Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Инфоурок / Классному руководителю / Другие методич. материалы / Открытый урок по дисциплине:«Документы, корреспонденция, делопроизводство». НА ТЕМУ «Информационно-справочная документация. Письма»
ВНИМАНИЮ ВСЕХ УЧИТЕЛЕЙ: согласно Федеральному закону № 313-ФЗ все педагоги должны пройти обучение навыкам оказания первой помощи.

Дистанционный курс "Оказание первой помощи детям и взрослым" от проекта "Инфоурок" даёт Вам возможность привести свои знания в соответствие с требованиями закона и получить удостоверение о повышении квалификации установленного образца (180 часов). Начало обучения новой группы: 24 мая.

Подать заявку на курс
  • Классному руководителю

Открытый урок по дисциплине:«Документы, корреспонденция, делопроизводство». НА ТЕМУ «Информационно-справочная документация. Письма»

Выбранный для просмотра документ Образец ДЗ.doc

библиотека
материалов

У

Наим. огр (каз)

Наим вида док (каз)

Дата

Заголовок

ПРИКАЗЫВАЮ:

Номер

Наим вида док (рус)


Наим орг (рус)

Текст

Должность Подпись Расшифровка подписи

Место издания (каз)

Место издания (рус)


кажите реквизиты приказа.

Выбранный для просмотра документ Опрос дом зад.doc

библиотека
материалов

Уhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_554fe4b9.gifhello_html_4a1be3ce.gifhello_html_m2bc74c53.gifhello_html_m2bc74c53.gifкажите реквизиты приказа.

Выбранный для просмотра документ Терминологический диктант распеч.doc

библиотека
материалов

Терминологический диктант.



Условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.




Проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения пред­лагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта.




Документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия.




Документ, отражающий вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпус­ков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и админис­трации; режим работы и т.п.




Нормативный документ, издавае­мый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).




Что осуществляется на третьем этапе подготовки приказа.




Документ, издаваемый директором или заместителем преиму­щественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйствен­ной и административной деятельности предприятия.




Распорядительный документ по вопросам, связанным с организаци­ей исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.




Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и приня­тия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.




В кратком протоколе указываются




Выбранный для просмотра документ Терминологический диктант.doc

библиотека
материалов

Терминологический диктант.



Условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.


Регистрационный номер документа



Проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения пред­лагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта.


Согласование





Документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия.


Должностная инструкция


Документ, отражающий вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпус­ков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и админис­трации; режим работы и т.п.


Положение «О персонале»



Нормативный документ, издавае­мый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).


Приказ


Что осуществляется на третьем этапе подготовки приказа.


Подготовка текста


Документ, издаваемый директором или заместителем преиму­щественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйствен­ной и административной деятельности предприятия.


Распоряжение


Распорядительный документ по вопросам, связанным с организаци­ей исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.


Указание


Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и приня­тия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.


Протокол


В кратком протоколе указываются


Вопросы, фамилии кто участвовал в обсуждении, решения.


Выбранный для просмотра документ Критерии оценки за ДЗ.doc

библиотека
материалов

Критерии оценки за домашнее задание




«5» - 1 ошибка

«4» - 2-3 ошибки

«3» - 4 ошибки

Выбранный для просмотра документ Открытый урок.ppt

библиотека
материалов
Открытый урок Информационно-справочная документация. Письма.
Цели урока: Обучающая: Дать теоретические и практические знания по составлени...
Группы документов Организационные документы Распорядительные документы Информ...
К информационно - справочным документам относят следующие документы: Письма;...
Язык и стиль служебного письма Официально-деловой стиль: Нейтральный тон изло...
Этикет в деловой переписке Соблюдение уважительного обращения к адресату; Упо...
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они...
Коммерческие письма Оферта Претензионное письмо (рекламационное) Кредитные пи...
Служебные письма – это обобщенное название большой группы управленческих док...
Служебные письма Подтверждение Информаци- онное Напоминание Инициативное Прос...
11 1

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Открытый урок Информационно-справочная документация. Письма.
Описание слайда:

Открытый урок Информационно-справочная документация. Письма.

№ слайда 2 Цели урока: Обучающая: Дать теоретические и практические знания по составлени
Описание слайда:

Цели урока: Обучающая: Дать теоретические и практические знания по составлению писем. Развивающая: развивать пространственное мышление, коммуникативные навыки при работе, развивать познавательный интерес. Воспитательная: воспитывать общую культуру, создать условия для реальной самооценки обучающегося и реализации его как личности.

№ слайда 3 Группы документов Организационные документы Распорядительные документы Информ
Описание слайда:

Группы документов Организационные документы Распорядительные документы Информационно-справочные документы

№ слайда 4 К информационно - справочным документам относят следующие документы: Письма;
Описание слайда:

К информационно - справочным документам относят следующие документы: Письма; Акты; Докладные и объяснительные записки; Справки; Факсы и E – mail; Доверенности; Телефонограммы; Претензии; Исковые заявления; Жалобы.

№ слайда 5 Язык и стиль служебного письма Официально-деловой стиль: Нейтральный тон изло
Описание слайда:

Язык и стиль служебного письма Официально-деловой стиль: Нейтральный тон изложения текста Лаконичность и краткость текста Точность, ясность выражения мысли

№ слайда 6 Этикет в деловой переписке Соблюдение уважительного обращения к адресату; Упо
Описание слайда:

Этикет в деловой переписке Соблюдение уважительного обращения к адресату; Употребление заключительных формул вежливости; Своевременность ответа на запрос; Употребление слов благодарности партнеру за ответ; Не применение вычурных, слащавых выражений; Формулировка напоминаний о выполнении каких-либо обязательств в спокойной манере, без резких выражений .

№ слайда 7
Описание слайда:

№ слайда 8 Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они
Описание слайда:

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой общения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и направить предложение на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

№ слайда 9 Коммерческие письма Оферта Претензионное письмо (рекламационное) Кредитные пи
Описание слайда:

Коммерческие письма Оферта Претензионное письмо (рекламационное) Кредитные письма Договорное письмо Рекламные письма Акцепт

№ слайда 10 Служебные письма – это обобщенное название большой группы управленческих док
Описание слайда:

Служебные письма – это обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомление о чем-нибудь.

№ слайда 11 Служебные письма Подтверждение Информаци- онное Напоминание Инициативное Прос
Описание слайда:

Служебные письма Подтверждение Информаци- онное Напоминание Инициативное Просьба Ответы Извещение Отказ Приглашение Сопроводи- тельное Гарантийное

Выбранный для просмотра документ Задание.doc

библиотека
материалов

Составьте письмо-приглашение общественного фонд «Экспоцентр», с предложением принять участие в международной выставке «Фото дня», посвященной защите экологии. Выставка пройдет в культурном выставочном центре «Родник» 20 декабря 2014г.



Выбранный для просмотра документ Образец оформления письма реквизиты.doc

библиотека
материалов

Образец оформления письма




Наименование организации(каз) Наименование организации(рус)


Справочные данные (каз) Справочные данные(рус)





Дата, Номер

Ссылка на дату и входящий номер документа

Адресат



Заголовок к тексту




Текст









Подпись











Отметка об исполнителе тел.

Выбранный для просмотра документ Письмо.doc

библиотека
материалов

Қоғамдық қорлар Общественный фонд

«Экспоцентр» «Экспоцентр»


070803 Зырян қаласы 070803 г. Зыряновск

Көшесі Комарова 6\2 ул. Комарова 6\2

Тел: 8 (72335)56266 Тел: 8(72335)56266



19.11.2014 г. № 55



Директору ТОО «Вега»

Петрову П.П.

О принятии участия 070515, г. Серебрянск

в выставке ул.Некрасрва 63




Уважаемый Павел Петрович!


Предлагаем Вам принять участие в международной выставке «Фото дня», посвященной защите экологии. Выставка пройдет в культурном выставочном центре «Родник» 20 декабря 2014г. по адресу г. Зыряновск, ул Лермонтова 2. Просим подтвердить свое участие сообщив по тел. 8(72335)56266.






Директор общественного

фонд «Экспоцентр» Т.П. Сысоева











Блинова Елена Николаевна 65485

Выбранный для просмотра документ Разработка отк урока Письма 13112014.doc

библиотека
материалов

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ

ШЫҒЫС ҚАЗАҚСТАН ОБЛЫСЫНЫҢ БІЛІМ БАСҚАРМАСЫ

«ЗЫРЯН ТЕХНОЛОГИЯ КОЛЛЕДЖІ» КОММУНАЛДЫҚ МЕМЛЕКЕТТІК МЕКЕМЕСІ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКОЙ ОБЛАСТИ

КОММУНАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЗЫРЯНОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»



ҚАРАЛҒАН КЕЛІСІЛГЕН

Қызмет көрсету саласының КММ ЗТК Әдіскері

пәнді-циклді комиссиясы

РАССМОТРЕНО СОГЛАСОВАНО

Предметно-цикловая комиссия Методист КГУ ЗТК

сферы обслуживания

___________________ Н.А.Лавриненко ______________ Н.П.Огнёва «____»___________2014г. «____»______________2014г.



АШЫҚ САБАҚ

ОТКРЫТЫЙ УРОК



ПӘНІ БОЙЫНША/ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «Документы, корреспонденция, делопроизводство»

ТАҚЫРЫБЫ /НА ТЕМУ «Информационно-справочная документация. Письма»

ТЕХНОЛОГИЯЛАРЫН ПАЙДАЛАНУМЕН /

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТЕХНОЛОГИИ: «Информационные технологии»

САБАҚТЫҢ ТИПІ / ТИП УРОКА: «Комбинированный»

САБАҚТЫҢ ТҮРІ / ВИД УРОКА: «Урок-лекция»





Әзірлеген/Разработал

Оқытушы/ ө/о шебері/

Преподаватель/мастер п/о

Габербуш Е.М.

Санаты /Категория 1




Зырян қ., 2014 ж.

г. Зыряновск, 2014 г.





Тема урока: Информационно-справочная документация. Письма.

Цели:

Обучающая: Дать теоретические и практические знания по составлению писем.

Развивающая: Развивать пространственное мышление, коммуникативные навыки при работе, развивать познавательный интерес.

Воспитательная: Воспитывать общую культуру, создать условия для реальной самооценки обучающегося и реализации его как личности.

Тип урока: Комбинированный

Вид урока: Урок-лекция.

Метод: Наглядный, проблемный, словесный, практический.

Оборудование: Проектор, ПК, экран, презентация, электронные плакаты «Виды писем»



1. Организационный момент

Наличие присутствующих обучающихся в группе.

Проверка готовности к уроку.

Сообщение темы и цели урока.

2. Опрос домашнего задания.

2.1 Расстановка реквизитов приказа.

2.2 Терминологический диктант.

3. Формирование новых знаний.

3.1 Актуализация знаний.

1. Какие группы документов Вы знаете (Организационные и распорядительные)

2.Какие документы относятся к организационным документам (Штатное расписание, структура и штатная численность, инструкции, положения, уставы)

3.Какие документы относятся к распорядительным документам (Указания, распоряжения, приказы, протоколы.)

3.2 Изучение нового материала



Информационно - справочные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

К информационно - справочным документам относят следующие документы:

Письма, акты, докладные и объяснительные записки, справки, факсы и Email, доверенности, телефонограммы, претензии, исковые заявления, жалобы.

Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями и занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

В основной части письма формируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия). Для активизации восприятия информации письма рекомендуется начинать с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Язык и стиль служебного письма должен быть официально-деловой:

  • Нейтральный тон изложения текста

  • Лаконичность и краткость текста

  • Точность, ясность выражения мысли

Этикет в деловой переписке:

* Соблюдение уважительного обращения к адресату;

* Употребление заключительных формул вежливости;

* Своевременность ответа на запрос;

* Употребление слов благодарности партнеру за ответ;

*Не применение вычурных, слащавых выражений;

*Формулировка напоминаний о выполнении каких-либо обязательств в спокойной манере, без резких выражений.

Деловая корреспонденция подразделяется на коммерческие и служебные письма.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой общения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и направить предложение на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

К коммерческим письмам относят:

Оферта- письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам отличие лишь в том, что в оферте обязательно указывают конкретные условия заключения договора.

Акцепт – письмо, выражающее согласие заключить договор. В нём должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить.

Рекламные письма – это одно из средств рекламы, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации.

Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма. Договорное письмо-это сопроводительное письмо к договору.



Претензионное письмо (рекламационное) – письмо, отправляемое виновной стороне в случае не выполнения ею заключенных раннее договоров и разного рода обязательств.



Кредитные письма используются при заключении контрактов с иностранными партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.



Служебные письма – это обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомление о чем-нибудь.

Сопроводительное письмо – это документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем».

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» , далее излагаются какие-либо факты.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Начинаются письма этой разновидности словами: «Просим принять участие в…», «Приглашаем Вас…», «Мы рады пригласить Вас…» и т.п.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Разновидность данных писем, как правило, начинается словами «Напоминаем».

Инициативное письмо – это письма, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Эти письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции или представления чего-либо. Гарантийные письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Указывается вид документа.

Письма-ответы носят зависимый характер от инициативных писем, поскольку тема уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным, четким. Отказ должен быть хорошо аргументирован.

Письмо-просьба - текст письма, содержащего просьбу, строится по следующей схеме: В начале письма излагается повод или причина, побудившая автора письма обратиться к адресату с просьбой. Во второй части эта просьба формулируется, для обоснования необходимости ее выполнить используются различные аргументы, автор письма может так же описать результат, ожидаемый в случае удовлетворения просьбы, или последствия ее невыполнения. В заключительной части письма, содержащего просьбу, в нескольких теплых словах выражают готовность к сотрудничеству и доверие.

Письмо-отказ - содержит отказ в выполнении просьбы или отклонение предложения о сотрудничестве, рекомендуется начинать с повторения изложенной просьбы. Далее необходимо указать причину отказа, его нужно максимально смягчить, употребив конструкции: «к сожалению…», « мы сожалеем, что …», «мы лишены возможности», безличные конструкции «не представляется возможным». Далее следует вывод о необходимости отклонить предложение или о невозможности исполнения просьбы. Если в письме отклоняется какое-либо предложение, необходимо быть особенно вежливым и обобщить условия отказа так, чтобы адресат не подумал, что отказ относится только к нему.

Письма по финансовым вопросам подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, должны быть заверены печатью фирмы.

Оформление писем

Письма оформляются на бумаге формата А4, 12 или 14 кеглем, шрифтом – Times New Roman

Реквизиты письма:

Наименование организации

Справочные данные

Дата, номер

Ссылка на дату и входящий номер документа

Адресат

Заголовок к тексту

Текст

Подпись

Отметка об исполнителе


4. Практическая работа.

Составьте письмо-приглашение общественного фонд «Экспоцентр» с предложением принять участие в международной выставке «Фото дня», посвященной защите экологии. Выставка пройдет в культурном выставочном центре «Родник» 20 декабря 2014г.

5. Закрепление полученных знаний.

Определите вид письма:

Напоминаем, что в соответствии с договором №49 от 23 апреля 2014 г. о поставке технических изделий ваша организация взяла на себя обязательства поставить следующие изделия: в срок до 1 июня 2014 г., однако условия договора не были выполнены.

Напоминание

Наша Школа искусств в этом году празднует свой 60-й день рождения. На торжество по этому случаю приедут многочисленные гости - наши коллеги из других городов. Прошу выделить средства на ремонт здания школы и проведение торжеств.

Просьба

Мы ознакомились с Вашим предложением провести совместный Фестиваль искусств в декабре 2014 г. Наш колледж будет праздновать свой юбилей, и подготовка к нему требует значительных усилий и времени. Мы весьма сожалеем, что в связи с этим вынуждены отклонить Ваше предложение, но надеемся, что в будущем году нам удастся реализовать совместные планы.

Отказ



6. Рефлексия.

Лестница успеха.

7. Сообщение оценок.

8. Домашнее задание.

Составить рекламное и гарантийное письмо.



Краткое описание документа:

ОТКРЫТЫЙ УРОК

 ПО ДИСЦИПЛИНЕ «Документы, корреспонденция, делопроизводство»

НА ТЕМУ «Информационно-справочная документация. Письма»

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТЕХНОЛОГИИ:  «Информационные технологии»

ТИП УРОКА: «Комбинированный»

         ВИД УРОКА: «Урок-лекция»

Цели:

Обучающая: Дать теоретические и практические знания по составлению писем.

Развивающая: Развивать пространственное мышление, коммуникативные навыки при работе, развивать познавательный интерес.

Воспитательная: Воспитывать общую культуру, создать условия для реальной самооценки обучающегося  и реализации его как личности.

Тип урока: Комбинированный

Вид урока:  Урок-лекция.

Метод: Наглядный, проблемный, словесный, практический.

 

Оборудование: Проектор, ПК, экран, презентация, электронные плакаты «Виды писем»

Автор
Дата добавления 16.01.2015
Раздел Классному руководителю
Подраздел Другие методич. материалы
Просмотров509
Номер материала 307583
Получить свидетельство о публикации

Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх