Чернякова Дарья Максимовна, ФГБОУВПО «Тольяттинский
государственный университет», Гуманитарно-педагогический институт, кафедра
русского языка и литературы, студентка группы ФИЛм-1201.
«Деловая переписка нотариуса как основа юридической
коммуникации»
Аннотация
В данной статье рассматривается круг проблем в области документной
коммуникации, решение которых поможет определить содержание научной и
производственной деятельности в вышеуказанной сфере. Особое значение уделяется
проблеме разработки стандартизирующих и унифицирующих правил, которые
необходимы при составлении документов. Обозначаются актуальные задачи
ближайшего будущего. Главным образом, рассматривается деловая переписка
нотариуса, как основа профессиональной коммуникации, выделяются виды деловых писем
в переписке нотариуса. Также говорится о том, что официально-деловой стиль в
профессиональной деятельности нотариуса помогает избежать конфликтных ситуаций
и поддерживает его репутацию.
К началу XXI века уже можно говорить об определившемся круге проблем в сфере
документной коммуникации, как теоретических, так и практических, решение которых
может помочь определить содержание научной и производственной деятельности в
вышеуказанной сфере в ближайшие двадцать-тридцать лет.
Одной из самых
важных проблем документной лингвистики, вероятно, станет разработка
стандартизирующих и унифицирующих правил, которые необходимы как
лингвистические составляющие в документах. Уже сейчас можно назвать актуальные
задачи ближайшего будущего, о которых в своих работах говорит один из ведущих
специалистов в области документной лингвистики Кушнерук С.П.:
- составление
сборников типовых и образцовых текстов с их вариантными формами,
- разработка
нормативных документных словарей,
- построение
стандартов документной лексики и фразеологии.
Говоря о
коммуникации в такой сфере, как нотариат, необходимо отметить, что нотариус – это субъект межличностных
отношений, который активно участвует в общении ежедневно. Клиенты, обращающиеся
к нотариусу, ждут не только прекрасное знание закона, но и хорошие
коммуникативные способности. В профессиональном общении нотариуса есть одна важная
особенность: обычно оно протекает в особом процессуальном режиме, при котором
необходимо соблюдать определенные формы коммуникации, такие, например, как прием
запросов, дача ответов и ведение иной переписки.
Деловая переписка
нотариуса составляет важную часть юридической коммуникации. Это не только
запросы юридическим лицам, но и извещение граждан (в частности наследников). От
правильных, понятных лингвистических составляющих документов зависит работа
нотариуса, его профессиональная репутация. В связи с тем, что в нотариате
существуют лишь разработанные формы для свидетельств о праве на наследство, но
не предложены формы образцов извещений, сообщений и запросов, возникают
проблемы с недопонимаем клиентами необходимой информации.
Текст в деловой переписке необходимо излагать от третьего лица. При
этом не должны употребляться лично-указательные местоимения, поскольку при использование
данных форм, может исчезнуть точность и ясность изложения:
«Настоящим сообщаем…», «просим выдать…», «просим выслать…».
В настоящее время мы можем выделить некоторые виды деловых писем в
переписке нотариуса:
·
Письмо-ответ
·
Письмо-запрос
·
Письмо-подтверждение
·
Письмо-извещение
·
Письмо-поздравление
Если
говорить о деловой переписке с наследниками, то в письмах-извещениях можно
выделить подвиды:
·
Извещение наследнику по завещанию до 6 месяцев
·
Извещение наследнику по завещанию после 6 месяцев
·
Извещение наследнику, зарегистрированному с наследодателем по
одному адресу
·
Извещение наследнику по закону до 6 месяцев
·
Извещение наследнику по закону после 6 месяцев
В сфере деловой коммуникации мы имеем дело с
документами, обладающими юридической силой, именно этот факт обуславливает
письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля. Вышеуказанный
факт, обуславливающий письменный характер делового документа не может не влиять
на его язык: письменная речь – это прежде всего речь в отсутствии собеседника,
она требует развернутости и полноты изложения, автор должен изложить ситуацию
во всех подробностях, чтобы она стала понятна собеседнику без дополнительных
объяснений.
Служебная переписка (в том числе, переписка с
клиентами) – это важная часть делового этикета. Качество служебной переписки –
это важная часть имиджа нотариуса. Поэтому при написании делового письма
необходимо использовать официально-деловой стиль, избегать грамматических и
лексических ошибок, и соблюдать некоторые правила. А именно, все документы
должны быть лишены эмоциональности, экспрессивности, то есть должны
отсутствовать изобразительные средства языка.
Кстати, эти правила определяют не только
составление и оформление писем. Часто они касаются поводов для написания писем.
О таком виде писем было сказано выше. Каждому нотариусу необходим список
физических и юридических лиц, которых необходимо поздравить в связи с
какой-либо датой. Если в ваш адрес пришло поздравление, неуместно оставлять его
без ответа. Нужно выслать такое же поздравление или по этому же причине, или по
причине, соответствующей дате поздравления адресанта.
Если возникла необходимость написать письма в
ответ на запрос или требование, помните о том, что в ряде случаев
законодательство обязывает сделать это в установленный срок. Всегда помните о
том, что деловое письмо может использоваться в качестве подтверждения или
опровержения ваших действий (бездействий). На все вопросы адресата принято
отвечать подробно, тщательно следя за тем, чтобы ваши формулировки не допускали
двойственного толкования.
Заключительные фразы письма так же значимы, как и
начальные. В деловом письме не бывает мелочей или незначащих деталей.
Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества,
деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.).
В этой части письма применимы формы, связанные с
акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: «Убедительно
просим вас не задерживать ответ...» или
«Надеемся, что наша просьба будет выполнена». После этой записи уместно просто
подписать письмо, указав свою должность и фамилию.
Существует масса других нюансов, которые
необходимо учитывать при ведении деловой переписки. Для того, чтобы соблюдать
все правила делового общения, а так же использовать все возможности делового
письма, необходимы формы деловых писем, благодаря которым нотариус не только
сможет соблюсти все требования делового этикета, но и добиться положительного
решения важнейших вопросов в процессе своей деятельности.
Соответствие вышеперечисленным условиям позволяет
избежать недопонимания между участниками деловых отношений, способствует
немедленному обнаружению некомпетентности, сводит к минимуму причины
возникновения двусмысленных ситуаций, пресекает возможность проявления
грубости. Таким образом, в границах официально-делового стиля поводы для
конфликтов практически исключены – кроме, конечно, тех, что обусловлены
непосредственно объективными проблемами. Но и в этом случае, ограничив речевое
общение «сухим языком документа», будет весьма затруднительно «раздуть» скандал
из уже возникшего предметного конфликта и таким способом уйти от его подлинной
причины.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.