Открытый урок по МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности

ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА  МОСКВЫ

«КОЛЛЕДЖ  ПОЛИЦИИ»

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

ОТКРЫТОГО УРОКА

МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности

Специальность 40.02.02 Правоохранительная деятельность

Тема: Организация документооборота

                                                                                  Преподаватель: Луцык Н.И.

Москва 2016 г.

План открытого урока

Специальность 40.02.02 Правоохранительная деятельность

 МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности

Тема занятия: Организация документооборота.

Тип занятия: комбинированный

Цель занятия: формирование теоретических и практических навыков по теме занятия.

Задачи:

1.   Обучающие: усвоение знаний по теме «Организация документооборота»; развитие профессиональных навыков учащихся через создание учебной базы регистрации документов.

2.   Развивающие: развитие творческой активности учащихся; формирование познавательных способностей; расширение кругозора и обогащение словарного запаса; развитие умения оперировать полученными знаниями, применять их на практике; развитие умения планировать свою деятельность.

3.   Воспитательные: формирование научного мировоззрения, творческой активности; развитие навыков самостоятельного мышления; повышение интереса к выбранной профессии; развитие интеллекта, внимания, речи, памяти, воли, эмоций; подчеркивание значимости высокой компетенции любого специалиста.

Ход занятия

1.Организационный момент – 3мин.

Приветствие, проверка присутствующих обучающихся. Объявление темы урока и постановка целей, задач.

2.Актуализация опорных знаний - 20 мин. Вопросы для устного опроса:

Какие документы относятся к группе документов по личному составу.

Чем определяется значение кадровых документов.

На основании, какого документа установлен единый порядок приема, увольнения и перевода сотрудников.

Назовите 3 блока, на которые условно разделяется объем кадровой документации.

Назовите подвиды кадровой документации, в зависимости от специфики того или иного документа.

Назовите 3 правила, которые придают документу юридическую силу.

Какие требования предъявляются к содержанию и оформлению трудового договора?

Какие требования предъявляются к составлению и оформлению характеристики?

Какие основные элементы должны быть отражены в автобиографии?

3.Изложение нового материала – 35 мин.

План изложения нового материала:

Документооборот в органах внутренних дел.

Формы  работы с документами.

Совершенствование делопроизводства.

Задачи и функции управления делопроизводства и режима.

Информационные технологии в системе органов внутренних дел. Создание и внедрение системы автоматизации делопроизвод­ства и документооборота (САДД).

Методы проведения занятия

- метод устного изложения;

- работа с раздаточным материалом;

- ситуационный метод;

- поисковый метод.

4.Самостоятельная работа на уроке – 15 мин.

- работа с раздаточным материалом;

- ответы на контрольные вопросы;

- решение ситуационных задач.

5.Актуализация вновь полученных знаний  - 10 мин. Вопросы для устного опроса.

Определение понятия «документооборот».

Основные этапы работы с документами.

Основные принципы организации документооборота в учреж­дении.

Качественная и количественная характеристики документо­оборота.

Что такое документооборот, документопоток?

Какие группы документов участвуют в документообороте?

Какие этапы включает документооборот?

Тестовые задания.

6.Итог занятий  - 4 мин.

7.Домашнее задание – 3 мин.

Начертить  журналы  учета входящих и исходящих документов.

2. Вопрос: Какие документы относятся к группе документов по личному составу.

Ответ: Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Вопрос: Чем определяется значение кадровых документов.

Ответ: Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Вопрос: На основании, какого документа установлен единый порядок приема, увольнения и перевода сотрудников.

Ответ: Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса, на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Вопрос: Назовите 3 блока, на которые условно разделяется объем кадровой документации.

Ответ: Условно объем кадровой документации можно разбить на три больших блока:

1. Обязательные для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, чис­ленности персонала и органи­зационно-правовой формы.

Обязательность ведения этих документов установлена действую­щим законодательством, например, правила внутреннего трудо­вого распорядка обязательны согласно ст. 189 ТК, график отпу­сков согласно ст. 123 ТК.

