Инфоурок / Иностранные языки / Другие методич. материалы / Методическое пособие по английскому языку «Оформление делового письма»
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.

Педагогическая деятельность в соответствии с новым ФГОС требует от учителя наличия системы специальных знаний в области анатомии, физиологии, специальной психологии, дефектологии и социальной работы.

Только сейчас Вы можете пройти дистанционное обучение прямо на сайте "Инфоурок" со скидкой 40% по курсу повышения квалификации "Организация работы с обучающимися с ограниченными возможностями здоровья (ОВЗ)" (72 часа). По окончании курса Вы получите печатное удостоверение о повышении квалификации установленного образца (доставка удостоверения бесплатна).

Автор курса: Логинова Наталья Геннадьевна, кандидат педагогических наук, учитель высшей категории. Начало обучения новой группы: 20 сентября.

Подать заявку на этот курс    Смотреть список всех 203 курсов со скидкой 40%

Методическое пособие по английскому языку «Оформление делового письма»

библиотека
материалов

Министерство образования и науки Самарской области

Государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Самарский металлургический колледж»














«Оформление делового письма»

Методическое пособие


hello_html_f4d6e32.png












Самара, 2011

Методическое пособие обсуждено на заседании методической предметной (цикловой) комиссии гуманитарных и социально-психологических дисциплин


Протокол № 5 от «16 » декабря 2011 г.


Председатель комиссии____________О.В. Павлова





Методическое пособие «Оформление делового письма» для преподавателей средних профессиональных образовательных учреждений

Составитель: А.Р. Каримова; ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж» —

Самара: ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж», 2011, 23 стр.





Методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и английском языках и рекомендовано к использованию в учебном процессе.











Рецензенты:

внутренний: Л.И. Охрименко, преподаватель русского языка и литературы, ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж»

внешний: И.А. Комиссарова, преподаватель иностранного языка ФГОУ СПО «СПК»

Введение

Без деловой корреспонденции невозможно представить себе деятельность какой-либо организации – от мелких предприятий до крупнейших концернов. Официальные письма, телексы, факсы, телеграммы являются важнейшими каналами связи.

Написание делового письма (телекса) требует соблюдения определенных правил, установленных традицией или вызванных спецификой самой формы коммуникации. Эти правила касаются как оформления письма (телекса), так и характера изложения его содержания. При этом следует иметь в виду, что эти правила имеют свои особенности в различных языковых группах. Так, например, оформление письма в некоторых деталях будет отличаться не только в зависимости от того, написано оно на английском или русском языке, но и в англо-американском варианте.


Цель пособия: научить обучающихся правильно оформлять официальные письма и вести деловую переписку, необходимую для осуществления деловых контактов в области международных экономических отношений на русском и английском языках.

Учебно-методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и английском языках. При этом учитываются особенности официальной корреспонденции на этих языках.

Правильно составленное письмо – залог успешного достижения цели, для которой оно составляется.
















ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА


Официальные письма пишутся на специальных бланках и содержат определенный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Естественно, возможны и отступления, но предпочтительно следовать установленному в деловом мире порядке, чтобы избежать неточностей и недопонимания как со стороны получателя, так и со стороны отправителя.


Среди обязательных реквизитов письма различают:


  1. шапка фирменного бланка, которая включает название фирмы и ее эмблему, почтовый адрес, номер телефона, телефакса и факса;

  2. дата;

  3. индекс письма для ссылок;

  4. адресат (внутренний адрес);

  5. обращение;

  6. заголовок к тексту;

  7. текст письма;

  8. заключительная формула вежливости;

  9. подпись;

  10. указание о наличии приложения;

  11. указание о наличии копий

Эти реквизиты располагаются на письме следующим образом:


    1. Шапка письма

    2. Дата

3. Индекс письма

4. Адресат

5. Обращение

6. Заголовок к тексту

7. Текст письма

8. Формула вежливости

9. Подпись

10. Указание о наличии приложений

11. Указание о наличии копий





  1. Шапка письма


Шапка письма включает в себя название фирмы, ее эмблему, почтовый адрес, номера телефонов, номер телекса и факса. Иногда указывается вид деятельности данной фирмы или организации и фамилии руководителей. Все сведения, содержащиеся в шапке очень важны, т.к. они кроме информации (так называемый «обратный адрес») создают определенный имидж адресанта.

Обычно шапка письма, напечатанная типографическим способом, располагается в центре листа. Однако часто в английских письмах вся информация располагается либо в левом верхнем углу, либо делится на 2 части: в левом верхнем углу указывается название фирмы и ее почтовый адрес, а в правом верхнем углу – телеграфный адрес, номера телефонов, телекса, факса, или наоборот.

Такого же расположения рекомендуется придерживаться при составлении письма, если по какой-то причине письмо напечатано не на типографическом бланке.



  1. Дата письма


Датой письма считается дата его подписания. В русских письмах дата письма проставляется в левом верхнем углу, в английских – в правом верхнем углу под шапкой письма.

В английских письмах принят такой же порядок обозначения даты, как и в русских, т.е.:

рус., англ.

число/месяц/год

В американских письмах обозначение месяца предшествует числу:

амер.

месяц/число/год

В отличие от русского языка, где даты полностью обозначаются цифрами:

15.ХI.2011

в английских и американских письмах месяц всегда пишется буквами и полностью:

англ. 15 November, 2011

амер. November 15, 2011

Запятая в обозначении даты ставится только перед годом, причём в современном языке наблюдается тенденция опускать запятую и перед годом. Кроме того, в современных письмах не принято обозначать в датах порядковые числительные с помощью окончаний, т.е. следует писать:

1 January вместо 1st January

2 January вместо 2nd January

3 January вместо 3rd January

4 January вместо 4th January и т.д.


рус.

англ.

амер.

15.VII.2011

15 July, 2011

July 15, 2011




  1. Индекс письма


Слева над шапкой письма дается ссылка на индекс письма, в которой обычно указываются инициалы исполнителя и индекс структурного подразделения фирмы, а также другая информация. Под индексом исходящего письма может быть дана ссылка на индекс письма, на которое дается ответ (входящего письма):

англ.

Our Ref. (reference)

PJM/MMH/112/530

Your Ref. PJC/ED/4384



  1. Адресат (внутренний адрес)


В русских письмах адресат указывается на верхней правой стороне бланка письма. В отличие от русских писем в английских и американских внутренний адрес проставляется на левой стороне бланка, несколько ниже строки даты письма. Иногда в официальных письмах – внизу слева ниже подписи. Во внутреннем адресе сначала указывается имя получателя и название фирмы или организации (на отдельной строке), а затем адрес. Если письмо адресуется английской фирме и в ее наименовании имеются фамилии каких-либо лиц, то перед названием фирмы ставится слово Messrs.:

Messrs. Brown and Green


Если в названии фирмы нет фамилий лиц или есть указание «Ltd.», то слово Messrs. не употребляется:

James White and Green


Если письмо адресуется отдельному лицу, то перед его фамилией ставится Mr., Mrs., если это замужняя женщина, или Miss, если письмо адресовано незамужней женщине:

Mr. J. F. Smith

Mrs. M. M. Taylor

Miss Ellen M. Morgan


В отличие от русского языка перед фамилией адресата в английских письмах, указывается имя – полностью или сокращенно. Поскольку на Западе как мужчины, так и женщины чаще всего имеют два имени, то указываются, но одно может указываться полностью, другое сокращенно, в соответствии с тем, как они даются в личной подписи адресата в его корреспонденции.

англ. Mr. John F. Robinson или Mr. J. F. Robinson


При этом следует иметь в виду, что в Англии при обращении к замужней женщине после Mrs. указывается не ее имя, а имя и фамилия ее мужа, если они известны. Если же имя ее мужа неизвестно, то указывается только ее фамилия:

англ.

Mr. Edward M. Hampton

Mrs. Edward M. Hampton или Mrs. Hampton


При обозначении адреса соблюдаются следующие правила:

а) в английских письмах на одной строке под наименованием адресата указывается номер дома и название улицы, они не разделятся запятой; на следующей строке указывается название города и графства в Англии или штата в США и почтового района или почтового кода, и на последней строке – название страны.

Каждая строка внутреннего адреса (кроме последней) заканчивается запятой. Однако в современных письмах просматривается тенденция опускать запятые во всем оформлении письма, кроме самого текста.

б) в русских письмах под наименованием получателя указывается сначала название улицы, а затем номер; на следующей строке – название города или почтового района, которому предшествует код города. Строчки не отделяются запятой.


рус. ■ англ.

Россия 15 York Street

Москва 121351 Cambridge Lanes.

Лесная 35 PR86QT England



амер.

1740 West End Avenue

Chicago, Illinois 60624

USA



  1. Обращение


Слова-обращения в англо- американских письмах, в отличие от русских, размещаются не по центру, а слева под внутренним адресом. В деловых используются следующие формулы обращения:


а) При обращении к фирме или организации

англ.

амер.

Dear Sirs,

Gentlemen:


б) При обращении к отдельным лицам

англ.

амер.

Dear Sirs,

Dear Madam,

Dear Sirs:

Dear Madam:


Если обращение не носит строгого официального характера и адресовано знакомому лицу, то в английских письмах вместо Sir и Madam используется фамилия лица. В немецком языке традиционное обращение охраняется:

англ.

Dear Mr. Robinson,

Dear Mrs. (Miss) Robinson,





  1. Заголовок к тексту

В отдельную строку вносится указание на основное содержание письма. Оно обычно занимает одну - две строки. Заголовок к тексту служит для облегчения работы при разборке почты, т.к. помогает сразу же определить, кому и куда направить письмо. В английских письмах этот заголовок размещается между обращением и текстом письма. Если заголовок небольшой, то он обычно располагается в центре строки. Перед заголовком могут стоять слова: англ. Re:, соответствующие рус. Кас. (касательно).


англ.

Dears Sirs,

Your Offer of…

We thank you for your offer…


Однако в настоящее время во всех этих языках данные пометы выходят из употребления и в большинстве писем не встречаются. Заголовок может быть подчеркнут.



  1. Текст письма


Текст является основным реквизитом делового письма. Он не должен быть очень длинным и должен занимать не более одной страницы. В нем с предельной ясностью, четко и кратко излагается существо вопроса (просьба, предложение, согласие, отказ, претензия и т.д.). Текст должен содержать лишь основные данные, а необходимые дополнительные сведения включаются в приложение.

Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца, при этом каждый абзац письма отделяется от другого пробелом в одну – две строки. В отличие от русских писем, где каждый новый абзац начинается с красной строки (с отступом), в английских письмах встречаются оба варианта: абзацы печатаются с отступом (британский вариант) или в край (американский вариант). В последнее время американский вариант встречается и в письмах английских корреспондентов.




  1. Заключительная форма вежливости


Текст заканчивается заключительной формой вежливости. Это стандартные формулы, которые пишутся на отдельной строке после текста, в английских письмах чаще с правой стороны листа.

Существует несколько стандартных формул, которые должны соответствовать обращению (см. п. 5). Разные варианты зависят от характера существующих между корреспондентами отношений. Наиболее распространенными формулами в английском языке являются:


Yours faithfully, - при обращении

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen


Yours truly, - при обращении

Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen

Эта формула употребляется несколько реже.



Yours sincerely, - при обращении

Dear Mr. Collins, Dear Mrs. Collins

Эта формула употребляется в деловой корреспонденции между людьми, которые

хорошо знают друг друга или хотят подчеркнуть

более теплый и личный тон письма.

Формулы вежливости начинаются с заглавной буквы и в английских письмах заканчиваются запятой (в русских запятая не ставится).



  1. Подпись


Подпись на письме ставится под заключительной формулой вежливости. В английских письмах подпись, как правило, помещается с правой стороны листа; в русских слева (в соответствии с расположением заключительной формулы вежливости).

Подпись обычно состоит из нескольких элементов, каждый из которых пишется на отдельной строке и не отделяется запятой.

Наиболее распространенными является следующий порядок:

  1. название фирмы или организации, от имени которой написано письмо. Это название должно полностью совпадать с названием, напечатанном на бланке типографическим способом в шапке письма;

  2. подпись написавшего письмо – от руки чернилами;

  3. расшифровка подписи;

  4. указание должности лица, подписавшего письмо.


Yours faithfully,

BIRKETT CUTMASTER

LIMITED,



MELVIN L. SLATER.

SALES ADMINISTRATOR,


Если письмо подписывается от имени организации прокуристом (лицом, имеющим право полномочно представлять фирму), то перед фамилией подписавшегося указывается pr pro (от лат. pr procurationem по доверенности) или сокращенно: р.р.


англ.

p. p. Collins, Smith and Co.



  1. Указание о наличии приложения


Если к письму прилагаются какие-либо материалы (чек, контракт или другие документы), то в письме дается указание на наличие приложений. При этом может указываться их название и количество экземпляров. В английских письмах указание на приложение обозначается словом Enclosure или сокращенно Encl, Enc.


англ.

Encl.

Technical literature

Offer




  1. Указание о наличии копий


Если письмо посылается более чем в один адрес, то в самом конце письма делается отметка о наличии копии с указанием, куда и кому они направляются.


англ.

c.c. Mr. Smithers,

Legal Department
































Список литературы:


1. Г.М. Шеламова. Этикет делового общения. – Москва, Издательский центр «Академия», 2007

2. А.А. Жданов, И.Ф. Жданова. Деловые письма и контракты. – Москва, Филоматис, 2009
























Приложение

Notes on Letter Writing

GIMBEL& CO Ltd.

21 High Street, Blackhealth,

London SE3B 5 HY

Tel: 01-654-8845

7th May 2011

The address of the firm sending the letter (the letterhead) is often printed on the paper


The date

M.Lawson Esq., Manager,

Filbury&Johns,

20 Shaftsbury Avenue,

London W1A 4WW

The name, position, firm and address of the addressee

Our ref: DM/SK


Dear Mr. Lawson,

The reference (the initials of the person writing the letter and the person who types it)

Thank you for your letter of 6th May enquiring about our range of the office equipment

The first paragraph says why you are writing

I enclose an up-to-date price list and our latest catalogue which I hope includes something of interest to you. You will notice that we offer very favourable terms of payment.

The second paragraph says what you want or what you are doing (the real reason for writing the letter)

I look forward to hearing from you again.

The final paragraph is a polite ending

Yours sincerely

You write “Yours sincerely”, if you know the name of the addressee and “Yours faithfully”, if you don’t

David Ripley


Sales Manager

The signature

The person writing the letter

His position in the firm

Encs.

Here the enclosures are the catalogue and price list


Opening Phrases

Dear Madam,

Уважаемая госпожа!

Dear Sir,

Уважаемый господин!

Dear Mister Malforn,

Уважаемый господин Малфорн!

Dear Sirs,

Уважаемые господа!

We have received your letter of…

Мы получили ваше письмо от…

We thank you for your letter of…

Спасибо за письмо от…

We have the pleasure to inform you…

Мы рады сообщить вам…

In reply to your letter of…

В ответ на ваше письмо от…

To inform you…

Сообщаем вам…

We apologize for the delay in…

Просим прощения за задержку…

Answering your letter…

Отвечая на ваше письмо…

Linking Phrases

There is no doubt that…


It is necessary to note…


We’d like to draw your attention to the fact…


Considering the above said…


In this connection…


In connection with your request…


Otherwise we shall have to…


As regards your request…


Up till now we have received no reply.


In case of delay…


In case of your refusal…


In case you fail to make payments…



Приложение

НЕКОТОРЫЕ СОКРАЩЕНИЯ, УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ И ТЕЛЕКСАХ


Abtabout около, приблизительно

abvabove выше; более, чем

a/c – account счет

accptbl – acceptable приемлемый

acpt – acceptance 1. приемка 2. акцепт

adv – 1. advanced усовершенствованный 2. advise сообщать; advise сообщение

agnagain снова, опять

am[n]tamount количество; сумма

an – and и

approx – approximate приблизительный; approximately приблизительно

Apr – April апрель

arrg[t] – arrangement соглашение, договоренность

art – article статья, пункт

arrv – arrival прибытие

a.s.a.p. – as soon as possible как можно скорее

assly – assembly сборка

asst – assistant помощник

att, attn – attention; for the attention of внимание; вниманию

Aug – August август

AWB – air waybill авианакладная


b – 1. base база, основание 2. before до, перед 3. billion миллиард

B/Ebill of exchange переводный вексель, тратта

best regs – best regards с уважением

Bkg – bookkeeping бухг. учет

bkgs – bookings заказы

B/L, b/l – bill of lading коносамент

bnk – bank банк

btw[n] – between между, в промежутке

CFMconfirm подтвердите

chg(s) – charge(s) расход(ы); долговые обязательства

C.O.D. – cash on delivery наложенный платеж

Con – contract договор, контракт

conv – conversation разговор

CRT – current текущий

cnt – carton коробка

dd – 1. dated датированный 2. delivered доставленный 3. delayed delivery доставка задержана 4. demand draft тратта, срочная по предъявлении

Dec – December декабрь

del – delivery поставка

depdeparture отправление; вылет

deptdepartment управление; отдел

discdiscount 1. скидка 2. учет векселя

dozdozen дюжина

ds – … days after sight через… дней после предъявления

dte – date дата


ETA, eta – estimated time of arrival расчетное время прибытия

ETD, etd – estimated time of departure расчетное время отправления (вылета)


Feb – February февраль

fl[t] – flight полт; рейс

flwg – following следующий

foc – free of charge бесплатно, безвозмездно

forex – foreign exchange иностранная валюта

Fri – Friday пятница

fwd – forward отгрузить, направить

fyi – for you information для сведения


gdsgoods товар(ы)

gtcgood till cancelled действительно вплоть до отмены

gtmgood this month действительно в течение этого месяца

gtwgood this week действительно в течении этой недели

guar – 1. guarantee гарантия 2. guaranteed гарантированный

gvtgovernment правительство


h – 1. hour час 2. hundred сотня

H – harbour гавань

HRS – hours часы

hv – heavy тяжелый; интенсивный

hwr – however однако

ifdinformed сообщен

ifminform информировать

imm, immed – immediately немедленно

inc – 1. including включительно

incl – include включать

incldgincluding включительно

infm – 1. inform информировать 2. information информация

inforinformation информация, сведения

insinsurance страхование

inst. – 1. installation установка; монтаж 2. instalment очередной взнос 3. instruction инструкция 4. instrument инструмент, прибор

inv – 1. invoice счет-фактура 2. inventory инвентаризация


Jan – January январь

Ju, Je – июнь

Jul, Jl – July июль


L/C – letter of credit аккредитив

LT – 1. liner terms линейные условия 2. local time местное время

ltrletter письмо


m – 1. mass масса 2. metre метр 3. middle 1) середина 2) средний 4. medium средство, способ 5. million миллион 6. minute минута 7. money деньги 8. month месяц

M – 1. March март 2. mass масса 3. medium средство, способ 4. middle 1) середина 2) средний 5. Monday понедельник

MarMarch март

mfgmanufacturing изготовление, производство

MID, midmiddle 1. середина 2. средний

MIN – 1. minimum минимум 2. minute минута

miscmiscellaneous 1. различный 2. разные

mmmillimetre миллиметр

mngmanaging управляющий

mngrmanager менеджер, управляющий, директор

mngtmanagement руководство; дирекция

MonMondey понедельник

msgn – message number номер сообщения

mt – metre метр

MTmetric ton метрическая тонна

mtgmeeting собрание

MV, m/vmerchant vessel торговое судно

m/vmotor vessel самоходное судно

n – 1. and и 2. name имя 3. national национальный 4. norm норма 5. number номер; число

N – November ноябрь

nec – necessary необходимый

NNN – end of message конец сообщения

no – number номер

Nov – November ноябрь

NXT next следующий


О – 1. October октябрь 2. office бюро, контора 3. order заказ; приказ

o.c. – outward cargo экспортный груз

o/c – 1. order confirmation подтверждение заказа 2. overcharge завышение цены

OctOctober октябрь

O. K. – 1. correct, all right правильно; все в порядке 2. agreed согласен

ORDorder заказ; приказ

o/noorder number номер заказа

ourtel – our telex наш телекс


paymt – payment платеж; взнос

pc – 1. personal computer персональный компьютер 2. payment in cash уплата наличными 3. percentage процентное содержание 4. price цена

prc – 1. packages места груза 2. pieces штуки

pct – per cent процент

pds stg – pounds sterling фунты стерлингов

PHONCON – telephone conversation разговор по телефону

p/iproforma invoice предварительная фактура

plsplease пожалуйста

PPparcel post почтовая посылка

ppdprepaid оплаченный вперед

prcprice цена

prelimpreliminary предварительный

privprivate частный

pstposted отправленный по почте

pst postal почтовый


QN – quotation котировка

QTY, qty – quantity количество


R – 1. registered заказной 2. registered trade mark зарегистрированный товарный знак 3. reserve резерв, запас

rreceived получено

RCVreceive получать, принимать

rereference ссылка

recdreceived получено

refreference 1. ссылка; справка 2. отзыв, рекомендация

refnoreference number номер ссылки

regdregistered зарегистрированный

regds, regsregards с уважением

reprepresentative представитель

reqmtsrequirements 1. требования 2. потребности

RQ, rqstrequest 1. требование; заявка 2. просьба

rqstdrequested запрашиваемый; согласно просьбе

rqstgrequesting с просьбой

rqtsrequirements 1. требования 2. потребности

RTNreturn возвращать(ся)

rylregarding your letter касательно Вашего письма

rytregarding your telex касательно Вашего телекса


Sat – Saturday суббота

SCHED, sched – schedule расписание, график, план

Sep, SeptSeptember сентябрь

shlshall вспомогательный глагол будущего времени

shortgshortage нехватка, недостаток

shpdshipped отгруженный; отправленный

shpmt, shptshipment погрузка; отправка

SPECspecification спецификация

sry – sorry сожалеем

SS – steamship пароход

std – standart стандартный

sub, subj – subject предмет

Sun – Sunday воскресенье

suppl – supplier поставщик

svc – service обслуживание


T – telex телекс

TEtax exempt освобожденный от налога

tel – telephone телефон

telecom – telephone communication телефонная связь

temp – temporary временный

tex – telex телекс

Thu – Thursday четверг

TKS, tks – thanks спасибо

tl – tool станок

tlf – telephone телефон

tlx – telex телекс

tod – today сегодня

TOD – time of departure время отправления (вылета)

torn – tomorrow завтра

Tue – Tuesday вторник

U – you вы

ur – your ваш


VOL, vol – volume объём


w – 1. warehouse склад 2. week неделя 3. work работа

WedWednesday среда

wlwill вспомогательный глагол будущего времени


XXXXXerror ошибка, неправильно напечатанное слово


y – 1. year год 2. you вы

yday – yesterday вчера

y/message – your message ваше послание

yourlet – your letter ваше письмо

yourlel – your telex ваш телекс

yr – 1. year год 2. your ваш

YR TLX – your telex ваш телекс

































А.Р. Каримова

Оформление делового письма

Методическое пособие для учителей

Самара: Изд-во ГОУ СПО СаМеК, 2011.-23. Тираж 5 экз.

Компьютерная верстка – В. Кондрашова

Издательство ГОУ СПО « Самарский металлургический колледж»:

443035, г. Самара, ул. Нагорная, 128, Телефон 956-28-47. Факс 956-28-47

ОКПО 07575063, ИНН/КПП 6312026238/631201001

Отпечатано на принтере ГОУ СПО СаМеК, Тираж 5 экз.

Общая информация

Номер материала: ДВ-137021

Похожие материалы