами связей и их созданием.

Студент должен:

знать:

– что такое база данных и СУБД;

– данные каких типов могут храниться в полях базы данных;

– какой режим позволяет изменить структуру базы данных;

уметь:

– создавать простейшую базу данных в режиме Мастера и Конструктора;

– добавлять поля, определять их тип;

– выполнять сортировку данных в базе;

– создавать запросы в режиме Конструктор.

Основные понятия

Мастер подстановок

Если список данных для поля короток и редко меняется, то можно воспользоваться Мастером подстановок. Он обеспечивают простоту и безошибочность ввода данных. Для создания поля подстановок необходимо:

• в режиме Конструктор ввести имя этого поля;

• в раскрывающемся списке типа данных выбрать пункт Мастер подстановок;

• в первом окне Мастера указать Будет введен фиксированный набор значений и кнопку Далее;

• укажите Число столбцов 1, введите значения каждого элемента списка. Нажмите Готово.

Межтабличные связи

Межтабличные связи увязывают две таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах. Эти поля должны иметь один тип данных. Выделяют следующие типы связей: один-к-одному (1:1) – одному значению поля в одной таблице соответствует только одно значение поля в другой, один-ко-многим (1:∞) – одному значению поля в одной таблице соответствует (одно или более) значений в другой. Для создания связей необходимо:

• выполнить команду Сервис\Схема данных или воспользоваться кнопкой ;

• выбрать в главной таблице ключевое поле и перетащить его на соответствующее поле связанной таблицы:

• откроется диалоговое окно Связи, в котором установить флажок Обеспечение целостности данных и нажать Создать.

Практические задания:

1. Создать базу данных Автомагазин, содержащую таблицы: Автомобили и Поставщики.

2. Создать таблицу Автомобили, содержащую поля: марка, поставщик, объем двигателя, цвет, тип кузова (выбирать из списка: седан, комби, хетчбек, который создать воспользовавшись Мастером подстановок), дата выпуска, номер кузова, цена. В таблице нет ключевого поля.

3. Создать таблицу Поставщики, содержащую поля: фирма (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, телефон, адрес.

4. Установить связи между таблицами.

5. Заполнить таблицы не менее чем 5 записями.

6. Создать запросы:

• Марка автомобиля, отображающий параметры автомобиля, а также телефон и адрес поставщика по введенной марке автомобиля (запрос на выборку с параметром).

• Количество, отображающий суммарное количество автомобилей определенных марок от всех фирм-поставщиков (запрос на выборку с итоговыми вычислениями, количество – Count).

• «Возраст автомобиля», позволяющий определить сколько лет автомобилю сегодня. Для этого необходимо:

– создать запрос на выборку и в режиме Конструктор добавить в результирующую таблицу еще одно поле с формулой, по которой будут проводиться вычисления;

– ввести название поля Возраст_автомобиля и щелкнуть на кнопке Построить , чтобы открыть окно Построитель выражений.
В Access есть встроенная функция Now(), которая выдает текущую дату и время. Есть также функция Year(), которая возвращает значение года по заданной дате. Объединив эти две функции можно вычислить возраст:

• Для создания запроса Обновление цен необходимо:

1. 1. Создать запрос на выборку и в режиме Конструктор выполнить команду Запрос\Обновление;

   2. Заполнить бланк запроса:

• Запрос Удаление товара создается аналогично, выполнив команду Запрос\Удаление. Выполните самостоятельно.

7. По таблицам построить формы.

8. Построить отчеты по текущим запросам.

Контрольные вопросы:

1. Для чего предназначены запросы?

2. Каких видов запросы вы знаете?

3. Чем отличаются поля и записи в реляционной базе данных?

4. Какие типы полей вы знаете?

5. С какой целью используют Мастер подстановок?

6. Какие действия нужно выполнить для создания поля подстановок?

7. Какие типы связей между таблицами вы знаете?

8. Какие действия нужно выполнить для создания связей между таблицами?

Отчет по лабораторной работе

Создание таблиц и межтабличных связей

1. Структура таблицы «Автомобили»:

Имя поля

Тип данных

Описание

2. Структура таблицы «Поставщики»:

   Имя поля

   Тип данных

   Описание

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

   
   

3. Запрос «Марка автомобиля»:

4. Запрос «Количество»:

5. Запрос «Возраст автомобиля»:

Вывод: ________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Выполнил:

Проверил:

Оценка:

Дата выполнения:

Группа: