Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Инфоурок / Воспитательная работа / Конспекты / Мастер-класс "Управляй временем - управляй жизнью"

Мастер-класс "Управляй временем - управляй жизнью"


  • Воспитательная работа

Поделитесь материалом с коллегами:

МАСТЕР КЛАСС «УПРАВЛЯЙ ВРЕМЕНЕМ – УПРАВЛЯЙ ЖИЗНЬЮ»


как расставить приоритеты

и научиться планировать своё время


Срочные дела, как правило,

не самые важные, а важные

- не самые срочные.
 

Дуайт Эйзенхауэр.

- Добрый день, уважаемые коллеги!


1 слайд

Существующий в наше время ритм жизни нельзя назвать спокойным и размеренным. Многие из нас каждый день планирует переделать кучу дел,  и когда нерешённые вопросы приходится переносить на следующий день, и они растут как снежный ком, возникает аврал.

Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» приводит к эмоциональному напряжению, а также к быстрой утомляемости и апатии.

Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.


2 слайд

Тайм-менеджмент (управление временем) – наука позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире.

Сегодня я познакомлю вас с некоторыми инструментами, которые помогают эффективно планировать свое время.

Мы постараемся ответить на такие важные вопросы:

- Что мешает нам жить иначе?

- На что мы тратим время?


3 слайд

Специалисты утверждают, что основными похитителями времени являются:


- нечеткие цели;

- неспособность сказать нет;

- дезорганизация;

- периоды бездействия:

- бумаги;

- телефонные звонки;

- незапланированные посетители;

- много заданий одновременно.

4 слайд

Для начала я предлагаю выполнить упражнение «Выгрузка мозга».

В течение 3-5 минут вам необходимо записать все те дела, которые вы планируете выполнить в ближайшее время (дома, на работе).


5 слайд 

Далее мы определим, из какой области жизни ваши дела. Запишите номер каждого дела на Колесе жизни, распределив их по областям.

- На какие области вы тратите больше всего времени?

- Какаю важную область жизни вы хотели бы видеть в приоритете?

- Какую картину Вы хотели бы видеть?

Спросите себя:

- На что я трачу слишком много времени?

- На что я трачу слишком мало времени?

- Трачу ли я время впустую? И если да, то где?


6 слайд

Одним из инструментов тайм-менеджмента является, так называемая, матрица Эйзенхауэра, позволяющая правильно расставить приоритеты в делах.

Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

Согласно предложенному Эйзенхауэром правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Данная Матрица состоит из 4 областей.

Используя таблицу расстановки приоритетов «Срочное и Важное» поместите дела в каждый из секторов и обратите внимание на то, какой категории дел Вы посвящаете больше времени. Другими словами присвойте каждому делу время и место по шкале от 1 до 10.

- Когда вы смотрите на эту картину, то что замечаете?

- А чего бы вам хотелось?


7 слайд

Значение квадратов:

 Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.

Дела-лягушки — это не большие, но неприятные для вас дела. Они могут касаться разных сфер жизни, и бывают направленными на достижение различных результатов. Самое главное — это то, что они вызывают у вас неприятные эмоции. Просто брррр, а не дела. Возможно, кто-то другой сделал бы эти дела вообще без проблем. И даже крайне удивился бы, что вы постоянно стремитесь отложить их, дожидаясь момента, когда сроки выполнения дотянутся уже до самой крайней точки. Но вам лягушку делать абсолютно не хочется.

Примеры дел-лягушек:

Сходить в некую инстанцию и получить справку.

Сделать важный, но не приятный звонок.

Помыть полы или сделать другую мелкую работу по дому, которую делать совсем и не хочется.

Сходить на осмотр к стоматологу (или другому врачу, которого посещать вам неприятно).

Дело-лягушка может висеть в списках и планах очень долго, и вместе с другими подобными делами создавать целое лягушачье болотце, отравляющее собой жизнь и вытягивающее все силы и энергию. Но справиться с такими задачами, как правило, бывает совсем даже не сложно. Нужно просто зажмуриться и… «съесть лягушку».

Конечно, ловить зеленых земноводных и готовить их себе на обед, совершенно не нужно. Делу это никак не поможет. Магия тут не работает. Съесть лягушку означает просто взять и сделать это неприятное дело. Быстро, не задумываясь, не смакуя свои переживания и неприятные эмоции. «Съедают» дела-лягушки, как правило, с утра. После этого можно спокойно выдохнуть — самое неприятное дело дня уже сделано!

Подумайте, какие дела-лягушки есть у вас? Какую лягушку вы можете «съесть» завтра прямо с самого утра?


8 слайд

Важное, но несрочное. 

Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.

Этот квадрат является зоной вашего личностного роста.

Слоны — животные большие. И дела-слоны тоже. Особенно гигантскими они представляются в наших головах. И поэтому их хочется отложить на когда-нибудь потом (когда время будет, дети подрастут, настроение появится…). Но начав реально делать такое большое дело, нередко выясняется, что все было не так уж и страшно и вполне даже выполнимо. Главное — понимать, какие шаги нужно сделать и вовремя начать действовать.

Примеры дел-слонов:

Разбор каких-либо завалов в шкафу, на балконе, в гараже или комнате;

Большой и длительный проект по работе;

Освоение каких-либо навыков, знаний, умений: выучить язык, написать научную работу, получить новую профессию…

Медицинские обследования, длительное лечение;

Ремонт;

Приобретение нового жилья;

Дела-слоны «съедаются» небольшими кусками (шагами). Самые серьезные и важные кусочки так же, как и лягушки лучше всего делать по утрам, в то время, когда вы чувствуете себя максимально бодро и энергично.

Есть слона можно от хобота до хвоста (т.е. от начала и до конца). Но вот если вы не представляете, как проще подступиться к делу и где у него, собственно, начало, тогда воспользуйтесь «методом швейцарского сыра». В этом случае поедание ведется в произвольном порядке. Выбираете наиболее доступную и удобную дырку (дело) и начинаете прогрызать и расширять ее (увеличивать количество выполненных дел проекта), пока ничего кроме дырок не останется. Например, вы уже хорошо знаете, что должно быть написано в некотором рабочем документе, вот с него и начинайте весь проект.

Какой кусок слона вы «съедите» прямо завтра?

Кстати, знаете ли вы, что слоны бывают разными?

Помимо обычных, реалистичных, пошаговых «слоников», мы можем столкнуться в своей жизни еще и с делами-мамонтами и розовыми слонами (их еще называют единорогами).

Дела-мамонты — это большие дела, которые уже так давно были отложены, что превратились в руины, покрылись слоями пыли и, по большому счету, потеряли свою актуальность. Такие дела, конечно, можно периодически откапывать и вносить в списки своих дел. Можно держать их в папке с пометкой «хранить вечно». Но лучше, если вы оставите их в покое и предадите светлому забвению. Не стоит тратить энергию на то, что уже не актуально и не своевременно.

Розовые слоны (единороги) — это большие дела-мечты, которые вы никак не можете оформить в виде конкретных шагов. Например, хочется вам выучить экзотический иностранный язык. И вы об этом мечтаете! Но найти время, учителя, деньги, да и должную мотивацию вы просто не в состоянии. Вы, конечно, можете вносить такие дела в свои списки дел, к примеру, на месяц или на год, но нет никаких гарантий, что приступите к реализации дела. Возможно, оно так и останется только большой розовой мечтой.


9 слайд

 Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.

Этот квадрат можно сравнить со «Змеями», это неумение сказать «нет», неумение делегировать.

Если не делать эти дела вовремя, они могут затягиваться вокруг шеи, словно змея. Обратите внимание, какие из этих дел вы можете делегировать, а какие выполнить сами.


10 слайд

 Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Дела — обезьяны — это дела, которые вы поручили кому-либо (мужу, ребенку, маме и так далее) и вроде бы с радостью успокоились. Фууу, одним делом у вас теперь меньше. Но не тут-то было! Человек, которому вы это дело поручили неожиданно приходит к вам с одним вопросом, потом с другим. Потом начинает делать, но постоянно сомневается. И бежит к вам за дополнительными советами и инструкциями. Или просит вас о какой-то помощи. Подержи-ка молоток! Подай плоскогубцы! Принеси моющее средство! Разложи посуду, чтобы удобнее мыть было!

И вы замечаете, что порученное дело снова переходит к вам. Обезьяна перелазит на ваши плечи и прочно на них устраивается. Ведь если вы только попробуете не ответить на вопросы, не подержать инструменты, не подготовить  все, что может понадобиться (а это, как правило 60-80% любой работы), то человек, которому дело было поручено, так ничего и не сделает. А чего напрягаться, если вы не помогаете?

Будьте аккуратны с делами-обезьянами. Четко формулируйте, что и как должно быть сделано и в какие сроки. Сразу же уточните, есть ли какие-то вопросы. И следите, чтобы обезьяна не переползала к вам обратно.


11 слайд

Существуют и другие методы управления временем.


12 слайд

Учитывайте принцип американского экономиста и ученого Вильфредо Парето, согласно которому в среднем 20% затраченных ресурсов обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% ресурсов затрачиваются на 20% результата. Знание данного принципа позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20%, которые дают максимальный результат и, как следствие, требуют особого внимания. Таким образом, приоритетными в Ваших долгосрочных и краткосрочных планах должны быть только 20% всех поставленных задач и именно на их выполнение необходимо тратить основное время.


13 слайд

Используйте метод Альпы, который позволит правильно распределить время, необходимое для решения ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач. 

Данный метод подразумевает выполнение следующих пяти шагов:

запишите все предстоящие дела, поставив сроки исполнения;

определите примерное количество времени, которое требуется на выполнение каждого задания;

учтите буферное время (отдых, прием пищи, исправление ошибок);

расставьте приоритеты, пронумеровав дела по степени их важности;

по окончании срока (дня, недели, месяца) проведите анализ с целью учета невыполненных дел; перенесите их на следующий период.


14 слайд

 Научитесь строить пирамиду важности. 

Разделить свою пирамиду важности на пять горизонтальных частей. Ее уровни можно покрасить в разные цвета: каждый цвет будет обозначать степень важности-срочности.


Первый уровень (основание) пирамиды - жизненно важные и неотложные дела, при невыполнении которых может обрушиться вся пирамида. Таким образом, данные задачи имеют главный приоритет. Как правило, они без труда определяются в общем списке: срочные вопросы, касающиеся Вашего здоровья и здоровья Ваших близких, первостепенные задачи Вашего профессионального и карьерного роста, разработка новых методик и технологий, перспективные проекты, стратегия работы.

Второй уровень - важные и достаточно срочные дела. Здесь часто возникают сложности градации — какая работа действительно важна, но может немного подождать. Представьте, что дела, отнесенные к данному уровню, оказались невыполненными. Разрушится ли в этом случае вся пирамида? Если да — перемещаем эти дела в основание пирамиды, если нет — оставляем на втором месте. Чаще всего это вопросы, касающиеся стабильности семейных и других межличностных отношений, приказов руководства, разработки тактических решений, текущих проектов, деловых встреч и производственного процесса.

Третий уровень — текущие, но не самые важные дела. Часто такие дела также являются срочными и касаются некоторых приказов руководства, просьб коллег, переписки по электронной почте, рабочих и личных телефонных звонков, отчетов.

Четвертый уровень - дела, которые не вписаны в Ваш рабочий график или личный план. Безусловно, они имеют отношение к Вашей работе или жизни, но совсем не главное. Это могут быть поздравления с праздниками или второстепенные встречи.

Пятый уровень — это свободное время для общения с семьей и коллегами. Это самые приятные занятия, однако, они не имеют прямого отношения к рабочим или личным делам.


15-20 слайд

Итак, используя все вышеперечисленные принципы или только некоторые из них, вы существенно улучшите свои умения по выявлению приоритетов и их расстановке. Ни один из описанных методов не является панацеей и не дает гарантии того, что вы безупречно научитесь определять степень важности и срочности текущих дел. Подходите к этому процессу творчески — комбинируйте разные приемы, выработайте свой стиль, опробуйте его на практике, закрепите успешные моменты и используйте знания о приоритетах в вашем планировании.


21 слайд

Спасибо за ваше время!

Притча о времени

Профессор философии, стоя перед своей аудиторией, взял пятилитровую стеклянную банку и наполнил её камнями, каждый не менее трёх сантиметров в диаметре.

В конце спросил студентов, полна ли банка?

Ответили: да, полна.

Тогда он открыл банку горошка и высыпал её содержимое в большую банку, немного потряс её. Горошек занял свободное место между камнями. Ещё раз профессор спросил студентов, полна ли банка?

Ответили: да, полна.

