Методическое пособие по английскому языку «Оформление делового письма»

Министерство образования и науки Самарской области

Государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Самарский металлургический колледж»

 «Оформление делового письма»

Методическое пособие

Самара, 2011

Методическое пособие  обсуждено на заседании методической предметной (цикловой) комиссии гуманитарных и социально-психологических дисциплин

Протокол №  5  от «16 » декабря  2011 г.

Председатель комиссии____________О.В. Павлова

Методическое пособие «Оформление делового письма» для преподавателей средних профессиональных образовательных учреждений

Составитель: А.Р. Каримова; ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж» —

Самара: ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж», 2011, 23 стр.

Методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и  английском языках и рекомендовано к использованию в учебном процессе.

Рецензенты:

         внутренний: Л.И. Охрименко, преподаватель русского языка и литературы, ГОУ СПО «Самарский металлургический колледж»

         внешний:     И.А. Комиссарова, преподаватель иностранного языка ФГОУ СПО «СПК»

Введение

Без деловой корреспонденции невозможно представить себе деятельность какой-либо организации – от мелких предприятий до крупнейших концернов. Официальные письма, телексы, факсы, телеграммы являются важнейшими каналами связи.

Написание делового письма (телекса) требует соблюдения определенных правил, установленных традицией или вызванных спецификой самой формы коммуникации. Эти правила касаются как оформления письма (телекса), так и характера изложения его содержания. При этом следует иметь в виду, что эти правила имеют свои особенности в различных языковых группах. Так, например, оформление письма в некоторых деталях будет отличаться не только в зависимости от того, написано оно на английском или русском  языке, но и в англо-американском варианте.

Цель пособия: научить обучающихся правильно оформлять официальные письма и вести  деловую переписку, необходимую для осуществления деловых контактов в области международных экономических отношений  на русском и английском языках.

Учебно-методическое пособие может быть использовано преподавателями и обучающимися как справочный материал при составлении делового письма на русском и  английском языках. При этом учитываются особенности официальной корреспонденции на этих языках.

Правильно составленное письмо – залог успешного достижения цели, для которой оно составляется.

ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА

Официальные письма пишутся на специальных бланках и содержат определенный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Естественно, возможны и отступления, но предпочтительно следовать установленному в деловом мире порядке, чтобы избежать неточностей и недопонимания как со стороны получателя, так и со стороны отправителя.

Среди обязательных реквизитов письма различают:

1)      шапка фирменного бланка, которая включает название фирмы и ее эмблему, почтовый адрес, номер телефона, телефакса и факса;

2)      дата;

3)      индекс письма для ссылок;

4)      адресат (внутренний адрес);

5)      обращение;

6)      заголовок к тексту;

7)      текст письма;

8)      заключительная формула вежливости;

9)      подпись;

10)   указание о наличии приложения;

11)  указание о наличии копий

Эти реквизиты располагаются на письме следующим образом:

1.     Шапка письма 2.     Дата 3. Индекс письма 4. Адресат 5. Обращение 6. Заголовок к тексту                                               7. Текст письма                                                                              8. Формула вежливости                                                                              9. Подпись 10. Указание о наличии приложений 11. Указание о наличии копий

1.     Шапка письма

Шапка письма включает в себя название фирмы, ее эмблему, почтовый адрес, номера телефонов, номер телекса и факса. Иногда указывается вид деятельности данной фирмы или организации и фамилии руководителей. Все сведения, содержащиеся в шапке очень важны, т.к. они кроме информации (так называемый «обратный адрес») создают определенный имидж адресанта.

Обычно шапка письма, напечатанная типографическим способом, располагается в центре листа. Однако часто в английских письмах вся информация располагается либо в левом верхнем углу, либо делится на 2 части: в левом верхнем углу указывается название фирмы и ее почтовый адрес, а в правом верхнем углу – телеграфный адрес, номера телефонов, телекса, факса, или наоборот.

Такого же расположения рекомендуется придерживаться при составлении письма, если по какой-то причине письмо напечатано не на типографическом бланке.

2.     Дата письма

Датой письма считается дата его подписания. В русских письмах дата письма проставляется в левом верхнем углу, в английских – в правом верхнем углу под шапкой письма.

В английских письмах принят такой же порядок обозначения даты, как и в русских, т.е.:

■ рус., англ.

число/месяц/год

 В американских письмах обозначение месяца предшествует числу:

■ амер.

месяц/число/год

 В отличие от русского языка, где даты полностью обозначаются цифрами:

15.ХI.2011

в английских и американских письмах месяц всегда пишется буквами и полностью:

■ англ. 15 November, 2011

■ амер. November 15, 2011

Запятая в обозначении даты ставится только перед годом, причём в современном языке наблюдается тенденция опускать запятую и перед годом. Кроме того, в современных письмах не принято обозначать в датах порядковые числительные с помощью окончаний, т.е. следует писать:

1 January вместо 1st January

2 January вместо 2nd January

3 January вместо 3rd January

4 January вместо 4th January       и т.д.

рус.	англ.	амер.
15.VII.2011	15 July, 2011	July 15, 2011

3.     Индекс письма

Слева над шапкой письма дается ссылка на индекс письма, в которой обычно указываются инициалы исполнителя и индекс структурного подразделения фирмы, а также другая информация. Под индексом исходящего письма может быть дана ссылка на индекс письма, на которое дается ответ (входящего письма):

■ англ.

Our Ref. (reference)

PJM/MMH/112/530

Your Ref. PJC/ED/4384

4.     Адресат (внутренний адрес)

В русских письмах адресат указывается на верхней правой стороне бланка письма. В отличие от русских писем в английских и американских внутренний адрес проставляется на левой стороне бланка, несколько ниже строки даты письма. Иногда в официальных письмах – внизу слева ниже подписи. Во внутреннем адресе сначала указывается имя получателя и название фирмы или организации (на отдельной строке), а затем адрес. Если письмо адресуется английской фирме и в ее наименовании имеются фамилии каких-либо лиц, то перед названием фирмы ставится слово Messrs.:

Messrs. Brown and Green

Если в названии фирмы нет фамилий лиц или есть указание «Ltd.», то слово Messrs. не употребляется:

James White and Green

Если письмо адресуется отдельному лицу, то перед его фамилией ставится Mr., Mrs., если это замужняя женщина, или Miss, если письмо адресовано незамужней женщине:

Mr. J. F. Smith

Mrs. M. M. Taylor

Miss Ellen M. Morgan

В отличие от русского языка перед фамилией адресата в английских письмах, указывается имя – полностью или сокращенно. Поскольку на Западе как мужчины, так и женщины чаще всего имеют два имени, то указываются, но одно может указываться полностью, другое сокращенно, в соответствии с тем, как они даются в личной подписи адресата в его корреспонденции.

■ англ. Mr. John F. Robinson     или     Mr. J. F. Robinson

При этом следует иметь в виду, что в Англии при обращении к замужней женщине после Mrs. указывается не ее имя, а имя и фамилия ее мужа, если они известны. Если же имя ее мужа неизвестно, то указывается только ее фамилия:

■ англ.

Mr. Edward M. Hampton

Mrs. Edward M. Hampton    или    Mrs. Hampton

При обозначении адреса соблюдаются следующие правила:

а) в английских письмах на одной строке под наименованием адресата указывается номер дома и название улицы, они не разделятся запятой; на следующей строке указывается название города и графства в Англии или штата  в США и почтового района или почтового кода, и на последней строке –  название страны.

Каждая строка внутреннего адреса (кроме последней) заканчивается запятой.             Однако в современных письмах просматривается тенденция опускать запятые во всем оформлении письма, кроме самого текста.

б) в русских письмах под наименованием получателя указывается сначала название улицы, а затем номер; на следующей строке – название города или почтового района, которому предшествует код города. Строчки не отделяются запятой.

■ рус.                                                                       ■ англ.

Россия                                                                     15 York Street

Москва 121351                                                       Cambridge Lanes.

