Тема:   Возможности программы 1С: Управление торговлей

Содержание:

1.        Назначение и основные функциональные возможности

2.        Настройка параметров системы

3.        Конфигурация программы

4.        Панель функций. Установка и запуск программы 1С: Управление торговлей

1. Назначение и функциональные возможности конфигурации

Конфигурация 1С: Управление торговлей является прикладным решением системы программ 1С:Предприятие 8. Она позволя­ет комплексно автоматизировать решение задач оперативного и управлен­ческого учета, анализа и планирования торговых, складских и финансовых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Конфигурация предназначена для организаций, занимающихся оптово-розничной торговлей, и позволяет вести учет любых видов торговых опе­раций. Благодаря большим возможностям настройки, она способна выпол­нять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных доку­ментов до получения аналитических отчетов, на основе которых руководи­тели различных подразделений могут принимать обоснованные управлен­ческие решения.

Конфигурация автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

•           управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);

•           управление поставками;

•           планирование продаж и закупок;

•           управление складскими запасами;

•           управление заказами покупателей;

•           управление денежными средствами;

•           учет и анализ коммерческих затрат;

•           управление отношениями с клиентами и поставщиками;

•           анализ цен и управление ценовой политикой;

•           мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

В конфигурации 1С: Управление торговлей на основе введенных данных по торговым операциям можно произвести оперативную оценку суммы налога на добавленную стоимость с помощью сформирован­ной книги продаж и книги покупок.

Однако конфигурация не предназначена для ведения полноценного бух­галтерского и налогового учета и формирования всех необходимых регламент­ных документов для предоставления их в государственные налоговые органы. Эти задачи решаются в бухгалтерских конфигурациях системы программ 1С:Предприятие 8. В программе 1С:Предприятие 8. Управление торговлей предусмотрена возможность выгрузки данных на уровне первичных доку­ментов в бухгалтерские конфигурации (например, в конфигурацию 1С:Бух­галтерия 8).

В этой главе мы рассмотрим основные термины и понятия, на которых базируется конфигурация 1С:Предприятие 8. Управление торговлей, разъ­ясним принципы торгово-складского и управленческого учета, применяе­мые в конфигурации.

Автоматизируемое торговое предприятие можно представить в виде следующей схемы.

                ПРЕДПРИЯТИЕ

Торговое предприятие состоит из различных подразделений, сотрудники которых обеспечивают взаимодействие предприятия с клиентами (поставщи­ками, покупателями и заказчиками) и предоставляют руководству различные отчеты о результате своей деятельности. На основе результатов торговой де­ятельности формируются регламентные отчеты, которые предоставляются в государственные органы.

Использование конфигурации 1С:Предприятие 8. Управление торгов­лей позволяет произвести комплексную автоматизацию всех служб торго­вого предприятия. Финансовые службы торгового предприятия смогут проводить комплек­сный анализ не только реальных денежных потоков при оформлении торго­вых операций, но и планировать эти потоки на основе данных о предстоя­щих поступлениях и расходах денежных средств.

Менеджеры служб управления торговлей и закупками товаров смо­гут отследить весь «жизненный цикл» товара, начиная с момента планиро­вания закупок товаров на основе анализа различных потребностей в това­ре до момента отгрузки товаров клиентам. При этом в конфигурации отсле­живается весь цикл взаимоотношений с клиентом, начиная с первого обра­щения клиента в торговую компанию. Автоматизируется полный цикл опе­раций как оптовой, так и розничной торговли с использованием различного торгового оборудования.

Работники склада смогут вести детальный оперативный учет товаров на складах. При этом обеспечивается полный контроль товарных запасов, оформление всех необходимых документов. Для автоматизации учета това­ров на складе может применяться современное торговое оборудование: ска­неры штрих-кодов, терминалы сбора данных, RFID-считыватели. Реализо­вана также возможность работы с удаленными торговыми точками и роз­ничными магазинами.

Для сдачи отчетности в государственные органы оформленные в про­грамме 1С:Предприятие 8. Управление торговлей первичные документы выгружаются в конфигурации, которые предназначены для ведения бухгал­терского учета (1С:Бухгалтерия 8.0, 1С:Бухгалтерия 7.7,  1С: Предпринима­тель 7.7, 1С:Бухгалтерия 7.7. Упрощенная система налогообложения).

Конфигурация 1С:Предприятие 8. Управление торговлей состоит из различных подсистем, которые в совокупности решают задачи торгового предприятия.

