Электронный процессор Excel (ЭП) — прикладная
программа, предназначенная для организации табличных вычислений на компьютере.
Электронными также
называют и таблицы, созданные с помощью одноименных программ в памяти
компьютера. С их помощью можно решать экономические, математические, инженерно-расчетные
задачи, проводить статистическую обработку данных, а также отображать числовую
информацию в виде различных графиков и диаграмм.
Главное их достоинство — возможность
оперативного пересчета всех данных, связанных с формульными зависимостями при
изменении значения любого операнда.
Основные функции
табличных процессоров, как правило, заключаются в том, чтобы:
§
создавать таблицы;
§
оперативно изменять структуру
таблицы без потери ранее введенной информации;
§
редактировать и форматировать введенные
ранее данные в экранном режиме;
§
осуществлять немедленный
пересчёт большого объёма заданных вычислений при изменении исходных данных;
§
записывать таблицы на диск,
сохраняя их для последующей работы;
§
распечатывать таблицы;
§
изображать статистические
данные в виде графиков и диаграмм, распечатывать эти графические отображения;
§
управлять данными, создавать и
использовать небольшие по объему и структуре базы данных;
§
осуществлять поиск и
сортировку данных, содержащихся в таблицах.
Кроме того, табличные
процессоры дают возможность:
§
представлять числа в таблице в
разных форматах;
§
реализовать математические,
логические, статистические, финансовые функции и функции для работы с данными,
генерацию случайных чисел;
§
защищать ячейки таблицы от
несанкционированных действий;
§
скрывать столбцы и строки с
данными путем использования специальных команд;
§
создавать командные файлы, с
помощью которых можно составлять программы на простом языке высокого уровня;
§
устанавливать связи с другими
программными продуктами, в частности, переносить таблицы в текстовый редактор.
Файл, созданный средствами MS Excel,
принято называть рабочей книгой.
Рабочая книга является эффективным
способом поддержания порядка среди пользовательских проектов.
Книга состоит из листов. По умолчанию
при создании новой книги MS Excel вставляет в нее три листа.Excel
дает возможность работать с максимальным количеством листов в одной
книге —255.
Каждый
лист имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы
книги, служат для идентификации листов и могут содержать небольшой текст.
Ярлычки используются при поиске конкретных листов в книге. Они видны в нижней
части экрана. Для перехода к нужному листу достаточно щелкнуть по нему.
В дальнейшем листы можно удалять, добавлять или переименовывать. Лист —
рабочая область, состоящая из ячеек. Рабочей областью табличного процессора
является прямоугольное пространство, разделённое на столбцы и строки. Каждый
столбец и каждая строка имеют обозначения (заголовки, имена). Столбцы
обозначаются слева направо латинскими буквами в алфавитном порядке; могут
использоваться однобуквенные, двухбуквенные и трехбуквенные имена (A, B, C и т.д.; после 26-го
столбца начинаются двухбуквенные сочетания AA, AB и т.д.). Строки нумеруются сверху вниз.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки (клетки), в
которые могут быть записаны данные или выполняемые над ними операции.
Ячейка — наименьшая структурная единица электронной таблицы, образуемая
на пересечении столбца и строки.
Каждая ячейка имеет имя, составленное из буквенного имени столбца
и номера строки, на пересечении которых она располагается, например: E1, K12, AB125.
Все операции над данными осуществляются с использованием
ячеек, в которых эти данные и хранятся. Содержимым ячейки может быть:
§
число– в качестве разделителя целой и вещественной частей
выступает символ, указанный в региональных настройках MS Windows (по умолчанию
это символ «,»);
§
текст– все, что не может быть интерпретировано как число, дата,
время или формула;
§
дата, время или дата
и время: в одном из возможных форматов;
§
логическая константа(значения ЛОЖЬ либо ИСТИНА);
§ формула,
которая начинается с символа «=» и может включать любые операции, а
также все доступные в MS Excel функции.
Для
ввода данных в ячейку следует сделать ее активной и затем вводить информацию,
которая будет отображаться как в самой ячейке, так и в строке формул. При этом
ранее введенные в ячейку формулы будут заменены вычисленными значениями.
Вычисления в
таблицах программы Excel осуществляются
при помощи формул.
Формула —
это выражение, начинающееся с символа «=»,которое вычисляет в ячейке. Знак
равенства означает, что введена именно формула, а не текст. После введения
формулы и нажатия Enter в ячейке появится результат вычислений.
Формула
может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции
Excel, соединенные знаками математических
операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий.
Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат
вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула
отображается в строке формул. (Рис.1).
В
формулах применяются стандартные математические операторы (Таблица 1).
Таблица
1. Стандартные математические операторы
Оператор
|
Операция
|
Пример
|
+
(плюс)
|
Сложение
|
=В4+7
|
-
(минус)
|
Вычитание
|
=А9-100
|
*
(звездочка)
|
Умножение
|
=А3*2
|
/
(наклонная черта)
|
Деление
|
=А7/А8
|
^
(циркумфлекс)
|
Степень
|
=6^2
|
/
(наклонная черта)
|
Деление
|
=А7/А8
|
=
(знак равенства)
|
Равно
|
=A1=B3
|
<
|
Меньше
|
=A1<B3
|
>
|
Больше
|
=A1>B3
|
<=
|
Меньше
или равно
|
=A1<=B3
|
Результатом
работы формулы является новое значение, которое выводится как результат
вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые
есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.
В
таких случаях копируют формулу с помощью буфера обмена или с использованием
маркера заполнения. При копировании формулы входящие в ее состав относительные ссылки
на ячейки, если они записаны в относительной форме изменяются по следующим
правилам:
§ если
при копировании происходит смещение формулы на N столбцов вправо (влево), то
индекс столбцов в относительных ссылках увеличивается (уменьшается) на N
единиц;
§ если
при копировании происходит смещение формулы на N строк вниз (вверх), то индекс
строк относительной ссылки на ячейку увеличивается (уменьшается) на N единиц.
Абсолютные
же ссылки при копировании формул не изменяются.
Ссылка — это
формализованное обращение к другой ячейке. Ссылка указывает на ячейку или
диапазон ячеек листа (или нескольких листов – объемная ссылка) и передает в MS
Excel сведения о расположении данных, которые требуется использовать в формуле.
При помощи ссылок можно использовать в одной формуле данные, находящиеся в
разных частях листа, а также использовать в нескольких формулах данные из одной
ячейки. Кроме того, можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги
и других рабочих книг (внешние ссылки). Ссылки на ячейки других книг называются
связями.
Ссылки
по форме записи подразделяются на относительные, абсолютные и смешанные.
Относительная ссылка в
формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей
формулу, и ячейки, на которую эта ссылка указывает. Как это было отмечено выше,
при изменении позиции ячейки, содержащей формулу с относительными ссылками,
изменяются и эти ссылки.
Абсолютная ссылка в
формуле – это всегда ссылка на ячейку, расположенную в определенном месте. При
изменении позиции ячейки, содержащей такую формулу, абсолютная ссылка не
изменяется. Чтобы превратить относительную ссылку в абсолютную, необходимо
перед индексами столбца и строки поставить знак «$» (нажать клавишу F4).
Смешанная ссылка содержит
либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и
относительный столбец. Абсолютная ссылка по столбцу приобретает вид $A1, $B1 и
т. д. Абсолютная ссылка по строке выглядит как A$1, B$1 и т. д.
При
изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная ссылка изменяется,
а абсолютная ссылка не изменяется. Для перехода от относительной ссылки к
абсолютной или к смешанной ссылке можно использовать клавишу F4.
В
формулах можно использовать данные, расположенные на разных листах. Для
обращения к этим данным используются трехмерные (объемные) ссылки.
Трехмерная ссылка представляет
собой ссылку на ячейку или диапазон ячеек нескольких листов рабочей книги,
имена которых в ссылке отделяются друг от друга двоеточием. MS Excel использует
все листы, указанные между начальным и конечным именами в ссылке. Например, с
помощью формулы =СУММ(Лист2:Лист13!B5) суммируются все значения, содержащиеся в
ячейке B5 на всех листах в диапазоне от Лист2 до Лист13 включительно трехмерные
ссылки нельзя использовать в формулах массива (формула, выполняющая несколько
вычислений над одним или несколькими наборами значений, а затем возвращающая
один или несколько результатов).
Диаграмма
— это средство наглядного представления табличных
данных.
Данные могут находиться
на одном листе, на нескольких листах рабочей книги и даже в нескольких рабочих книгах. Диаграмма
связана с данными, т.е.
при изменении данных сразу же изменяется и соответствующая диаграмма. При создании диаграммы
можно выбрать один из
способов ее размещения:
§ поместить на рабочий лист (внедренная диаграмма);
§ создать диаграмму на новом листе диаграмм
рабочей книги (лист
диаграммы).
Основные элементы диаграммы показаны на рис. 2.
Рис. 2 Основные элементы
диаграммы
Ниже описаны основные элементы диаграммы.
Кроме перечисленных основных элементов, диаграммы разных типов могут иметь
другие элементы.
§ Деления осей. Делят оси категорий
и значений на равные промежутки.
§ Заголовок диаграммы. Заголовок
диаграммы.
§ Заголовок оси Y (оси значений). Поясняющая
подпись к оси значений.
§ Заголовок оси Z (оси значений). В трехмерной
диаграмме поясняющая подпись к оси значений.
§ Заголовок оси X (оси категорий). Поясняющая
подпись к оси категорий.
§ Легенда. Графическое и
текстовое описание рядов данных в диаграмме.
§ Линия тренда. График,
отображающий изменение выбранного ряда данных.
§ Метка данных. Текст или
число, которое отображается над графиком и соответствует значению или
категории.
§ Метки рядов. Метки имен
категорий.
§
Область диаграммы.
Область всей диаграммы, в которой располагаются все элементы диаграммы.
§
Область построения диаграммы.
Область, в которой отображаются значения рядов данных (т.е. область самой
диаграммы без ее элементов).
§
Ось значений.
Ось (обычно вертикальная), на которой показаны значения, соответствующие рядам
данных.
§
Ось категорий.
Ось (чаще всего горизонтальная), по которой откладываются категории,
соответствующие рядам данных.
§
Рады данных.
Диапазоны значений.
§
Точка данных.
Одно значение ряда данных.
§
Линии сетки.
Горизонтальные и вертикальные линии внутри области построения; упрощают
выявление взаимосвязи между точками данных и значениями или категориями.
Самый эффективный
путь создания диаграмм – использование средства Мастер диаграмм. Это
средство состоит из набора интерактивных диалоговых окон, которые сопровождают
весь процесс построения необходимой диаграммы. В любой момент работы можно
вернуться к предыдущему этапу.
Этапы
построения диаграммы:
1.
Построение диаграммы начинается с
выделения данных в таблице, такие элементы, как заголовки строк и столбцов,
относящиеся к рядам данных, также можно включать в диаграмму.
2.
Щелкнуть кнопку Мастер диаграмм в
панели инструментов или выполнить команду меню Вставка ®
Диаграмма…
3.
Первый шаг Мастера диаграмм
В
первом диалоговом окне слева выбрать категорию (тип), а справа – конкретный вид
диаграммы. На вкладке Стандартные расположены основные типы диаграмм и
их подтипы. На вкладке Нестандартные представлены специальные типы
диаграмм. Выбрать нужную. Щелкнуть кнопкуДалее. (Рис. 3).
4.
Второй шаг Мастера Диаграмм
Во
втором диалоговом окне на вкладке Диапазон данных убедится в
правильности определения диапазона. В противном случае воспользоваться переключателем
Источник данных диаграммы, проверить диапазон данных и уточнить
ориентация рядов данных (располагаются ли они в строках или в столбцах
таблицы). Во вкладке Ряд можно задать или изменить данные, используемые
для каждого ряда данных диаграммы. Данные заданы, щелкнуть кнопкуДалее.
(Рис. 4).
5.
Третий шаг Мастера диаграмм
В третьем окне ввести заголовки осей,
название диаграммы, при необходимости включить вывод сетки, таблицу данных,
подписи данных, легенду и другие характеристики.
Оно содержит шесть вкладок: Заголовки (добавляются
заголовки диаграммы), Оси (отключается и включается вывод осей, а также
задается их тип), Линии сетки (задаются линии сетки), Легенда
(вывод и местоположение легенды), Подписи данных (устанавливаются подписи
данных и их типы) и Таблица данных (вывод в диаграмме таблицы исходных
данных). Щелкнуть кнопкуДалее(рис. 5).
6.
Четвертый шаг Мастера диаграмм
В
последнем окне выберите месторасположение диаграммы размещение диаграммы
— можно указать, будет ли диаграмма внедрена в рабочий лист или же размещена на
отдельном листе.Щелкнутькнопку ОК (рис. 6).
2.3.
Виды и подвиды
стандартных диаграмм
На вкладке Стандартные
пользователю предлагается множество различных типов диаграмм. От простейших
графиков, которые встречаются повсеместно, до специализированных, которые
предназначены для научных и инженерных областей.
Приступая к построению диаграмм,
необходимо решить какой тип наилучшим образом подходит для визуального
представления данных. Обычно используют тот вид, который является наиболее
простым, но наиболее наглядным.
Чтобы осуществить
такой выбор, нужно знать какие типы диаграмм предлагает Excel.
Если для создания
диаграммы используется Мастер диаграмм, то на первом шаге выбирается тип
диаграммы. Диалоговое окно первого шага Мастера диаграмм содержит две
вкладки: Стандартные и Нестандартные. Если во вкладке Стандартные
выделить один из типов, то в расположенном справа списке Вид выводится
несколько подтипов выделенного типа.
В таблице 2
перечислены стандартные типы диаграмм и количество подтипов каждого из них.
Таблица 2. Стандартные типы диаграмм Excel
Тип диаграммы
|
Количество подтипов
|
Гистограмма
|
7
|
Линейчатая
|
6
|
График
|
7
|
Круговая
|
6
|
Точечная
|
6
|
С
областями
|
6
|
Кольцевая
|
2
|
Лепестковая
|
2
|
Поверхность
|
4
|
Пузырьковая
|
2
|
Биржевая
|
4
|
Цилиндрическая
|
7
|
Коническая
|
7
|
Пирамидальная
|
7
|
Рассмотрим наиболее употребляемые типы
диаграмм.
Гистограмма —
это диаграмма, ряды данных в которой
представлены в виде вертикальных столбцов. Можно применять любое количество
рядов данных (они выводятся разным цветом или заполняются разным узором),
столбцы могут располагаться стопками. Шкала значений отображается в виде
вертикальной оси.
Графики — линия, отображающая значения точек для
разных категорий.
Один из самых
распространенных типов диаграмм. Они часто применяются для отображения большого
количества непрерывных данных.
На графике
можно отобразить произвольное количество рядов данных, выделяя их линиями
различного цвета, стиля и используя различные маркеры.
Круговая
диаграммаэто диаграммы, составленные из
секторов. Каждый отображает долю какой-либо величины относительно суммы всех
величин. Ееполезно использовать при отображении пропорции или части
чего-либо относительно целого. Круговая диаграмма строится только для одного
ряда данных и эффективна при небольшом количестве точек.
Все значения круговой
диаграммы должны быть положительными числами. Все отрицательные значения в ряде
данных преобразуются в положительные.
Одна из самых
интересных особенностей Excel — возможность создания диаграмм, автоматически расширяющейся.
Саморасширяющейся называется
диаграмма, которая автоматически обновляется при добавлении или удалении данных
в исходную таблицу.
В программе MSExcel нет встроенных средств
для создания данного типа диаграммы. Однако существует способ автоматизировать
расширение диаграммы.
Он предполагает использование
нескольких встроенных функций Excel
и создание поименованных формул.
Рассмотрим функции Excel,
которые будут использоваться для построения саморасширяющихся диаграмм:
1.
СМЕЩ(ссылка;
смещ_по_строкам; смещ_по_столбцам; высота; ширина).
Эта функция возвращает ссылку
на диапазон ячеек, отстоящий от заданной ячейки на указанное число строк и столбцов.
Рассмотрим ее аргументы.
·
Аргумент «ссылка» определяет
адрес исходной ячейки, от которой вычисляется смещение. Её заполнять
обязательно.
·
Аргумент «смещ_по_строкам» определяет число строк, которое отсчитывает Excel от исходной ячейки вниз
(если аргумент >0) или вверх (если аргумент <0);
·
Аргумент «смещ_по_столбцам» определяет число столбцов, которое отсчитывает Excelот исходной ячейки вправо
(если аргумент >0) или влево (если аргумент <0);
·
Аргумент «высота» определяет число строк диапазона ссылки, которую возвращает
функция;
·
Аргумент «ширина»
определяет число столбцов диапазона ссылки, которую возвращает функция.
2.
Функция
СЧЕТЗ в Excel подсчитывает количество непустых ячеек в выбранном диапазоне, а также
количество значений в списке аргументов. К примеру, следующая формула
возвращает количество ячеек в диапазоне A1:B4, которые
содержат хоть какие-нибудь данные. (Рис. 7)
Рис 7. Формула СЧЁТЗ
Синтаксис функции: СЧЕТЗ (значение1;
значение2; ….;значение n)
Значение1 — обязательный аргумент функции СЧЕТЗ, все остальные
аргументы являются необязательными и могут быть опущены.
Если в
качестве значений указан диапазон ячеек, то функция возвращает число непустых
ячеек в указанном диапазоне, она может иметь до 30 аргументов.
Для того, чтобы строить
саморасширяющиеся диаграммы, нужно использовать поименованные формулы, то есть,
формулы с именами.
Алгоритм
создания формул с именами для саморасширяющейся диаграммы
1.
Выбрать в меню команду Вставка®Имя®Присвоить,
откроется окно «Присвоение имени»;
2.
В поле окна Имя ввести имя создаваемой
формулы, например, имя ряда;
3.
В поле окна Формула для этого имени ввести
формулу =СМЕЩ(‘имя_листа!’ссылка;0;0;СЧЁТЗ(‘имя_листа!’ диапазон ячеек));
4.
Щелкнуть в окне кнопку
Добавить;
5.
Щелкнуть в окне кнопку ОК.
В формулах указывается
тот номер Листа, на котором находится таблица с рядами данных. Поименованных
формул создается столько, сколько рядов данных имеется в таблице. Все эти
формулы хранятся в Excel, их список выводится в окне «Присвоение имени», которое открывается
указанием 1.
Рассмотрим алгоритмы, которые
позволяют автоматизировать расширение диаграмм.
1.
Создать таблицу с данными.
2.
Выделить в таблице область для построения
диаграммы.
3.
Построить под ней Стандартную диаграмму с
помощью Мастера диаграмм.
4.
Далее необходимо создать именованные
формулы для саморасширяющейся диаграммы:
4.1. Выбрать
в меню Вставка® Имя® Присвоить имя, откроется
окно «Присвоение имени»;
4.2. В
поле окна Имя ввести имя создаваемой формулы;
4.3. В
поле окна Формула для этого имени ввести формулу =СМЕЩ(‘имя_листа!’ссылка;0;0;СЧЁТЗ(‘имя_листа! ссылка на диапазон ячеек));
4.4. Щелкнуть в окне кнопку Добавить;
4.5. Щелкнуть
кнопку Ок.
5.
Активизировать Гистограмму;
6.
Выбрать команду Диаграмма
→ Исходные данные;
7.
В открывшемся окне «Исходные данные» выбрать вкладку Ряд;
8.
В поле Ряд выделить имя ряда;
9.
В поле Значения ввести формулу =Имя листа!имя
формулы;
10. В
поле Подписи оси Xввести формулу =Имя
листа!имя формулы;
11.
Щелкнуть кнопку ОК.
1.
Построить таблицу с данными.
2.
В одну из ячеек таблицы поместить число
или формулу, значение, которой управляет количеством последних
точек, выводимых диаграммой.
3.
Построить под таблицей диаграмму График с
маркерами.
4.
Создать именованные формулы,
которые будут использоваться для определения
диапазонов подписей категорий и значений ряда диаграммы:=СМЕЩ(Имя_листа!;ссылка;0;СЧЁТЗ(Имя_листа!ссылка на диапазон)- ссылка;1;ссылка)).
5.
Щелкнуть кнопку ОК.
Диаграмма,
построенная с использованием именованных формул, будет выводить из таблицы
только последние значения, которые находятся в одной из ячеек.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.