Лесная 35                                                                PR86QT England

■ амер.

1740 West End Avenue

Chicago, Illinois 60624

USA

5.     Обращение

Слова-обращения в англо- американских письмах, в отличие от русских, размещаются не по центру, а слева под внутренним адресом. В деловых используются следующие формулы обращения:

а) При обращении к фирме или организации

■ англ.	■ амер.
Dear Sirs,	Gentlemen:

б) При обращении к отдельным лицам

■ англ.	■ амер.
Dear Sirs, Dear Madam,	Dear Sirs: Dear Madam:

Если обращение не носит строгого официального характера и адресовано знакомому лицу, то в английских письмах вместо Sir и Madam используется фамилия лица. В немецком языке традиционное обращение охраняется:

■ англ.

Dear Mr. Robinson,

Dear Mrs. (Miss) Robinson,

6.     Заголовок к тексту

В отдельную строку вносится указание на основное содержание письма. Оно обычно занимает одну - две строки. Заголовок к тексту служит для облегчения работы при разборке почты, т.к. помогает сразу же определить, кому и куда направить письмо. В английских письмах этот заголовок размещается между обращением и текстом письма.  Если заголовок небольшой, то он обычно располагается в центре строки. Перед заголовком могут стоять слова: англ. Re:, соответствующие рус. Кас. (касательно).

■ англ.

Dears Sirs, Your Offer of… We thank you for your offer…

Однако в настоящее время во всех этих языках данные пометы выходят из употребления и в большинстве писем не встречаются. Заголовок может быть подчеркнут.

7.     Текст письма

Текст является основным реквизитом делового письма. Он не должен быть очень длинным и должен занимать не более одной страницы. В нем с предельной ясностью, четко и кратко излагается существо вопроса (просьба, предложение, согласие, отказ, претензия и т.д.). Текст должен содержать лишь основные данные, а необходимые дополнительные сведения включаются в приложение.

Каждое новое положение должно начинаться с нового абзаца, при этом каждый абзац письма отделяется от другого пробелом в одну – две строки. В отличие от русских писем, где каждый новый абзац начинается с красной строки (с отступом), в английских письмах встречаются оба варианта: абзацы печатаются с отступом (британский вариант) или в край (американский вариант). В последнее время американский вариант встречается и в письмах английских корреспондентов.

8.     Заключительная форма вежливости

Текст заканчивается заключительной формой вежливости. Это стандартные формулы, которые пишутся на отдельной строке после текста, в английских письмах чаще с правой стороны листа.

Существует несколько стандартных формул, которые должны соответствовать обращению (см. п. 5). Разные варианты зависят от характера существующих между корреспондентами отношений. Наиболее распространенными формулами в английском языке являются:

Yours faithfully, -                     при обращении

                                              Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen

Yours truly, -                         при обращении

                                               Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Gentlemen

                                               Эта формула употребляется несколько реже.

Yours sincerely, -                  при обращении

                                               Dear Mr. Collins, Dear Mrs. Collins               

Эта формула употребляется в деловой корреспонденции между людьми, которые

                                              хорошо знают друг друга или хотят подчеркнуть 

                                              более теплый и личный тон письма.

Формулы вежливости начинаются с заглавной буквы и в английских письмах заканчиваются запятой (в русских запятая не ставится).

9.     Подпись

Подпись на письме ставится под заключительной формулой вежливости. В английских письмах подпись, как правило, помещается с правой стороны листа; в русских слева (в соответствии с расположением заключительной формулы вежливости).

Подпись обычно состоит из нескольких элементов, каждый из которых пишется на отдельной строке и не отделяется запятой.

Наиболее распространенными является следующий порядок:

1)    название фирмы или организации, от имени которой написано письмо. Это название должно полностью совпадать с названием, напечатанном на бланке типографическим способом в шапке письма;

2)     подпись написавшего письмо – от руки чернилами;

3)    расшифровка подписи;

4)    указание должности лица, подписавшего письмо.

Yours faithfully,

BIRKETT      CUTMASTER

LIMITED,

MELVIN L. SLATER.