2. Документы носящие, рекомен­дательный характер. Это, как правило, документы, служа­щие для оптимизации работы с кадрами.

3. Зависящие от специфики кон­кретной компании — и, соот­ветственно, исходя из этой специфики, становящиеся обя­зательными для оформления и ведения в данной организа­ции. В большей степени это относится к законодательству в сфере охраны труда.

Вопрос: Назовите подвиды кадровой документации, в зависимости от специфики того или иного документа.

Ответ: Документация в кадровой службе может быть условно разделена на следующие подвиды, в зависимости от специфики того или иного документа:

1. Внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности ко­торых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.)

2.Информационно-аналитические и расчетные документы - в них содержится информация, на которой базируются расчеты раз­личного характера внутри организации, и/или служащие для сохра­нения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, рас­четные листы и т.д.).

3.Документы, подтверждающие трудовую деятельность работников - документы, которые по трудовому и пенсионному законодательству могут служить подтверждением трудовой деятельности.

4.Распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, по­становления, указания).

5.Официальная внутренняя переписка - документы, поступающие от сотрудников компании для донесения до работодателя каких-либо сведений или личного мнения и посту­пающие от работодателя, но не носящие характера распоряжений.

6. Система регистрации -  рассматривается журнальная система регистрации, как одна из самых распространенных. Журналы (книги) учета и ре­гистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

Вопрос: Назовите 3 правила, которые придают документу юридическую силу.

Ответ: Для того чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюдение сле­дующих правил:

1.   Работодатель обязан соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства.

2.   Документ может издаваться только в пределах своей компетенции.

3.   Работодатель обязан соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документов.

Вопрос: Какие требования предъявляются к содержанию и оформлению трудового договора?

Ответ: Трудовой договор — это основной документ, регулирующий трудовые отношения, определяющий права и обязанности сторон.

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

1.на неопределенный срок;

2.на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом (ст. 59 ТКРФ).

Различаются существенные (обязательные) и дополнительные условия трудового договора.

К существенным условиям трудового договора относятся (ст. 57 ТК РФ):

1.   место работы (с указанием структурного подразделения);

2.   дата начала работы;

3.   наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

4.   права и обязанности работника;

5.   права и обязанности работодателя;

6.   характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

7.   режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

8.   условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

9.   виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

К дополнительным относятся такие условия трудового договора, которые могут касаться иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т. д.

Испытательный срок также относится к дополнительным условиям трудового договора. Устанавливается испытательный срок в целях проверки соответствия работника предполагаемой работе.

Вопрос: Какие требования предъявляются к составлению и оформлению характеристики?

Ответ: Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А 4.

Она имеет следующие реквизиты:

-  название вида документа (характеристика);

-  указание должности лица, которому выдается характеристика;

-  наименование организации, выдающей характеристику;

-  имя, отчество и фамилия сотрудника;

-  текст;

-  подписи;

-  печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части.

Вопрос: Какие основные элементы должны быть отражены в автобиографии?

Ответ: Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии:

-   название документа (автобиография);

-   имя, отчество, фамилия автора;

-   число, месяц и год рождения;

-   место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место
работы);

-   образование и специальность по образованию;

-   вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность;

-   награды и поощрения;

-   участие в общественной работе;

-   семейное положение и состав семьи;

-   домашний адрес и телефон;

- дата;
- личная подпись.

5.Вопрос: Определение понятия «документооборот».

Ответ: Документооборот — это движение документов с момен­та их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

Вопрос: Основные этапы работы с документами.

Ответ:

В технологию работы с документами входит несколько стадий:

- прием и первичная обработка документов;

- их предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов;

- отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее хранение дел.

Вопрос: Основные принципы организации документооборота в учреж­дении.

