ПОЛОЖЕНИЕ о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел учащихся в образовательных учреждениях управления образования администрации Симферопо

АДМИНИСТРАЦИЯ СИМФЕРОПОЛЬСКОГО РАЙОНА                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

УТВЕРЖДЕНО                                                              приказом управления  образования           администрации Симферопольского           района           №380 от05.06.2015

                                                ПОЛОЖЕНИЕ

о   формировании,    ведении,    хранении    и    проверке    личных     дел

учащихся   в образовательных  учреждениях    управления                образования      администрации        Симферопольского        района

                                            Республики Крым

1. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся образовательных учреждений Симферопольского района (далее школа) и определяет порядок действий всех категорий сотрудников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2.Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников.

1.3.Личное дело является документом ученика, и ведение его обязательно для каждого учащегося школы.

2.Порядок оформления личных дел при поступлении в школу

2.1. Личные дела учащихся заводятся классными руководителями при поступлении учащихся в школу.

2.2. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика в школе.

2.3. Личное дело ученика формируется из следующих документов:

-договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями обучающихся;

-согласие родителей (законного представителя) на обработку персональных данных и размещение фотографий на сайте школы;

-справка из детской поликлиники (в дальнейшем  сдается медицинской  сестре);

-копия свидетельства о рождении, включая копию вкладыша;

свидетельства о гражданстве;

-медицинская карта (в дальнейшем находится у медицинского работника);

-справка с места жительства о составе семьи;

-копия паспорта (с 14 лет) (2 страницы).

3. Порядок ведения и хранения личных дел.

3.1. В личное дело ученика заносятся общие сведения об ученике.

3.2. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, А №15 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «А» под № 15).

3.3. Делопроизводитель вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дата приказа).

3.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно, черной пастой.

3.5. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных: перемена адреса, выставление годовых оценок, пропуски уроков за год и заверяют их гербовой печатью для документов в конце учебного года.

3.6. Личные дела учащихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте.

3.7. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.

В состав папки входят:

-обложка (см. Приложение 1),

-внутренняя опись документов (см. Приложение 2),

-список учащихся класса (см. Приложение 3).

3.8. Список учащихся класса меняется ежегодно.

4. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Школы.

4.1. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).

4.2. Выдача личных дел производится  Делопроизводителем.

4.2. Делопроизводитель регистрирует выдачу личного дела в“Книге движения (Приказов) личных дел учащихся”.

4.3. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями)  следующих обязательств:

-подать на имя директора Школы заявление;

-получить у библиотекаря обходной лист (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке школы);

-сдать обходной лист Делопроизводителю;

-предоставлении директору школы справки с нового места учебы;

-в том случае, если учащийся выбывает в течение учебного года, или в конце года выбывает учащийся 1 – 8 классов, предоставить справку-подтверждение из учебного заведения, в которое поступает ученик на обучение

4.4. При выдаче личного дела Директор оформляет запись в алфавитной книге о выбытии учащегося.

4.5. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся выдается личное дело и выписка текущих оценок.

4.6. Личные дела учащихся окончивших Школу и выбывших в ССУЗ,ПУ Директор передает в архив. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

5.Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

5.1 Личное дело ведется на всем протяжении учебы  обучающегося.

5.2. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в    сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

5.3.Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами( или синей пастой шариковой ручкой). По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

5.4. В личное дело ученика заносятся : общие сведения об ученике , итоговые отметки за каждый  учебный год ,заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.

5.5. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии , имени , номера  личных дел , Ф.И.О. классного руководителя.  Список меняется ежегодно. Если обучающийся выбыл  в течении года , то делается отметка о  выбытии , указывается номер приказа.

5.6. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

5.7. Итоговые отметки выставляются в личное дело за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.

5.8. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

5.9. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

6. Порядок проверки личных дел учащихся.

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется директором школы, заместителями директора по УВР.

6.2. Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану  внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

6.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.

6.4. По итогам проверки директор (заместитель директора по УВР), осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.

6.4. По итогам справки, директор вправе издать приказ. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел учащихся классным руководителям объявляется благодарность. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль директора (заместителя директора по УВР). В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел учащихся и указать сроки исправления замечаний. За систематические грубые нарушения личных дел учащихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.

Чумак Е.В.