Методические указания по оформлению презентации к защите письменных экзаменационных работ

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение
Чувашской Республики
«Чебоксарский техникум технологии питания и коммерции»
Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики

Методические указания по составлению

презентации для защиты письменно–экзаменационных работ (ПЭР)  

2015

Методические указания по составлению презентации для защиты письменно –экзаменационных работ (ПЭР)

Рассмотрены на заседании ЦК педагогов профессионального цикла технологического отделения Протокол № ______________________ от «____» __________________  2015  г. Председатель ЦК _______ Герасимова О.Н.

Рассмотрено и утверждено на заседании методического совета ГАПОУ ЧТТПиК Минобразования молодежной политики и Чувашской республики Протокол № _________________________ от  «___» ________________ 2015 г. Председатель  ___________ Николаева Н.Н

Разработчики: методист Ефимова И.А.

 Данные «Методические указания по составлению  презентации для защиты письменно-экзаменационных работ (ПЭР)» разработаны в помощь обучающимся по профессии «Повар, кондитер»  при защите письменной экзаменационной работы и содержат рекомендации по составлению, оформлению презентации для защиты работы.

Содержание

Введение ………………………………………………………………………….…… 4

1.      План составления презентации………………………………………………………..5

2.      Как распределить слайды……………………………………………………………...6

3.      Основные правила, которые нужно учитывать при создании презентации……….8

4.      Качество иллюстративного материала………………………………………………10

5.      Цветовая гамма……………………………………………………………………..…10

6.      Использование цвета……………………………………………………………….…11

7.      Шрифт…………………………………………………………………………….……12

8.      Анимационные эффекты………………………………………………………….….13

Выводы………………………………………………………………………………...14

Введение

Презентация - мультимедийный инструмент, используемый в ходе докладов или сообщений для повышения выразительности выступления, более убедительной и наглядной иллюстрации описываемых фактов и явлений. Теперь для представления любой научной работы, как правило, требуется компьютерная презентация. Компьютерные презентации широко распространены - программы для их создания доступны, создать и красиво оформить презентацию может практически любой пользователь компьютера.

 Качественно, красиво, интересно оформленная наглядность, предлагаемая для рассмотрения комиссией на защите ПЭР всегда являлась дополнительным плюсом к самой работе. Часто  презентация при защите ПЭР производит на комиссию большее впечатление, чем сама работа, в результате выпускник получает высокую оценку. И наоборот, презентация работы может испортить все впечатление от нее, что послужит основанием для снижения оценки. Целью данного пособия является: познакомить руководителей ПЭР, студентов выпускных групп с правилами содержания и оформления презентации для успешной защиты ПЭР.

1.     План составления презентации

И так, ПЭР написана, и студенту необходимо приступить к подготовке презентации для защиты работы. С чего начать? (рис 1).

                                  Рис. 1. План подготовки к защите ПЭР/ВКР

Для начала следует подготовить краткие тезисы Вашей работы для доклада, обсудить их с научным руководителем. Подумайте, какие тезисы могут быть эффектно представлены в виде рисунков, схем, графиков и т.д., какие необходимо выделить для заострения внимания комиссии на них. Именно такие тезисы должны лечь в основу Вашей презентации. То есть, готовим доклад к защите ПЭР. И только после того как подготовили доклад к защите, начинаем готовить презентацию, на основе доклада.

Именно на этом этапе большинство студентов допускает ошибку, помещая на слайды презентации тот же текст (без графических представлений). То есть  копируют  с ПЭР целыми абзацами текст и вставляют его в слайд, который к тому же и зачитывают со слайда в процессе выступления. Реакция комиссии и слушателей на подобные действия могут быть разными. Комиссия может подумать, что студент не владеет информацией и  не знает тему.

Итак, для того чтобы Ваша защита ПЭР прошла успешна, необходимо чтобы слайды содержали максимальное количество трансформированных элементов (схем, графиков, видео-роликов, фото и т.п.). Слайды должны дополнять, расширять Ваш доклад, одновременно с этим экономя время для Вашего выступления.

Как только Вы сформулировали то, что хотите донести до слушателей в каком-то конкретном слайде, сначала подумайте: а как это представить в виде схемы? Не получается как схему, подумайте как показать это рисунком, графиком, таблицей. Используйте текст в презентациях, только если все предыдущие способы отображения информации Вам не подошли.

