Порядок работы с секретными документами в служебных командировках

Курсовая работа на тему:

«Порядок работы с секретными документами в служебных командировках»

                                                    Выполнил:
                                                                                    Утакаев Амир Аминович

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА.. 5

1.1. Нормативная база секретного делопроизводства. 5

1.2. Виды конфиденциальной информации. 10

ГЛАВА 2. СПЕЦИФИКА РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В КОМАНДИРОВКЕ. 17

2.1. Общие правила обращения с секретными документами. 17

2.2. Порядок обращения с секретными документами в командировке. 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 27

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 28

ВВЕДЕНИЕ

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, и с документами, которые не содержат секретных сведений, существенно отличается. Работник организации, получивший доступ к секретной информации, должен знать и неукоснительно соблюдать правила работы с такими документами. Необходимо работать только с теми сведениями, к которым в силу своей трудовой деятельности сотрудник получил доступ. Работник должен четко понимать, какая конкретно информация подлежит защите, а также осознавать, какую ответственность он несет за нарушения режима конфиденциальности. При этом сотруднику необходимо знать, кому из его коллег разрешено работать с информацией ограниченного доступа и в каком объеме секретные сведения могут быть доведены до них.

Важным этапом в организации исполнения документов ограниченного доступа является их оперативное доведение до исполнителей, обеспечение качественного и своевременного решения содержащихся в них вопросов, а также создание условий для их сохранности либо исключение возможности использования этих документов в случае форс-мажорных обстоятельств. Всем работающим с секретными сведениями необходимо помнить о том, что в гражданском, административном и уголовном кодексе существует ответственность за разглашение информации подобного рода. Вместе с тем особенность секретного документооборота состоит в том, что на всех этапах прохождения документов им требуется защита от несанкционированного доступа, что позволит предотвратить утечку содержащейся в них информации. Этим и объясняется актуальность работы.

Вопросы делопроизводства находятся в центре внимания Т.В. Кузнецовой, К.Г. Митяева, А.А. Богданова, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко, А.Н. Соковой П.А. Зайончковского, Н.П. Ерошкина, Р.Ф. Абдеева, В.Г. Афанасьева, B.Д. Банасюкевича, Г.Г. Воробьева, В.М. Глушкова, T.H. Качалиной, Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной и других, проблемы работы с документами ограниченного доступа изучали А.И. Алексенцев, Н.Н. Куняев А.С. Дёмушкин А.Г. Фабричнов, Е.А. Давыденко, П.П. Аникин, Г.Г. Камалова и другие.

Объектом исследования являются секретные документы.

Предмет исследования – работа с секретными документами во время командировки.

Цель работы – проанализировать порядок работы с секретными документами в служебных поездках.

Достижение цели предполагает решение следующих задач:

1.                 Изучить нормативно-правовую базу работы с секретными документами.

2.                 Рассмотреть виды документов ограниченного доступа.

3.                 Установить особенности секретного делопроизводства.

4.                 Выявить специфику работы с информацией ограниченного доступа в командировке.

Методы исследования: описательный, сопоставительный, метод анализа и синтеза.

Материалом исследования нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами ограниченного доступа.

Структура работы. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

1.1. Нормативная база секретного делопроизводства

В настоящее время каждая организация вне зависимости от организационно-правовой формы и формы ее собственности становится владельцем документированной информации. Это обязывает фирму принимать меры по охране данных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного доступа, который может нанести ущерб организации, а также ее собственникам, владельцам, пользователям, заключается в ограничении доступа к документированной информации.

При организации работы с документами ограниченного доступа целесообразно руководствоваться следующими нормативными актами:

-                   Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

-                   Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»;

-                   Указ Президента Российской Федерации от 11 февраля 2006 года № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»;

-                   Указ Президента Российской федерации от 06 марта 1997 года № 186 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

-                   Постановление Правительства Российской Федерации от 04 сентября 1995 года № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»;

-                   Постановление Правительства Российской Федерации 05 декабря 1991 года № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в широком понимании информация может быть как общедоступной, так и информацией ограниченного доступа. В зависимости от порядка ее предоставления или распространения она подразделяется на:

-                    свободно распространяемую информацию;

-                    информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается;

-                    информацию, которая подлежит предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;

-                    информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях [11].

