Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Свидетельство о публикации

Автоматическая выдача свидетельства о публикации в официальном СМИ сразу после добавления материала на сайт - Бесплатно

Добавить свой материал

За каждый опубликованный материал Вы получите бесплатное свидетельство о публикации от проекта «Инфоурок»

(Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-60625 от 20.01.2015)

Инфоурок / Другое / Другие методич. материалы / Методическая разработка на тему "Оформление реквизитов"
ВНИМАНИЮ ВСЕХ УЧИТЕЛЕЙ: согласно Федеральному закону № 313-ФЗ все педагоги должны пройти обучение навыкам оказания первой помощи.

Дистанционный курс "Оказание первой помощи детям и взрослым" от проекта "Инфоурок" даёт Вам возможность привести свои знания в соответствие с требованиями закона и получить удостоверение о повышении квалификации установленного образца (180 часов). Начало обучения новой группы: 28 июня.

Подать заявку на курс
  • Другое

Методическая разработка на тему "Оформление реквизитов"

библиотека
материалов

Государственное бюджетное образовательное учреждение

начального профессионального образования

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ № 24



























ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ



Учебное пособие для учащихся по профессии

«Секретарь»










Мастер производственного обучения

Соколова Татьяна Павловна

















Краснодар


ГОСТ Р 6.30-2003 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст.

Оформление управленческих документов в соответствии с ГОСТом обеспечивает:

  • юридическую силу документов;

  • качественное и своевременное составление и оформление документов;

  • организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из некоторого количества элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются РЕКВИЗИТАМИ. Каждый вид документа (приказ, письмо), имеет определенный набор реквизитов. Всего реквизитов 30, но в документе конкретного вида их будет гораздо меньше. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.



ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ,

РАЗМЕЩАЕМЫХ В ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ

ДОКУМЕНТА


01 – ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РФ

Герб помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021).1

Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.


02 – ГЕРБ СУБЪЕКТА РФ

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, городов РФ. На рисунке изображается герб города или области.


03 – ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ

ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблему или товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы или товарного знака на одном уровне с названием организации, как показано на рисунке:



04 –КОД ОРГАНИЗАЦИИ

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.

Пример нанесения кода организации изображен на рис. 2.

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.


05 – ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН)

ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

ОГРН проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.


06 – ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР

НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА / КОД ПРИЧИНЫ

ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН / КПП)

Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.


07 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).


08 – НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на другом языке располагают ниже или слева от наименования на русском языке.




358000, г.Элиста, ул.Пушкинская, 9а, тел. 5-76-85




09 – СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)


РОСФИНТРАСТ

Россия, 344010, Ростов-на-Дону, Береговая, 10, оф.909

Тел.: (8632) 697-193, 698-100, факс (8632) 679-193

Р/с 406859487363000006969 в

АКБ «Донкомбанк», БИК 0295800

к/с 676700000000000048597 в РКЦ ГУ РФ по Ростовской обл.

МФО 564546.

Коды ОКПО 674747501, ОГРН 101919109,

ИНН / КПП 68585757 / 902028746

10 –НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации). В письме наименование вида документа не указывают.


11 – ДАТА ДОКУМЕНТА

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июля 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2005-07-01 или 2005.07.01.


12 – РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Данный реквизит состоит из постоянной трафаретной части

«_____________» № _______, которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и др.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, № 1-26/890, где

1 – индекс структурного подразделения;

26 – номер дела по номенклатуре дел;

890 – порядковый номер отправляемого документа.

Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом о сотрудничестве. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации-автора ответа и индекс документа организации-запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.


13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР

И ДАТУ ДОКУМЕНТА

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части:

«На № __________ от ___________», которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.



14 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.


15 – АДРЕСАТ

В качестве адресата могут быть организация, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если точно известно, кто именно занимается данным вопросом.

ПРИМЕР: если в качестве адресата выступает организация –

10-11 см

Минюст России

правление

систематизации

законодательства


Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:

10-11 см

Президенту ООО

«Ломоносовский

фарфоровый завод»

К.Л.Петрову

или

АО «Текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

С.Р.Николаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

10-11 см

Администрации районов

Пензенской области


В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

10-11 см Пензенский

государственный университет

ул.Красная, 45,

г.Пенза, 440030


При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

ул.Леонова, 28, кв. 67,

г.Пенза, 440021


ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ,

РАЗМЕЩАЕМЫХ В ОСНОВНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА



16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

9-10 см

УТВЕРЖДАЮ


Генеральный директор

АО «Текстиль»

_________ И.В.Сергеев

12.09.2004


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением

общего собрания

акционеров

от 15.03.2005 № 56

или УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.01.2005 № 77

17 – РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе от руки соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой О.Д.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект генерального решения

с фирмой «Гермес» к 21.10.2005

____________

05.10.2005

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.


18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок отвечает на вопросы:

  • О ЧЕМ (О КОМ?), например: О порядке взимания налога;

  • ЧЕГО (КОГО?), например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5 заголовок можно не указывать. Заголовок располагается от левого поля. Объем его не должен быть более 5 строк, и каждая строка не длиннее 28 знаков. Заголовок печатают через один межстрочный интервал. Точка в конце не ставится.


19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», либо словом или штампом «Контроль». Данную отметку можно нанести от руки красным фломастером. Отметка располагается внутри левого поля на уровне заголовка.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Обычно контроль осуществляют руководители, секретари, секретариат, ответственные исполнители. Контроль включает в себя: проверку хода исполнения, учет результатов исполнения и информирование руководителя. На ПК есть специальная программа, Microsoft Outlook - которая позволяет планировать встречи, поездки и организовывать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников.


20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Текст – основной и важнейший реквизит документа.

Одно из главных требований к тексту – краткость изложения. Тексты писем, факсов, и других документов не должны быть более одной страницы. Исключения составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений на простые, исключением повторений и подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающих двояких толкований.

Следует учесть, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделить абзацами.

Обычно тексты большинства документов состоят из двух частей:

  • вводной, содержащей основания и мотивы составления документа (приводятся факты, ссылки на документы, указываются фамилии и т.д.).

  • основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный способ оформления текста документа. НО психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.е. с изложения просьбы или предложения, а уж затем указать, что явилось основанием составления документа.

Текст документа может состоять и из одной части: приказ без обоснования, письмо без пояснения.


21 – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов или экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение: 1. Положение об Управлении регионального

кредитования на 3 л. В 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

Регионального управления на 7 л. в 4 экз.


Отметка размещается через 2-3 интервала после текста.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, решения, правила, инструкции) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № …» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и рег. номера, например: 12-13 см

Приложение № 3

К приказу директора Института

от 11.09.2005 № 46

или

Приложение № 3

К приказу директора Института

от 11.09.2005 № 46

22 – ПОДПИСЬ

Реквизит Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложения, отступив 3-4 интервала. Реквизит печатают от левого поля.

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания названия предприятия, если документ оформлен на бланке):

  • личная подпись,

  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия)

|13-14 см

Директор И.М.Рагозин


Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:


Директор АО «Ракета» И.М.Рагозин

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:


Генеральный директор М.А.Медведев


Главный бухгалтер И.И.Логинова


При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

|10 см

Генеральный директор Генеральный директор

АО «Алмаз» АО «Сакура»

| 2 Tab

А.В.Миров Д.О.Карась

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:


Председатель комиссии Е.Н.Круглов


Члены комиссии Т.Т.Артемов

Э.О.Ротова

Д.Л.Осокина

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в организации.





ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ,

РАЗМЕЩАЕМЫХ В ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ

ДОКУМЕНТА



23 – ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:


СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой Академии

А.Л.Грязнова

21.04.2005


Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала. Реквизит пишут от левого поля. Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:


СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской Академии

медицинских наук

от 23.09.2005 № 343/9

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Августин»

от 16.01.2003 № 13


Документ может иметь два грифа согласования, тогда их располагают на одном уровне – слева и справа. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).


24 – ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования. Виза согласования включает в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.



Начальник юридического отдела

| 2 Tab

Д.А.Семенов

25.08.2005

Состав должностных лиц, имеющих право визировать документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ должностного лица от визирования не допускается, так как это входит в круг его обязанностей.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:


Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Д.А.Семенов

25.09.2004


Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.


25 – ПЕЧАТЬ

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.


26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ему юридической силы. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись:


Верно

Секретарь-референт М.П.Колягина

19.10.2005


Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.


27 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Данная отметка необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:


О.В.Горкина

56 00 67

При отправке документа в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (8 412) 56 00 67.


28–ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно справочного материала. Данная отметка располагается в левом нижнем углу, перед нижнем полем документа. Отметка включает в себя:

  • краткие сведения об исполнении,

  • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления).

  • слова «в дело» и «номер дела», в котором будет хранится документ,

  • подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.


В дело № 4/5

Отправлен факс от 13.09.2005 № 14

О.Ю.Карабанова

23.10.2005


29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении документа в организацию располагается в правом нижнем углу на уровне нижнего поля и состоит из следующих элементов:

  • очередной порядковый номер документа (регистрационный номер или по другому – индекс).

  • дата поступления

По усмотрению организации могут быть следующие дополнения:

  • наименование организации, получившей документ,

  • время получения документа.






Отметку проставляют при помощи наборного штампа.


30 – ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Данный реквизит располагается внутри нижнего поля. Для его нанесения используют ВИД – КОЛОНТИТУЛЫ.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла на ПК, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматизации поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение.


D:\Prikaz\kadrov\34.doc или D:\Приказ\По кадрам\34.doc







1 В этой теме курсивом приводится текст, цитируемый из ГОСТа Р 6.30-2003.


Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Автор
Дата добавления 03.06.2016
Раздел Другое
Подраздел Другие методич. материалы
Просмотров105
Номер материала ДБ-109264
Получить свидетельство о публикации
Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх