Методика
подготовки и проведения культурно-досуговых мероприятий.
Методику проведения досуговой программы условно можно разделить на семь этапов.
Первый этап – этап планирования. На основании утвержденного плана
работы учреждения культуры или социального заказа органов исполнительной власти
или заказа отдельных организаций, предприятий или физических лиц принимается
решение о проведении того или иного мероприятия. На этом этапе осуществляется:
-
создание оргкомитета в который входят люди заинтересованные в проведении
данного мероприятия и обладающие для этого реальными возможностями
(представители органов власти, руководители учреждений), представители СМИ,
спонсоры, бухгалтер. Заинтересованные лица – лица, которые могут решать
определенные задачи. Например: при проведении мероприятий для ветеранов ВОВ
представители Советов ветеранов войны; для ветеранов локальных войн –
представители общественных организаций воинов – ветеранов локальных войн. Для
детей школьного возраста – представители органов и учреждений образования. Для
инвалидов – представители обществ инвалидов и т.д.;
-
создание организационно-постановочной группы, в которую должны войти творческие
специалисты во главе с директором учреждения культуры (директор программы,
сценарист, режиссер, художник-оформитель, звукорежиссер, заведующий
постановочной частью, администратор);
-
определение формы проведения мероприятия, места, времени;
- в
случае проведения мероприятий, содержащих момент состязания – конкурсы,
фестивали, выставки и др., разрабатывается положение, в котором обозначаются
учредители данного мероприятия, цели его, критерии оценки, финансовые условия;
-
разработка подробного плана подготовки и проведения мероприятия по схеме (см.
приложение № 1);
-
утверждение программы проводимого мероприятия (см. приложение № 2). Программа
мероприятия печатается в афише, может печататься отдельно. Это зависит от
наличия средств на типографские расходы.
Второй этап – написание и утверждение сценария, разработка сметы
расходов:
-
написание сценария и составление сметы расходов;
-
согласование сценария и сметы расходов на заседании
организационно-постановочной группы;
-
согласование сценария и сметы расходов (см. приложение № 3) на заседании
оргкомитета;
-
утверждение сценария и сметы расходов руководителем учреждения (директором
программы) или руководителем организации – учредителя учреждения культуры
(например, начальник отдела культуры муниципального образования или глава
поселения).
В смете расходов на проведение мероприятия указываются расходы по кодам
показателей (по экономической классификации расходов и указание источников
финансирования данного мероприятия). В смете делается подробная роспись по
каждому виду расходов.
Например:
расходные материалы:
-
СД-диск 2 шт х 15-00= 30-00
-
элементы питания 4шт х 80-00 = 320-00 и т.д.
Источниками финансирования на проведение мероприятия могут быть: средства
областной целевой программы «Развитие культуры и сохранение культурного
наследия Брянской области (Культура Брянщины) на 2006-2010гг»; муниципальная
целевая программа по развитию и сохранению культуры на территории данного
муниципального образования; средства на текущее содержание данного учреждения
культуры; спонсорские средства; средства, полученные учреждением от оказания
платных услуг населению.
В случае использования средств областной целевой программы средства
перечисляются исполнителю мероприятия в соответствии с заключенным договором
между управлением культуры и муниципальным образованием.
Третий этап – реализация сценария, который включает в себя:
-
работу с творческими коллективами, подбор исполнителей, художественных номеров,
рабочих репетиций, монтировочной и генеральной репетиций;
-
оформление сцены;
-
запись фонограмм;
- световое
решение;
-
изготовление костюмов и реквизита;
-
приобретение расходных материалов;
-
приобретение призов;
-
работа по изготовлению рекламной продукции (изготовление афиш, пригласительных
билетов);
-
работа со СМИ;
-
работа со спонсорами;
-
работа с потенциальными зрителями.
Четвертый этап – проведение мероприятия.
Пятый этап – анализ мероприятия (как правило на
следующий день):
-
необходимо отметить все положительные моменты при проведении мероприятия;
-
отметить недостатки, при этом необходимо привести аргументы;
-
внести предложения на будущее – как исключить допущенные недостатки, какие
моменты усилить для того, чтобы повысить качество проводимых мероприятий.
Шестой этап – подготовка и сдача отчетных документов. Составляется
текстовая справка, в которой подробно излагаются отдельные моменты проведения
мероприятия. Необходимо отразить как положительные так и отрицательные стороны
проведения мероприятия, определить перспективные вопросы для улучшения качества
подготовки подобных мероприятий.
В случае использования финансовых средств на подготовку и проведение
мероприятий представляются отчеты за использованные средства в бухгалтерию
учреждения (поселения). На участников мероприятий, на которых производились
какие-то расходы, составляется список с указанием паспортных данных, страхового
свидетельства, места проживания. Список заверяется руководителем учреждения
(руководителем программы) и сдается в бухгалтерию. В случае оплаты за участие в
мероприятии творческих коллективов или отдельных исполнителей им выплачивается
заработная плата по договору гражданско-правового характера. Заключение
договоров производится специально созданной комиссией, утвержденной
руководителем учреждения или самим руководителем.
При организации питания для участников мероприятия расходы оформляются
следующими документами: договор на обслуживание с предприятием общественного
питания, предоставляющего услуги, список питающихся (с данными указанными
выше), талоны на питание, счет, счет-фактура, акт выполненных работ. При
приобретении продуктов питания за наличный расчет в товарных чеках указывается
наименование, количество и стоимость приобретенных продуктов. Все документы
сдаются в бухгалтерию.
Призы участникам – победителям различных мероприятий присуждаются решением
жюри, которое утверждается отделом культуры или руководителем учреждения или
поселения. Протокол решения жюри, которым определяются победители,
представляется в бухгалтерию. Вручение дипломов и призов производится по
ведомости, которая сдается в бухгалтерию с приложением списка награжденных с
данными на них, указанными выше. В случае, если приз получает учреждение его
получение представителем учреждения-победителя осуществляется по доверенности и
накладной. Полученные в качестве приза материальные ценности ставятся на учет.
Авансовые отчеты по средствам, предусмотренным на данное мероприятие, сдаются в
бухгалтерии, как правило, в течение трех дней.
В случае списания материалов, использованных на подготовку и проведение
мероприятия, в акте на списание подробно указываются причины списания.
Седьмой этап – составление методической папки, в
которую должны войти:
-
сценарий мероприятия;
-
положение о проведении конкурса (фестиваля, смотра, выставки, др.);
- план
подготовки и проведения мероприятия;
-
программа мероприятия;
-
списки участников мероприятия;
-
состав жюри;
-
протокол жюри;
-
образцы печатной продукции (афиши, пригласительный билет, программа, др.);
-
программа мастер-класса (творческой лаборатории);
- фото
и видеоматериалы;
-
отзывы в прессе;
-
протоколы заседания оргкомитета;
-
итоговая справка.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.