 ( Упрощенная схема бизнес-логики)

Основной концепцией бизнес-логики конфигурации является то, что каж­дая подсистема, входящая в данную схему, выполняет свои строго определен­ные функции, но в то же время все подсистемы взаимосвязаны между собой. Так, например, при планировании продаж используются данные о товарах, за­казанных покупателями, и данные о текущих остатках на складах. С другой стороны,  данные о запланированных продажах используются при анализе вы­полнения плана (например, для сравнения плановых показателей с фактичес­кими показателями).

Мы рассмотрим основные возможности каждой подсистемы, входящей в состав конфигурации, с точки зрения автоматизации торговых операций. В конце каждой главы будут приведены примеры оформления торговых опе­раций и список отчетов по подсистемам, с помощью которых можно про­анализировать работу подсистемы.

Краткая характеристика подсистем конфигурации Управление запасами

В конфигурации реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле.

 Все складские операции:

 - поступление,

-пе­ремещение,

-реализация товаров,

-инвентаризация и т. п. - фиксируются с по­мощью соответствующих документов.

С помощью конфигурации можно вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных едини­цах измерения (упаковках). Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, приня­тых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на скла­де. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной ба­зе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим ко­личеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После этого оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или опри­ходования (в случае выявления излишков товаров).

Программа позволяет подразделениям торгового предприятия (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополне­ния собственных торговых запасов (внутренние заказы). Этот режим пред­назначен в основном для формирования розничными торговыми точками (складами) заказов на поставку необходимого ассортимента товара, но мо­жет использоваться и оптовыми торговыми точками или просто складами для обеспечения ассортимента на складе. При планировании продаж и заку­пок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей, по тем же алгоритмам. Исполнением внутреннего заказа считается поступле­ние товара на указанный склад.

Подсистема позволяет вводить оперативную информацию о следующих операциях с товарами.

Покупка товаров:

•           оформление покупки товаров от поставщика;

•           оформление покупки импортных товаров;

•           оформление покупки товаров через подотчетное лицо;

•           оформление покупки товаров до момента регистрации финансовых документов;

•           отражение дополнительных расходов по приобретению товаров, в том числе и таможенных расходов.

Отгрузка товаров:

•            оформление   отгрузки   товаров   с   различных   складов   торгового предприятия;

•            оформление отгрузки товаров в соответствии с ранее выписанным за­казом покупателя (счетом на оплату);

•           оформление отгрузки товаров с использованием расходного ордера;

•           оформление отгрузки комплектов без предварительной сборки.
Возврат товаров:

•           оформление отгрузки товаров в случае возврата товаров поставщику;

•       оформление   поступления  товаров   в   случае   возврата  товаров   от покупателя.

Внутрискладские операции:

•       проведение    инвентаризации    по    складу    и    учет    результатов инвентаризации:

a.        оприходование излишков,

b.        списание порчи и недостач;

•           передача товаров в подразделения для использования в хозяйственной деятельности предприятия;

•           передача товаров между складами;

•           формирование и продажа комплектов, требующих предварительной сборки;

•           корректировка учетных признаков товаров (серийных номеров, харак­теристик и качества товаров).

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации то­варов на складах можно использовать различные виды торгового оборудова­ния: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, RFID-считыватели.

Для быстрого поиска товаров на складах используется механизм адрес­ного склада - детализация складов по местам хранения товаров (ячейкам, стеллажам и т. д.).

В подсистеме ведется оперативный количественный учет. Учет товаров на складах детализирован до уровня характеристик, серий товаров (номеров грузовой таможенной декларации (ГТД), стран происхождения, сроков хра­нения и т. д.). Также предусмотрен детальный учет товаров в разрезе серий­ных номеров товаров.

В программе ведется партионный учет товаров. Информация о стоимос­ти товаров на складах в системе хранится в разрезе партий товаров. Партия товаров фиксируется в момент поступления на склад.

При списании товаров используется один из методов списания себесто­имости номенклатуры (ФИФО, по средней себесто­имости). Списание партий това­ров может производиться как при оперативной работе (в момент проведения первичного документа), так и с помощью регламентной обработки Прове­дение по партиям (например, в конце отчетного периода).

Подсистема стоимостного учета товаров представляет подробную стои­мостную оценку запасов товаров. Ведение учета стоимости партий товаров в разрезе складов позволяет получать информацию о стоимости товаров от­дельно по каждому складу. Эту возможность удобно использовать для ин­вентаризации и оценки стоимости товаров, закрепленных за каждым мате­риально ответственным лицом.

Подсистема позволяет вести учет возвратной тары, как полученной от поставщиков, так и переданной покупателям. Кроме того, можно фиксиро­вать и контролировать лимиты возвратной тары.

Ценообразование

Подсистема ценообразования является набором механизмов, позволяю­щих выполнять следующие бизнес-процессы:

•           формирование цен товаров при продаже;

•           хранение информации о ценах конкурентов и поставщиков;

•           автоматическое обновление закупочных цен;

•           сравнение цен компании и цен конкурентов и поставщиков;

•           формирование прайс-листа с отпускными ценами;

•           применение   скидок   и   наценок   при   формировании   документов продажи:

a.        ручных скидок,

b.        автоматических скидок с использованием различных условий,

c.        скидок по дисконтным картам, в том числе накопительных.

Независимо от того, о каких ценах идет речь - закупки, продажи, це­нах конкурентов, плановой себестоимости номенклатуры, они связывают­ся с объектом номенклатуры и могут быть связаны с контрагентами. Все це­ны классифицированы по типам (закупочная, оптовая, розничная, цены пос­тавщика «Экип» и т. д.).

Управление закупками

Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров тор­гового предприятия информацией, необходимой для своевременного приня­тия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости за­купаемой продукции.

Подсистема предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей.

Подсистема позволяет автоматизировать такие операции, как:

•           оформление заказов поставщикам на основе различных потребностей:
заказы покупателей, планируемые поставки товаров, календарный план закупок;

•           контроль оплаты и поставки товаров по заказам;

•           корректировка и закрытие заказов поставщикам;

•           мониторинг цен поставщиков.

Управление оптовыми продажами

Подсистема позволяет автоматизировать все бизнес-процессы, связан­ные с оптовой продажей товаров:

•           быстрое оформление оптовой продажи за наличный расчет;

•           оформление оптовой продажи с контролем предоплаты;

•           оформление отгрузки товаров в кредит и отслеживание кредитных ли­ний контрагентов.

Большую помощь во взаимодействии с клиентами при оптовой торговле играет реализованная в программе работа с заказами. В программе имеются гибкие средства анализа заказов для принятия менеджерами различных уп­равленческих решений.

 Программа позволяет:

•           фиксировать заказы клиентов;

•           гарантировать обеспечение заказов:

a.       за счет резервирования складских остатков,

b.       за счет резервирования ожидаемых поступлений товаров,

c.        за счет своевременного оформления заказов поставщикам;

•           хранить историю корректировок заказов;

•           закрывать невыполненные заказы и анализировать причины закрытия.

Для повышения эффективности работы с клиентами менеджеры отдела продаж и закупок могут использовать возможности подсистемы Управле­ние отношениями с покупателями и поставщиками.

Управление отношениями с покупателями и поставщиками

Подсистема предназначена для оперативного и аналитического уче­та отношений с клиентами торгового предприятия (покупателями и поставщиками).

Предусмотрено хранение контактной информации о клиентах, контакт­ных лицах контрагентов, регионах. В базе хранится вся история отношений с клиентами: планируемые и фактические сделки, встречи, письма, разгово­ры, индивидуальная информация о каждом контактном клиенте, в том чис­ле информация о днях рождения клиентов и контактных лиц.

В программе реализован механизм задач с напоминаниями. Он позволит менеджеру не забыть о предстоящей встрече или дне рождения клиента, а также поможет поставить задачу и проконтролировать правильность выпол­нения задания другим сотрудником.

Для удобной работы менеджера с клиентами предусмотрена обработка Рабочее место менеджера. С помощью нее менеджер может быстро найти нужный товар и сообщить клиенту информацию о товаре: текущую цену то­вара, имеется ли товар на складе или ожидается поставка и т. д.

С помощью подсистемы можно оперативно отследить этапы выполне­ния заказов покупателей и поступления по заказам поставщиков (срок опла­ты заказа, срок поступления и отгрузки товаров).

Подсистема помогает менеджерам оперативно принимать решения о дальнейших шагах во взаимоотношениях с клиентами. Предусмотрена воз­можность классификации покупателей в соответствии со степенью их важ­ности (ABC-классификация клиентов) и стадий взаимоотношений с кли­ентом (потенциальный покупатель, разовый покупатель, постоянный по­купатель). Постоянные покупатели могут быть дифференцированы по сте­пени стабильности и равномерности покупки товаров, надежности клиен­та (XYZ-анализ).

В конфигурации реализован механизм анкетирования. Предусмотрена возможность массовой почтовой рассылки посредством электронной почты типовых анкет и автоматической обработки полученных результатов.

Подсистема предоставляет информацию для анализа и оценки рабо­ты менеджеров с клиентами. При этом предусмотрена возможность плани­ровать и контролировать рабочее время менеджеров с помощью календаря пользователя. Результаты анализа работы менеджеров могут быть выгруже­ны в конфигурацию 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8. Эти данные могут быть использованы для расчета зарплаты менеджеров на основе пока­зателей их работы с клиентами.

Подсистема решает задачи выбора оптимального поставщика товаров по заданным пользователем параметрам, по истории отношений с постав­щиками. Помогает в создании календарного плана закупок, автоматическом оформлении заказов поставщикам.

Управление комиссионной торговлей

Подсистема предназначена для автоматизации торговли товарами коми­тента и учета товаров, отданных на реализацию комиссионеру. При этом в программе предусмотрено:

•           автоматическое заполнение отчетов комитенту по результатам продажи товаров;

•           расчет комиссионного вознаграждения при покупке и передаче товаров на комиссию;

•           переоценка товаров, принятых и переданных на комиссию;

•           инвентаризация товаров, переданных на комиссию.

Управление розничной торговлей

Подсистема предназначена для ведения оперативного учета в подразде­лениях предприятия, занимающихся розничной торговлей. Она обеспечива­ет следующие бизнес-процессы:

•           назначение и контроль цен при продаже товаров в розницу;

•           назначение автоматических скидок, в том числе и скидок по дисконт­ным картам;

•           оформление продажи в кредит и с использованием оплаты платежными картами;

•           розничную торговлю в торговых залах офиса;

•           розничную торговлю в торговых точках (магазинах);

•           обработку внутренних заказов, поступивших от розничных торговых точек;

•           передачу товаров между розничными и оптовыми складами,

•           внутренний товарный учет на розничных точках (в магазинах):

•              инвентаризация,

•              переоценка,

•              списание порчи и недостач,

•              оприходование излишков.

Подсистема позволяет автоматизировать розничные магазины, ведущие и не ведущие в течение периода оперативный количественный учет по по­зициям номенклатуры. Подсистема также позволяет вести учет на удален­ных розничных точках.

Реализована возможность подключения различного торгового оборудо­вания: сканеры, терминалы сбора данных, дисплеи покупателя, электронные весы и др. Программа позволяет производить оценку стоимостных запасов в розничных ценах, сравнивать объемы и прибыльность продаж различных торговых точек, контролировать правильность поступления выручки.

Управление денежными средствами

Подсистема управления денежными средствами выполняет две основ­ные функции:

•           оперативный учет фактического движения денежных средств предпри­ятия на расчетных счетах и кассах;

•           управление намерениями по поступлению или расходованию денеж­ных средств предприятия.

Подсистема позволяет:

•          вести регистрацию документов по учету денежных средств;

•          регистрировать отдельно моменты создания первичного документа и фактического движения денежных средств;

•          учитывать намерения об изменении состояния денежных средств;

•          связывать факты изменения состояния денежных средств с намерения­ми, зафиксированными ранее;

•          учитывать связь подсистемы учета денежных средств с подсистемой взаиморасчетов.

Управление взаиморасчетами с клиентами

Подсистема полностью удовлетворяет требованиям, предъявляемым к учету взаиморасчетов с клиентами:

•          фиксация момента возникновения задолженности между клиентом и предприятием, сумм и причин возникновения задолженности;

•          использование различных вариантов детализации взаиморасчетов:

a)       по долгосрочным договорам,

b)      по отдельным счетам (заказам),

c)       по расчетным документам (накладным, документам оплаты);

•       анализ итогового состояния задолженности на любой момент времени.
Подсистема позволяет получать данные как о фактических взаиморас­четах по проведенным сделкам, так и прогнозную оценку состояния взаимо­расчетов по планируемым сделкам.

Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами

Подсистема Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами поз­воляет автоматизировать операции по работе с подотчетными лицами: выда­ча денежных средств, оформление авансовых отчетов.

Управление затратами

Подсистема предоставляет аналитические и оперативные данные о за­тратах, связанных с ведением торговой деятельности предприятия. При этом учитываются следующие виды затрат:

•           услуги, полученные от сторонних организаций, но не относящиеся на себестоимость купленных товаров;

•           затраты, связанные с подотчетными лицами, например, командировоч­ные расходы;

•           материальные (товарные) затраты на внутренние нужды или на вне­шние операции;

•       любые прочие затраты с возможностью их отнесения:

a)       на выполнение конкретных заказов,

b)      на подразделение предприятия,

c)       на товар или товарную группу и т. д.

Управление проектами

Подсистема предназначена для проведения анализа доходов и расходов предприятия в разрезе проектов.

При этом предусмотрена возможность указания проекта для каждой по­зиции номенклатуры. Одна позиция номенклатуры может быть распределе­на по нескольким проектам с указанием доли каждого проекта.

При поступлении или отгрузке товаров происходит автоматическое рас­пределение по проектам. Автоматическое распределение производится в со­ответствии с указанными проектами или долями проектов. Причем распре­деление по проектам может происходить как в целом по документу, так и по каждой номенклатурной позиции. При анализе деятельности предприятия в различных отчетах можно производить группировку или отбор данных в разрезе проектов.

Планирование продаж и закупок

Учет НДС

В конфигурации 1С:Предприятие 8. Управление торговлей реализована отдельная подсистема учета НДС, которая позволяет проводить учет НДС по торговым операциям.

На основе данных учета НДС в конфигурации 1С:Предприятие 8. Уп­равление торговлей формируется книга продаж и книга покупок для оцен­ки данных по уплате налогов по торговым операциям.

Учет НДС ведется отдельно по каждой организации, входящей в состав торгового предприятия. Учет НДС ведется только по тем операциям, кото­рые имеют признак отражения в бухгалтерском учете.

Учет НДС в конфигурации связан с регистрацией различного рода собы­тий, которые влияют на способ учета НДС. Такими событиями являются:

•           регистрация НДС, предъявленного поставщиком («входного» НДС);

•           регистрация полученного счета-фактуры;

•           оплата «входного» НДС;

•           предъявление НДС к вычету;

•           восстановление НДС;

•           подтверждение ставки 0%; другие.

Операции по учету НДС можно разделить на две категории:

1. Операции, которые оперативно фиксируются в системе в течение отчет­ного периода:

•              поступление ценностей от поставщиков;

•              учет оплаты поставщикам;

•              регистрация счетов-фактур от поставщиков;

•              учет отгрузок;

•              учет оплаты от покупателей;

•              выписка счетов-фактур на отгрузку.

2. Операции, которые фиксируются в конце отчетного периода (регламент­ные операции):

•              регистрация оплаты поставщикам;

•              регистрация оплаты от покупателей;

•              распределение НДС косвенных расходов;

•              восстановление НДС;

•              подтверждение ставки 0 %;

•              вычет НДС по приобретенным ценностям;

•              регистрация счетов-фактур на авансы;

•              вычет НДС с аванса.

Учет «входного» НДС ведется со следующей степенью детализации:

•           организация, на балансе которой ведется учет ценностей;

•           вид ценности (более укрупненная категория учета по сравнению с са­мим объектом ценности);

•           поставщик ценности;

•           счет-фактура поставщика;

•           ставка НДС.

Под видами ценностей понимаются категории учета ценностей, то есть «входной» НДС учитывается не с точностью до конкретного объекта цен­ности, а только с точностью до категории (товары, таможенные платежи, авансы полученные и т. д.).

Аналогично «выходной» НДС учитывается со следующей степенью детализации:

•           организация, на балансе которой ведется учет ценностей;

•           вид ценности;

•           покупатель;

•           счет-фактура выданный;

•           ставка НДС.

Данные по торговым операциям могут быть выгружены в конфигура­ции, ведущие бухгалтерский учет, для составления бухгалтерской отчетнос­ти, предоставляемой в налоговые органы.

Данные выгружаются в виде документов в разрезе организаций, вхо­дящих в состав торгового предприятия. Выгружаются только те докумен­ты, которые отражаются в бухгалтерском учете. При выгрузке документов можно установить различные фильтры на объем выгружаемой информации. Например, за указанный период можно выгружать только документы ука­занных подразделений, оформленные на определенных складах, или список конкретных документов, указанных в обработке выгрузки.