SALES ADMINISTRATOR,

Если письмо подписывается от имени организации прокуристом (лицом, имеющим право полномочно представлять фирму), то перед фамилией подписавшегося указывается pr pro (от лат. pr procurationem по доверенности) или сокращенно: р.р.

■ англ.

p. p. Collins, Smith and Co.

10.  Указание о наличии приложения

Если к письму прилагаются какие-либо материалы (чек, контракт или другие документы), то в письме дается указание на наличие приложений. При этом может указываться их название и количество экземпляров. В английских письмах указание на приложение обозначается словом Enclosure или сокращенно Encl, Enc.

■ англ.

Encl.

Technical literature

Offer

11. Указание о наличии копий

Если письмо посылается более чем в один адрес, то в самом конце письма делается отметка о наличии копии с указанием, куда и кому они направляются.

■ англ.

c.c. Mr. Smithers,

Legal Department

Список литературы:

1. Г.М. Шеламова. Этикет делового общения.  – Москва, Издательский центр «Академия», 2007

2. А.А. Жданов, И.Ф. Жданова. Деловые письма и контракты.   – Москва, Филоматис, 2009

Приложение

Notes on Letter Writing

GIMBEL& CO Ltd. 21 High Street, Blackhealth, London SE3B 5 HY Tel: [phone] 7th May 2011	The address of the firm sending the letter (the letterhead) is often printed on the paper The date
M.Lawson Esq., Manager, Filbury&Johns, 20 Shaftsbury Avenue, London W1A 4WW	The name, position, firm and address of the addressee
Our ref: DM/SK Dear Mr. Lawson,	The reference (the initials of the person writing the letter and the person who types it)
Thank you for your letter of 6th May enquiring about our range of the office equipment	The first paragraph says why you are writing
I enclose an up-to-date price list and our latest catalogue which I hope includes something of interest to you. You will notice that we offer very favourable terms of payment.	The second paragraph says what you want or what you are doing (the real reason for writing the letter)
I look forward to hearing from you again.	The final paragraph is a polite ending
Yours sincerely	You write “Yours sincerely”, if you know the name of the addressee and “Yours faithfully”, if you don’t
David Ripley Sales Manager	The signature The person writing the letter His position in the firm
Encs.	Here the enclosures are the catalogue and price list

Opening Phrases

Dear Madam,	Уважаемая госпожа!
Dear Sir,	Уважаемый господин!
Dear Mister Malforn,	Уважаемый господин Малфорн!
Dear Sirs,	Уважаемые господа!
We have received your letter of…	Мы получили ваше письмо от…
We thank you for your letter of…	Спасибо за письмо от…
We have the pleasure to inform you…	Мы рады сообщить вам…
In reply to your letter of…	В ответ на ваше письмо от…
To inform you…	Сообщаем вам…
We apologize for the delay in…	Просим прощения за задержку…
Answering your letter…	Отвечая на ваше письмо…

Linking Phrases

There is no doubt that…
It is necessary to note…
We’d like to draw your attention to the fact…
Considering the above said…
In this connection…
In connection with your request…
Otherwise we shall have to…
As regards your request…
Up till now we have received no reply.
In case of delay…
In case of your refusal…
In case you fail to make payments…

Приложение

НЕКОТОРЫЕ СОКРАЩЕНИЯ, УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ И ТЕЛЕКСАХ