Ответ: Система  делопроизводства  представляет собой совокупность:

- общеизвестных принципов обработки документов;

- приемов    в    работе    с    документами    конкретного    предприятия.
Вопрос: Качественная и количественная характеристики документо­оборота.

Ответ: К качественным характеристикам документооборота относятся: состав документов и их содержание; направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов; стадии документооборота; направленность движения.

К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота, т.е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.

Вопрос: Что такое документооборот, документопоток?

Ответ: Документооборот — это движение документов с момен­та их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Вопрос: Какие группы документов участвуют в документообороте?

Ответ: Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Вопрос: Какие этапы включает документооборот?

Ответ: Можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

- составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

- проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

-  утверждение документа уполномоченными лицами;

- ознакомление с документом ответственных исполнителей;

- передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

- выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

- контроль за исполнением документа;

- подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

- сдача и оформление документов в архив на хранение.

Тестовые задания

Вариант № 1

Выберите верное утверждение

1. В каждом учреждении должны быть разработаны схемы движения основных категорий документов.

2. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества

обрабатываемых документов.

3. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию.

4. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают.

5. Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя.

6. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом

свободном месте первого листа документа.

7. Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на конверте.

8.  Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации.

9. Поступающие документы регистрируют в день поступления.

10. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения.

Тестовые задания

Вариант № 2

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный.

1. Документы, поступившие не по адресу, следует:

а) вернуть на почту;

б) уничтожить;

в) передать с курьером.

2. Конверты поступивших документов:

а) уничтожают;

б) оставляют;

в) в зависимости от ситуации.

3. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом:

а) отметка о контроле;

б) отметка о поступлении документа;

в) отметка об исполнителе.

4. Обязательной регистрации подлежат:

а) экспресс-информация;

б) рекламные письма;

в) заявления граждан.

5. Целью регистрации является:

а) обеспечение учета и контроля;

б) быстрый поиск документов;

в) все вышеперечисленное.

6. Процедура регистрации включает в себя:

а) один этап;

б) два этапа;

в) три этапа.

7. В индекс документа не входит:

а) код по ОКУД;

б) номер дела по номенклатуре;

в) номер структурного подразделения.

8. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс:

а) № 18-М;

б) № 18;

в) № 18 о/к.

9. Приказ по основной деятельности имеет индекс:

а) 34 л/с;

б) № 34;

в) № 34-к.

10. Не подлежит регистрации:

а) приказ по основной деятельности;

б) жалоба гражданина;

в) письмо информационного характера, присланное для сведения.

 Тестовые задания

Вариант № 3

Выберите правильный ответ.

1. Обязательной регистрации подлежит:

а) документ, который по своему содержанию требует решения или ответа;

б) программа совещания;

в) планово-финансовая документация.

2. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает:

а) исполнитель;

б) руководитель;

в) секретарь.

3. Срок исполнения документа исчисляется:

а) с момента поступления документа в организацию;

б) с момента получения документа исполнителем;

в) с даты поступившего документа.

4. Срок исполнения документа может продлить:

а) тот, кто его установил;

б) исполнитель документа;

в) руководитель.

5. Документ считается исполненным:

а) когда есть указание руководителя;

б) когда проставлена отметка об исполнении;

в) после регистрации документа.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

6. Документооборот — это ____________________ документов в учреждении с момента их __________________ или получения до завершения _________________ или отправления.

7. Объем документооборота — это ___________________ поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год.

8.Индексация — это проставление _________________________ и необходимых условных________________ при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

9. Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом

документооборота ________________________________ единиц в год.

10. Срок исполнения — это период времени, который отводится на

_____________________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его ___________________.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа	Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
77/ 01-03	25.03.2001	05-16/100	Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение»	Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001	Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

 Примерный вид форм журналов регистрации исходящих и входящих документов

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс документа	Дата отправки документа	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
06-10/96	15.04.2001	Администрация Минской области	О совместно проведении региональной конференции	Сидорова	06-10

Примерный вид форм журналов регистрации исходящих и входящих документов