Макросы в СУБД Microsoft Acces

Макросы в СУБД Microsoft Access

При работе с базой данных вам зачастую приходится выполнять одни и те же задачи. Во избежание этого автоматизируется этот процесс с помощью макросов. Система управления базой данных неуклонно разрастается по мере того, как вы вносите новые записи в формы, создаете запросы и распечатываете новые отчеты. При этом вы разрабатываете и сохраняете для последующего использования новые объекты – еженедельные отчеты, ежемесячные запросы на обновление и т.д. Вам приходится регулярно повторять выполнение некоторых задач. Например, при внесении данных о новом клиенте вы открываете одну и ту же форму или пишете одни и те же  стандартные письма клиентам, задолжавшим по годовым счетам.

Для выполнения таких задач удобнее всего использовать  макросы Access. После создания небольших программ вам захочется запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, нажатии кнопки или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые  события.

Сущность макросов

Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия, избавляя вас от написания сложных программ и подпрограмм. Например, вы можете  создать макрос, который будет автоматически отыскивать в базе данных информацию о задолжавших клиентах и вносить эти данные в стандартное письмо с уведомлением о задолженности.

Что такое макрос

Макрос- такой же объект Access, как таблица, запрос, форма и отчет. Он создается для автоматического выполнения определенных действий или совокупности действий. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения ряда действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basis или VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор  команды меню или перемещения мыши.

Макросы Access обычно не дублируют отдельные нажатия клавиш или перемещения мыши. Они выполняют особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета.

Любая команда, которую вы хотите выполнить в Access, называется макрокомандой. Access предлагает на выбор 49 макрокоманд, которые вы можете использовать в макросах.

Когда следует использовать макрос

При использование макросов для  рутинных задач, вы можете сэкономить время. Кроме того, поскольку при каждом запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает вашу работу с базой данных эффективнее.  Макросы можно использовать для выполнения следующих задач.

ü  Связывание и совместный запуск запросов и отчетов.

ü  Одновременное открытие нескольких форм и /или отчетов.

ü  Контроль ввода данных при заполнении форм.

ü  Перемещение данных между таблицами.

ü  Выполнение действий при нажатии кнопки макрокоманды.

Окно макросов

Как при работе с другими объектами Access, для  создания макросов используется специальное окно конструирования макросов. Для того чтобы открыть новое окно макросов, выполните следующие действия.

1.            В окне базы данных выберите вкладку Макросы.

2.            Щелкните на кнопке Создать.

Макрокоманды

При открытии нового окна макросов в верхней части отображается  два столбца: Макрокоманда и Примечание. При выборе команды Вид – Имена  макросов или Вид – Условия появляются два дополнительных столбца – Имя макроса и Условие.

Создание макросов

При создании макросов используются обе части окна макросов – Макрокоманда и Аргументы макрокоманды. После того как вы выбрали макрокоманду и установили для нее соответствующие аргументы, макрос может быть сохранен  для последующего использования.

Использование нескольких макрокоманд в одном макросе

В один макрос можно ввести сколько  угодно отдельных макрокоманд. Например, вам может потребоваться  макрос,  который отобразит на экране песочные часы, затем откроет две различные формы, а после выполнения макроса  выдает звуковой сигнал. Для создания такого макроса выполните перечисленные ниже действия.

1. Откройте новое окно макросов.

2. Щелкните на первой незаполненной ячейке в столбце Макрокоманда.

3. Выберите из списка макрокоманду Песочные Часы.

4. Щелкните на ячейке комментариев напротив введенной макрокоманды  Песочные часы.

5. Введите текст Показывать песочные часы во время выполнения макроса.

6. Щелкните на следующей ячейке в столбце Макрокоманда.

7. Выберите из списка макрокоманду Открыть Форму.

8. Щелкните на ячейке Имя формы в области Аргументы макрокоманды.

9. Выберите форму Add a Customer and Pets.

10. Щелкните в столбце  Примечания напротив  введенной  макрокоманды  Открыть Форму.

11. Введите Открыть форму Add a Customer and Pets.

12. Щелкните на следующей ячейке  в столбце Макрокоманда.

13. Выберите из списка макрокоманду Открыть форму.

14. Щелкните на ячейке Имя формы в области аргументы макрокоманды.

15. Выберите форму Adding Visit Details.

16. Щелкните в столбце Примечания напротив введенной

17. Введите Открыть форму

18. Щелкните на следующей ячейке в столбце Макрокоманда.

19. Выберите из списка макрокоманду Сигнал.

Изменение порядка расположения макрокоманд в макросе

При работе с макросами, состоящими из нескольких макрокоманд, вам может  понадобиться  внести изменения  в последовательность выполнения отдельных макрокоманд. Например, вы можете решить, что в макросе, который создали ранее, команда сигнал должна стоять в начале, а не в конце макроса. Для изменения  порядка  макрокоманд в макросе выполните перечисленные ниже действия.

1.        Выделите макрокоманду, щелкнув на области  выделения строки слева от имени макрокоманды.

2.        Снова щелкните на выделенной строке и перетащите ее в верхнюю строку макроса.

Сохранение макроса

Прежде чем запустить макрос, необходимо его сохранить. После сохранения макроса становится объектом базы данных, который вы можете открыть или запустить из окна базы данных. Для того чтобы сохранить макрос, выполните следующее.

1.   Выберите из меню окна макросов команду Файл-Сохранить  или щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов.

2.    Если макрос ранее не сохранялся, вам следует ввести его имя в диалоговом окне Сохранение, а затем нажать клавишу Enter  или щелкните ОК.

Изменение существующего макроса

После создания макроса можно изменить. Для этого выполните перечисленные ниже действия.

1.            В окне базы данных выберите вкладку Макросы.

2.            Выделите макрос, который вы хотите изменить.

3.            Щелкните на кнопке Конструктор.

Копирование макросов

Для того чтобы скопировать макрос, выполните следующие действия.

1.     Выберите вкладку Макросы в окне базы данных.

2.     Выделите макрос, который вы хотите копировать.

3.     Нажмите комбинацию клавиш Ctrl +C или выберите Правка – копировать для копирования макроса в буфер обмена.

4.     Нажмите Ctrl +V или выберите команду Правка – Вставить для вставки макроса из буфера обмена.

5.     В диалоговом окне Вставка введите имя нового макроса.

Переименование макроса

Иногда макрос необходимо переименовать, например, если вы изменили свойства события в форме или отчете. Для этого выполните перечисленные ниже действия.

1.       Выберите вкладку макросы в окне базы данных.

2.       Выделите макрос, который вы хотите переименовать.

3.       Выберите команду Правка – Переименовать или щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Переименовать.

4.       Введите новое имя.

Запуск макросов

После создания макрос можно запустить из:

v Окна макросов,

v Окна базы данных,

v Других окон базы данных,

v Других макросов.

Запуск макроса из окна макросов

Макрос можно запустить непосредственно из окна макросов, щелкнув на кнопке запуск или используя команду Запуск.

Запуск макросов  из окна базы данных

Для запуска макросов  из окна базы данных выполните следующие действия.

1.     выберите вкладку макросы в окне базы данных.

2.     Выделите макрос, который вы хотите запустить.

3.     Щелкните дважды на имени этого макроса  или щелкните на кнопке Запуск.