Тогда он взял коробку, наполненную песком, и насыпал его в банку. Естественно, песок занял полностью существующее свободное место и всё закрыл.

Ещё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна.

Тогда из-под стола он достал кружку с водой и вылил её в банку до последней капли, размачивая песок.

Студенты смеялись.

А сейчас я хочу, чтобы вы поняли, что банка — это ваша жизнь. Камни — это важнейшие вещи вашей жизни: семья, здоровье, друзья, свои дети — всё то, что необходимо, чтобы ваша жизнь всё-таки оставалась полной даже в случае, если всё остальное потеряется. Горошек — это вещи, которые лично для вас стали важными: работа, дом, автомобиль. Песок — это всё остальное, мелочи.

Если сначала наполнить банку песком, не останется места, где могли бы разместиться горошек и камни. И также в вашей жизни, если тратить всё время и всю энергию на мелочи, не остаётся места для важнейших вещей. Занимайтесь тем, что вам приносит счастье: играйте с вашими детьми, уделяйте время супругам, встречайтесь с друзьями. Всегда будет ещё время, чтобы поработать, заняться уборкой дома, починить и помыть автомобиль. Занимайтесь, прежде всего, камнями, то есть самыми важными вещами в жизни; расставьте ваши приоритеты: остальное — это только песок.

Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет вода?

Профессор улыбнулся.

Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть немного места для праздного безделья.

Похитители Времени

В одном изречении сказано: «Если Вы знаете, куда идете, то не важно, по какому пути пошли». Поэтому люди, у которых нет ясных целей, не имеют и проблем со временем. Конечно же, нет смысла напоминать, что их личностная реализация равна нулю. Людям, имеющим цель, нужен и контроль над временем, чтобы ее достичь.

Знакомы ли Вам рабочие места (столы), переполненные бумагами, копиями документов, заметками на память, сообщениями и поручениями, календарями, почтой, журналами, ручками и чашками недопитого кофе? Конечно же, да. На хозяев таких рабочих столов нельзя положиться, так как они никогда не могут вовремя найти нужные данные или телефонный номер, легко забывают о собраниях или о датах (сроках). Некоторые из них пробуют компенсировать свою неорганизованность более продолжительным временем работы, но это им не удается.

Кто-то остроумно заметил, что лучшим средством в управлении временем является одно краткое слово “Нет”! Люди, которые не говорят “Нет”, делают это из желания угодить другим, из опасения их обидеть или просто не знают, как это лучше сказать, но результата всегда один и тот же: загруженность работой, чрезмерные усилия и большой стресс. Желание помочь другим выглядит "коллегиально” и гуманно, но если следствием является пренебрежение своими собственными приоритетами, то нужно об этом серьезно задуматься!

4. Сюда можно отнести телефонные звонки, например. В телефонных звонках, судя по всему, есть нечто непреодолимое. Из тысячи людей трудно найти хотя бы одного, кто не поднял бы телефонную трубку. И это несмотря на то, что сбои мысли, вызванные телефонными звонками, могут больше, чем что-либо иное, нарушить Вашу концентрацию и свести на нет производительность. Причины, по которым люди отвечают на телефонные звонки, различны. Это может быть предположение, что каждая претензия на их внимание оправдана (из чего вытекает, что звонок всегда важнее того дела, которым люди в данный момент занимаются – что, конечно же, не так). Страх, как бы другая сторона не обиделась, стремление человека быть всегда информированным, его ощущение собственной важности. Желание поболтать, хороший повод отложить дела, которые не очень-то получаются и т.д.

5. Пример – незапланированные посетители. Незапланированные посетители – одна из крупнейших статей расхода времени, так как их визиты происходят часто и с ними тяжело справиться. Это могут быть друзья, коллеги, другие менеджера, а также руководители. Во всяком случае, они требуют, чтобы Вы остановили работу и посвятили им сове время и внимание. Эта «минутка», как показывают исследования, в среднем растягивается на десяток минут, а Вам, чтобы сконцентрироваться на своей работе, потребуется времени еще и побольше. Таким образом, Ваше внимание будет безвозвратно потеряно.

8


Автор
Дата добавления 22.11.2016
Раздел Воспитательная работа
Подраздел Конспекты
Просмотров22
Номер материала ДБ-378219
Получить свидетельство о публикации

Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх