Методические указания на тему "Рассылки в Word"

Рассылки в Word

Представим ситуацию. Вы – начальник отдела кадров, в котором имеется утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая директора, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку - ФИО, должность, адрес регистрации, паспорт и т.д.

Или ситуация – когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов – новогоднее поздравление, приглашение на концерт, и так далее. 

Как следует поступить? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого человека отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания. В любом случае вы работаете с каждым. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Для автоматизации данного процесса нам потребуется:

•      Документ-шаблон в Word'е (приглашение или договор);

•      Список       адресатов   с        их      характеристиками         (адресами, полом, обращением...).

Рассмотрим пример:

 

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, необходимо подготовить таблицу данных.

 

Слияние - вот  как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке "Рассылки" – «Выбрать получателей» - «Использовать существующий список».

 

После этого необходимо указать файл с данными. Это может быть книга Excel или база данных. В первом случае потребуется дополнительно указать лист, откуда будет выполняться импорт данных, во втором случае – объект базы данных. После указания файла станет доступной кнопка «Вставить поле слияния». Установите курсор в нужное место документа и вставьте поле, из которого следует подставлять данные.

 

Поля слияния – это особый тип полей, используемых для создания копий типичных документов (писем, конвертов, наклеек) методом слияния двух документов:  основного и источника данных.

Задание

Создайте таблички для кабинетов учебного заведения по образцу:

ООО «Учебный центр»
	120
	Кабинет математики
	Ответственный: Иванов Иван Иванович

Размер таблички: 25 см. (ширина) х 18 см. (высота)

В верхней части должно находиться название заведения, в левой части таблички – логотип. Номер кабинета должен быть крупным, название – поменьше, но тоже крупно. В нижней части таблички должен быть указан ответственный за данный кабинет.

После создания макета откройте MS Excel, удалите ненужные листы книги (второй и третий), один лист переименуйте в «Кабинеты» и заполните его:

№	Название кабинета	Преподаватель
100	Кабинет математики	Иванов Иван Иванович
101	Кабинет информационных технологий в профессиональной деятельности	Петров Пётр Петрович
102	Столовая	Алексеев Алексей Алексеевич
103	Кабинет русского языка и литературы	Семёнов Борис Петрович
104	Кабинет информатики	Новиков Кузьма Аристархович
105	Мастерская сборки изделий авиационной техники	Козлов Иван Борисович
106	Мастерская-лаборатория монтажа и эксплуатации компьютерных сетей	Степанов Алексей Кузьмич
107	Актовый зал	Николаев Василий Васильевич
108	Конференц-зал	Зайцев Александр
		Александрович
109	Склад	Соколов Павел Петрович
110	Руководитель структурного подразделения	Фролов Евгений Ильич
201	Библиотека	Щербаков Виктор Петрович
202	Спортивный зал	Сорокин Илья Алексеевич
203	Кабинет географии	Колесников Иван Борисович
204	Психолог	Фомин Илья Александрович
205	Кабинет истории и обществознания	Блинов Денис Васильевич
206	Лаборатория химии	Кудрявцев Фёдор Всеволодович
207	Столярная мастерская	Давыдов Вадим Артёмович
208	Лаборатория эксплуатации объектов сетевой инфраструктуры	Шестаков Владимир Фёдорович
209	Лаборатория трёхмерного моделирования	Медведев Пётр Иванович
210	Кабинет метрологии, стандартизации и сертификации	Большаков Матвей Кузьмич

Не забудьте сохранить таблицу!

Выберите созданную таблицу в качестве источника данных. Вставьте поля подстановки. Для того, чтобы увидеть результаты и при необходимости откорректировать форматы данных, нажмите кнопку «Показать результаты» на вкладке «Рассылки». Переключая записи (строки таблицы) Вы сможете листать их и видеть, как будет выглядеть каждая запись.