Организация деловой переписки, правила оформления и классификация деловых писем. Систематизация документов внутри дела

Министерство образования и науки Краснодарского края ГБПОУ  СПО «КМТ» КК 

Тема: «Организация деловой переписки, правила оформления и классификация деловых писем. Систематизация документов внутри дела» 

Краснодар 2016 

Переписка подразделяется на :

входящую и исходящую

Регистрация исходящего письма

  Регистрационный номер исходящего письма проставляется на специально установленном бланке письма – это порядковый номер,   который может дополняться     индексом   дела     по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях: 1285-03/11 (порядковый номер, номер дела по номенклатуре дел, индекс структурного подразделения); ЛБ-П12-845 (инициалы имени и фамилии подписавшего письмо, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер).

Регистрация входящего письма

  Письма       в     организацию    могут    поступать почтовой    и фельдъегерской связью, электрической связью  и с курьером.  Поступившие письма проходят первичную обработку (вскрытие конвертов, распечатку на бумажный носитель) и регистрируются.

Общая структура и рекомендации по изложению делового письма

 Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составление письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого объема информации. 

Письмо бывает

одноаспектным                      многоаспектным  Один аспект      письма   обычно   составляет содержания всего письма, и чаще всего это письмо, не требует ответа. 

  Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

В официальной переписке применяется официально деловой стиль

  Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция  которых - обслуживание сферы официально  деловых отношений. Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

v   стандартизация изложения;

v   нейтральный тон изложения;

v   точность и определенность формулировок, однозначность и

v   единообразие формулировок;

v   лаконичность, краткость изложения текста;

v   употребление языковых формул;

v   использование терминов;

v   применение лексических и графических сокращений;

v   использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

v   употребление словосочетаний с отглагольным существительным; v преобладание простых распространенных предложений.

Правила оформления деловых писем

  Деловые       письма    пишутся на   специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту. Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации.

  К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

v  точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

v  максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть; v грамотность;

v  корректность.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию  

___________________________

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

факс [phone], e-mail:dir@start msk.ru

Директору Заинского  политехнического колледжа

Н.Н.Воропаеву Уважаемый Николай Николаевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Политехнического колледжа, опубликованными в журнале № 5, 2007 «Специалист» , приглашаем  Вас  принять участие в выставке – семинаре «Опыт, проблемы и перспективы реализации инновационных программ профессионального образования в рамках приоритетного национального проекта «Образование»», которая состоится

16.12.2008 в 10.00  по адресу : г. Казань, ул.Высокогорная,12

Телефон для справок : [phone]

                        Ректор                                                                                                Ю. Ф. Гортышев

Систематизация документов внутри дела

 Общие принципы формирования дел

Формирование дел - это группирование  исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

На обложках указываются:

v  наименование организации (полное и краткое);

v  наименование структурного подразделения;

v  индекс дела по номенклатуре дел;

v  заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;

v  срок хранения дела.

Систематизация документов внутри дела

v  в дело помещаются только исполненные документы,  работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;

v 

подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);

v  в дело включается один экземпляр документа;

v  документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела.

Ценные документы

Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись. В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

Группировка документов в дела

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Оформления дел

Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по

личному составу) указывается:

v  наименование организации  и ее непосредственная подчиненность;

v  наименование структурного подразделения и его индекс;

v  номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

v  заголовок дела;

v  аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

v  дата дела (тома, части);

v  количество листов в деле; v срок хранения дела; v архивный шифр дела.