Abt –  about около, приблизительно

abv –  above выше; более, чем

a/c –  account счет

accptbl –  acceptable приемлемый

acpt –  acceptance 1. приемка 2. акцепт

adv – 1. advanced усовершенствованный 2. advise сообщать; advise сообщение

agn –  again снова, опять

am[n]t –  amount количество; сумма

an –  and и

approx –  approximate приблизительный; approximately приблизительно

Apr – April апрель

arrg[t] – arrangement соглашение, договоренность

art –  article статья, пункт

arrv –  arrival прибытие

a.s.a.p. –  as soon as possible как можно скорее

assly –  assembly сборка

asst – assistant помощник

att, attn –  attention; for the attention of внимание; вниманию

Aug –  August август

AWB –  air waybill авианакладная

b –  1. base база, основание 2. before до, перед 3. billion миллиард

B/E –  bill of exchange переводный вексель, тратта

best regs –  best regards с уважением

Bkg –  bookkeeping бухг. учет

bkgs –  bookings заказы

B/L, b/l –  bill of lading коносамент

bnk –  bank банк

btw[n] –  between между, в промежутке

CFM –  confirm подтвердите

chg(s) –  charge(s) расход(ы); долговые обязательства

C.O.D. –  cash on delivery наложенный платеж

Con –  contract договор, контракт

conv – conversation разговор

CRT –  current текущий

cnt – carton коробка

dd – 1. dated датированный 2. delivered доставленный 3. delayed delivery доставка задержана 4. demand draft тратта, срочная по предъявлении

Dec –  December декабрь

del –  delivery поставка

dep – departure отправление; вылет

dept –  department управление; отдел

disc –  discount 1. скидка 2. учет векселя

doz –  dozen дюжина

ds –  … days after sight через… дней после предъявления

dte – date дата

ETA, eta –  estimated time of arrival расчетное время прибытия

ETD, etd –  estimated time of departure расчетное время отправления (вылета)

Feb –  February февраль

fl[t] –  flight полт; рейс

flwg –  following следующий

foc –  free of charge бесплатно, безвозмездно

forex –  foreign exchange иностранная валюта

Fri –  Friday пятница

fwd –  forward отгрузить, направить

fyi –  for you information для сведения

gds –  goods товар(ы)

gtc –  good till cancelled действительно вплоть до отмены

gtm –  good this month действительно в течение этого месяца

gtw –  good this week действительно в течении этой недели

guar –  1. guarantee гарантия 2. guaranteed гарантированный

gvt –  government правительство

h –  1. hour час 2. hundred сотня

H –  harbour гавань

HRS –  hours часы

hv –  heavy тяжелый; интенсивный

hwr –  however однако

ifd –  informed сообщен

ifm –  inform информировать

imm, immed –  immediately немедленно

inc –  1. including включительно

incl –  include включать

incldg –  including включительно

infm –  1. inform информировать 2. information информация

infor –  information информация, сведения

ins –  insurance страхование

inst. –  1. installation установка; монтаж 2. instalment очередной взнос 3. instruction инструкция 4. instrument инструмент, прибор

inv –  1. invoice счет-фактура 2. inventory инвентаризация

Jan –  January январь

Ju, Je –  июнь

Jul, Jl –  July июль

L/C –  letter of credit аккредитив

LT –  1. liner terms линейные условия 2. local time местное время

ltr –  letter письмо

m –  1. mass масса 2. metre метр 3. middle 1) середина 2) средний 4. medium средство, способ 5. million миллион 6. minute минута 7. money деньги 8. month месяц

M –  1. March март 2. mass масса 3. medium средство, способ 4. middle 1) середина 2) средний 5. Monday понедельник

Mar –  March март

mfg –   manufacturing изготовление, производство

MID, mid –  middle 1. середина 2. средний

MIN –  1. minimum минимум 2. minute минута

misc –  miscellaneous 1. различный 2. разные

mm –  millimetre миллиметр

mng –  managing управляющий

mngr –  manager менеджер, управляющий, директор

mngt –  management руководство; дирекция

Mon –  Mondey понедельник

msgn –  message number номер сообщения

mt –  metre метр

MT –  metric ton метрическая тонна

mtg –  meeting собрание

MV, m/v –  merchant vessel торговое судно

m/v –  motor vessel самоходное судно

n –  1. and и 2. name имя 3. national национальный 4. norm норма 5. number номер; число

N –  November ноябрь

nec –  necessary необходимый

NNN –  end of message конец сообщения

no –  number номер

Nov –  November ноябрь

NXT –  next следующий

О –  1. October октябрь 2. office бюро, контора 3. order заказ; приказ

o.c. –  outward cargo экспортный груз

o/c –  1. order confirmation подтверждение заказа 2. overcharge завышение цены

Oct –  October октябрь

O. K. –  1. correct, all right правильно; все в порядке 2. agreed согласен

ORD –  order заказ; приказ

o/no –  order number номер заказа

ourtel –  our telex наш телекс

paymt –  payment платеж; взнос

pc –  1. personal computer персональный компьютер 2. payment in cash уплата наличными 3. percentage процентное содержание 4. price цена

prc –  1. packages места груза 2. pieces штуки

pct –  per cent процент

pds stg –  pounds sterling фунты стерлингов

PHONCON –  telephone conversation разговор по телефону

p/i –  proforma invoice предварительная фактура

pls –  please пожалуйста

PP –  parcel post почтовая посылка

ppd –  prepaid оплаченный вперед

prc –  price цена

prelim –  preliminary предварительный

priv –  private частный

pst–  posted отправленный по почте

pst –  postal почтовый

QN –  quotation котировка

QTY, qty –  quantity количество

R –  1. registered заказной 2. registered trade mark зарегистрированный товарный знак 3. reserve резерв, запас

r –  received получено

RCV –  receive получать, принимать

re – reference ссылка

recd –  received получено

ref –  reference 1. ссылка; справка 2. отзыв, рекомендация

refno –  reference number номер ссылки

regd –  registered зарегистрированный

regds, regs –  regards с уважением

rep –  representative представитель

reqmts –  requirements 1. требования 2. потребности

RQ, rqst –  request 1. требование; заявка 2. просьба

rqstd –  requested запрашиваемый; согласно просьбе

rqstg –  requesting с просьбой

rqts –  requirements 1. требования 2. потребности

RTN –  return возвращать(ся)

ryl –  regarding your letter касательно Вашего письма

ryt –  regarding your telex касательно Вашего телекса

Sat –  Saturday суббота

SCHED, sched –  schedule расписание, график, план

Sep, Sept –  September сентябрь

shl –  shall вспомогательный глагол будущего времени

shortg –  shortage нехватка, недостаток

shpd –  shipped отгруженный; отправленный

shpmt, shpt –  shipment погрузка; отправка

SPEC –  specification спецификация

sry –  sorry сожалеем

SS –  steamship пароход

std –  standart стандартный

sub, subj –  subject предмет

Sun –  Sunday воскресенье

suppl –  supplier поставщик

svc –  service обслуживание

T –  telex телекс

TE –  tax exempt освобожденный от налога

tel –  telephone телефон

telecom –  telephone communication телефонная связь

temp –  temporary временный

tex – telex телекс

Thu –  Thursday четверг

TKS, tks –  thanks спасибо

tl –  tool станок

tlf –  telephone телефон

tlx – telex телекс

tod –  today сегодня

TOD –  time of departure время отправления (вылета)

torn –  tomorrow завтра

Tue –  Tuesday вторник

U –  you вы

ur –  your ваш

VOL, vol –  volume объём

w –  1. warehouse склад 2. week неделя 3. work работа

Wed –  Wednesday среда

wl –  will вспомогательный глагол будущего времени

XXXXX –  error ошибка, неправильно напечатанное слово

y –  1. year год 2. you вы

yday –  yesterday вчера

y/message –  your message ваше послание

yourlet –  your letter ваше письмо

yourlel –  your telex ваш телекс

yr –  1. year год 2. your ваш

YR TLX –  your telex ваш телекс

А.Р. Каримова

Оформление делового письма

Методическое пособие для учителей

Самара: Изд-во ГОУ СПО СаМеК, 2011.-23. Тираж 5 экз.

Компьютерная верстка – В. Кондрашова

Издательство  ГОУ СПО « Самарский металлургический колледж»:

443035, г. Самара, ул. Нагорная, 128, Телефон [phone]. Факс [phone]

ОКПО 07575063,  ИНН/КПП 6312026238/631201001

Отпечатано на принтере ГОУ СПО СаМеК, Тираж 5 экз.