Пошаговые уроки при работе с базами данных в OpenOffice

Базы данных

В современном мире человек получает огромное количество информации (считается, что каждые десять лет оно удваивается). С развитием компьютерной техники появилась возможность создавать электронные хранилища данных – базы данных (БД). При этом важнейшей проблемой является не столько само хранение информации, сколько организация быстрого и простого поиска нужных данных. Эта задача решается с помощью специального программного обеспечения – систем управления базами данных (СУБД).

База данных представляет собой поименованную совокупность данных, отражающую состояние объекта или множества объектов, их свойства и взаимоотношения.

Основными понятиями БД являются поле, запись и первичный ключ.

• Поле – это минимальный элемент данных.

• Запись – это полный набор данных об определенном объекте.

• Первичный (главный) ключ – это одно или несколько полей, совокупность значений которых однозначно определяет любую запись. Иначе говоря, значение первичного ключа не должно повторяться в разных записях.

Описание структуры данных, хранимых в БД, называется моделью представления данных. В настоящее время наиболее распространена реляционная модель. Соответственно, БД, использующие такую модель данных, называются реляционными БД.  В реляционных БД данные хранятся в одной или нескольких взаимосвязанных таблицах.

Запись в реляционной БД представляет собой строку таблицы, а поле – столбец. Первичный ключ определяется для каждой таблицы.

С каждым полем связано очень важное свойство – тип поля  Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. Основными типами полей являются:

• Счетчик. Содержит последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем.

• Текстовый. Содержит символы различных типов.

• Числовой. Содержит числа различных типов.

• Дата/Время. Содержит даты или время.

• Денежный. Содержит числа в денежном формате.

• Логический. Содержит значения Истина (Да) или Ложь (Нет).

 Каждый тип поля имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

• Размер поля. Определяет максимальную длину тексто­вого или числового поля.

• Формат поля. Устанавливает формат данных.

• Обязательное поле. Указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.

СУБД OpenOffice.org.Base

Система управления базами данных (СУБД) — это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку) и поиск данных.

Такой системой, в частности является OpenOffice.org.Base (далее — просто Base), входящая в состав пакета OpenOffice.

Способ запуска программы Base зависит от операционной системы и версии OpenOffice. Например, в Windows XP при установленной версии OpenOffice 3.0 запустить программу можно, выполнив щелчок по команде Программы – OpenOffice.org 3.0 - OpenOffice.org Base из Главного меню Windows.

Основные объекты базы данных в Base:

• Таблицы. Базовый объект БД, в них хранится вся информация, остальные объекты являются производными, т.е. создаются на основе таблиц.

• Запросы. Осуществляют отбор данных из таблиц БД на основании заданных условий.

• Формы. Позволяют отображать данные таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде, добавлять в таблицы новые данные, а также редактировать и удалять существующие.

• Отчеты. Предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

                                                                                                                              К началу урока

Создание табличной базы данных

        Создадим базу данных по учащимся лицея. Для создания новой БД необходимо выполнить несколько шагов в Мастере баз данных (запускается автоматически после запуска Base):

1. В левой части окна Мастер баз данных в группе Шаги выберем строку Выбор базы данных.

2. В правой части окна для запуска процесса создания новой базы с заданными по умолчанию параметрами активируем пунктСоздать новую базу данных.

3. Щелкнем по кнопке Далее.

4. В окне Мастер баз данных на шаге Сохранить и выполнить в группе Вы хотите, чтобы мастер зарегистрировал базу данных в OpenOffice.org? активируем пункт  Нет, не регистрировать базу данных — для сохранения информации только в созданном файле базы данных.

5. В группе Что сделать после сохранения базы данных? активируем пункт Открыть базу данных для редактирования.

6. Щелкнем по кнопке Готово.

7. В окне Сохранить как выберем место на компьютере для размещения создаваемой базы.

8. В графе Имя файла задаем название базы (например, Лицей).

9. Закроем окно кнопкой Сохранить.

После выполнения данной последовательности действий мы увидим на экране основное рабочее окно приложения Base.

В состав окна входят:

• строка названия и строка меню, которые стандартны для всех приложений OpenOffice;

• панели инструментов (в Base в качестве основных используются панели Стандартная и Таблица);

• строка состояния — это служебная панель, которая располагается внизу окна программы Base, в ней отображаются сведения о текущем документе Base, показаны имена документа, библиотеки и модуля, разделенные точками;

• рабочее поле, где и происходит работа с базами данных.

Рабочее поле, располагающееся в центре окна Base, в свою очередь разделено на пять основных частей:

• поле База данных — для выбора элемента (таблица, форма, отчет и запрос);

• поле Задачи — для работы с выбранным элементом (создание, использование);

• поле Описание — для описания выбранного действия с элементом;

• поле элемента — для отображения содержимого выбранного элемента (таблица, форма, отчет и запрос);

• поле документа — для отображения содержимого выбранного документа в поле элемента.

Чтобы перейти к нужному элементу базы данных в окне открытой базы данных необходимо щелкнуть по нужному элементу (таблице, форме или запросу) в поле База данных (в левой части окна).

        Если окно Base уже открыто, то для создания новой базы данных необходимо выполнить команду меню Создать – Базу данных…

        Щелкнув по элементу Таблицы в области База данных и дважды щелкнув в области Задачи по строке Создать таблицу в режиме дизайна, введем следующие сведения о структуре таблицы:

        Тип поля выбирается из предлагаемого списка. В нижней части окна определим некоторые свойства полей: для текстовых полей введем в строке Длина соответствующую длину (например, для поля "Фамилия" - 15, "Имя" - 10, "Группа" – 5). Кроме того, для поля "Дата рождения" в строке Пример формата можно указать формат даты. В качестве ключевого выберем поле “Код ученика”, поскольку значения в нем не будут повторяться. Задать ключевое поле можно, щелкнув по первому столбцу правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Первичный ключ.

Находясь в режиме конструктора таблиц, можно изменять типы данных и имена полей, добавлять новые поля, а также копировать и удалять существующие поля. Например, для удаления поля  нужно маркировать соответствующую строку и выбрать команду Вырезать из меню Правка.

Сохраним таблицу под именем Ученик, воспользовавшись пунктом меню Файл – Сохранить, и закроем окно конструктора.

После создания таблицы ее имя добавляется в окно БД. Теперь таблицу можно открыть в режиме конструктора, щелкнув правой кнопкой мыши по имени нужной таблицы и выбрав в контекстном меню пункт Изменить, или в режиме таблицы (пункт Открыть в контекстном меню или просто двойным щелчком). В режиме таблицы осуществляется ввод и редактирование данных. Заполним созданную таблицу, например, следующим образом:

Перемещение между записями можно осуществлять с помощью мыши, клавиш управления курсором или полосы прокрутки. Для быстрого перемещения между записями в базе данных можно использовать кнопки перемещения на панели Запись, которая находится в нижней части окна таб­лицы.

Аналогичным образом создадим таблицу  «Предметы» со следующей структурой:

и  таблицу «Контрольная неделя»:

Затем заполним эти таблицы данными.

  К началу урока

Установка связей между таблицами

Отдельные таблицы БД могут быть связаны между собой. Связь между таблицами определяет тип отношения между полями. Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа.

Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы и одинаковые значения свойств.

При наличии связи между таблицами Base будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах.

Чтобы связать таблицы в меню Сервис выберем команду Связи… В диалоговом окне Добавление таблицы пометим последовательно каждую из таблиц и нажмем кнопку Добавить. Закроем диалоговое окно. Перетащим мышью поле «Код ученика» из таблицы «Ученик» на место аналогичного поля в таблице «Контрольная неделя». Поле «Код предмета»  из таблицы «Предметы» перетащим на место поля «Код предмета»  из таблицы «Контрольная неделя».

После этого нужно закрыть схему данных, предварительно сохранив ее (Файл - Сохранить)