Опорный конспект по ОП.04. Документационное обеспечение управления на тему «Оформление документов по трудовым отношениям»

Минобрнауки России

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования «Югорский государственный университет»

Сургутский нефтяной техникум (филиал) Федерального государственного

бюджетного образовательного учреждения высшего образования

«Югорский государственный университет»

ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ

по ОП.04. Документационное обеспечение управления

на тему «Оформление документов по трудовым отношениям»

Для студентов очной формы обучения специальности

38.02.01.  Экономика и бухгалтерский учёт (по отраслям)

Разработчик:

Преподаватель СНТ (филиал) ФГБОУ ВО «ЮГУ»                       

     Т.В. Степанова                                                                       

Сургут

2018

СОДЕРЖАНИЕ

1.     Правовая база кадровой службы………………………………………………..………3

2.     Документирование трудовых отношений ……………..……………….……….…….6

3.     Документы по личному составу ………………………………………….…………6

4.     Трудовые контракты………………………………………….…….…………….….7

5.     Приказы по личному составу ……………………………………….………………8

6.     Трудовые книжки………………………………………………..…..……………8

7.     Личные дела ………………………………………………..…..…………………….9

8.      СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………...………………..……………..16

1.     Правовая база кадровой службы.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала – это формирование достаточной базы нормативных документов. Однако эта статья будет полезна всем кадровикам: с  ее помощью Вы сможете проверить, насколько полной является нормативная база Вашей кадровой службы. Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работников кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы. Речь идет о внешних документах, принятых органами государственной власти и управления. О внутренних документах организации (локальных актов). В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Их требования должны подчиняться все – и работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащих в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовывать работу с ними. При этом Вы в вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Документы, необходимые в работе кадровой службы
Официальные документы, содержащие нормы трудового права и охраны труда	Документы методического характера по управленческому труду и кадровому  делопроизводству
- Конституция РФ - Федеральные законы - Трудовой кодекс РФ - Указы Президента РФ - Постановление Президента РФ и нормативные акты федеральных органов исполнительной власти - Конституция (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ - Акт органов местного самоуправления и локальные нормативные акты	- Государственные стандарты - Межотраслевые и ведомственные нормативы - Перечни типовых управленческих документов - Правила ведения и хранения документов - Инструкции по заполнению кадровых документов - Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации - Общероссийские классификаторы - Классификационные справочники

        Документы по трудовому праву и охране труда. Трудовой акт Российской Федерации. Это основной закон, который должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы Трудового Кодекса регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 года №24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где хранится информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу. Определяется круг лиц, имеющих доступ к персональным данным работников. Разрабатываются обязательно для любой организации Положение о защите персональных данных.

Закон Российской Федерации от 29 июля 2004 года                                              №98 – ФЗ «№ О коммерческой тайне». Закон устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ним доступ, процедуры ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Закон Российской Федерации от 17 июля 1999 года №181 – ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации». Положение этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы это одна из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. Его соблюдению пристальное внимание уделяет инспекция труда. При выявлении нарушений правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Закон Российской Федерации от 8 августа 2001 года №134 – ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

               Нормативные методические документы

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов». Утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65 – ст. это государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требование к фирменным бланкам.

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно – распорядительные документы компании: постановление, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой 6 октября 2000 года. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. формы приказов на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входит в состав альбома, утвержденного названым постановлением. В документе также даются рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

 Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «о трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 года №72. Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадров. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

2.1. Документы по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу.

К документам по личному составу относятся:

1)     трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

2)     заявление о приеме на работу, перемещении, увольнении;

3)     приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе работника);

4)     трудовые книжки;

5)     личные карточки форма Т-2;

6)     личные дела;

7)     характеристики;

8)     автобиографии;

9)     лицевые счета по  з/плате.

Прием на постоянную работу производится по следующей схеме:

 

Заявление работника об увольнении

Копии приказа о приеме на работу поступают в личное дело, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по заработной плате. Увольнение работника производится по следующей схеме:  

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и представляют его на согласование руководителю. Заявления составляются в произвольной форме.

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым, делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится  полный расчет с работником.

При переводе на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется следующим образом:

		Приказ по л/с о переводе на другую должность

 

2.2. Трудовые контракты

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и реализующий их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).

Контрактная форма распространяется на следующие категории работающих: - на постоянных работников;

-         на временных работников;

-         работающих на основном месте работы;

-         работающих по совместительству;

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй – у работника.

