Методические указания по модификации отчетов Microsoft Access

Федеральное казенное профессиональное образовательное учреждение

«Кинешемский технологический техникум-интернат»

Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации

Методические указания к практическим работам

по модификации отчетов Microsoft Access

         для студентов специальности 230115       

«Программирование в компьютерных системах»

по ПМ.02 Разработка и администрирование баз данных

МДК 02.02. Технология разработки и защиты баз данных

Раздел 2. Разработка, администрирование и эксплуатация  

баз данных в СУБД Accsess

Кинешма 2016

РАССМОТРЕНО

На заседании ЦМК общепрофессиональных дисциплин специальности 09.02.03 Программирование в компьютерных системах

Протокол №_____ от «___»_______________20___ г.

Председатель ЦМК __________ / С.Б.Никитина /

Силина Н.Н. Методические указания к практическим работам по модификации отчетов Microsoft Access. Учебно-методическое пособие для студентов 3 курса, обучающихся по специальности 230115 Программирование в компьютерных системах.

Настоящие методические указания содержат перечень причин для модификации отчетов, способы и рекомендации по внесению изменений и дополнений в отчеты Microsoft Access. - г. Кинешма, ФКПОУ "КТТИ" Минтруда России, 2016. - 13 с.

Содержание

Введение. 4

Причины и способы модификации отчетов. 5

Библиографический список. 13

Введение

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то, и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

Можно создавать "свободные" отчеты, не отображающие никаких данных.

Важное качество любого отчета – удобство для работы пользователя. Поэтому нужно не просто создать отчет имеющимися средствами в Access, но и выполнить настройку отчета согласно требованиям заказчика.

         Причины и способы модификации отчетов

Рассмотрим основные причины, на основании которых может возникнуть необходимость внести изменения в отчет.