На выступление дают 5-7 минут. Значит, оптимальное количество слайдов  должно быть 12-15. И на один слайд, примерно, должны уделить 20-40 секунд. Почему столько? Если слайдов будет меньше, то вы не сможете раскрыть ту информацию, которой располагаете. Если возьмёте большее количество слайдов, то у комиссии будет в глазах пестрить, и они не поймут, о чём вообще шла речь. И можете не уложиться в регламент.

Исходя из этого, слайды в презентации можно разделить следующим образом (рис. 2).

2.     Как распределить слайды?

Рис. 2. Структура презентации

Стандартно на первом слайде размещается титульный лист (рис. 3).

Титульный лист — это «лицо» вашей презентации, глядя на которое зачастую формируется первое впечатление о работе. Размещаемый на первом слайде текст строго регламентирован. На титульном листе обычно содержится:

— наименование министерства и ведомства, к которому относится ваше учебное заведение;

— название учебного заведения;

— тема работы;

— название вида работы;

— фамилия и инициалы автора;

— № группы;

— фамилия и инициалы руководителя;

— год создания работы.

Рис. 3. Титульный лист

Сокращения названий министерства и ведомства, а также наименование работы недопустимы. Номер слайда на титульном листе не указывают.

Обращаю внимание, что поскольку эта информация находится на слайде, можно не зачитывать тему своего выступления. Отмечу, что наиболее частой ошибкой является зачитывание слайдов – этого делать не следует. Однако Вы должны предусмотреть, что слайд должен быть представлен какое-то время на экране, и Вы должны подумать какой текст будете зачитывать в этот момент. Недопустимо создавать слайд и  не зачитывать его, произнося фразу «Представлено на слайде», а затем без паузы переходить к следующему слайду.

Например, когда  на экране представлен первый заглавный сайт, Вы можете в двух предложениях обосновать выбор темы, дать краткую характеристику предприятия, где проходили производственную  практику,  отразить общие требования, предъявляемые к современному работнику предприятия общественного питания или торговли. Можно  на слайдах продемонстрировать фото предприятия, где проходили практику. 

На следующем  слайде  обычно размещают  цель и задачи ПЭР/ ВКР. Рассказывают о заданных блюдах и мучных кондитерских изделиях в ассортименте продукции предприятий общественного питания, их актуальность.

На последующих слайдах размещается информация из 1,2 глав Вашей работы. По 1-2 слайда на каждый параграф главы,  т.е. общая характеристика заданной группы блюд (мучных кондитерских изделий), технология приготовления блюд (мучных кондитерских изделий), организация рабочего места. Запомните, каждый слайд должен иметь название, заголовок.

На предпоследних  слайдах необходимо обобщить проделанную работу, подвести итоги, сделать выводы. Можно высказать предложения по совершенствованию технологии приготовления блюд и изделия, по расширению их ассортимента.

Выводы в Вашем выступлении обязательно должны соотноситься с целью, задачами и гипотезами. Например, Вы поставили 3 задачи, написали 3 главы – логично, что будет 3 вывода, соотносящиеся с задачами.

Заключительный  слайд дублирует первый! Но не нужно, как многие часто делают, демонстрировать на весь слайд фразу «Спасибо за внимание!». Эти слова, как и все сказанное, ранее, стоит произнести, глядя в глаза вашим слушателям. Тогда они будут звучать искренне; искренность — очень важное качество при проведении презентации.

На последнем слайде дублируем первый слайд, титульный. Это делается для того, чтобы наиболее полно усвоилась информация о том, кто так хорошо предоставлял презентацию и читал доклад. Конечно, первый слайд немного расскажет о вас и о вашей работе.  Последний предназначен специально для членов  комиссии, которые видят вас, может быть, впервые. Им не надо будет искать, вспоминать название Вашей темы, Ваше имя. Все это будет представлено на слайде. Теперь члены комиссии могут  уважительно обратится к Вам по имени и отчеству.

Не следует вставлять в презентации текст мелким кеглем, слишком подробные таблицы. Если подобный материал необходимо представить комиссии лучше оформить раздаточный материал в аккуратных папках.

        Помните, что у Вас официальное выступление, поэтому не следует усердно вставлять на слайды фривольные картинки: типа изображений ангелочков, сердечек и бантиков. Это же правило относится к выбору фона слайдов – пусть он будет официальный. Не забывайте удалять поля для заголовков, если Вы их не используете.

3.     Основные правила, которые нужно учитывать при создании презентации

Многие дизайнеры утверждают, что законов и правил в дизайне нет. Есть советы, рекомендации, приемы. Однако можно привести определенные рекомендации, которые следует соблюдать.

Во-первых, презентация должна полностью соответствовать тексту вашего доклада. Именно поэтому сначала нужно подготовить текст, а затем уже презентацию. Ни в коем случае не допускайте того, чтобы во время доклада нужно было возвращаться на предыдущий слайд или перелистывать несколько вперед. Это собьет с мысли вас и членов аттестационной комиссии.

Во-вторых. Соблюдайте единый стиль оформления. Стиль  может включать: определенный шрифт (гарнитура и цвет), цвет фона или фоновый рисунок, декоративный элемент небольшого размера и др. Оформление  слайда не должно отвлекать внимание слушателей от его содержательной части. Все  слайды презентации должны быть выдержаны в одном стиле. Текст, заголовки на всех слайдах должны быть одинакового цвета, шрифта. Рисунки все должны быть оформлены в одном стиле. Расположение рисунков, текста должно быть на всех слайдах одинаковое.

В третьих. Человек может одновременно запоминать не более трех фактов, выводов, определений. Поэтому, каждый слайд должен отражать одну мысль. Текст должен состоять из коротких слов и простых предложений. Строка должна содержать 6-8 слов. Всего на слайде должно быть 6-8 строк. Общее количество слов не должно превышать 50. Глаголы должны быть в одной временной форме. Заголовки должны привлекать внимание аудитории и обобщать основные положения слайда. В заголовках должны быть и большие, и малые буквы. Слайды должны быть не слишком яркими — лишние украшения лишь создают барьер на пути эффективной передачи информации. Количество блоков информации во время отображения статистических данных на одном слайде должно быть не более четырех.  Подписи к иллюстрации размещаются под ней, а не над ней. Все слайды презентации должны быть выдержаны в одном стиле. Точки в названиях, подписях к картинкам не ставятся.

Яркие картинки привлекают внимание куда эффективнее, чем сухой текст или, порой, даже очень неплохая речь. Изображению всегда следует придавать как можно больший размер; если это возможно, иллюстрации стоит распределить по нескольким слайдам, нежели размещать их на одном но в уменьшенном виде. Подписи вполне допустимо располагать не над и не под изображением, а сбоку, если изображение, например, имеет вертикальную ориентацию.

Нет ничего забавнее, чем маленькая картинка и подпись к ней, выполненная крупным шрифтом (рис. 4).

Рис. 4.  Подпись к картинкам.

Если текст первичен, а графический объект – это всего лишь иллюстрация, то лучше разместить текстовый фрагмент в левом верхнем пространстве слайда, а графический объект – внизу справа. Если же графический объект является смысловой доминантой слайда, а текст – это комментарий к рисунку, то в этом случае взаимное расположение нужно сделать иначе: рисунок сверху слева, а текст – внизу справа. Так как читаем мы слева направо. И обратите внимание на рисунок. Он должен смотреть на текст.

4.     Качество иллюстративного материала

Качество использованного иллюстративного материала имеет важное значение. Скачивая  с Интернета картинки часто авторы презентации берут первую попавшуюся картинку. Она может быть не всегда хорошего качества. Если  мы скачаем картинку размера 100х75, то данная картинка будет маленькой, а при ее растягивании мы получим слайды растянутые, смазанные. Конечно, лучше скачивать иллюстративный материал размером от 500х350 и больше. Уменьшенная картинка не теряет своего качества, в отличие от той, которую увеличивают, растягивая до нужного размера.

5.     Цветовая гамма

Фон должен соответствовать теме презентации. Нормальный фон – спокойные, сдержанные холодные тона, допустимы и теплые цвета, но, в таком случае, надо особо подбирать цвет шрифта – черный воспринимается хуже.

 Фоны-картинки имеют ряд недостатков (рис. 5):

Рис.5. Фон картинка

·             они мешают воспринимать основной текст

·              «тяжелы» по весу, что мешает нормальному открытию презентации (избежать этого можно, осветлив, размыв  и облегчив такой фон в специальных программах).

·             Использование фотографий в качестве фона не всегда удачно из-за трудностей с подбором шрифта.

·             Любой рисунок фона повышает утомляемость глаз и снижает эффективность восприятия информации.

·             Для фона предпочтительны холодные тона

6.     Использование цвета

На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовка, один для текста. Назначив каждому из текстовых элементов свой цвет, нужно следовать такой схеме на всех слайдах. Для фона и текста используйте контрастные цвета (рис. 6). Цветовая гамма должна состоять не более чем из двух-трех цветов. Существуют не сочетаемые комбинации цветов. Черный цвет фона имеет негативный (мрачный) подтекст. Лучшее сочетание цветов шрифта и фона: белый на темно-синем, черный на белом, желтый на синем, оранжевый на черном.

Рис. 6. Сочетание текста с фоном в порядке ухудшения зрительного восприятия.

Белый текст на черном фоне читается плохо (инверсия плохо читается). Иллюстрации  рекомендуется сопровождать пояснительным текстом;

7.     Шрифт

Существует мнение, что в презентациях Power Point не рекомендуется использовать шрифт менее 14. Используем: 

• Для заголовков – не менее 24.

• Для информации не менее 18.

• Нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации.

• Для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание.

• Нельзя злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных).

Шрифтовой контраст можно создать посредством: размера шрифта, толщины шрифта, начертания, формы, направления и цвета.

Для оформления презентации следует использовать стандартные, широко распространенные пропорциональные шрифты, такие как Arial, Tahoma, Verdana, Times New Roman, Georgia и др. Использование шрифтов, не входящих в комплект, устанавливаемый по умолчанию вместе с операционной системой, может привести к некорректному отображению вашей презентации на другом компьютере, т. к. нестандартных шрифтов, которые решили использовать вы, там может просто не оказаться. Выбор шрифта должен позволять прочитать их с задней части аудитория!

8.     Анимационные эффекты

Анимационные эффекты используются для привлечения внимания слушателей или для демонстрации динамики развития какого-либо процесса. В этих случаях использование анимации оправдано, но не стоит чрезмерно насыщать презентацию такими эффектами, иначе это вызовет негативную реакцию аудитории. Анимация – вещь очень коварная. Ее излишнее использование часто приводит к тому, что слушатели начинают следить за сменой эффектов, упуская то, что сообщает выступающий на слайде и устно. Анимацию  лучше не использовать. Смена слайда должна происходить только по щелчку мышки – точно просчитать время на объяснение содержания слайда невозможно. Во время подготовки, репетиции к защите, Вы можете объяснить, рассказать материал за одно время. Но перед комиссией, на защите можете разволноваться и рассказать материал за другое время. Либо очень  быстро, либо наоборот, медленно. 

Выводы

Помните, что у Вас официальное выступление, поэтому не следует усердно вставлять на слайды фривольные картинки: типа изображений ангелочков, сердечек и бантиков. Это же правило относится к выбору фона слайдов – пусть он будет официальный. Не забывайте удалять поля для заголовков, если Вы их не используете.

После создания презентации и ее оформления, необходимо отрепетировать ее показ и свое выступление, проверить, как будет выглядеть презентация в целом (на экране компьютера или проекционном экране), насколько скоро и адекватно она воспринимается из разных мест аудитории, при разном освещении, шумовом сопровождении, в обстановке, максимально приближенной к реальным условиям выступления.

Хорошо известно, что любая речь воспринимается намного лучше, если она произносится докладчиком, обратившим свой взор к слушателям, фактически, находящимся с аудиторией в прямом зрительном контакте. Если же докладчик начинает читать с листа, то эффективность передачи информации значительно снижается. И уж совсем нелепо выглядит человек, делающий презентацию, когда ему приходится читать текст непосредственно со слайда. В этом случае слушатели, как правило, перестают и слушать, и читать то, что изображено на экране. Докладчику, потерявшему в такой момент внимание аудитории, очень сложно вернуть его в дальнейшем.

Старайтесь не использовать текст на слайде как часть вашей речи; лучше поместите туда важные тезисы и лишь один-два раза обернитесь к ним, посвятив остальное время непосредственной коммуникации с вашими слушателями.   Обязательно иллюстрируйте презентацию рисунками, фотографиями, наглядными схемами, графиками и диаграммами.

Внешний вид. Правило, о котором, думаю, не стоит напоминать. Но все же. Идеально выполненная в Power Point презентация не сможет исправить негативной реакции публики на появление человека в джинсах, грязной обуви и мятой рубашке, демонстрирующей ее.

Известно, что внешний вид делового человека (соответствующий костюм, прическа) помогут почувствовать себя более собранным и уверенным;

Итак, соблюдая простые правила создания презентации, Вы сможете достигнуть успехов в Вашем деле и правильно донести свою мысль до аудитории!