Трудовые контракты хранятся 75 лет - «В» (75 лет минус возраст работника, если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу,  и – 5 лет после увольнения работника).

2.3. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод работника предприятия.

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса л/с (№1 л/с, №2 л/с).

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа) с испытательным сроком и/или без него и т.п.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составу объявляются работнику. Приказы по л/с хранятся 75 лет.

2.4. Трудовые книжки

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняют ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ, например «Уволен по собственному желанию, статья ТК РФ», ставится подпись должностного лица и печать фирмы.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

2.5. Личные дела

Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

1.      Внутренняя опись документов дела;

2.      Анкета или личный листок по учету кадров;

3.      Автобиография;

4.      Копии документов об образовании;

5.      Копии документов об утверждении в должности;

6.      Характеристики или рекомендательные письма;

7.      Заявление о приеме на работу;

8.      Трудовой контракт (Договор);

9.      Копия приказа о приеме на работу;

10. Дополнение к личному листку по учету кадров;

11. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле», содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки даты составления.

ОБРАЗЕЦ

ТРУДОВОЙ  ДОГОВОР № 124

Закрытое акционерное общество «Свет», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Алешиной Веры Ивановны, действующей на основании Устава, с одной стороны и Иванова Лидия Сергеевна, именуемая в дальнейшем «Работ­ник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:                            

        1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Настоящий трудовой договор является трудовым договором по основной работе.

1.2. Работодатель обязуется предоставить, а Работник обязуется выполнять работу по пошиву комплектов постельного белья.

1.3. Место работы (по месту жительства Работника) - г. Москва, ул. Таганская, д. 7, кв.14.

1.4. Трудовой договор заключается на неопределенный срок.

1.5. Трудовой договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами.                                                                                                                          2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Работник имеет право на:

- предоставление работы, обусловленной настоящим трудовым договором;

- привлечение к выполнению работы членов семьи и других лиц;

- использование в работе материалов, полуфабрикатов и инструментов Работодателя, которые доставляются транспортом Работодателя к месту работы Работника в срок, ус­тановленный производственным планом;

- своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии с ква­лификацией, количеством и качеством выполненной работы;

- отдых в соответствии с действующим трудовым законодательством;

- полную и достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

- возмещение вреда, причиненного в связи с исполнением трудовых обязанностей;

- обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

2.2. Работник обязан:

- добросовестно выполнять обязанности, возложенные на него настоящим трудовым договором;

- выполнять в установленные Работодателем сроки ежемесячный производственный план в полном объем;

- обеспечивать надлежащее качество работы;

- соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда в соот­ветствии со статьей 214 Трудового кодекса;

- бережно относиться к имуществу Работодателя, принимать меры к предотвращению возможного ущерба;

- ежемесячно подтверждать наличие всех образцов изделий, выданных для работы на дому.

2.3. Работодатель имеет право:

- поручать Работнику выполнение работы, обусловленной настоящим трудовым дого­вором;

- устанавливать работнику производственный план с указанием сроков выполнения работы;

- поощрять работника за высокие показатели в работе;

- привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в соот­ветствии с действующим трудовым законодательством;

- расторгнуть договор по основаниям, предусмотренным действующим трудовым за­конодательством. 2.4. Работодатель обязан:

- обеспечивать Работника материалами, полуфабрикатами, инструментами согласно утвержденному производственному плану;

- соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, условия коллективного до говора и настоящего трудового договора;

- оплачивать Работнику труд в соответствии с условиями, предусмотренными настоящим трудовым договором;

- осуществлять обязательное и дополнительное социальное страхование Работника в порядке, установленном федеральными законами;

- возмещать вред, причиненный Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.                                        

         3. ХАРАКТЕРИСТИКА УСЛОВИЙ ТРУДА

3.1. Выполняемая Работником работа не связана с тяжелыми, опасными, вредными условиями труда.                                                       

   4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

4.1. Режим рабочего времени Работник определяет самостоятельно.                                                         5. ВРЕМЯ ОТДЫХА

5.1. Режим времени отдыха Работник определяет самостоятельно.

5.2. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется Работнику продолжительностью 28 календарных дней.                                                                                                                                                                        6. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА

6.1. Для Работника устанавливается заработная плата по сдельно-премиальной системе в соответствии с действующим в организации Положением об оплате труда.

6.2. Работник имеет право на иные выплаты, установленные действующим трудовым законодательством.

6.3. Заработная плата, предусмотренная данным трудовым договором, выплачивают Работнику в денежной форме в сроки, определенные коллективным договором.                                                                                                    7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Действие настоящего трудового договора прекращается по основаниям, предусмотренным действующим трудовым законодательством.

7.2. Настоящий трудовой договор составлен в двух экземплярах, один хранится у Работодателя, другой - у Работника.                                                                                                                                                                                        8. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Работодатель:                                                                               Работник:

Закрытое акционерное общество «Свет»                                 паспорт 45 01123876

юридический адрес: 125373, г. Москва,                                  выдан РОВД Северное Туш

ул. Вилиса Лациса, д. 19                                                            г ор. Москвы 23.07.2002 г.,                                                                                                       прописан: г. Москва, 12765                                                                                                     ул. Таганская, д.7,кв.14

Генеральный директор Алешина В.И. Алешина                     Иванова Л.С. Иванова

Унифицированная форма № Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 №1

Код

0301005

05766620

Форма по ОКУД

                    ООО  «Гравитон»                                  .                            по ОКПО

Номер документа	Дата составления
11-к	05.07.2017

ПРИКАЗ                                                                                                                            (распоряжение)                                                                                                                                     о предоставлении отпуска работнику                                                           Предоставить отпуск

Табельный номер

12

                                                     Смирницкой Марии Михайловне        .           (фамилия, имя, отчество)                                                                                                                                                                                 отдел кадров                                                       .                                                 (структурное подразделение)                                                                                                                                                                                                                            начальник отдела кадров                                                                                            .     (должность (специальность, профессия)  за период работы с «26» января 20 16 г. по «25» января 20 17 г.

30

А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на календарных дней    с «11» июля 20 17 г.                     по «07» августа 20 17 г.

и (или)  Б.                                                                                                   ________                  (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))

на        календарных дней    с «   »                      20        г.                    по «    »                       20       г.

30

В. Всего отпуск на                            календарных дней

с «11» июля 20 17 г.                      по «07» августа 20 17 г.

Руководитель       Генеральный директор         Шмелева       05.07.2017      Е. В. Шмелева организация          (должность)                                          (личная подпись) расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)  работник ознакомлен  Смирницкая «05»  июля 20 17 г.

                                                                        (личная подпись)

Унифицированная форма № Т-11

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 №1

Код

0301026

40687655

Форма по ОКУД

                         ОАО «Кварц»                                  .                            по ОКПО

Номер документа	Дата составления
137-к	20.06.2017

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о поощрении работника

Табельный номер

34

                                        Кошелев Игорь Олегович                                .

(фамилия, имя, отчество)

отдел главного конструктора                                                                .                                                    (структурное подразделение)

техник-конструктор                                                                        .                                                                                              (должность (специальность, профессия))

за продолжительный стаж работы в ОАО «Кварц» и успешный труд, а также                   .                                       (мотив поощрения)

в связи с 60-летием со дня рождения                                                                                                                                 премия                                                                             .                                                                                                                         (вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. – указать)

В сумме                                    Пять тысяч     .(прописью)                                                                                                                                    руб.           коп.  (  5000  ) руб.  00  коп.

Основание: представление главного конструктора А. А. Царева от 13.06.2017 №3           .Руководитель организации                   директор                               Колосов                                        В. М. Колосов              (должность)                       (личная подпись)    (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен                                    Кошелев                                                                       «21»               июня      2017г.  (личная подпись)

Документационное обеспечение управления

Литература основная:

1.     Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 520 с. - ISBN 978-5-394-01981-4. http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=414939 2.     Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Е.В. Гладий. - М.: ИЦ РИОР: НИЦ Инфра-М, 2013. - 249 с.: 60x90 1/16. - (Профессиональное образование). (переплет) ISBN 978-5-369-01042-6 http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=304633    Литература дополнительная: 3.     Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учебное пособие/Быкова Т. А., Санкина Л. В., 2 изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015 - 302 с.: 60x90 1/16. - (ВО: Бакалавриат) (Переплет) ISBN 978-5-16-010379-2, 300 экз.             http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=468884 4.     Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Уч. пос. / Т.А.Быкова, Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина - 2 изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304 с.: 60x90 1/6 + CD-ROM. - (Высшее образование). (п) ISBN 978-5-16-004805-5             http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=238519 Справочники: 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»