Технологии хранения, поиска и сортировки информации с помощью
баз данных. Базы данных Access
Хранение
информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных
средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального
формата.
Большинство
файлов БД имеют табличную структуру. Состоит таблица из множества столбцов и
строк.
Столбцы таблицы
называются полями, строки – записями.
Поля образуют
структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней
содержится.
Поля – это
основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств
зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что
можно делать с данными, содержащимися в поле.
Основным
свойством любого поля является длина – в символах, (1 символ 1 или 2 байта)
– в байтах –
Вторым свойством
поля - имя
Третьим свойством
поля – тип поля.
В Access используются следующие типы
полей
Текстовое поле – основное свойство –
размер - не более 256 символов.
Числовое поле - служит для ввода
числовых данных, оно тоже имеет размер. Размер числового поля зависит от
формата числа: длинное целое, целое, слово, байт, вещественное,
экспоненциальное. Максимальный размер числового поля 19 байтов.
Поле для ввода
дат или времени имеют тип ДАТА / ВРЕМЯ- длина 8 байтов.
Для ввода
логических данных имеются только два значения ДА или НЕТ, 0 или 1, истина или
ложь служит – логическое поле, его длина равна 1 байту.
Денежный – для хранения денежных сумм.
В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами,
различает рубли и копейки, доллары и центы и т. д.
В БД можно
хранить картинки, фотографии, музыкальные клипы, видеозаписи – поле для таких
объектов называется полем объекта OLE.
Для вставки в БД
текста длиной более 256 символов используется поле типа МЕМО, в этом
поле можно хранить до 65535 символов. Для такого поля создается специальный
файл, а в исходной таблице хранится только указатель на то, где расположен
текст.
Интересное поле
Счетчик – на первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство
автоматически наращиваться. Если в БД есть такое поле, то при вводе новой
записи, оно автоматически увеличивается на единицу. Это поле удобно для
нумерации записей.
Связанные таблицы
База данных в
виде таблицы, является простейшей базой данных. Но иногда приходится вводить
часто повторяющиеся данные, например названия книг, или названия улиц какого –
то города, и т.д. Чтобы не тратить время на ввод повторяющихся данных, создают
небольшие таблицы с названиями, например, улиц города, и в нужный момент
выбирают данные из мелких таблиц.
Чтобы такие
таблицы работали вместе, их нужно связать.
Создание БД
всегда начинается с разработки структуры ее таблиц.
Структура должна
быть такой, чтобы при работе с БД требовалось вводить в нее как можно меньше
данных.
Если ввод каких-то данных приходится повторять
неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой
таблицы разрабатывают отдельно.
Для того, что бы
связи работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно
найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице ключевое поле.
Ключевым полем может быть только уникальное поле, то есть поле,
значения которого не могут повторяться.
Если такого поля
в таблице нет, его создают искусственно. На роль ключевого поля чаще всего
подходит поле типа Счетчик
Исходное окно Access имеет 6 вкладок: Таблицы, Запросы,
Формы, Отчеты, Макросы, Модули.
Таблицы –
основные объекты БД, в них хранятся данные.
Запросы –
это специальные структуры, предназначенные для обработки данных: просмотра,
поиска, выборки и т.д.
Формы -
с их помощью вводят новые данные в БД или просматривают имеющиеся.
Отчеты -
это формы «наоборот», с их помощью данные выдают на печать в удобном и
наглядном виде.
Макросы –
макрокоманды. Если какие-то операции с БД производятся особенно часто, имеет
смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной
комбинацией клавиш.
Модули -
это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic
В работе с любой
БД – два режима – проектировочный и эксплуатационный или пользовательский.
В проектировочном
режиме создают новые объекты, задают их структуру, изменяют свойства полей,
устанавливают необходимые связи.
Пользователь наполняет БД информацией с
помощью форм, обрабатывает данные с помощью запросов, и получает результаты с
помощью таблиц или отчетов.
Стартовое окно БД
кроме вкладок имеет 3 кнопки: Открыть, Конструктор и Создать.
Кнопка ОТКРЫТЬ –
открывает избранный объект для ввода записей, просмотра или редактирования.
Кнопка
КОНСТРУКТОР - тоже открывает объект, но по другому. Она открывает его
структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в
нее можно вводить новые поля, или убирать лишние, изменять свойства полей.
Если это форма, в
ней можно изменять или создавать элементы управления.
Кнопка СОЗДАТЬ –
служит для создания новых объектов.
Таблицы, запросы,
формы и отчеты можно создавать несколькими способами: автоматически, вручную
или с помощью мастера.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.