Причина	Способ модификации
В отчете присутствуют кодовые поля	Удалить кодовые поля и подписи к ним в режиме Макета или в режиме Конструктора. Выровнять оставшиеся поля в отчете.
Данные в отчете не отсортированы	Сортировку данных устанавливают в режиме Макета. 1 способ: Сортировка по одному полю Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку. В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. 2 способ: Сортировка по нескольким полям Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги: на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка. Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги. Чтобы добавить уровень сортировки, щелкните Добавить сортировку. В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.
Имеются повторяющиеся группы данных	Группировку данных устанавливают в режиме Макета. 1 способ: Щелкните столбец, к которому вы хотите применить  группировку, затем нажмите правую кнопку мыши  и выберите из контекстного меню Группировка [имя поля]. 2 способ: Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги: на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка. Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги. Чтобы добавить уровень группировки, щелкните Добавить группировку. В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей. Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки. ПРИМЕЧАНИЕ:  ·         После указания нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти вниз области Сортировка, группировка и итоги, чтобы увидеть кнопки Добавить группировку и Добавить сортировку. ·         Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.
Отсутствуют необходимые поля	Откройте отчет в режиме Макета или в режиме Конструктора: Если окно Список полей не отображается, выполните одно из следующих действий: ·       На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните пункт Добавить существующие поля. ·       Нажмите клавиши ALT+F8. В списке полей найдите таблицу, содержащую поле, которое требуется добавить. Чтобы отобразить или скрыть список полей в той или иной таблице, щелкните знак "плюс" (+) или "минус" (-) рядом с ее именем. ПРИМЕЧАНИЕ: Если база данных не содержит таблиц, область "Список полей" будет пустой. Выбрав нужное поле, выполните одно из следующих действий, чтобы добавить его к отчету: ·       Дважды щелкните поле. ·       Перетащите поле из списка полей в форму или отчет. ·       Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните в списке несколько полей, а затем одновременно перетащите их в форму или отчет. ПРИМЕЧАНИЕ: Этот способ можно применять только для полей в разделе Поля, доступные в данном представлении области "Список полей". Чтобы добавить к отчету диапазон полей из области "Список полей", выполните следующие действия: ·       Щелкните первое поле диапазона. ·       Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле диапазона. Будут выделены не только первое и последнее поле, но и все поля между ними. Перетащите все выбранные поля в отчет. ПРИМЕЧАНИЕ:  Этот способ можно применять только для полей в разделе Поля, доступные в данном представлении области "Список полей". Для отображения каждого поля Access создает соответствующий элемент управления, а также привязывает этот элемент управления к полю. Кроме того, для элемента управления создается присоединенная подпись. Эту подпись можно изменить. Щелкните ее, чтобы выделить, а затем щелкните еще раз, чтобы установить в нее курсор. После этого подпись можно редактировать подобно тексту в документе. При необходимости можно изменить тип элемента управления, в котором отображается поле. Однако сменить созданный автоматически тип элемента управления можно только на тип, соответствующий данному полю. Например, поле со списком можно заменить полем или списком, но не кнопкой.
Отсутствуют необходимые вычисляемые поля	Создать вычисляемое поле можно в режиме Макета или в режиме  Конструктора. Для создания выполнить следующие действия: 1.     Используя панель инструментов Конструктор, вставить в отчет элемент управления Поле. 2.     В окне свойств для данного поля в свойстве Данные написать выражение, являющееся источником данных. 3.     Задать необходимый формат для добавленного поля. 4.     Изменить подпись для добавленного поля.
Отсутствуют итоги	Добавление итогового значения в поле Добавить Итоги можно в режиме Макета. Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета. 1.     Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение. 2.     Щелкните Итог. 3.     Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма, Среднее, Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум, Минимум, Стандартное отклонение или Дисперсия. Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул. ПРИМЕЧАНИЕ:  Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги.
Данные не убираются на страницу по ширине	Откройте отчет в режиме Макета. 1 способ: Если отчет имеет Книжную ориентацию, измените ее на Альбомную. 2 способ: Измените размер столбцов или удалите нежелательные, чтобы отчет помещался на одной странице. Чтобы удалить столбец, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите Удалить столбец. 3 способ: Расположите данные в отчете в две строки. Для этого нужно перейти в режим Конструктора и расположить поля в области данных в две строки. Подписи к полям, расположенные в верхнем колонтитуле, также необходимо расположить в две строки.
В отчете отсутствуют изображения (картинки) или фоновое изображение	Добавление изображения 1.     Откройте отчет в режиме Макета. 2.     Щелкните то место отчета, где нужно поместить изображение. 3.     На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Вставить изображение. 4.     Выполните одно из указанных ниже действий. o    Использование существующего изображения    Если изображение, которое вы хотите уже находится в коллекции, щелкните его, чтобы добавить к отчету. o    Загрузка новых изображения    В нижней части коллекции нажмите кнопку Обзор. В диалоговом окне Вставка рисунка перейдите к изображению, которую вы хотите использовать и нажмите кнопку Открыть. Выбранное изображение будет добавлено в отчет. Добавление фонового изображения ПРИМЕЧАНИЕ: Фоновые изображения невозможно добавить в веб-совместимые отчеты. 1.     Откройте отчет в режиме Макета. 2.     На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок. 3.     Выполните одно из указанных ниже действий. o    Использование существующего изображения    Если изображение, которое вы хотите уже находится в коллекции, щелкните его, чтобы добавить к отчету. o    Загрузка новых изображения    В нижней части коллекции нажмите кнопку Обзор. В диалоговом окне Вставка рисунка перейдите к изображению, которую вы хотите использовать и нажмите кнопку Открыть. Выбранное изображение будет добавлено в отчет.
Используются разные стили форматирования данных	Придание отчету профессионального внешнего вида с помощью тем Теперь к базе данных Access можно применять темы Office, что позволяет выдерживать общий стиль во всех документах Office. Важно: Выбранная тема Office, шрифт или цвет применяется не только к текущему отчету, а ко всем формам и отчетам в базе данных. 1.     Откройте отчет в режиме макета, щелкнув правой кнопкой мыши в области навигации и выбрав Макет Просмотр. 2.     На вкладке " Конструктор " в группе темы выберите тему, цвет или шрифт, который вы хотите: o    С помощью коллекции Темы можно одновременно задать цвета и шрифты в соответствии с готовой схемой. o    С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга. Форматирование отдельных элементов Откройте отчет в режиме Макета. Выделите элемент в отчете. Перейдите на панель инструментов Формат. Для форматирования воспользуйтесь имеющимися опциями данной панели инструментов.

Библиографический список

1.     Голицына О.Л.и др. Базы данных. -М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007

2.     Кузин А.В., Демин В.М. Разработка баз данных в системе Microsoft Access.- M.: ФОРУМ : ИНФРА - М, 2007

3.     Справочная система Microsoft Access 2013