ГОСУДАРСТВЕННОЕ
АВТОНОМНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НОВОСИБИРСКОЙ
ОБЛАСТИ
«КУПИНСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ ТЕХНИКУМ»
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Для
самостоятельной работы студентов
По дисциплине: «ИНФОРМАТИКА»
Тема: «ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT
EXCEL: ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ»
Специальность
31.02.01. Лечебное дело
(
углубленной подготовки)
Купино
2017
Рассмотрена на
заседании
Цикловой комиссии
Протокол № _____
от «_____»
_________20____г.
Председатель:
_____________
Автор
– составитель: преподаватель первой
квалификационной категории Саламахина В.Ю.
Пояснительная
записка
Методическое
пособие предназначено для самостоятельного изучения теоретических и
практических знаний по теме.
Цель пособия
– изучить:
1. Основные
характеристики программного продукта MS Excel
2. Интерфейс
MS Excel
3. Работа
с ячейками в Excel.
Данное пособие рекомендовано для студентов первого курса
специальности 31.02.01. Лечебное дело ( углубленной подготовки). Пособие
содержит определения основных понятий по теме Электронные таблицы MS Excel:
Основные понятия и способы организации, вопросы для самопроверки, задачи для
самостоятельного решения.
Пособие
направлено на формирование навыков самостоятельной работы с учебным материалом,
формирование навыков решения задач, формирование и развитие творческого потенциала,
повышение интереса к дисциплине.
Электронная таблица —
интерактивная система обработки информации,
упорядоченной в виде таблицы с поименованными строками и столбцами.
Основные характеристики программного продукта Excel
Excel представляет собой мощный арсенал средств ввода, обработки и вывода в удобных для пользователя формах
фактографической информации.
Структура таблицы включает нумерационный и
тематический
заголовки, головку (шапку), боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку
(собственно данные
таблицы). На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием,
объединяющим материал в
строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее
без мысленного перевода в словесную форму и
существенно облегчить усвоение и анализ upiann-зованных в таблицу данных.
Структура таблиц и основные операции:
• в нижней части
электронной таблицы расположен алфавитный
указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам.;
•в режиме оформления и модификации экран а можно фиксировать заголовки строк,
столбцов, оформлять
рабочие листы и т. д.;
• для оформления
рабочих листов в табличном процессоре
предусмотрены возможности: выравнивания данных внутри клетки, выбора цвета фона клетки и шрифта, изменения высоты строк и ширины колонок,
черчения рамок различного вида,
определения формата данных внутри
клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечения автоматического
форматирования, когда в систему уже
встроены различные варианты
оформления таблиц;
• для вывода таблиц на печать предусмотрены функции, обеспечивающие выбор размера страницы,
разбивку на страницы, установку размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный
просмотр получившейся
страницы;
• связывание данных — абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех
табличных процессоров.;
• вычисления — для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции:
математические, статистические, финансовые, даты и времени, логические и др.;
• деловая графика — возможность построения различного типа двухмерных, трехмерных и смешанных
диаграмм (более 20 различных типов и подтипов), которые пользователь может строить самостоятельно.;
• выполнение табличными процессорами функций баз данных обеспечивается заполнением таблиц аналогично заполнению БД;
• программирование — в табличном процессоре существует возможность использования встроенного
языка программирования макрокоманд.
Разделяют макрокоманды и
макрофункции..
Интерфейс Excel.
Рабочий лист отображает электронную таблицу и
разбит на ячейки, образующие
прямоугольный массив, координаты которых
определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Лист
может содержать до 256 столбцов (от А до IV) и до 65 536 строк (от 1 до 65 536), в силу чего на экране в
каждый данный момент времени расположена только некоторая часть рабочего
листа.
Столбцы обозначаются буквами
латинского алфавита (а, в, с, ...,
z, аа, ав, ас, ..., az, ва, вв, ...), а строки — числами натурального ряда (рис. 2.17, а,
б). Так, D14
обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14,
a CD99 — ячейку, находящуюся на
пересечении столбца CD и строки 99. Имена
столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера
строк — на его левой границе.
Размеры
строк и столбцов можно изменять.
Совокупность одного или нескольких рабочих
листов составляет рабочую книгу Excel. Переход от одного
рабочего листа к другому той же рабочей книги осуществляется с
помощью линейки прокрутки рабочих листов с 1—8
лепестками их названий, расположенной в
нижней левой полосе экрана. Слева от ярлычков листов находятся кнопки,
позволяющие перейти * к первому рабочему
листу, к последующему, к предыдущему.
Стандартная
панель инструментов (расположена под строкой меню) позволяет вызывать нужную команду, не обращаясь к меню.
Панель
Форматирования (расположена ниже стандартной панели) позволяет изменять оформление рабочего
листа.
Кнопки
на панелях инструментов позволяют быстро вызывать многие функции Excel. Те же самые функции можно вызывать
посредством меню.
Указатель мыши, направленный на любую
кнопку, высвечивает
подсказку о назначении кнопки.
Рабочие ячейки Excel, расположенные на пересечении строк и столбцов рабочего листа, определяют основу работы всей системы
Excel. Для обеспечения
реализации всего многообразия указанных ранее функций Excel рабочая ячейка Excel имеет сложную информационную структуру, включающую пять
взаимосвязанных уровней записи,
хранения, обработки и вывода информации.
В
качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).
В
качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых
констант, а также результатов
вычисления выражений (формул).
Под выражением
понимается совокупность операндов, соединенных знаками операций. В качестве операндов
используются
числовые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции.
РАБОТА С ЯЧЕЙКАМИ В EXCEL
Ячейка – строительный элемент электронной таблицы,
содержащий числа, даты, функции и текст. Каждая ячейка образуется при
пересечении столбца и строки, а потому имеет физический адрес, определяющий
местоположение, применимое в формулах. К примеру, информация в B3 расположена в
третьей строке второго столбца. Имя ячейки (физический адрес или координата)
отображается в левом верхнем углу, прямо под навигационным меню.
РАБОЧАЯ
КНИГА
Новый документ по умолчанию пуст. Жирным табличным маркером
выделена область A1, название столбца и строки окрашены в яркий оранжевый цвет.
Изображение № 1. Основные обозначения.
Для ввода информации достаточно выделить нужную позицию,
нажав левой кнопкой мыши на подходящем пересечении строки и столбца.
Перемещаться между табличными данными можно и с клавиатуры, нажимая на
стрелочки (клавиши управления курсором).
КАК
ОБЪЕДИНИТЬ ЯЧЕЙКИ?
В Excel информация группируется и по специальному диапазону,
когда выделяется сразу несколько столбцов и строк. При выделении маркером
отмечается целая область, а в строке адреса выводится информация о
местоположении всей группы.
Выделенные области легко форматируются и объединяются по
несложному алгоритму:
1.
Разметка территории. Смежные
столбцы и строки необходимо выделить. Набранную информацию в выделяемых ячейках
лучше заранее скопировать и перенести в соседнее место в документе, иначе
содержимое исчезнет. Информация сохранится лишь в самой верхнем левом блоке из
всей отмеченной группы.
Изображение № 2. Объединение ячеек.
2.
Поиск нужной кнопки. В меню навигации, на вкладке «Главная», отыскать клавишу,
помеченную на скриншоте № 2. и вывести выпадающий список. Выбрать компонент
«Объединить и поместить в центре». Если соответствующая клавиша недоступна, то
пользователям необходимо закрыть режим редактирования клавишей ВВОД (Enter).
3.
Замечания. Для изменения положения текста в объеденном блоке используются
свойства выравнивания, на вкладке «Главная».
КАК
РАЗДЕЛИТЬ ЯЧЕЙКУ?
Процедура незатейлива и полностью повторяет предыдущий пункт:
A.
Выбор объединенного блока
(другие разделить не получится).
1.
При выделении загорится
клавиша объединения (помечена на скриншоте № 2), после нажатия на неё ячейки
высвободятся и получат отдельный физический адрес. Столбцы и ячейки
пересчитаются в автоматическом режиме.
КАК
НАЙТИ И РАЗБИТЬ ЯЧЕЙКУ?
При работе с объемными документами легко потерять важные
данные. Логичный вариант выхода из затруднительной ситуации – воспользоваться
поиском. Можно искать слова, введенные формулы,
а можно объединенные блоки, требующие разделения.
Итак:
1.
Вкладка «Главная», область
«Редактирование» (в самом правом углу). Клавиша «Найти и выделить».
2.
При нажатии на клавишу «Найти»
раскроется окно ввода информации. Но перед этим немного настроек – «Параметры»,
затем «Формат», переход к группе «Выравнивание» и установка галки напротив
поиска объединенных ячеек.
3.
Информация выведется в
специальном окошке.
4.
Замечание: Если область
«Формат» скрыта, значит, не нажаты «Параметры». Для поиска всех объединенных
ячеек применяется функций «Найти все». Подробнее на скриншоте № 3.
Изображение № 3. Поиск объединенных ячеек
СОДЕРЖИМОЕ
Краткий курс работы с вводимой информацией. Копирование, перемещение
и размножение. Обо всем по порядку.
1.
Ввод. Выделение интересующей области. Внесение данных.
2.
Удаление. Стандартный вариант – применение клавиш Delete и Backspace. Способ
для опытных пользователей – клавиша ластика в панели «Редактирование», там, где
расположена функция «Найти».
3.
Копирование. Лучший способ
работать с данными, вооружиться «горячими клавишами». Выделенные блоки легко
размножать, сначала зажав сочетание CTRL+C (копирование), а затем CTRL + V
(вставка). Метод быстрый, работает практически во всех текстовых редакторах и
браузерах. При неправильных действиях можно воспользоваться CTRL + Z,
вернувшись на шаг назад.
4.
Вырезание. И снова
выделение, затем CTRL + X, а после CTRL + V (уже знакомая вставка). Безотказная
комбинация.
5.
Формат. Выделенные
ячейки легко изменять и внешне, и внутренне. Целый список возможных команд
открывается при нажатии правой кнопкой мыши.
АРИФМЕТИЧЕСКИЕ
ОПЕРАЦИИ
Microsoft Excel – электронная таблица, позволяющая вести
многоуровневые расчеты в сферах бухгалтерского учета: балансы, ведомости,
сметы. Работать с числами – главная обязанность. А потому важно понимать работу
различных функций и знаков.
Прежде всего, стоит разобраться в обозначениях:
·
«+» — сложение.
·
«-» — вычитание.
·
«*» — умножение.
·
«/» — деление.
·
«^» — возведение числа в
степень.
·
«%» — процент.
Каждый
знак вводится в формулах, начинающихся с равно.
Пример:
=7+6
После нажатия клавиши ВВОД (Enter), данные подсчитываются, и
выводится результат. Если число после проведения арифметической операции
получилось не целым, а с громадным количеством цифр после запятой, то можно
воспользоваться настройкой и уменьшить разрядность. Для этого достаточно на
«Главной» в разделе «Число» найти указанную кнопку.
ФОРМУЛЫ
Сложением итоговый баланс, состоящий из сотни пунктов
начислений и убытков, не высчитать. Поэтому придуманы специальные технологии,
позволяющие за несколько кликов составить точную таблицу.
Для наглядного примера подойдет скромная таблица с данными,
где необходимо подсчитать сразу несколько значений.
Для получения «Итого», к примеру, достаточно сложить данные
по каждому наименованию за первую и вторую неделю. Вариант несложный, можно
переписать несколько значений вручную. А как быть с полем «Сумма»? Тоже все
руками? Как же систематизировать данные?
Изображение № 4. Работа с формулами
Все логично и невероятно удобно. Выбор поле для подсчета.
Далее значок Fx (Изображение № 4, Пункт 2), определение подходящей для
совершения арифметического действия формулы. (Все подписано и совершенно
наглядно). После выбора СУММ выделение диапазона значений. Подтверждение
действия кнопкой ВВОД. Лучший способ разобраться во всех функциях и набить руку
– попрактиковаться. Любые табличные данные прекрасно подойдут для сложения,
вычитания и выведения среднего значения.
РАСШИФРОВКА
ПОПУЛЯРНЫХ ОШИБОК
##### — ошибка формулы, работавшей с датой и временем. В
результате обработки получилось отрицательное значение или данные не умещаются
в ячейке;
#Н/Д – данные не определены, нарушена последовательность
ввода аргументов данных;
#ССЫЛКА! – адрес столбца или строки неверен;
#ПУСТО! – неправильное построение арифметической операции;
#ЧИСЛО! – чересчур маленькое или большое для вывода число;
#ЗНАЧ! – неподдерживаемый тип данных, если в одной ячейке текст, а в другой цифры;
#ДЕЛ/0! – недопустимая попытка деления на ноль;
#ИМЯ? — нераспознаваемый адрес или название функции;
Функции, встроенные в Excel, сгруппированы в несколько категорий:
A.
финансовые позволяют
производить вычисления, используемые в экономических расчетах, связанных обычно
с ценными бумагами, начислением процентов, амортизацией и другими показателями;
B.
дата и время. Эти функции
позволяют работать с временными данными, например, можно вычислить день недели
для определенной даты;
C.
математические позволяют
произвести расчеты, имеющие отношения к различным областям математики;
Вопросы
для самопроверки
1.
Охарактеризуйте программу
Microsoft Excel как метод и средство сбора обработки, хранения, передачи
и накопления информации;
2.
Перечислите основные элементы
интерфейса Microsoft Excel как метода и средства сбора обработки, хранения, передачи
и накопления информации.
3.
Назовите сферы использования
программы Microsoft Excel в профессиональной и повседневной деятельности.
4. Опишите особенности работы с ячейками в Excel,
как методе и средстве сбора обработки,
хранения, передачи и накопления информации.
Практическое задание
Создайте таблицу следующего вида на первом
рабочем листе.
Показатель
|
Единица
измерения
|
Норматив,
не более
|
Запах
|
Баллы
|
2
|
Привкус
|
Баллы
|
2
|
Цветность
|
Градусы
|
20
(35)
|
Мутность
|
ЕМФ
(единицы мутности по формалину) или мг/л (по коалину)
|
2,6
(3,5) 1,5 (2)
|
При создании таблицы примените следующие
установки:
· основной текст таблицы выполнен
шрифтом Courier 12 размера;
· текст отцентрирован относительно
границ ячейки;
· чтобы текст занимал в ячейке
несколько строк, используйте режим Формат – Ячейка – Выравнивание;
· выполните обрамление таблицы
синим цветом, для этого используйте режим Формат – Ячейка – Граница.
Сохраните готовую таблицу в папке Users в
файле ископаемые.xls.
Заголовок таблицы
Практическое задание 2.1
Над
созданной таблицей наберите заголовок “ Нормативы органолептических свойств
питьевой воды (извлечение из СанПиНа 2.1.4.1074—01)” 14 размером, полужирным
курсивом.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.