Федеральное
казенное профессиональное образовательное учреждение
«Кинешемский
технологический техникум-интернат»
Министерства
труда и социальной защиты Российской Федерации
Методические
указания к практическим работам
по
модификации отчетов Microsoft Access
для студентов специальности
230115
«Программирование в компьютерных системах»
по ПМ.02 Разработка и администрирование
баз данных
МДК 02.02. Технология разработки и защиты
баз данных
Раздел
2. Разработка, администрирование и эксплуатация
баз
данных в СУБД Accsess
Кинешма
2016
РАССМОТРЕНО
На заседании ЦМК общепрофессиональных
дисциплин специальности 09.02.03 Программирование в компьютерных системах
Протокол №_____ от
«___»_______________20___ г.
Председатель ЦМК
__________ / С.Б.Никитина /
Силина Н.Н. Методические
указания к практическим работам по модификации отчетов Microsoft Access.
Учебно-методическое пособие для студентов 3 курса, обучающихся по специальности
230115 Программирование в компьютерных системах.
Настоящие
методические указания содержат перечень причин для модификации отчетов, способы
и рекомендации по внесению изменений и дополнений в отчеты Microsoft Access. -
г. Кинешма, ФКПОУ "КТТИ" Минтруда России, 2016. - 13 с.
Введение. 4
Причины
и способы модификации отчетов. 5
Библиографический
список. 13
Отчет — это объект базы данных,
который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов
можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в
виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.
Отчеты могут содержать подробные
сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и
то, и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании
наклеек для списков рассылок и многого другого.
Можно создавать "свободные"
отчеты, не отображающие никаких данных.
Важное качество любого отчета –
удобство для работы пользователя. Поэтому нужно не просто создать отчет
имеющимися средствами в Access, но и выполнить настройку отчета согласно
требованиям заказчика.
Рассмотрим основные причины, на основании которых может
возникнуть необходимость внести изменения в отчет.
Причина
|
Способ модификации
|
В отчете
присутствуют кодовые поля
|
Удалить
кодовые поля и подписи к ним в режиме Макета или в режиме Конструктора.
Выровнять
оставшиеся поля в отчете.
|
Данные в
отчете не отсортированы
|
Сортировку
данных устанавливают в режиме Макета.
1
способ:
Сортировка по одному полю
Щелкните
правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить
сортировку.
В
контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Access выполняет
сортировку отчета, как вы указали.
Примечание:
Когда
вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить
сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю
удаляет сортировку по первому полю.
2
способ:
Сортировка по нескольким полям
Чтобы
отобразить панель Группировка, сортировка и итоги:
на
вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка
и сортировка.
Access
отобразит область Группировка, сортировка и итоги.
Чтобы
добавить уровень сортировки, щелкните Добавить сортировку.
В
область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и
отобразится список доступных полей.
|
Имеются
повторяющиеся группы данных
|
Группировку
данных устанавливают в режиме Макета.
1
способ:
Щелкните
столбец, к которому вы хотите применить группировку, затем нажмите правую
кнопку мыши и выберите из контекстного меню Группировка [имя поля].
2
способ:
Чтобы
отобразить панель Группировка, сортировка и итоги:
на
вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка
и сортировка.
Access
отобразит область Группировка, сортировка и итоги.
Чтобы
добавить уровень группировки, щелкните Добавить группировку.
В
область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и
отобразится список доступных полей.
Вы
можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей,
чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение,
Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно
отобразятся порядок сортировки или группировки.
ПРИМЕЧАНИЕ:
·
После указания
нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти
вниз области Сортировка, группировка и итоги, чтобы увидеть кнопки Добавить
группировку и Добавить сортировку.
·
Вы можете назначить до десяти
уровней сортировки и группировки в отчете.
|
Отсутствуют
необходимые поля
|
Откройте
отчет в режиме Макета или в режиме Конструктора:
Если
окно Список полей не отображается, выполните одно из следующих
действий:
·
На
вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните пункт Добавить
существующие поля.
·
Нажмите
клавиши ALT+F8.
В
списке полей найдите таблицу, содержащую поле, которое требуется добавить.
Чтобы отобразить или скрыть список полей в той или иной таблице, щелкните
знак "плюс" (+) или "минус" (-) рядом с ее именем.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если
база данных не содержит таблиц, область "Список полей" будет
пустой.
Выбрав
нужное поле, выполните одно из следующих действий, чтобы добавить его
к отчету:
·
Дважды
щелкните поле.
·
Перетащите
поле из списка полей в форму или отчет.
·
Удерживая
нажатой клавишу CTRL, щелкните в списке несколько полей, а затем
одновременно перетащите их в форму или отчет.
ПРИМЕЧАНИЕ: Этот
способ можно применять только для полей в разделе Поля, доступные в данном
представлении области "Список полей".
Чтобы
добавить к отчету диапазон полей из области "Список полей",
выполните следующие действия:
·
Щелкните
первое поле диапазона.
·
Удерживая
нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле диапазона.
Будут
выделены не только первое и последнее поле, но и все поля между ними.
Перетащите
все выбранные поля в отчет.
ПРИМЕЧАНИЕ: Этот
способ можно применять только для полей в разделе Поля, доступные в данном
представлении области "Список полей".
Для
отображения каждого поля Access создает соответствующий элемент управления, а
также привязывает этот элемент управления к полю. Кроме того, для элемента
управления создается присоединенная подпись. Эту подпись можно изменить.
Щелкните ее, чтобы выделить, а затем щелкните еще раз, чтобы установить в нее
курсор. После этого подпись можно редактировать подобно тексту в документе.
При
необходимости можно изменить тип элемента управления, в котором отображается
поле. Однако сменить созданный автоматически тип элемента управления можно
только на тип, соответствующий данному полю. Например, поле со списком можно
заменить полем или списком, но не кнопкой.
|
Отсутствуют
необходимые вычисляемые поля
|
Создать
вычисляемое поле можно в режиме Макета или в режиме Конструктора.
Для
создания выполнить следующие действия:
1. Используя
панель инструментов Конструктор, вставить в отчет элемент управления Поле.
2. В окне
свойств для данного поля в свойстве Данные написать выражение,
являющееся источником данных.
3. Задать
необходимый формат для добавленного поля.
4. Изменить
подпись для добавленного поля.
|
Отсутствуют
итоги
|
Добавление итогового значения в поле
Добавить
Итоги можно в режиме Макета.
Этот
параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие
статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые
итоги добавляются к группам отчета.
1. Щелкните
правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать
итоговое значение.
2. Щелкните
Итог.
3. Выберите
операцию, которую нужно выполнить: Сумма, Среднее, Число
записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы
посчитать только записи со значением данного поля), Максимум, Минимум,
Стандартное отклонение или Дисперсия.
Access
добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый
текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни
группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит
итоговое значение в каждый колонтитул.
ПРИМЕЧАНИЕ: Вы
также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо
рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги
щелкнув Итоги.
|
Данные
не убираются на страницу по ширине
|
Откройте
отчет в режиме Макета.
1
способ:
Если
отчет имеет Книжную ориентацию, измените ее на Альбомную.
2
способ:
Измените
размер столбцов или удалите нежелательные, чтобы отчет помещался на одной
странице.
Чтобы
удалить столбец, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите Удалить
столбец.
3
способ:
Расположите
данные в отчете в две строки.
Для
этого нужно перейти в режим Конструктора и расположить поля в области
данных в две строки.
Подписи к
полям, расположенные в верхнем колонтитуле, также необходимо расположить в
две строки.
|
В отчете
отсутствуют изображения (картинки) или фоновое изображение
|
Добавление изображения
1. Откройте отчет в режиме Макета.
2. Щелкните то место отчета, где нужно
поместить изображение.
3. На вкладке Конструктор в группе Элементы
управления нажмите кнопку Вставить изображение.
4. Выполните одно из указанных ниже действий.
o
Использование
существующего изображения
Если изображение, которое вы хотите уже находится в коллекции, щелкните его,
чтобы добавить к отчету.
o
Загрузка новых
изображения
В нижней части коллекции нажмите кнопку Обзор. В диалоговом окне Вставка
рисунка перейдите к изображению, которую вы хотите использовать и нажмите
кнопку Открыть.
Выбранное
изображение будет добавлено в отчет.
Добавление
фонового изображения
ПРИМЕЧАНИЕ: Фоновые изображения невозможно добавить в
веб-совместимые отчеты.
1. Откройте отчет в режиме Макета.
2. На вкладке Формат в группе Фон
нажмите кнопку Фоновый рисунок.
3. Выполните одно из указанных ниже действий.
o
Использование
существующего изображения
Если изображение, которое вы хотите уже находится в коллекции, щелкните его,
чтобы добавить к отчету.
o
Загрузка новых
изображения
В нижней части коллекции нажмите кнопку Обзор. В диалоговом окне Вставка
рисунка перейдите к изображению, которую вы хотите использовать и нажмите
кнопку Открыть.
Выбранное
изображение будет добавлено в отчет.
|
Используются
разные стили форматирования данных
|
Придание
отчету профессионального внешнего вида с помощью тем
Теперь к
базе данных Access можно применять темы Office, что позволяет выдерживать
общий стиль во всех документах Office.
Важно: Выбранная
тема Office, шрифт или цвет применяется не только к текущему отчету, а ко
всем формам и отчетам в базе данных.
1.
Откройте
отчет в режиме макета, щелкнув правой кнопкой мыши в области навигации и
выбрав Макет Просмотр.
2.
На
вкладке " Конструктор " в группе темы выберите тему,
цвет или шрифт, который вы хотите:
o
С
помощью коллекции Темы можно одновременно задать цвета и шрифты в
соответствии с готовой схемой.
o
С
помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты
независимо друг от друга.
Форматирование отдельных элементов
Откройте
отчет в режиме Макета.
Выделите
элемент в отчете. Перейдите на панель инструментов Формат.
Для
форматирования воспользуйтесь имеющимися опциями данной панели инструментов.
|
1.
Голицына О.Л.и др. Базы
данных. -М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007
2.
Кузин А.В., Демин В.М.
Разработка баз данных в системе Microsoft Access.- M.: ФОРУМ : ИНФРА - М, 2007
3.
Справочная система Microsoft Access 2013
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.