Методические указания по выполнению практической работы на тему "Создание отчетов в СУБД Access 2010"

Тема Создание простых отчетов.

Цель: Научиться создавать и оформлять данные для печати.

Материал для изучения

Отчет – средство отображения данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать (формой, таблицей или запросом) отчеты обладают двумя преимуществами:

– группировка и вычисление промежуточных, общих итогов;

–красиво оформленные материалы, наклейки и другие документы.

Отчеты базируются на многотабличных запросах. Создают отчеты чаще всего при помощи мастера, а корректируют в режиме Конструктор.

В окне диалога Новый отчет можно выбрать один из вариантов.

Конструктор позволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.

Мастер отчетов запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.

Автоотчет: в столбец этот мастер создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, содержащего названия и значения полей.

Автоотчет: ленточный в отчете этого типа данные записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке.

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Элементы управления, такие как надпись или поле, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете.

Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Заголовок печатается на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов.

Область данных содержит основную часть данных, которые требуется представить в отчете. Этот раздел повторяется для каждой записи из базового источника данных отчета.

Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.

Примечание отчета печатается один раз в конце отчета (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в отчете.

Заголовок группы используется при группировки данных, печатается в верхней части каждой группы (новое значение)  и может содержать поля, по которым производится группировка, и заголовки столбцов.

Примечание группы используется при группировки данных, печатается в нижней части каждой группы и может содержать поля, по которым производится группировка, и итоговые значения по группе, рассчитанные с помощью специальных функций:

·       Count (*) – количество записей

·       Sum (поле) – сумма значений указанного поля

·       Avg (поле) -  среднее арифметическое значений указанного поля

·       Min (поле) – минимальное значение указанного поля

·       max (поле) – максимальное значение указанного поля

:Практическое задание:

По имеющейся базе данных Успеваемость.accdb (см. материал по созданию базы данных в файле «Создание БД в СУБД Access_2010») создать отчеты.

На рисунке представлена схема базы данных Успеваемость. Accdb

1.     Создать простой отчет с помощью Мастера для получения Списка предметов (см ход работы)

2.     При помощи Конструктора оформите отчет

3.     Составить простой отчет с помощью Мастера для получения Справки для студентов (макет – в столбец). При помощи Конструктора оформите отчет

  

4.     Составить отчет с группировкой при помощи Мастера для получения Список студентов по группам  (см ход работы).

5.     При помощи Конструктора оформите отчет

 

6.     Составить отчет с группировкой при помощи Мастера для получения Ведомостей по предметам (см ход работы).

7.     При помощи Конструктора оформите отчет

8.     Составить отчет с группировкой при помощи Мастера для получения Ведомостей по студентам (группировка по группам - студентам). При помощи Конструктора оформите отчет

Ход работы

1.     Запустить Мастер по созданию отчетов

2.     Выбрать в строке Таблицы и запросы таблицу Предмет.

3.     Выберите поля все поля

4.     нажав кнопку . Далее.

5.     Уровни группировки не выбирать. Далее

6.     Сортировка по полю  название. Далее

7.     Макет – табличный, ориентация - книжная. Далее

8.     Задайте имя отчета: Список предметов

9.     Готово.

Ход работы

1.     Запустить Мастер по созданию отчетов

2.     Выбрать в строке Таблицы и запросы - таблица Студенты

3.     Выберите поля все поля

4.     нажав кнопку . Далее.

5.     Уровни группировки – Группа. Далее

6.     Сортировка по полю  Фамилия. Итоги – специальность AVG (среднее арифметическое), данные и итоги. ОК. Далее

7.     Макет – структура, ориентация - книжная. Далее

8.     Задайте имя отчета: Списки студентов по группам

9.     Готово.

Ход работы

1.     Запустить Мастер по созданию отчетов

2.     Выбрать в строке Таблицы и запросы - запрос Полная ведомость

3.     Выберите поля все поля

4.     нажав кнопку . Далее.

5.     Вид представления – Предмет. Далее

6.     Уровни группировки - Группа. Далее

7.     Сортировка по полю  Фамилия. Итоги – Оценка AVG (среднее арифметическое), данные и итоги. ОК. Далее

8.     Макет – структура, ориентация - книжная. Далее

9.     Задайте имя отчета: Семестровые ведомости

10. Готово.

Контрольные вопросы:

1.     Установка сетевого принтера.

2.     Создание автоотчета.

3.     Создание отчета по запросу.

4.     Создание отчета с итогами.

5.     Изменение уровня группировки.

6.     Редактирование отчета.