Ст. 5, п. 2 Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» гласит, что при нормативном регулировании работы с информацией ограниченного доступа, важно учитывать, что ограничения на доступ к такой информации устанавливаются только федеральными законами [11]. В законодательстве определено, что информация ограниченного доступа может составлять государственную тайну, либо относиться к конфиденциальной информации.

В настоящее время проблема регулирования, использования и предоставления информации ограниченного доступа остается нерешенной. При этом появляются нормативно-правовые акты, затрагивающие вопрос служебной тайны. Так, в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 12333, определен перечень сведений, которые не могут составлять служебную тайну, а также выделены различия между государственной и служебной тайнами. В перечне сведений конфиденциального характера служебная тайна трактуется как служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти. При этом возникает вопрос, может ли в некоторых государственных структурах, которые не являются органами власти, быть служебная тайна; также нет четкого разграничения между понятиями служебная тайна и информация ограниченного распространения [25, c. 1893].

В 2006 году появился ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», где появилось положение о том, что ограничение доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления возможно только в рамках государственной или служебной тайны. В 2009 г. был принят Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», однако в нем нет сведений о регулировании оборота служебной информации ограниченного доступа.

В настоящее время главным нормативным актом, регулирующим вопросы по работе с государственной тайной, является Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне». В данном правовом акте перечислены сведения, которые составляют государственную тайну, рассмотрены принципы засекречивания и рассекречивания сведений, которые относятся к государственной тайне, порядок защиты и финансирования мероприятий по защите государственной тайны, а также определено понятие «государственная тайна» и приведена классификация степеней секретности сведений и грифов секретности носителей этих сведений [4].

Согласно закону «О государственной тайне» для сведений, составляющих государственную тайну, а также для грифов секретности для носителей указанных сведений, установлены три степени и три грифа секретности: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно». Не допускается использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, которые не относятся к государственной тайне. Утверждать перечень сведений, которые относятся к государственной тайне, а также перечень должностных лиц органов государственной власти и управления, которые имеют эти полномочия, имеет право только Президент РФ [21].

Также в разработке находятся Развернутые перечни сведений, подлежащих засекречиванию. К органам, которые имеют право их разрабатывать, относятся, например, Роскосмос, Министерство энергетики Российской Федерации, Федеральная служба по техническому и экспортному контролю и другие [19].

Работать с документами, которые содержат, отнесенные к государственной тайне, и определяющими степени секретности грифами, имеют право только должностные, имеющие допуск к государственной тайне. Допуск предоставляется на основании Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 28 октября 1995 г. № 1050 [15]. Допуск к государственной тайне – это процедура оформления права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, а предприятий, учреждений и организаций – на проведение работ с использованием таких сведений. Согласно Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне при оформлении допуска используется определенный перечень форм документов [15].

Лица, которым оформляется допуск к государственной тайне, должны представить в отдел кадров собственноручно заполненную анкету, документы, удостоверяющие личность и подтверждающие сведения, указанные в анкете (паспорт, военный билет, трудовую книжку, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака, диплом об образовании и другие), а также справку об отсутствии медицинских противопоказаний для работы со сведениями, которые составляют государственную тайну. В Перечне медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, порядка получения и формы справки об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.08.2011 г., №989н указан список медицинских противопоказаний. При отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, которые составляют государственную тайну, выдается справка, в которой указана дата обследования, она заверяется подписью и печатью должностного лица, проводившего обследование. Срок действия этой справки – в течение одного года со дня выдачи [18].

При ведении секретного делопроизводства опираются на требования Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 № 3-1. Данная инструкция является основным нормативным актом работника режимно-секретного подразделения организации. Примечательно, что этот документ сам относится к документам с ограниченным доступом, имеющим гриф «секретно»: его нельзя распространять, в том числе переписывать фрагменты текста, сканировать, копировать, а также передавать для чтения лицам, имеющим допуск к государственной тайне. Поэтому полный и актуальный текст инструкции невозможно найти в официальных нормативно-правовых базах [22, c.50].

Работа со сведениями, которые содержат государственную тайну, регламентируется также трудовым и уголовным кодексами. Согласно ТК РФ, сотрудники, имеющие доступ к государственной тайне и участвующие в ведении коллективных переговоров, не должны разглашать полученные сведения, которые относятся к государственной тайне. Лица, разгласившие названные сведения, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в установленном порядке [1].

Если информация, которая содержится в секретных документах, была незаконно рассекречена, это является причиной дисциплинарного взыскания, полной материальной ответственности или увольнения сотрудника, незаконно совершившего указанное действие. Согласно УК РФ лицо или сотрудник, который допущен к государственной тайне, за разглашение секретных сведений, может быть арестован на срок от четырех до шести месяцев, или лишен свободы на срок до четырех лет, при этом лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет [2].

1.2. Виды конфиденциальной информации

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [19]. К ней относятся:

1.                 Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, которые позволяют идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. Вопросы работы с персональными данными регулируются Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», а также Уголовным кодексом Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», персональными данными является любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), а именно: его имя, отчество, фамилия, дата, месяц, год и место рождения, адрес, профессия, образование, доходы, семейное, социальное, имущественное положение и другая информация [10]. В ст. 11 Закона об информации указано, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, которая нарушает личную, семейную тайну, тайну почтовых, телеграфных и иных сообщений, телефонных переговоров, переписки физического лица не допускаются без его согласия, либо только на основании судебного решения [11].

Глава 14 Трудового кодекса РФ устанавливает порядок обработки персональных данных в рамках трудовых отношений. Так, работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами работодателя, в которых установлен порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области [1].

В ст. 12 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ содержится Положение о неразглашении персональных данных, которое гласит, что разглашению не подлежат сведения, которые стали известными работнику органа записи актов гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния, в том числе персональные данные, а также что эти данные являются информацией, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством [6].

В ст. 137 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ установлена уголовная ответственность за незаконный сбор или распространение без его согласия сведений о частной жизни лица, которые составляют его личную или семейную тайну, либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации [2].

2. Сведения, которые составляют тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, которая осуществляется в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ, Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В ст. 161–162 Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации от 18.12.2001 г. № 174-ФЗ установлено, что не подлежат разглашению данные предварительного расследования [3]. Если разглашение этих сведений не противоречит интересам предварительного расследования и не связано с нарушением прав и законных интересов участников уголовного судопроизводства с разрешения прокурора, следователя и дознавателя они могут быть преданы огласке лишь только в том объеме, в каком ими будет признано это допустимым.

Без согласия данных о частной жизни участников уголовного судопроизводства их разглашение не допускается. Уголовная ответственность установлена за разглашение данных предварительного расследования лицом, которое было предупреждено в установленном законом порядке о недопустимости их разглашения, если оно было совершено без согласия следователя, прокурора или лица, которое производило дознание.

3. Служебная тайна – это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Служебная тайна или служебные сведения ограниченного доступа относятся к конфиденциальной информации. В Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 дано определение служебной тайны как служебных сведений, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с федеральными законами и Гражданским кодексом Российской Федерации [19].

В Постановлении Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» описан алгоритм использования служебной информации ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях. На проектах документов и на самих деловых бумагах, которые содержат служебную информацию ограниченного распространения, необходимо ставить гриф «Для служебного пользования».

В утвержденном указанным документом положении о порядке использования служебной информации ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти указано, что к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, связанная с деятельностью организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. В нормативном акте также установлен порядок организации документооборота для документов ограниченного распространения.

4. Сведения, которые связаны с профессиональной деятельностью (адвокатская тайна, врачебная тайна, тайна телеграфных или иных сообщений, переписки, почтовых отправлений, телефонных переговоров, нотариальная тайна и другие). Порядок обращения и доступа к информации, которая составляет различные виды профессиональной тайны, определен Конституцией Российской Федерации, Уголовным кодексом Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1, Федеральным законом от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи», Федеральным законом от 31 мая 2002 г. № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», Федеральным законом от 21ноября 2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».

В ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» определено, что врачебную тайну составляют любые сведения, которые были получены при медицинском обследовании и лечении пациента, а именно: информация о факте обращения за медицинской помощью, диагнозе его заболевания, состоянии здоровья гражданина. Разглашение сведений, которые составляют врачебную тайну, лицами, которым они стали известны при обучении, исполнении профессиональных, служебных и иных обязанностей, не допускается, кроме установленных законом случаев [12].

Согласно ст. 8 Федерального закона от 31 мая 2002 г. № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» к адвокатской тайне относятся любые сведения, которые связаны с оказанием адвокатом юридической помощи своему доверителю. Именно поэтому адвоката не могут вызвать или допросить как свидетеля об обстоятельствах, которые стали ему известными по факту обращения к нему за юридической помощью или в связи с ее оказанием [8].

Ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 определено, что лицам, работающим в нотариальной конторе, а также нотариусу при исполнении служебных обязанностей запрещено разглашать сведения, оглашать документы, которые в связи с совершением нотариальных действий стали им известны, это касается также случаев сложения полномочий или увольнения, за исключением обстоятельств, описанных в документе. Информация о совершенных нотариальных действиях может выдаваться только тому, от чьего имени или по поручению которого совершены эти действия [5].

Согласно ст. 15 Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи» к тайне связи относятся тайны переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, которые входят в обязанности операторов почтовой связи. Тайна связи не может быть разглашена без согласия пользователя услуг почтовой связи. Обязанность всех операторов почтовой связи – обеспечивать соблюдение тайны связи. Выдаче только отправителям (адресатам) или их представителям подлежат: переводимые денежные средства, телеграфные и иные сообщения, почтовые отправления, а также сведения об адресных данных пользователей услуг почтовой связи, о почтовых переводах денежных средств, о почтовых отправлениях, телеграфных и иных сообщениях, которые входят в сферу деятельности операторов почтовой связи [7]. Согласно ст. 138 Уголовного кодекса РФ за нарушение тайны почтовых, телеграфных или иных сообщений, переписки, телефонных переговоров предусмотрена уголовная ответственность.

5. Доступ к сведениям, которые связаны с коммерческой деятельностью, ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Согласно ст. 1 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» коммерческая тайна представляет собой конфиденциальную информацию, которая позволяет ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг, увеличить доходы, избежать неоправданных расходов или получить иную коммерческую выгоду.

В законе установлены виды информации, которая не может составлять коммерческую тайну. К ней относится информация, которая содержится:

-                    в документах, которые дают право на осуществление предпринимательской деятельности;

-                    в учредительных или уставных документах юридического лица;

-                    в документах, которые подтверждают факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

-                    в документах о составе имущества государственного учреждения, государственного или муниципального унитарного предприятия и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

-                    в документах о составе работников, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, об условиях труда, в том числе об охране труда, о численности работников, о системе оплаты труда и о наличии свободных рабочих мест;

-                    в документах о санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке в стране;

-                    в документах о безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

-                    в документах о загрязнении окружающей среды;

-                    в документах о состоянии противопожарной безопасности;

-                    в документах о безопасности пищевых продуктов и других факторах, которые оказывают отрицательное влияние на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов и другие.

В законе определены меры организационного характера, обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа документов, которые содержат коммерческую тайну. Также в нормативном акте установлен гриф «Коммерческая тайна», служащий для ограничения доступа к документам, которые содержат коммерческую тайну.

6. Сведения о секретах производства (ноу-хау) регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Согласно ст. 1465 Гражданского кодекса к ноу-хау или секретам производства относятся следующие сведения: сведения о методах осуществления профессиональной деятельности, в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны, имеющих действительную или потенциальную коммерческую ценность в связи с их неизвестностью для третьих лиц, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании, а также производственные, технические, экономические, организационные и другие сведения, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере.

Таким образом, в настоящее время существует большое количество нормативно-правовых актов, регулирующих работу с секретными документам. Необходимо помнить о том, что нарушение или несоблюдение норм законодательства может повлечь дисциплинарное, административное или уголовное наказание.

ГЛАВА 2. СПЕЦИФИКА РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В КОМАНДИРОВКЕ

2.1. Общие правила обращения с секретными документами

Установление и проведение комплекса режимных мер, направленных на сохранение тайны при обращении с секретными документами, с секретной информацией, материалами, изделиями, – все это составляет суть секретной работы.

Содержание и объем секретной работы определяется следующими режимными мерами:

-                   неукоснительным соблюдением требований по организации и ведению секретного делопроизводства;

-                   установлением необходимого порядка при организации практической деятельности всех должностных лиц. Такой порядок исключает утечку секретных сведений и утрату документов, содержащих такие сведения. На рабочем сотрудника столе всегда должны находиться только те документы или материалы, с которыми он работает в данный момент. Другие документы должны находиться в шкафу или в сейфе. Рабочее место следует оборудовать таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, которые не имеют к ним доступ. Рабочий стол необходимо расположить так, чтобы он также не просматривался из окна;

-                   максимальным ограничением круга лиц, которые допущены к работе с секретными документами, порядком ознакомления с секретной информацией должностных лиц и организаций, взаимодействующих в процессе решения служебных задач, а также определением личной ответственности за сохранность связанных с их работой секретных сведений;

-                   осуществлением систематического контроля и оказанием помощи нижестоящим учреждениям в сохранении секретных документов и организации секретной работы;

-                   тщательным подбором работников, имеющих доступ к работе с секретными документами [24, с. 53].

Поэтому перед фирмой, имеющей секретные сведения, стоит задача организации непрерывного профессионального обучения сотрудников, а также воспитательной работы по повышению бдительности и персональной ответственности за сохранение государственной и служебной тайны, за строгое соблюдение требований системы секретного делопроизводства. При этом запрещено:

-                   использование конфиденциальных служебных сведений в информационно-рекламных изданиях, в открытых докладах, в публикациях, и переписке;

-                   передача конфиденциальной информации кому-либо, если это не было санкционировано вышестоящим руководством соответствующим образом;

-                   ведение переговоров с использованием секретной информации в не приспособленных для этого помещениях, по незащищенным каналам связи, в присутствии посторонних лиц;

-                   без письменного разрешения непосредственного руководителя – снятие копий с конфиденциальных документов и создание выписок из них;

-                   работа на компьютерах других сотрудников, знакомство с их документами, делами и базами данных;

-                   запись секретной информации в неучтенных листах бумаги, календарях, записных книжках, дневниках и других источниках;

-                   внесение в помещение личных технических средств (видеотехники, компьютеров, магнитофонов, плееров) для использования в служебных целях;

-                   вынос конфиденциальных документы из помещения, работа с ними в не приспособленных для этого помещениях;

-                   оставление компьютера с загруженной информацией закрытого характера, документов – на столах без контроля;

-                   разглашение сведений о характере автоматизированной системы обработки конфиденциальной информации и способах ее защиты [24, с. 54].

По мнению Исрафилова И.М., на практике реализация функции защиты государственной и служебной тайны в государственных органах не носит целенаправленного, системного характера. Из общего объема информации, которой необходима защиты, определенный уровень эффективной защиты есть лишь у небольшой ее части. В органах внутренних дел в процессе многолетней практики ведения секретного делопроизводства устоялся определенный уровень обеспечения необходимой конфиденциальности деловых отношений, а также сложилась своя система защиты информации. Это особый комплекс мер, устанавливающий, кто, кто, на какой срок, в каком порядке и к каким сведениям допускается. Для эффективной работы этой системы необходимо:

-                   обеспечить все структурных подразделений государственных органов необходимой нормативно-методической документацией, инструкциями по ведению секретного делопроизводства;

-                   регулярно обновлять перечни сведений и документов конфиденциального характера;

-                   ограничивать доступа к конфиденциальной информации кругом только тех лиц, которым эта информация необходима для выполнения служебных обязанностей;

-                   совершенствовать технологии приема и обработки секретной документации. Строго ограничить сроки движения и исполнения документов, следить за тем, чтобы они не увеличивались. При этом сохранность информации нужно обеспечить также через своевременную сдачу в секретную часть всех подписанных руководителем секретных документов и всех приложений к ним; через предотвращение утери копирок, черновиков, магнитных лент, дискет; через подтверждение передачи документов на отправку или исполнение соответствующими отметками в карточках или журналах учета секретных документов;

-                   использовать сотрудниками государственных органов копировальную технику по целевому назначению. Копировальные аппараты должны находиться в специальных помещениях и при служебной необходимости также в кабинете руководителя. По завершении рабочего дня эти помещения должны запираться, опечатываться и сдаваться под охрану;

-                   организовать архивное хранение конфиденциальных документов;

-                   постоянно обучать и инструктировать сотрудников по вопросам секретного делопроизводства;

-                   регламентировать информационно-аналитическую работу с точки зрения защиты секретной информации;

-                   оборудовать и регулярно проверять помещения и рабочие места [24, с. 55].

2.2. Порядок обращения с секретными документами в командировке

Отличия в оформлении документов для командированного, если его служебная поездка связана с информацией ограниченного доступа.

1. Выдача справки.

Если работника направляют в другую организацию-контрагент для проведения совместных работ, ему необходимо выдать справку, удостоверяющую наличие у него доступа к конфиденциальной информации компании, куда сотрудник направляется в командировку (далее – справка). Справка выдается службой безопасности организацией-работодателем командированного под расписку командированного. Факт выдачи фиксируется в журнале или карточке учета выдачи справок о доступе на срок разовой командировки или на срок выполнения задания, но не более чем на один год. В справке должна стоять подпись руководителя службы безопасности или отдела кадров и печать организации. Делать отметки, содержащие конфиденциальную информацию, в справке запрещается. На обороте справки о допуске необходимо указать степень конфиденциальности информации, с которой ознакомился командированный работник, а также дату. Запись заверяют подписью руководителя службы безопасности организации или отдела кадров и печатью организации, в которую был направлен командированный [23, с. 100].

Справка должна быть возвращена командированному для сдачи в службу безопасности или в отдел кадров по месту его постоянной работы, после чего уничтожается. Факт уничтожения справки подтверждается отметкой в журнале или карточке, которая должна быть заверена подписями двух сотрудников службы безопасности. При этом акт на уничтожение не составляется.

2. Выдача предписания на выполнение задания.

Помимо справки командированному необходимо выдать предписание на выполнение задания. Предписание – это документ на выполнение задания, которое связанно с информацией ограниченного доступа. Этот документ должен быть подписан руководителем организации или структурного подразделения организации и заверен печатью организации. В предписании необходимо кратко изложить основание командирования (нужно указать номер и дату приказа, договора, описание совместного плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и другое), а также определить, с какой информацией следует ознакомить командированного для выполнения им задания.

Порядок пересылки предписания, в котором содержится информация всех степеней конфиденциальности («Конфиденциально», «Совершенно конфиденциально»), аналогичен порядку, установленному для конфиденциальных документов:

1. при отправке документов в учетных и регистрационных формах необходимо сделать соответствующие отметки, а именно:

-                   в журнале или карточке учета проектов внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов в графах 12–14;

-                   в журнале или карточке учета и распределения внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов;

-                   в журнале инвентарного (выделенного) учета в графах 8–10.

2. в случае, когда документ отправлен без сопроводительного письма, в графе «Наименование, номер и дата сопроводительного документа» нужно указать: «реестр», «расписка», «квитанция», а в случае, когда отправлен с сопроводительным письмом – «сопроводительное письмо», обязательно проставить номера и даты этих документов.

3. если по каким-либо причинам отправлен документ (или часть его), который был зарегистрирован в журнале (карточке) учета проектов созданных документов, то в журнале проставляется отметка об отправлении. В отметке указывают: количество отправленных листов, место отправления, номер, дату и наименование сопроводительного документа, например: «3 листа отправлены в ООО «Зима» по реестру № 13 от 21.01.2019».

4. тираж полученного для рассылки внутреннего (созданного/изданного) конфиденциального документа необходимо учитывать под одним номером в журнале или карточке учета и распределения созданных/изданных конфиденциальных документов. Дополнительно размноженные экземпляры секретного документа необходимо учитывать под регистрационным номером этого документа, при этом сделать отметку на размножаемом документе и в журнале (карточке). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

5. в размноженных документах в отметке о конфиденциальности необходимо проставить номера экземпляров, а в учетной форме (журнале или карточке) отметить количество экземпляров [26, с.122].

Предписание может быть выдано для командировки только в одну организацию. При этом командированному работнику предоставляют доступ только к той информации, которая ему необходима для исполнения задания, обозначенного в предписании. Доступ для работы с секретной информацией открывается после письменного разрешения руководителя структурного подразделения или принимающей организации. Далее в журнале (картотеке) учета командированных необходимо зарегистрировать предписание на выполнение задания с разрешением руководителя принимающей организации вместе со справками о допуске и затем ознакомить командированное лицо с конфиденциальной информацией. На предписании должна стоять виза соответствующего руководителя подразделения с отметкой о доступе командированного лица. После передачи предписания с визой принимающей стороне уполномоченные должностные лица ставят на обороте предписания отметки о степени конфиденциальности информации, с которой фактически был ознакомлен командированный. Командированное лицо подтверждает отметки своей подписью, после чего один экземпляр предписания передается для хранения в службу безопасности организации-работодателя, а второй – для организации, в которую был направлен командированный.

Предписание необходимо хранить в специальном деле в службе безопасности или в отделе кадров организации, а также у принимающей организации. Срок хранения предписания – не менее 5 лет. Доступ к конфиденциальной информации командируемого работника и должностных лиц в принимающей организации можно открыть только после предъявления ими документов, удостоверяющих личность, справок о доступе и предписаний на выполнение заданий [15].

В практике некоторых государственных органов есть свои инструкции по работе с секретными документами при направлении в командировку. Так, Инструкции об организации делопроизводства в органах прокуратуры по документам органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, есть четкие требования по обращению с документами в командировках. Рассмотрим основные положения:

1.                 Для исполнения поручений руководителей прокуратуры номенклатурные дела, надзорные производства могут выдаваться исполнителю на срок исполнения. Выданные документы, рабочие тетради, книги учета работы прокурора по надзору за исполнением законов об оперативно-розыскной деятельности необходимо хранить в опечатываемых сейфах исполнителей.

2.                 Лицам, которые направляются в командировку в другие организации, запрещено иметь с собой в пути следования деловые бумаги ограниченного доступа. В исключительных случаях в сопровождении вооруженной охраны на ведомственном транспорте, а также в самолетах, поездах и на судах (отдельных купе, каютах) по письменному разрешению руководителя соответствующего подразделения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурора субъекта Российской Федерации может быть организована доставка секретных документов за пределы населенного пункта.

3.                 С разрешения соответствующего руководителя подразделения Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурора субъекта Российской Федерации, руководителя прокуратуры города, района, военной, транспортной и иной специализированной прокуратуры при необходимости работниками прокуратуры, которые имеют допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, в рабочих папках (спецпортфелях), опечатанных печатью режимно-секретного подразделения прокуратуры на ведомственном автотранспорте в пределах одного населенного пункта могут быть доставлены секретные документы.

4.                 Запрещено упаковывать секретные бумаги в ранее использованные пакеты, а также в пакеты, которые изготовлены из прозрачной, глянцевой, пергаментной и лощеной бумаги.

5.                 Доступ лиц к сведениям, которые составляют государственную тайну, в организациях, в которые они направляются в командировку, осуществляется только после предъявления ими документов, удостоверяющих личность, предписаний на выполнение задания и справок о допуске по соответствующей форме.

6.                 Предписание на выполнение задания оформляется на бланке прокуратуры и выдается для посещения только одной организации. В предписании указывают предусмотренные в ведомственных нормативных документах сведения, а именно: фамилия, имя, отчество, должность уполномоченного прокурора и основание для командировки.

7.                 В Генеральной прокуратуре Российской Федерации предписание на выполнение задания должно быть подписано Генеральным прокурором Российской Федерации, заместителями Генерального прокурора Российской Федерации, руководителями главных управлений (управлений) и должно быть заверено печатью прокуратуры.

8.                 В прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним военных и иных специализированных прокуратурах предписание должно быть подписано прокурором или его заместителями и заверено печатью прокуратуры.

9.                 В прокуратурах городов и районов, других территориальных, военных и иных специализированных прокуратурах предписание должно быть подписано прокурором и заверено печатью прокуратуры. Если уполномоченным прокурором назначен прокурор города или района, иной территориальный, военный или специализированный прокурор, предписание должно быть подписано прокурором субъекта Российской Федерации, приравненным к нему военным или иным специализированным прокурором или их заместителями и должно быть заверено печатью прокуратуры.

10.            Справка по соответствующей форме о допуске должны быть подписана начальником Первого отдела Генеральной прокуратуры Российской Федерации, начальником отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры субъекта Российской Федерации и должна быть заверена печатью всех этих подразделений.

11.            Предписания и справки должны быть зарегистрированы в журналах учета выдачи предписаний на выполнение задания и выдачи справок, которые хранятся в Первом отделе в Генеральной прокуратуре Российской Федерации  и в режимно-секретном подразделении в прокуратурах субъектов Российской Федерации. Срок хранения журналов учета – не менее 5 лет.

12.            Работники должны неукоснительно выполнять требования режима секретности, которые установлены в организации, куда они направлены в командировку.

13.            Командированные лица допускаются к ознакомлению и работе с секретными документами только в присутствии работников, которые отвечают за сохранность секретных сведений, и работников, которые несут ответственность за прием командированных лиц.

14.            По окончании командировки все носители сведений, которые составляют государственную тайну, включая рабочие тетради, сдаются в режимно-секретное подразделение организации по месту командирования, которое при необходимости пересылает их по месту работы командированного работника. Возможность пересылки таких носителей сведений, составляющих государственную тайну, которые относятся к деятельности посещаемой организации, по согласованию с режимно-секретным подразделением определяет руководитель соответствующих структурных подразделений этой организации.

15.            Срок хранения надзорных производств и номенклатурных дел должен быть установлен в соответствии со сроками хранения уголовных дел и материалов, по которым производились оперативно-розыскные мероприятия.

16.            При уничтожении документов, дел и книг учета экспертная комиссия составляет соответствующий акт. После его подписания все документы уничтожаются путем сожжения либо с помощью специально предназначенных для этого технических средств, которые исключают возможность прочтения и восстановления текстов полностью или частично [13].

Таким образом, работа с документами, содержащими секретную информацию, имеет свою специфику. При направлении в командировку для работы с информацией ограниченного доступа необходимо оформить разрешающие документы (справка о допуске, предписание о выполнении задания), соблюдать процедуру допуска к конфиденциальным сведениям и хранить разрешающие документы в соответствии с действующим законодательством.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, к работе с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, необходим особый подход. Руководству организацией, в том числе руководителю организации, руководителю службы безопасности, а также руководителя структурных подразделений необходимо осуществлять тщательный контроль за документами ограниченного доступа. Если в организации работают с бумагами, содержащими сведения, которые составляют государственную тайну, функции контроля осуществляют также органы государственной безопасности.

Необходимо помнить, что работник, получивший доступ к секретным документам, подписывает обязательство о неразглашении и несет ответственность за разглашение находящихся в них сведений. Так, за утрату документов, содержащих секретную информацию, а также за иные нарушения режима и порядка работы с этими документами виновные лица привлекаются к ответственности:

а) за разглашение сведений, которые составляют государственную тайну, утрату документов, которые содержат такие сведения, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии с Уголовным кодексом РФ;

б) за разглашение сведений, которые составляют служебную тайну, утрату документов, которые содержат такие сведения, либо за иные нарушения режима предусмотрена дисциплинарная ответственность, а за передачу таких сведений иностранным организациям – уголовная ответственность.

Для того, чтобы конфиденциальные сведения не подверглись разглашению и передаче третьим лицам, в организации должна быть налажена система работы с документами ограниченного доступа. Необходимо помнить, что должностное лицо, работающее с секретными документами в командировке, несет такую же ответственность, как и при работе с документами ограниченного доступа на территории работодателя.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.                 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

2.                 Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ.

3.                 Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ.

4.                 Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне».

5.                 Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1.

6.                 Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

7.                 Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи».

8.                 Федеральный закон от 31 мая 2002 г. № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации».

9.                 Федеральный закон от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства»

10.            Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»,

11.            Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

12.            Федеральный закон от 21ноября 2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».

13.            Инструкции об организации делопроизводства в органах прокуратуры по документам органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, утв. Приказом Генпрокуратуры России от 20.01.2017 № 13 «О внесении изменений в приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 15.02.2011 № 33 «Об организации прокурорского надзора за исполнением законов при осуществлении оперативно-розыскной деятельности».

14.            Постановление Правительства Российской Федерации 05 декабря 1991 года № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

15.            Постановление Правительства Российской Федерации от 06.02.2010 № 63 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне».

16.            Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 года № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»;

17.            Постановление Правительства РФ от 28.10.1995 г., № 1050 Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне.

18.            Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.08.2011 № 989н Об утверждении перечня медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, порядка получения и формы справки об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

19.            Указ Президента Российской федерации от 06 марта 1997 года № 186 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

20.            Указ Президента Российской Федерации от 11 февраля 2006 года № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

21.            Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне.

22.            Аникин, П.П. Государственная тайна в Российской Федерации: учеб.- метод. пособие / П.П. Аникин. – Санкт-Петербург, 2000. – 409 с.

23.            Говорухин, О.Э. Конфиденциальная информация: оформление доступа / О.Э. Говорухин // Служба кадров и персонал, 2010. – № 1. – С. 99-102.

24.            Исрафилов, И.М.Обеспечение режима секретности в органах внутренних дел / И.М. Истрафилов. – М. : Изд-во Юридического колледжа г. Москвы, 2015. – 78 с.

25.            Камалова, Г.Г. О современном состоянии законодательства о служебной тайне /Камалова, Г.Г. //Актуальные проблемы информационного права. — 2014. — № 9. — С. 1893—1898

26.            Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н.Н. Куняев, А.С. Дёмушкин, А.Г. Фабричнов; под общ. ред. Н.Н. Куняева. – М. : Логос, 2011. – 452 с.