Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Инфоурок / Информатика / Конспекты / Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
ВНИМАНИЮ ВСЕХ УЧИТЕЛЕЙ: согласно Федеральному закону № 313-ФЗ все педагоги должны пройти обучение навыкам оказания первой помощи.

Дистанционный курс "Оказание первой помощи детям и взрослым" от проекта "Инфоурок" даёт Вам возможность привести свои знания в соответствие с требованиями закона и получить удостоверение о повышении квалификации установленного образца (180 часов). Начало обучения новой группы: 24 мая.

Подать заявку на курс
  • Информатика

Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

библиотека
материалов



Управление образования и науки Тамбовской области

Тамбовское областное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Аграрно-промышленный техникум»
















ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Р А Б О Ч А Я Т Е Т Р А Д Ь

ДЛЯ СТУДЕНТОВ

СПЕЦИАЛЬНОСТЕЙ

120714 «ЗЕМЕЛЬНО-ИМУЩЕСТВЕННЫЕ ОТНОШЕНИЯ»

100801 «ТОВАРОВЕДЕНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА КАЧЕСТВА ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ ТОВАРОВ»,

















Кирсанов 2012




Одобрено и рекомендовано Предметно-цикловой комиссией

ТОГБОУ СПО «Аграрно-промышленный техникум» к использованию в учебной программе




Р е ц е н з е н т


Преподаватель ТОГБОУ СПО «Аграрно-промышленный техникум»,

Т.В. Попова



С о с т а в и т е л ь:

М.В. Щигарева


hello_html_m27a1d3ef.gif

Документационное обеспечение управления: рабочая тетрадь /составитель М.В. Щигарева. – Кирсанов: Издательство




Составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности «Земельно-имущественные отношения». Включает в себя теоретические вопросы, тесты самоконтроля и исходные данные для выполнения практических работ по основным разделам учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления».

Может быть использована при подготовке студентов по специальности

«Земельно-имущественные отношения», «Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров»






Тамбовское областное государственное бюджетное

образовательное учреждение среднего

профессионального образования

«Аграрно-промышленный техникум» (ТОГБОУ

СПО «Аграрно-промышленный техникум»), 2012










РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ СТУДЕНТА




Студент ______________________________________________________________

фамилия, имя, отчество









Специальность___________


___________________________________


Курс____________________


Группа__________________













Преподаватель

________________________





Сhello_html_14778d33.gifОДЕРЖАНИЕ


1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

РАЗДЕЛ 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

РАЗДЕЛ 3. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Система организационно-правовой документации

Задания для самостоятельной работы к подразделу система организационно-правовой документации

3.2 Система распорядительной документации

Задания для самостоятельной работы к подразделу система распорядительной документации

3.3 Система информационно-справочной документации

Задания для самостоятельной работы к подразделу система информационно-справочной документации

3.4. Документация по личному составу

Задания для самостоятельной работы к подразделу Документы по личному составу

РАЗДЕЛ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Задания для самостоятельной работы к разделу Организация документооборота

Бланк внутренней описи дела

Примерная форма обложки дела

Примерные формы регистрационных журналов

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Примерная форма номенклатуры дел

Контрольные вопросы для самопроверки

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Тестовые задания

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Перечень документов, на которых ставится печать

ПРИЛОЖЕНИЕ В. Перечень документов, подлежащий утверждению

ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Перечень документов, не подлежащих регистрации

ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Порядок организации работы с внутренними, входящими и исходящими документами

КРОССВОРД

ЗАДАЧА

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ








1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Курс «Документационное обеспечение управления» является общепрофессиональной дисциплиной учебного плана студентов 2 курса, обучающихся по специальности100801»Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров», 120714 «Земельно-имущественные отношения». По своему содержанию курс в полном объеме учитывает профессиональные требования к специалистам в области товароведения, менеджмента и информатики и тесно связан с управленческими, правовыми дисциплинами и дисциплинами информационного цикла.

Дисциплина изучается на втором курсе. На лекциях студенты изучают теоретический материал по каждой теме. На практических занятиях – расширяют и закрепляют теорию, приобретают навыки работы по составлению и оформлению служебных документов, а также организации работы с ними в учреждениях. Рабочая тетрадь предназначена для самостоятельной индивидуальной работы студентов . В каждом разделе дается краткая характеристика документов с перечислением используемых реквизитов, а также примерная форма оформления документов. Далее приведены задания, предназначенные для их выполнения студентами самостоятельно, в качестве домашней работы.

Заполнение рабочей тетради – это творческая работа студентов, является допуском к сдаче итогового зачета по курсу «Документационное обеспечение управления».

При самостоятельной индивидуальной работе студенты используют метод эвристических вопросов (Квинтилиан). Для отыскания сведений о каком – либо событии или объекте студентам рекомендуется задать себе семь ключевых вопросов: Кто? Что? Зачем? Где? Чем? Как? Когда? Парные сочетания вопросов порождают новый вопрос, например: Как - Когда? Ответы на данные вопросы и их всевозможные сочетания порождают необычные идеи и решения относительно исследуемого объекта (объекты - документы, организация работы с ними).

Личностный опыт студента становится компонентом его образования, а содержание образования создается в процессе его деятельности.
















Раздел 2. Требования к составлению и оформлению документов


Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать, т.е. установить подлинность.


Официальный документ – это документ созданный юридическим и физическим лицом оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Функции документа:

  • информационные (социальная, политическая, коммуникационная);

  • функции обеспечения процесса управления (управленческая, правовая, учетная);

  • функции, носящие культурно-исторический характер (функция исторического источника).

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами.


Реквизиты могут быть: графическими (герб, печать, символ), текстовые (простые состоящие из 1-2 слов и сложные состоящие из нескольких частей), постоянные (которые печатаются на каждом бланке документа), переменные (зависит от конкретных обстоятельств, данных), обязательные (дата, автор документа, заголовок и др.). Дополнительные характеризуют этапы обработки документа. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр.


Типовой формуляр – это характерный для документов определенного типа (вида), приказы, договора.

Формуляр образец – предусматривает два варианта оформления реквизитов:

  1. угловой – заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

  2. Продольный – заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Способы оформления реквизитов:

  1. флаговый – расположение реквизитов от левой границы зоны расположения реквизитов.

  2. Центрованный – когда начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов.

Общий бланк используется для подготовки любых видов документов кроме письма.


В соответствии с разделом 2 ГОСТ а Р6.30-2003 в состав реквизитов документа входят следующие элементы.


  1. Изображение Государственного герба РФ (01).

  2. Изображение герба субъекта РФ (02).

  3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

  4. Указание на код предприятия (04).

  5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05)( введен в состав реквизитов впервые).

  6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

  7. Указание на код формы документа (07).

  8. Наименование предприятия (08).

  9. Справочные данные о предприятии (09).

  10. Наименование вида документа (10).

  11. Дата документа (11).

  12. Регистрационный номер документа (12).

  13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

  14. Указание на место составления или издания документа (14).

  15. Сведения об адресате (15).

  16. Указание на гриф утверждения документа (16).

  17. Резолюция (17).

  18. Заголовок к тексту документа (18).

  19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

  20. Текст документа (20).

  21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

  22. Подпись (лица отправителя или лица-разработчика) (22).

  23. Указание на гриф согласования документа (23).

  24. Визы согласования документа (24).

  25. Оттиск печати предприятия (25).

  26. Отметка о заверении копии документа (26).

  27. Отметка об исполнителе документа (27).

  28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

  29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

  30. Идентификатор электронной копии документа (30).


Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в таблице







ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ



Наименование реквизита

Номер реквизита но ГОСТ у

Требования

Примечание

Государственный Герб РФ

01

Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ

-

Герб субъекта РФ

02

Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ

Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ

Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания)

03

Помещают в соответствии с Уставом (Положением) организации

Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ

Код организации

04

Проставляется в соответствии с ОКНО

-

Основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) юридического лица

05

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами


ИНН/КПП

06

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

-

Код формы документа

07

Проставляется в соответствии с ОКУД

-

Наименование организации

08

Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах

Над полным наименованием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при наличии последней)

Справочные данные об организации


09

Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения




Наименование вида документа

10

Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД

Для писем, как правило, не указывается

Дата документа

11

Указывается дата подписании или утверждения документа (для протокола- дата заседании, для акта- дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя нарами арабских цифр, год -четырьмя.

Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании





Регистрационный номер документа

12

Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

13

Указывается номер и дата документа, на котором дается ответ

Применяется только в исходящих ответных документах

Указание на место составления (издания) документа

14

Указываются в соответствии с принятым административно- территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений

Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09

Сведения об адресате

15

Указываются наименования адресатов: организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)

При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно

Гриф утверждения документа

16

При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера

Располагается в правом верхнем углу документа

Резолюция

17

Указываются фамилия и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата

В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе

Заголовок к тексту

18

Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном падеже)

Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5. Может не составляться

Отметка о постановке документа на контроль

19

Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль»

-

Текст документа

20

Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связанного текста или сочетания перечисленного


Отметка о наличии приложения

21

При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах , в стольких-то экземплярах. Для приложения. Не названного в тексте, указывается и его наименование. .При наличии нескольких приложений приводится их нумерация


Подпись

22

Включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию)

Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица

Гриф согласования документа

23

При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, его расшифровка. Дата согласования, при согласовании другим документом - СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа

-

Виза согласования документа

24

Указывается должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования, при наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправленного документа (письма)

При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе

Печать

25

Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи

Ставится на свободном поле левее подписи или поверх отметки М.П. (место печати)

Отметка о заверении копии

26

Указываются «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения

При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются

Отметка об исполнителе

27

Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона

Располагается в левом нижнем угу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

Отметка об исполнении документа и направлении его вдело

28

Указывается ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения

Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ

Отметка о поступлении документа на предприятие ( в организацию)

29

Указывается порядковый номер и дата поступления документа

В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа

Идентификатор электронной копии документа

30

Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа

Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа





Раздел 3. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1 Система организационно правовой документации

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационные документы составляют правовую основу деятельности учреждения; содержат положения, основанные на нормах административного права, и обязательны для исполнения.

Организационные документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, т.е. действуют вплоть до их отмены или до утверждения новых (за исключением штатного расписания, которое разрабатывает и утверждается ежегодно).

В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и ор­ганизации труда в организационные документы могут вноситься изменения. В случае реор­ганизации организационные документы перерабатываются и утверждаются заново.

Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или струк­турного подразделения с привлечением юристов и квалифицированных специалистов под­разделений, хорошо знающий работу данного учреждения.

Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собст­венные заголовки, разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке подлежат согласованию во всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностны­ми лицами, после чего утверждаются: руководителем вышестоящей организации; руководи­телем данной организации; коллегиальным органом - например, советом директоров, общим собранием акционеров; руководителем структурного подразделения. Также утверждаться документы могут распорядительным документом, издаваемым руководителем или коллеги­альным органом (приказ или распоряжение).

УСТАВ - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, ха­рактер и порядок функционирования организации, взаимоотношения с другими организа­циями, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Как правило, устав организации содержит в себе следующие разделы:

1. Общие положения (полное и сокращенное наименование организации; статус,
предмет и цель деятельности организации; нормативные документы, регламентирующие
деятельность организации; наличие филиалов и дочерний предприятий и представительств;
наличие зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания), банковские счета, пе­чати
и штампы, фирменные бланки; юридический адрес организации).

  1. Сведения об уставном капитале организации (сведения о соучредителях организа­ции, размеры их вкладов и имущественные права; условия изменения размеров уставного капитала).

  2. Организационно-правовые основы деятельности организации (направления дея­тельности организации; механизм взаимоотношений организации с партнерами; права уча­стников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности).

  3. Управление организацией (структура и основные задачи управления организацией; состав органов управления и их полномочия).

  4. Правила ведения учета и отчетности в организации (порядок ведения бухгалтер­ской и статистической отчетности; порядок представления сведений и результатах финансо­во-хозяйственной деятельности в налоговые органы; порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности и информирование об этом сотрудников организа­ции).

  5. Порядок использования прибыли иных накоплений (распределение и использо­вание прибыли).

  6. Порядок прекращения деятельности организации (порядок ликвидации либо из­менения характера деятельности организации).

  7. Особые вопросы деятельности организации (порядок разрешения споров органи­зации с прочими юридическими и физическими лицами и др.).

Устав утверждается руководителем данной либо вышестоящей организации, либо ре­шением общего собрания учредителей; оформляется на общем бланке формата А 4.

Реквизиты формуляра устава:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • гриф утверждения;

  • текст;

  • подпись;

  • оттиск печати.

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ - правовой акт, определяю­щий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, ответственность и ор­ганизацию работы структурного подразделения.

  1. Общие положения (полное официальное наименование подразделения, его статус, направления деятельности и нормативные документы, регламентирующие деятельность).

  2. Цель, задачи и функции подразделения (формулируются по принципу «от общего –

к частному»).

3. Структура, состав подразделения (структура, численный состав и технико-
технологическое оснащение подразделения).

  1. Организация управления и обеспечения подразделения (руководящий состав под­разделения и их полномочия, общая организация управления повседневной деятельностью и ее основные направления, управление в оперативном режиме).

  2. Организация взаимодействия подразделения с другими структурами (получение и передачи информации и документов и др.).

  3. Полномочия основных категорий сотрудников подразделения (права руководите­ля в отношении руководящего персонала первичного звена и рядовых сотрудников подразделения).

  4. Ответственность основных категорий сотрудников подразделения (персональная ответственность сотрудников за различные виды нарушений).

  5. Особые вопросы деятельности подразделения (порядок разрешения спорных си­туаций с другими структурными подразделениями, а также иные вопросы, отражающие спе­цифику деятельности подразделения).

Данный документ разрабатывается и подписывается руководителем структурного под­разделения, согласовывается с юристом и утверждается руководителем организации.

Сходную структуру и перечень реквизитов имеют положение об организации либо об иных органах. Положение составляется на общем бланке формата А 4.

Реквизиты формуляра положения о структурном подразделении:

  • наименование организации;

  • наименование структурного подразделения;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • гриф утверждения;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись;

  • гриф согласования;

  • визы согласования;

  • оттиск печати.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ - организационный документ, в кото­ром указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и коли­чество штатных единиц по каждой из должностей.

Структура и штатная численность разрабатываются в соответствии с уставом организа­ции и подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером, юристом и руководителями структурных подразделений, утверждается руково­дителем организации.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказов руководителя орга­низации.

С учетом специфики содержания текст документа выполняется в виде таблицы на об­щем бланке организации форма A3 или А 4 (альбомный разворот).

Реквизиты формуляра структуры и штатной численности:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место составления;

  • гриф утверждения;

  • текст;

  • подпись;

  • визы согласования;

  • оттиск печати.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - правовой акт, устанавливающий количественный и должностной состав сотрудников в структуре подразделений организации, а также размеры минимальной фиксированной месячной оплаты труда в соответствии с занимаемыми долж­ностями.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласо­вывается с главным бухгалтером, юристом и руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации.

Документ составляется на общем бланке организации форма A3 или А 4 (альбомный разворот) и с учетом специфики содержания и размещения данных выполняется в виде таб­лицы.

Штатное расписание разрабатывается в плановом отделе либо ином аналогичном струк­турном подразделении организации ежегодно по состоянию на 1 января.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Реквизиты формуляра штатного расписания:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место составления;

  • гриф утверждения;

  • текст;

  • подпись;

  • визы согласования;

  • оттиск печати.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, техноло­гические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их струк­турных подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Основные разделы должностной инструкции:

  1. Общие положения (область деятельности специалиста, квалификационные требова­ния, порядок назначения на должность и освобождения, подчиненность сотрудника, норма­тивные документы).

  2. Должностные обязанности (подробное описание повседневных обязанностей, вы­полняемых специалистом, сформулированных по принципу «от общего - к частному»).

  3. Права (права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обя­занностей).

  4. Ответственность и порядок оценки работы (ответственность, которую несет спе­циалист при выполнении функциональных обязанностей; критерии оценки качества работы сотрудника и кем они осуществляются.

  5. Взаимоотношения по должности (с кем взаимодействует при исполнении должно­стных обязанностей).

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается руководителем организации. На основе данного документа разрабатывается трудовой договор, заключаемый с сотрудником. Документ пере­сматривается не реже одного раза в пять лет.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А 4. Реквизиты формуляра должностной инструкции:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место составления;

  • заголовок к тексту;

  • гриф утверждения;


  • текст;

  • подпись;

  • оттиск печати;

- визы согласования;
- виза ознакомления.

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА - документ, детально рег­ламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

  1. Общие положения (общеконституционные гарантии для сотрудников; цель и поря­док введения в действие данного документа).

  2. Порядок приема и увольнения сотрудников (процедура приема, увольнения и пе­ремещения сотрудников на другие должности).

  3. Общие обязанности и права сотрудников (перечисление основных обязанностей сотрудников, подлежащих исполнению в повседневной деятельности).

  4. Общие обязанности и права администрации (перечисление обязанностей администрации по обеспечению сотрудников работой, созданию и поддержанию безопасных условий труда, своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников, управлению и взаимодействию организации с другими организациями).

  5. Рабочее время и порядок его использования (Условия труда) (продолжительность рабочего дня с указанием начала и окончания, продолжительность и периодичность перерывов в работе, порядок предоставления сотрудникам отпусков, порядок командирования сотрудников).

  6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее от­личившихся сотрудников (виды ответственности за нарушения и конкретные меры воздействия в отношении правонарушителей; порядок и виды поощрений).

  7. Заключительные положения (порядок пересмотра правил и порядок ознакомления с ними сотрудников).

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации. Документ визируется заместителями руководителя организации, главным бухгалтером, юристом. Уточненный и согласованный документ подписывается от­ветственным разработчиком и утверждается руководителем организации.

О введении Правил в действие издается приказ; изменения и уточнения в документ также вносятся приказом.

Правила внутреннего трудового распорядка оформляются на общем бланке формата А4. Реквизиты формуляра правил трудового распорядка:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место составления;

  • гриф утверждения;

  • текст;

  • подпись;

  • визы согласования;

  • оттиск печати.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ К ПОДРАЗДЕЛУ «СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

Цель работы: приобретение навыков составления организационных документов.

В результате изучения соответствующих разделов учебных пособий и нормативно-методических документов, а также выполнения приведенных ниже заданий студенты долж­ны:

знать:

  • состав реквизитов формуляров организационных документов;

  • назначение, порядок создания, подписания, согласования и утверждения организационных документов;

уметь:

- составлять основные виды организационных документов.

Задание 1.1.1 Составьте Положение о структурном подразделении (об отделе менедж­мента/техническом отделе) ООО «Заря» (с. 13-15).

Задание 1.1.2 Составьте должностную инструкцию менеджера / оператора ПЭВМ (с. 16-18).

Задание 1.1.3 Составьте структуру и штатную численность 000 «Заря» (с. 19).

Задание 1.1.4 Составьте Правила внутреннего трудового распорядка 000 «Заря» (с.20-25).


hello_html_m3e4e280.png




hello_html_b09152e.png



hello_html_m281eed76.png



hello_html_m3b507c2.png



hello_html_m24b35348.png



hello_html_m731e05b6.png



hello_html_76be6beb.png





hello_html_6ea8c7e5.png



hello_html_652f54d6.png



hello_html_m3bd581a1.png



hello_html_501ddfd6.png



hello_html_m5cbb4121.png



hello_html_m318bb27f.png




3.2 Система распорядительной документации

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - правовые акты, регулирующие дея­тельность организации, связанную с реализацией поставленных перед ней целей и за­дач, обеспечением ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Основное назначение распорядительных документов заключается в регулировании и координации деятельности организации, позволяющих руководству обеспечить реализацию поставленных задач, получая максимальный эффект от своей деятельности. Распорядитель­ные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Основанием для издания распорядительных документов может быть необходимость:

  • исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений выше­стоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

  • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной дея­тельности в соответствии с функциями и задачами организации.

Большинство распорядительных документов издаются на основе единолично принятых решений руководителя, что обеспечивает оперативность управления и повышает персональ­ную ответственность руководителя за принятые решения.

Текст распорядительных документов делится на констатирующую и распорядительную части. Распорядительная часть строится по схеме: исполнитель - предписываемое действие - срок. Последний пункт содержит информацию о том, на кого будет возложен контроль за исполнением данного документа. В случае, если руководитель организации сам будет кон­тролировать исполнение, то этот пункт не приводится.

ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - правовой акт, издаваемый руково­дителем организации, действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативный задач, стоящих перед данной организацией.

Приказами по основной деятельности оформляются: порядок деятельности организа­ции; решения и поручения по организации какой-либо работы; различные организационные мероприятия; подведение итогов работы; результаты ревизии.

Изменения, дополнения в приказы, а также отмена приказов производятся только при­казами.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

- констатирующей, в которой излагаются факты либо раскрываются причины, послужившие
основанием для издания приказа;

- распорядительной, которая начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и делится на пунк­ты.

Реквизиты формуляра приказа по основной деятельности:

  • наименование организации;

  • код формы документа;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • заголовок к тексту;

  • hello_html_m8f9f23c.gifтекст (констатирующая и распорядительная части);

  • подпись;

  • визы согласования.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА - копия части подлинного документа - приказа.

Реквизиты формуляра выписки из приказа по основной деятельности:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата (та же, что и у приказа);

  • регистрационный номер (тот же, что и у приказа);

  • место издания;

  • заголовок к тексту;

  • констатирующая часть текста (полностью переносится из основного документа);

  • распорядительная часть текста (необходимый пункт);

  • подпись (без указания личной подписи);

  • отметка о заверении копии документа.

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, в целях разрешения оперативных вопросов, касающихся узкого круга должностных лиц и имеющий ограниченный срок действия.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

  • констатирующей, в которой излагается цель либо раскрываются причины, поел жившие основанием для издания распоряжения; как правило, начинается словами «В связи ...», «В соответствии с ...», «В целях...» ит.п.;

  • распорядительной, которая начинается словом ОБЯЗЫВАЮ и, при необходимости делится на пункты.

Реквизиты формуляра распоряжения:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись;

  • визы согласования.

УКАЗАНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и. его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характер а также по вопросам, связанным с организацией выполнения правовых актов данной и. вышестоящей организации.

Текст указания состоит из двух частей:

  • констатирующей, в которой излагаются причины, послужившие основанием для издания указания; как правило, начинается словами: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии с ...» и т.п.;

  • распорядительной, которая начинается словом ПРЕДЛАГАЮ и, при необходимости делится на пункты и подпункты.

Реквизиты формуляра указания:

  • наименование организации;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись;

  • визы согласования.



ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ К ПОДРАЗДЕЛУ «СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

Цель работы: приобретение навыков составления и оформления распорядительных документов.

В результате изучения соответствующих разделов учебных пособий и нормативно-методических документов, а также выполнения приведенных ниже заданий студенты долж­ны:

знать:

  • состав реквизитов документов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003;

  • правила оформления констатирующей и распорядительной частей документа;

  • назначение, порядок подписания и согласования распорядительных документов;

  • уметь:

  • составлять основные виды распорядительных документов по основной деятельности.

Задание 1.2.1 Издайте приказ от имени директора ООО «Заря» В.М.Павлова от 04.04.2012 о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе и на­значении для этого комиссию под председательством коммерческого директора С.Д.Черкасова. В состав комиссии включены главный бухгалтер Р.В.Денежкина и бухгалтер Ж.В.Копейкина. В приказе поручено представить на утверждение документы складского учета и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей по состоянию на 01.04.2012. Инвентаризация должна быть проведена до 10.04.2012 (с. 29).

Задание 1.2.2 Составьте приказ об изменении графика работы отдела менеджмента ООО «Заря» в предпраздничные дни в период с 15.12.2012 по 30.12.2012 в связи с произ­водственной необходимостью (с.30).

Задание 1.2.3 Составьте выписку из приказа об изменении графика работы, в которой начальнику отдела менеджмента приказано организовать работу в предпраздничные дни (с. 31).

Задание 1.2.4 Издайте распоряжение от 06.04.2012 об участии коллектива ООО «Заря» в общегородском субботнике по уборке города, посвященном 70-летию образования Тамбовской области 14.04.2012. Директор ООО «Заря» В.М.Павлов предписывает осуще­ствить уборку прилегающий к учреждению городских территорий и производственных помещений. Организация работы возлагается на начальника АХЧ М.В.Колосова. Исполнитель распоряжения заместитель директора Б.П.Рудаков (с. 32).

Задание 1.2.5 Издайте указание о подготовке графика отпусков на 2012 г. в ООО «Заря» (с. 33).

hello_html_4eb6b181.png



hello_html_m7e0e7e27.png



hello_html_43a7a54b.png



hello_html_6186fc58.png



hello_html_292a52ba.png



3.3 Система информационно-справочной документации

ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - совокупность докумен­тов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Они не содержат поручений, не обязы­вают действовать строго определенным образом, однако сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяя выбрать тот или иной способ управленческого решения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они движутся по вертикали, снизу вверх: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя структурного подразделения к руководителю организации, от нижестоящей ор­ганизации к вышестоящей.

ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Виды служебных писем: информационное письмо; сопроводительное письмо; письмо-запрос; письмо-ответ; письмо-просьба; письмо-предложение; письмо-извещение; письмо-запрос; письмо-отказ; письмо-подтверждение; письмо-приглашение; рекламное письмо; га­рантийное письмо.

Текст писем состоит из двух частей: вводной, в которой излагаются факты, послужив­шие поводом для создания документа; основной, в которой излагаются ответы, просьбы, приглашения, предложения, отказы и т.п.

Реквизиты формуляра письма:

  • наименование организации (наименование структурного подразделения (если есть));

  • справочные данные об организации;

  • код организации;

  • общегосударственный регистрационный номер;

  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • ссылка на дату и номер входящего документа;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • отметка о наличии приложения;

  • подпись;

  • оттиск печати (только для гарантийных писем);

  • отметка об исполнителе;

  • идентификатор электронной копии документа.

АКТ - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты или события и утверждаемый руководителем.

Акт составляется на общем бланке формата А 4. Текст акта состоит из двух частей:

  • вводной, в которой формулируется основание для создания документа, а также пере­числяются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом;

  • констатирующей, в которой излагается описание проделанной работы, фиксируются необходимые факты, приводятся выводы и предложения составителей акта. Данная часть может разделяться на пункты либо составляться в виде таблицы.

Реквизиты формуляра акта:

  • наименование организации (наименование структурного подразделения (если есть));

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • гриф утверждения документа;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • отметка о наличии приложения;

  • подписи (членов комиссии);

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия реше­ний на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Текст протокола состоит из двух частей:

  • вводной, состоящей из элементов: Председатель, Секретарь, Присутствовали, Пове­стка дня;

  • основной, которая строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ по каждому вопросу отдельно.

Датой протокола является дата проведения заседания. Протокол составляется на общем бланке формата А 4.

Реквизиты формуляра протокола:

  • наименование организации (наименование структурного подразделения (если есть);

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер (в течение календарного года);

  • место издания;

  • гриф утверждения документа;

  • заголовок к тексту;


  • текст;

  • подписи.

СПРАВКА - документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Справки составляют для описания и подтверждения фактов или событий в производст­венной деятельности организации либо для удостоверения юридических фактов - подтвер­ждения места проживания, места работы или учебы, занимаемой должности, получаемой заработной плате и др.

Текст справки, удостоверяющей юридические факты, начинается с указания фамилии, ,имени и отчества лица в именительном падеже. Справки по производственной деятельности составляются па общем бланке формата А 4; справки, удостоверяющие юридические факты, составляют на общем бланке формата А5.

Реквизиты формуляра справки:

  • наименование организации (наименование структурного подразделения (если есть);

  • наименование вида документа;

  • справочный данные (для справок, подтверждающих какой-либо юридический факт);

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • адресат;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись;

  • печать.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с вы водами и предложениями составителя.

По содержанию докладные записки бывают информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (подписывает автор составитель) и внешние (подписывает руководитель организации).



Докладные записки составляются на общем бланке формата А 4.

Реквизиты формуляра докладной записки:

  • наименование организации (для внешней записки);

  • наименование структурного подразделения (для внутренней записки);

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • адресат;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • отметка о наличии приложения (если есть);

  • подпись.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - документ, составляемый для пояснения отдель­ных положений выполненной работы либо объяснения причин невыполнения служебного поручения или нарушения дисциплины.

Объяснительные записки, поясняющие выполнение работы, являются приложением к основному документу и оформляются на общих бланках формата А 4 и подписываются руко­водителем организации.

Объяснительные записки, поясняющие причины невыполнения или нарушения дисци­плины, оформляются на стандартном листе бумаги и подписываются составителями.

Реквизиты формуляра объяснительной записки:

  • наименование организации (для пояснительной записки);

  • наименование структурного подразделения (для объяснительной записки);

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • адресат;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • отметка о наличии приложения (если есть);

  • подпись.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, служащих для передачи официальных сообщений, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста.

При передаче телефонограммы следует:

  • передавать только краткую (текст не более 50 слов), срочную информацию;

  • по возможности не использовать трудно выговариваемые слова;

  • проверять правильность записи обратной связью.

Реквизиты формуляра телефонограммы:

  • наименование организации-отправителя;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место составления;

  • адресат;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись;

  • должность и фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время переда­чи;

  • должность и фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.



ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ К ПОДРАЗДЕЛУ «СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

Цель работы: приобретение навыков составления и оформления информационно-справочных документов.

В результате изучения соответствующих разделов учебных пособий и нормативно-методических документов, а также выполнения приведенных ниже заданий студенты долж­ны:

знать:

  • состав реквизитов документов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003;

  • виды, назначение и правила оформления информационно-справочных документов;

  • требования, предъявляемые к стилю официально-деловых документов;

уметь:

  • составлять основные виды информационно-справочных документов

Задание 1.3.1 Составьте служебное письмо (недостающие реквизиты сформулируйте самостоятельно):

- автор письма - 000 «Заря»; письмо подписано генеральным директором
В.М.Павловым.

- адресат - 000 «Вымпел», генеральный директор А.А.Иванов.

Письмо является ответным на инициативное с входящим номером 03-136/2 от 25.04.2012

В тексте письма изложено сообщение о возращении проекта «Реконструкция цеха» в связи с тем, что проект имеет существенные недостатки, которые требуют устранения (с. 38).

Задание 1.3.2 Составьте справку на имя старшего менеджера ООО «Заря» Яковлевой Ксении Всеволодовны , подтверждающую место работы и занимаемую должность, стаж ра­боты и размер заработной платы за последние 3 месяца текущего года. Справка адресована в филиал № 8594/0042 Тамбовского отделения Сберегательного банка России (с. 44).

Задание 1.3.3 Оформите докладную записку в соответствии с предложенной управлен­ческой ситуацией (правильно расположив имеющиеся и при необходимости добавив недос­тающие реквизиты):

В Московском институте повышения квалификации работников образования Москвы созданы постоянно действующие курсы повышения квалификации кураторов муниципаль­ных школьных округов. Курсы работали на принципе самоокупаемости, однако в текущем учебном году для продолжения их деятельности необходимо дополнительное финансирова­ние из бюджета Москвы.

Ректор института, профессор Б.А.Иванов обратился к руководителю Департамента об­разования Р.И.Антонову с просьбой выделить один миллион рублей для поквартального фи­нансирования деятельности курсов в текущем учебном году.

Докладная записка составлена 07.12.2012, зарегистрирована за № 24 и в тот же день от­правлена в Департамент (с. 45).

Задание 1.3.4 Составьте объяснительную записку на имя начальника отдела менедж­мента/ технического отдела ООО «Заря» о причине Вашего опоздания на работу (с. 46).

Задание 1.3.5 Составьте телефонограмму (недостающие реквизиты сформулируйте самостоятельно) от имени Общественной организации «Возрождение» о проведении- «круг­лого стола» на территории Оргкомитета 15.03.2012, направленной в адрес ОАО «Лотос». Однако позже Оргкомитет изменил свое решение и перенес проведение совещания на тер­риторию гостиницы «Славянская» (конференцзал), о чем посредством телефонограммы уве­домил ОАО «Лотос». Телефонограмма подписана председателем Оргкомитета и передана секретарем-референтом И.С.Кругловой (с. 47).

hello_html_m25a1704a.png



hello_html_7575e0c0.png





hello_html_m77570d8c.png

hello_html_m50f6c3c7.png



hello_html_6779ffe7.png



hello_html_m61a7cd0e.png


hello_html_28f2ba8.png



hello_html_51936dc1.png



hello_html_b76d413.png



hello_html_mb69409d.png



hello_html_10e8d335.png





3.4 ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ


ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – совокупность документов, возникающих в результате трудовых отношений между работниками и организацией.


РЕЗЮМЕ – документ, содержащий сведения биографического характера, изложенных в обратнохронологическом порядке, представляемый при трудоустройстве.

Текст резюме составляется по следующим разделам:

- цель создания резюме, предполагаемый график работы, предполагаемая заработная плата;

- персональные сведения (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; гражданство; семейное положение; домашний адрес; электронный адрес; номера домашнего и мобильного телефонов);

- сведения об образовании – в обратнохронологическом порядке (годы учебы, полное наименование учебного заведения, полученная специальность, присвоенная квалификация);

- сведения о трудовой деятельности – в обратнохронологическом порядке (общий стаж работы; период работы, полное наименование организации, занимаемая должность);

- дополнительные сведения ( информация о специальных знаниях, умениях, навыках, например, об окончании каких-либо курсов, уровне владения иностранным языком, наличие водительских прав и др.).

Реквизиты формуляра резюме:

- наименование вида документа;

- дата;

- текст;

- подпись.


ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, адресованный должностному лицу, с изложением какой-либо просьбы работника.

Заявления бывают разных видов: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении учебного отпуска и др.

Заявление может иметь приложение (подлинники или копии) – документы, подтверждающие обоснованность просьбы, изложенной в основном документе.

Заявление пишется от руки на стандартном листе бумаги формата А 4 либо на бланке (унифицированной форме), разработанном в организации.

Реквизиты формуляра заявления:

- наименование вида документа;

- дата;

- адресат;

- сведения об авторе документа (для заявления о приеме на работу);

- текст;

- отметка о наличии приложения(если есть);

- подпись.


ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – документ, в котором фиксируют сведения о кадрах организации.

Особенностью приказов по личному составу является основание, послужившее причиной издания данного документа, размещаемое непосредственно после текста приказа. Приказы вступают в силу с момента их подписания. Приказы визируются юристом организации и заместителем руководителя организации по кадрам. Начальник кадрового подразделения должен ознакомить с текстом приказа сотрудника, который должен поставить свою визу «С приказом ознакомлен», расписаться и указать дату ознакомления.





Оформляют приказы в виде бланков унифицированных форм документов, утвержден­ных Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004. В случае отсутствия в органи­зации указанных унифицированных форм, приказы по личному составу оформляют традиционно , на стандартных листах бумаги формата А4.

Приказы по личному составу издают по вопросам: приема на работу; перемещение по работу; увольнения с работы; установления тарифных разрядов и должностных окладов; ' предоставления отпусков; командирования; изменения фамилии; поощрения сотрудников; наложения взыскания и др.

Реквизиты формуляра приказа по личному составу:

  • наименование организации;

  • код формы документа;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • место издания;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись;

  • визы согласования;

  • ознакомительные подписи сотрудников.

Как правило, в организациях для издания приказов по личному составу используют следующие унифицированные формы: Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.; Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу; Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику; Т-8 Приказ (распоряжение) о прекра­щении действия трудового договора с работником; Т-9 Приказ (распоряжение) о направле­нии работника в командировку; Т-1 Г Приказ (распоряжение) о поощрении работника.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР - документ, представляющий собой юридически оформлен­ное соглашение сторон о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, конста­тирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на определенных условиях.

В трудовом договоре необходимо указывать следующее:

  • наименование организации;

  • наименовании должности и структурного подразделения;

  • вид договора;

  • срок действия договора;

  • наличие испытательного срока;

  • перечисление основных должностных обязанностей сотрудника;

  • обязанности организации по охране труда сотрудника;

  • условия оплаты труда;

  • особенности режима рабочего времени.

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ - документ, содержащий перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном
положении и т.п. ,

АВТОБИОГРАФИЯ - документ, в котором излагается краткое жизнеописание с ука­занием основных персональных данных о ее составителе, сведений об этапах учебно-трудовой деятельности и другой необходимой информации.

Автобиография составляется на стандартном листе бумаги формата А4 от руки.


Реквизиты формуляра автобиографии:

- наименование вида документа;

  • текст;

  • дата;

  • подпись.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемеще­нии или поощрении сотрудника организации.

Составляет представление руководитель структурного подразделения, его заместитель или заместитель руководителя организации.

Оформляют представление на стандартном листе бумаги формата А 4.

Реквизиты формуляра представления:

  • наименование структурного подразделения;

  • наименование вида документа;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • адресат;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись.

ХАРАКТЕРИСТИКА - официальный документ, содержащий отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств, выдавае­мый администрацией организации своему работнику, либо по запросам в иные организации.

Характеристика может быть оформлена в произвольной форме и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование вида документа; - текст;

  • подписи;

  • дата;

  • печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части не структурированные в виде отдельные разделов:

  • вводная часть - анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образо­вание, занимаемая должность).

  • основная часть - данные о трудовой деятельности: сведения о полученной специ­альности, продолжительности работы в данной организации, продвижении по службе, уров­не профессионального мастерства, наличие наград и поощрений; оценка морально-психологических и деловых качеств работника, его отношение к работе, повышении профес­сионального уровня, поведении в быту.

- общие выводы по кандидатуре работника.
Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывается характеристика руководителем организации, руководителем структур­ного подразделения, председателем профсоюзного комитета (если есть). Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за достоверность содержания. Подписи заверяют печатью. • Копия выданной характеристики помещается в личное дело работника

ТРУДОВАЯ КНИЖКА - документ, в котором регистрируются этапы трудовой дея­тельности работника, служащий для подтверждения стажа его работы

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше 5 дней. Записи в трудовую книжку вносятся только после издания соответствующего приказа.

В трудовые книжки вносятся следующие сведения о: работнике, работе, награждениях и поощрениях (сведения о взысканиях не вносятся). После каждой записи в трудовой книжке должна быть проставлена ознакомительная подпись ее владельца.



ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ К ПОДРАЗДЕЛУ «ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

Цель работы: приобретение навыков составления и оформления документов по лич­ному составу.

В результате изучения соответствующих разделов учебных пособий и нормативно-методических документов, а также выполнения приведенных ниже заданий студенты долж­ны:

знать:

  • состав реквизитов документов по личному составу;

  • виды, назначение и особенности оформления документов по личному составу;

  • правила заполнения унифицированных форм документов по личному составу;

  • уметь:

  • составлять основные виды документов по личному составу.

Задание 1.4.1 Составьте резюме с целью получения должности менеджера по продажам / опера­тора ПЭВМ (с. 52).

Задание 1.4.2 Составьте автобиографию (с. 53). •

Задание 1.43 Составьте заявление о приеме на работу в ООО «Заря» в должности менеджера по продажам / оператора ПЭВМ (с. 54).

Задание 1.4.4 Составьте заявление в бухгалтерию ООО «Заря» от имени старшего ме­неджера ООО «Заря» Яковлевой Ксении Всеволодовны с просьбой выдать ей справку для получения денежной ссуды в размере 80 тыс. руб. сроком на 2 года в филиале № 8594/0042 Тамбовского отделения Сберегательного банка России. В справке Яковлева просит указать следующие сведения: место работы, занимаемая должность, стаж работы, размер заработной платы за последние 3 месяца текущего года (с. 55).

Задание 1.4.5 Издайте приказ о приеме на работу (с. 56).

Задание 1.4.6 Издайте приказ о переводе на другую работу (с. 57).

Задание 1.4.7 Издайте приказ об увольнении (с. 58).

Задание 1.4.8 Заключите трудовой договор между Вами и ОО «Заря» в лице генерального директора (с. 59-60).

Задание 1.4.9 Оформите личный листок по учету кадров (с. 61 -62).

Задание 1.4.10 Заполните трудовую книжку (с. 63).

Задание 1.4.11 Составьте характеристику на менеджера по продажам / оператора ПЭВМ ООО«Заря» (с. 64).

Задание 1.4.12 Подготовьте представление от имени начальника отдела кадров ООО «Заря» Л.Г.Дороховой с предложением о поощрении главного бухгалтера ООО «Заря» Елены Севостьяновны Денежкиной, безупречно проработавшей в ООО «Заря» в течение 7 лет, в связи с 60-летним юбилеем (с. 65).

hello_html_m68647a53.png



hello_html_497c1560.png



hello_html_5a709b49.png



hello_html_m50e216ec.png



hello_html_61ef6694.png



hello_html_m70c1ee7c.png



hello_html_me2dc13f.png



hello_html_m41114434.png



hello_html_4a85db0f.png



hello_html_6e574310.png



hello_html_4d584c6a.png



hello_html_m3607475c.png



hello_html_m350797ce.png



hello_html_m2f26605a.png





РАЗДЕЛ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА


Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Иными словами, организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до момента их уничтожения или передачи на архивное хранение.

В делопроизводстве любой организации, предприятия или учреждения выделяют три документопотока:

- входящие документы (т.е. поступившие в организацию);

- исходящие документы (т.е. отправляемые из организации);

- внутренние документы (т.е. не выходящие за пределы организации).

Порядок организации работы с внутренними, входящими и исходящими документами представлен в Приложении Д.


ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

К РАЗДЕЛУ «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»


Цель работы: приобретение навыков организации работы с документами в учреждении.

В результате выполнения данного вида работы студенты должны:

знать:

- правила оформления дела;

- правила составления описи дела и оформления обложки дела;

- требования к организации регистрации документов;

- правила составления номенклатуры для организации;

уметь:

- составлять опись дела;

- оформлять обложки дела;

- заполнять различные регистрационные формы;

- составлять номенклатуру дел организации.

Задание 4.1 Составьте внутреннюю опись дела (с.66).

Задание 4.2 Оформите обложку дела (с. 67).

Задание 4.3. Зарегистрируйте в журнале по 2-3 входящих, исходящих и внутренних документов (с.68).

Задание 4.4 Зарегистрируйте какой-либо входящий документ в регистрационно-контрольной карточке (с.69).

Задание 4.5. Составьте фрагмент номенклатуры дел ООО «Кристалл» (с.70).



hello_html_54536a66.png



hello_html_m4585267a.png



hello_html_m12e6aef2.png



hello_html_1a7836e7.png



hello_html_6218fc08.png



КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Дайте определение документационного обеспечения управления.

2. Охарактеризуйте нормативно-методическую базу, регламентирующую работу

с доку­ментами в организации.

  1. Дайте определение документа.

  2. Дайте определение реквизита документа.

  3. Чем различаются постоянные и переменные реквизиты документа?

  4. Дайте определение формуляра документа.

  5. Дайте определение формуляра-образца? Каковы задачи формуляра-образца?

  6. Что такое бланк документа и какие виды бланков рекомендованы ГОСТ Р 6.30-2003

в качестве обязательных?

  1. Назовите - состав реквизитов основных бланков документов.

10. Какие требования предъявляются в тексту документов?

11 В чем состоит разница между простыми и сложными документами?

  1. Назовите организационные документы, входящие в унифицированную систему

организационно-распорядительной документации.

  1. Какие виды распорядительных документов используются в организациях?

  2. Чем отличаются приказы по основной деятельности от распоряжений?

  3. Перечислите основные виды информационно-справочных документов.

  4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению писем9

  5. В каких случаях составляют акт и каковы требования к его оформлению?

  6. В каких случаях составляют протокол и каковы требования к его оформлению?

  7. В чем заключаются отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок.

  8. Перечислите основные виды документов по личному составу.

  9. В чем состоит особенность издания приказов по личному составу?

  10. Что такое резюме? Приведите пример составления резюме.

  11. Что входит в понятие документооборота организации?

  12. Назовите основные причины увеличения документооборота организации.

  13. Каковы основные требования к организации документооборота.

  14. Какие документопотоки составляют документооборот организации?

  15. Какова роль регистрации документов?

  16. Какие регистрационные формы применяются в делопроизводстве?

  17. В чем заключается роль контроля за исполнением документов?

  18. Каковы цель и задачи контроля за сроками исполнения документов?

  19. Как определяются сроки исполнения документов?

  20. Дайте определение номенклатуры дел.

  21. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?

  22. Какие требования предъявляются к заголовкам дел разных категорий документов?

  23. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?

  24. Дайте определение «дело».

  25. Что понимается под формированием дела?

  26. Каков порядок систематизации документов внутри дела?

  27. Как определяются сроки хранения дел?

  28. Какие требования учитываются при хранении и использовании дел?

  29. Что понимается под подготовкой дел к архивному хранению?

  30. Назовите виды описей дел и каково их назначение в делопроизводстве?

  31. Дайте определение системы документации.

  32. Дайте определение унифицированной системы документации.

  33. Дайте определение ценности документа.

46. Что понимают под экспертизой ценности документа?

47. Каковы принципы и критерии оценки ценности документов?


ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ

  1. Делопроизводство - это деятельность, охватывающая...

  2. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с ...

  3. Документационное обеспечение управления по определению ГСДОУ - это деятельность, охватывающая организацию...

  4. Система документации - это совокупность взаимосвязанных...

  5. Табель унифицированных форм документов - это перечень...

  6. Регистрация документов - это систематизированный перечень...

  7. Докладная записка - это документ, адресованный...

  8. Инструкция - правовой акт, издаваемый органов...

9. Доклад - документ, содержащий изложение определенных...
10. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение...
11 .Указание - правовой акт, издаваемый органом...

12. Устав - правовой акт, определяющий...

13. Обзор - документ, составленный в целях информации...

14. Вид документов - наименование совокупности документов, выполняющих...

15. Документирование - запись информации на ...

16. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов,

установленных в соответствии...

17. Формуляр - образец (документа) - модель построения документа,

устанавливающая...

18. Реквизит документа - обязательный...

19. Стандарт - нормативный документ...

20. Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо...

21. Объем документооборота - количество документов, поступающих...

22. Номенклатура дел - систематизированный перечень...

23. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий...

24. Официальный документ - документ,

25. Регистрация документа - фиксация факта создания...

26. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных...

27. Дело - совокупность документов...

28. Документ - зафиксированная на материальном носителе...

29. Формирование дела - отнесение документов...

30. Электронный документ - документ, созданный...








ПРИЛОЖЕНИЕ А

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

/по каждому вопросу даются ответы, один из которых правильный/

1 . Реквизит документа - это

1.1 . Его отдельный элемент;

1.2. Часть служебного письма; 1.3. Фирменный бланк.

2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адреса»:

2.1.Директору школы 269

Матвеевой Тамаре Петровне

2.2.Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.

2.3.129128, Москва, ул. Ростокинская, 7

Директору школы № 269 г-же Матвеевой Т.П.,

2.4.Директору Московской школы № 269

Т.П.Матвеевой.

3 . При адресовании инициалы ставят:

3.1.Перед фамилией адресата;

3.2.После фамилии адресата.

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении:

4.1 .Приложение:

1.Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.; 2.Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

4.2.Приложение: на 6 л в 1 экз.

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

5.1.Для оперативной связи с исполнителем;

5.2.Для придания документу юридической силы.

6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:

6.1.Ректор академии В.А.Петрова

6.2.Ректор академии Петрова В.А.

6.3.Ректор Сибирской академии

государственной службы В.А.Петрова

7. План работы колледжа на 2011-2012 учебный год решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»:

7.1.УТВЕРЖДАЮ

Решением педагогического совета от 12.08.2012 г. № 14. 7.2.УТВЕРЖДЕН

Решение педагогического совета от 12.08.2012 № 14. 7.3.УТВЕРЖДЕНО

Решением педагогического

совета от 12.08.2012 № 14.



8. Реквизит визу согласования оформляют следующим образом:
8.1.СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания
Правления страховой компании «Планета»
от 21.06.2012 № 10.
8.2. Н.И. Орлов

подпись

8.3.Начальник юридического отдела

личная подпись Г.И. Сидоров

21.12.2012

9. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются: 9.1.Ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

9.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника

документа;

9.3.На первом листе документа с оборотной его стороны.

10. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

10.1. В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации;

10.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации;

10.3. На первом листе оборотной стороны документа.

11 . В отсутствие руководителя подписание документа заместителем, исполняющим обязанности руководителя:

11.1. За директор А.И.Петрова

(подпись его зама Сидорова)

11.2. Директор А.И.Петрова

(подпись его зама Сидорова)

11.3. И.О. директора ________________ А.И.Петрова

(личная подпись)

12. «Делопроизводство» - это

12.1.система хранения документов; 12.2. составление документов;

12.3. документирование и организация работы с документами.

13. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:

13.1. Визы согласования;

13.2. Грифа согласования.

14. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

14.1. На бланке первой организации;

14.2. На бланке второй организации;

14.3. На листе бумаги формата А4.

15. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?

15 1. Да;

15.2. Нет.

16. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

16.1. Должностные инструкции;

16.2. Положения о структурных подразделениях;

16.3. Штатное расписание;

16.4. Правила внутреннего распорядка;

16.5. Все перечисленные выше документы.

17. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

17.1. В уставе организации;

17.2. В положении о структурном подразделении;

17.3. В должностной инструкции.

18. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со следующими документами:

18.1.Устав организации;

18.2. Положение о структурном подразделении, куда поступает гражданин;

18.3. Должностная инструкция;

18.4. Со всеми перечисленными выше документами.

19. Какие документы издаются на основе единоначалия?

19.1. Решения.

19.2. Приказы.

20. Кто несет ответственность за издание приказа?

20.1. Должностное лицо, подготовившее приказ (проект);

2 0.2. Руководитель организации;

20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.

21. Какой реквизит не входит в состав формуляра - образца приказа?

21.1. Вид документа;

21.2. Дата документа;

21.3. Адресат;

21.4. Наименование организации;

21.5. Подпись;

21.6. Текст;

21.7. 3аголовок к тексту.

22. Какая часть текста приказа является обязательной?

22.1. Констатирующая;

22.2. Распорядительная.

23. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

23.1. Да;

23.2. Нет.


24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»: 24.1.Верно:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И.Петрова

24.2.Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И.Петрова

24.3.Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись И.И.Петрова

16.03.2012.

25.Что означает виза юриста на приказе:

25.1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

25.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Что является датой протокола?

26.1. Дата подписания протокола;

26.2. Дата заседания;

26.3. Дата регистрации протокола.

27. Ставится ли на подписи в акте печать?

27.1. Да;

27.2. Нет.

28. Кем подписываются документы, составляемые комиссией? 28.1.Руководителем организации;

28.2.Председателем;

28.3.Председателем и членами комиссии;

28.4.Председателем и секретарем.

29. На каком служебном письме проставляется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»:

29.1. Просьбах;

29.2.Сопроводительных;

29.3.Информационных;

29.4. Ответах.

30. Закончите начатое предложение: Документооборот - это движение документа в организации с момента их создания до:

30.1. Передачи на исполнение;

30.2. Подшивки в дело;

30.3. Завершения исполнения или отправки.

31 .Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?

31.1. Да;

31.2. Нет.

32. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

32.1. Руководителем структурного подразделения, где исполняется документ;

32.2. Канцелярией;

32.3. Руководителем организации.

33. Какие формы регистрации в России?

33.1. Журнальная;

33.2. Карточная;

3 3.3. Автоматизированная;

33.4. Все вышеперечисленные.

34. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

34.1. Приказы;

34.2. Протоколы;

34.3. Акты;

34.4. Письма.

35. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л», или буква «К»?

35.1. Акты;

35.2. Докладные записки;

35.3. Приказы по основной деятельности;

35.4. Приказы по личному составу;

35.5. Справки.

36. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

36.1. Приказ;

36.2. Протокол;

З6.З. Решение;

36.4. Постановление.

37. Если документ отправляется в 2 адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?

37.1. Четыре;

37.2. Два;

37.3. Три.

38. Какие могут быть номенклатуры дел? 38.1. Конкретная;

38.2. Примерная;

38.3. Типовая;

38.4. Все вышеперечисленные.

39. В номенклатуре дел документы систематизируются:

39.1. По видам документов;

39.2. По содержанию;

39.3. По срокам хранения;

39.4. Все вышеперечисленные.

40. Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?

40.1.Только руководитель;

40.2. Все работники организации;

40.3. Руководители структурных подразделений, организаций;

40.4. Количество работников, определяемых руководителем.


41. Дубликат документа - это

41.1. документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

41.2. повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

41.3. копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.


42. Какие документы не регистрируются?

42.1. полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения;

42.2. не требующие специального учета;

42.3.не требующие контроля.


43. Какие дела подлежат полному оформлению?

43.1. постоянного хранения и по личному составу;

43.2. временного (свыше 10 лет) хранения;

43.3. постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

44. Какие дела допускается хранить в скоросшивателях?

44.1. дела временного (до 10 лет) хранения;

44.2. дела временного (свыше 10 лет) хранения;

44.3. дела по личному составу.

45. По каким документам осуществляется передача дел в архив?

45.1. По описям дел и номенклатуре;

45.2. по акту;

45.3. по номенклатуре дел и акту.
















ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

Акт приема оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

Архивные справки и архивные копии.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договор о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявки на оборудование и т.д.

Заявления (на аккредитив. Об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Представления и ходатайства ( о награждении орденами, медалями, премиями и т.д.).

Положения (об организациях, структурных подразделениях и т.д.).

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные 9сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Протоколы (согласования планов поставок и т.п.).

Реестры (чеков бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

Справки (о выплате страховых сумм, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Удостоверения.

Уставы организации.

Штатные расписания и изменения к ним.


ПРИЛОЖЕНИЕ В


ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ


Акты (проверок, ревизий списания, экспертизы; передачи дел; ликвидации организации; приема объектов и т.д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, о поставках, о подрядах, о материальной ответственности и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технические и т.д.).

Инструкции и правила (должностные; внутреннего трудового распорядка; по документационному обеспечению управления; технике безопасности и т.д.).

Нормативы (численности работников; расхода сырья, материалов, электроэнергии и т.д.).

Отчеты ( о производственной деятельности; командировках и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения и т.д.).

Планы (производственные; поставок продукции; внедрения новой техники, работы и т.д.).

Положения (об организации, структурном подразделении; о премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов; использования средств; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, предприятий, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организаций.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.



ПРИЛОЖЕНИЕ Г


ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

Письма, присланные для сведения (копии).

Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок. . Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командиро­ванию.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Сводки и информация, присланные для сведения. Учебные планы, программы.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

Прейскуранты.

Технические условия.

Претензии.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Документы по заключению коллективных договоров.

Бухгалтерские документы.

Планово-финансовые документы.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».

Объяснительные записки.

Арбитражные и исковые документы.














hello_html_m7716a49d.png

















1


3

















































13













2

















































5




























4




6
















































9
































8














7















































17







10



































































15


























12




























16















14















11


























































































































































































































Кроссворд



















По горизонтали:

2. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение. 6. Одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу. 7. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. 8. Письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. 10. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организациях с указанием сроков их хранения, оформленный в уставленном порядке.11. Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. 12. Обязательный элемент оформления официального документа. 14. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 17. Порядковый номер, присвоенный документу.


По вертикали:

1. Правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 3.Вид санкции, противоположный наказанию, стимулирующий положительные действия подчиненных и включающий выражение публичной признательности их заслуг. 4. Правовой акт, регламентирующий порядок ведения делопроизводства в организации. 5. Правой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. 9. Зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 13. Документ, составлен несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты и действия. 15. Реквизит документа, кратко излагающий его содержание. 16. Правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией в целях регулирования деятельности.
















ЗАДАЧА

Найдите ошибки в оформлении приказа:

Прямая соединительная линия 1

Эмблема

Краснопресненский филиал банк «Саванна»

ПРИКАЗ

12.09.12 № 34

О замене банкомата

Во исполнение приказа Председателя Правления банка «Саванна» от 09.09.12 для организации работ по замене банкомата

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителю Управляющего филиалом Банка Е. М. Сергееву организовать замену банкомата до 15.09.12.

2. Заместителю начальника хозяйственного отдела М. П. Иванову обеспечить необходимое оборудование и инструменты по замене банкомата.

3. Техникам И. П. Сидорову и О. В. Бережкову выполнить работы по замене банкомата.

4. Начальнику Отдела расчетов обеспечить выполнение работ в установленные сроки.


Управляющий филиалом Р. Ш. Алехин


СОГЛАСНО

Зам. Управляющего филиалом банка

Е.М. Сергеев


12.09.12

А.Р. Рощина

234 – 56 – 34

В дело 01 – 05

Романова 24.09. 12








Э

1

мблема

Краснопресненский филиал банка «Саванна»

Прямая со стрелкой 2 1

ПОвал 4

2

риказ

Прямоугольник 3Прямая со стрелкой 5

3

34

Прямая со стрелкой 8

ОПрямая со стрелкой 7Прямая со стрелкой 23 замене банкомата 2

Во исполнении приказа Председателя Правления банка «Саванна» от

организации работ по замене банкомата



Овал 11



ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителю, Управляющего филиалом Банка Е.М. Сергееву организовать замену банкомата.

2. заместителю начальника хозяйственного отдела М. П. Иванову обеспечить необходимое оборудование и инструменты по замене банкомата.

3. техникам И.П. Сидорову и О.В Бережкову выполнить работы по замене банкомата

Овал 13

2





2

2


Прямая со стрелкой 14

4. Начальнику Отдела Расчетов обеспечить выполнение работ в установленные сроки.



Прямая со стрелкой 17

5

Управляющий филиалом Р.Ш. Алехин

Овал 19Прямая со стрелкой 20

6

Зам. Управляющего филиалом банка

Прямая со стрелкой 6Е.М. Сергеев 7

1Прямоугольник 222.09.2012



А.Р. Рощина

234 – 56 – 34

В дело 01 – 05

Романова 24.09.12


Эмблема

ОАО «БАНК «САВАННА»»

Краснопресненский филиал

ПРИКАЗ

12.09.2012 № 34

Москва


О замене банкомата


Во исполнение приказа Председателя Правления Банка «Саванна» от 09.09.2012 №54 «О замене банкоматов» для организации работ по замене банкомата

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителю Управляющего филиалом Банка Е.М. Сергееву организовать замену банкомата до 15.09.2012.

2. Заместителю начальника хозяйственного отдела М.П, Иванову обеспечить необходимое оборудование и инструменты по замене банкомата.

3. Техникам И.П. Сидорову и О.В, Бережкову выполнить работы по замене банкомата.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела расчетов Морозова С.Д.

Управляющий филиалом Р.Ш. Алехин


Зам. Управляющего филиалом банка

Е.М. Сергеев

12.09.2012

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела расчетов С.Д. Морозов

12.09.2012

Зам. Начальника

хозяйственного отдела М.П. Иванов

12.09.2012

Техник И.П. Сидоров

12.09.2012

Техник О.В. Бережков

12.09.2012


А.Р. Рошина

234 – 56 – 34

В дело 01 – 05

Романова 24.09.2012


СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

  1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.:Изд-во стандартов, 1998. 7 с.

  2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению докумен­тов. М.: Изд-во стандартов, 2003. 18 с.

  3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / ВНИИДАД; Росархив. М., 1991. 74 с.

  4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 022-93. М.: Гос­стандарт России, 1994. 81 с.

  5. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002. 152 с.

  6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности орга­низаций, с указанием сроков хранения / Федер. арх. агентство; Всерос. науч.-исслед. ин-т документоведения и арх. дела. 2-е изд., стер. М., 2004. 112 с.

  7. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации: учеб.-практ. пособие / Н.Н.Анодина. М: Омега-Л, 2006. 172 с.

  8. Борискин, В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: учеб.-практ. пособие / В.В.Борискин, Н.М.Поликарпова. 2-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2006. 197 с: табл.

  9. Делопроизводство: учеб. для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова, Л.В.Санкина; под общ. ред. Т.В.Кузнецовой. 2-е изд. М.: МЦФЭР, 2006. 644 с.

  10. Басовская Е.Н. «Делопроизводство», Учебное пособие М: ФОРУМ, 2011-256 с.

  11. Делопроизводство: более 120 документов. Образцы, документы, организация и технология работы / авт.-сост. В.В.Галахов, И.К.Корнеев Г.Н.Ксандопуло и др.; под общ. ред.И.К.Корнеева и В.А.Кудряева. М.: ТК Велби, 2008. 448 с.

  12. Демин Ю.М. Делопроизводство, ПИТЕР М. 2004. с. 52-59

  13. Илюшенко, М.П. Организационные документы и их значение в регулировании управленческой деятельности (положение, должностные инструкции) / М.П.Илюшенко //Делопроизводство. 2003. № 3. С. 29-32.

  14. Кирсанова, М.В. Делопроизводство на малом предприятии: учеб.-практ. пособие / М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов, В.Н.Колесников. М.: Омега-Л, 2006. 248 с: ил

  15. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства ИНФА М, 2003. 312 с.

  16. Книга секретаря: практ. справ, секретаря, референта и офис-менеджера. СПб.: Пи­тер, 2004. 512 с: ил.

  17. Кузнецова, Т.В. Организационные документы /Т.В.Кузнецова //Секретарское дело. 2008. № 11. с. 6-10.

  18. Карикова Е.В. Документационному обеспечению управления, Учебно-методическое пособие, 2006.

  19. Организация работы с документами: учебник / под ред. В.А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

  20. Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практ. пособие / М.Ю.Рогожин. М.: ТК Велби; Изд-во Проспект, 2004. 368 с

  21. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления М: ФОРУМ, 2010

  22. Пшенко, А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов /А.В.Пшенко // Секрет, дело. 2003. № 4. С. 4-8; № 5. С. 14-15.

23. Янковая, В.Ф. Информационно-справочные документы / В.Ф.Янковая // Секретарское

де­ло. 2003. № 1.С.6


Краткое описание документа:

Дисциплина изучается на втором курсе. На лекциях студенты изучают теоретический материал по каждой теме. На практических занятиях – расширяют и закрепляют  теорию, приобретают навыки работы по составлению и оформлению служебных документов, а также организации работы с ними в учреждениях. Рабочая тетрадь предназначена  для  самостоятельной индивидуальной работы студентов . В каждом разделе дается краткая характеристика документов с перечислением используемых реквизитов, а также примерная форма оформления документов. Далее приведены задания, предназначенные для их выполнения студентами самостоятельно, в качестве домашней работы.          Заполнение рабочей тетради – это творческая работа студентов, является допуском к сдаче итогового зачета по курсу «Документационное обеспечение управления».          При самостоятельной индивидуальной работе студенты используют метод эвристических вопросов (Квинтилиан). Для отыскания сведений о каком – либо событии или объекте студентам рекомендуется задать себе семь ключевых вопросов: Кто? Что? Зачем? Где? Чем? Как? Когда? Парные сочетания вопросов порождают новый вопрос, например: Как - Когда? Ответы на данные вопросы и их всевозможные сочетания порождают необычные идеи и решения относительно исследуемого объекта (объекты - документы, организация работы с ними).
Автор
Дата добавления 15.04.2014
Раздел Информатика
Подраздел Конспекты
Просмотров2934
Номер материала 69893041550
Получить свидетельство о публикации

Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх