Пособие для студентов ССУЗов по программированию реляционных баз данных

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №5 им. С.М. Кирова

Преподаватель ИКТ высшей квалификационной категории А.А. Марьин

MS  Access

(экспресс-курс) 

Ульяновск

2012 год

Оглавление

Общие сведения  ……………………………………………………..4

1. Что такое база данных?...................................................................4

2. Что такое система управления базами данных? ……………...5

3. Проектирование базы данных…………………………………...6

4. Начало работы в ACCESS………………………………………..6

5. Создание новой базы данных…………………………………….8

6. Создание таблиц базы данных…………………………………...9

7. Создание полей таблицы в режиме конструктора…………….9

8. Создание ключевого поля таблицы……………………………..11

9. Определение свойств для полей таблицы………………………11

10. Создание связей между таблицами……………………………..13

11. Ввод и просмотр данных в режиме таблицы………………….15

12. Создание формы базы данных с помощью мастера………….16

13. Конструктор форм………………………………………………...18

14. Работа с элементами управления формы……………………...19

15. Создание кнопки в форме………………………………………..20

16. Создание подчиненной формы………………………………….20

17. Оформление формы………………………………………………21

18.Создание простого вопроса на выборку………………………...23

19. Задание нескольких условий отбора в запросе………………..25

20. Создание вычисляемого поля в запросе………………………..25

21. Групповые расчеты в запросе…………………………………...26

22. Создание отчета базы данных с помощью мастера…………..27

23. Просмотр и печать отчета……………………………………….29

24. Создание макроса…………………………………………………30

25. Использование макроса в форме……………………………….31

Общие сведения

Любой  человек сталкивался с необходимостью каким-либо образом хранить информацию, с которой ему приходится работать. Причем зачастую хранимая информация была неудобна для дальнейшего использования и обработки - например, любая картотека, подшивка неудобна с точки зрения поиска, корректировки или изъятия нужной информации. При автоматизированной обработке информации – с использованием программного обеспечения персонального компьютера – ведение любой картотеки может быть лишней головной болью, если пользователь не представляет, каким образом осуществляется хранение и дальнейшая обработка информации. Таким образом, перед тем как приступить к изучению самой программы  Microsoft Access,определим круг тех задач, которые можно решать с её помощью.

1.  Что такое база данных?

Прежде чем вы попытаетесь получить результат обработки информации, вам следует учесть, что информация должна быть соответствующим образом структурирована и представлена. При этом понятие «информация» заменяется на понятия «данные», совокупность которых образует базу данных. Однако не следует воспринимать любой набор чисел или текста как базу данных- хранимые в ней данные должны быть структурированы и каким-то образом поименованы (примерно, как в картотеке есть данные Иванов, петров, Сидоров, поименованные соответственно как Фамилия). На этапе проектирования любой пользователь примерно представляет. Какие данные он должен хранить в базе, и каким образом они логически связаны между собой - другими словами строится модель данных.

         Реляционная модель данных позволяет представить данные в виде двумерных таблиц и таблиц, связанных между собой отношениями. Каким образом строятся таблицы и отношения, мы рассмотрим, когда будем проектировать базу данных. В соответствии с терминологией баз данных таблица состоит из полей (столбцов таблицы). Каждое из которых имеет  уникальное имя и содержит данные одинакового типа, и записей (строк таблицы), которые и содержат связанные по смыслу данные.

Модель данных – это совокупность структур данных и операций их обработки. Наиболее часто используемыми являются иерархическая, сетевая и реляционная модели данных

2.  Что такое система управления базами данных?

         База данных может быть создана и в дальнейшем обработана с помощью многих программ (например, и текстовый процессор Microsoft Word, и табличный процессор Microsoft Excel     позволяют работать с простейшими базами данных), но существует специальный вид программ, разрабатываемых именно для этих целей, которые называются системами управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) – это прикладная программа, предназначенная для создания, ведения баз данных и организации поиска в них нужной информации.

         Microsoft Access является системой управления реляционными базами данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office и позволяет реализовывать основные операции по созданию баз данных и обработке хранящейся в них информации.

3.  Проектирование базы данных

         В качестве примера возьмем некую организацию по продажам комплектующих к компьютерам, менеджеры которой желают постоянно иметь под рукой данные о своём товаре. При этом мы как менеджеры располагаем сведениями о товаре (минимальном наборе его характеристик – наименовании, общих сведениях о цене), о клиентах, которые хотят у нас купить товар (наименовании, адресе) и, наконец, о собственно продажах товара клиентам (дате продажи, наименовании продаваемого товара, наименовании покупающего клиента, количестве продаваемого товара). Проектируя будущую базу данных, можно видеть, что хранение всей этой  информации вкупе приведет к тому, что данные хоть и будут структурированы и содержаться в одной таблице, но … кто захочет постоянно вводить данные о товаре, если мы его продаем 10 раз за один день? А о клиенте, если он покупает несколько видов товара? Таким образом, можно создать три таблицы- «Товары»,»Клиенты» и «Продажи», каждая из которых будет хранить строго определенный набор данных. Но в этом случае появляется другой вопрос: а как можно узнать, какой клиент купил тот или иной товар? И какой именно товар продается согласно записи таблицы «Продажи»? Возвращаясь к рассмотренному материалу, определим между таблицами отношения- то есть в таблицу «Продажи» необходимо ввести поле, содержащее наименование товара, и поле, содержащее наименование клиента. Однако если мы будем нумеровать (или кодировать) записи, то проблема лишних обращений к клавиатуре будет еще быстрее решена за счет ввода только номера товара и номера клиента- при условии, что соответствующие поля будут введены в состав таблиц «Товары» и «Клиенты». Итак, набросав примерный проект базы данных, приступим к его реализации.

4.   Начало работы с Access

         Для запуска Access следует выполнить последовательность команд Пуск→Все программы→Microsoft Access (в случае, если Access установлен в компьютере). Окно программы будет содержать строку меню, большинство команд которого будут неактивны, пока не создана база данных, и область задач.

5.   Создание новой базы данных

         Для  создания новой базы данных нужно щелкнуть в области задач по гипертекстовой ссылке «Новая база данных…», в окне «Файл новой базы данных» выбрать диск и папку и ввести имя файла, где будет храниться база данных. Введите имя базы данных «Продажи товаров» и нажмите кнопку «Создать». После этого в окне Access появится окно новой пустой базы данных, которое содержит с левой стороны кнопки для переключения между объектами базы данных (таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами и модулями), а вверху – кнопки для создания новых объектов базы денных и открытия их в режиме просмотра и конструктора (также присутствует ряд кнопок для изменения режимов отображения объектов в окне базы данных). Основная часть пока пуста. Она содержит перечень объектов базы данных и наиболее часто используемые способы создания объектов.

6.  Создание таблиц базы данных

         Таблицы являются основой базы данных, поэтому их создание – первый шаг к реализации поставленной задачи. Access предлагает несколько способов создания таблиц, которые отображаются при нажатии на кнопку «Создать» в окне базы данных:

- Режим таблицы- данные вводятся в готовую структуру таблицы, затем определяются названия полей, а все остальные действия Access «оставляет за кадром», пользователь может потом лишь внести изменения в структуру.

- Конструктор – создание таблицы «с нуля».

- Мастер таблиц - создание таблицы на основе готового шаблона.

- Импорт таблиц – создание таблицы на основе уже имеющейся в другой  базе данных.

- Связь с таблицами – создание присоединенной копии таблицы, которая хранится в другой базе данных.

7.  Создание полей таблицы  в режиме конструктора

         Наиболее трудоемким является способ создания с помощью конструктора, но он эффективен за счет того, что разработчик строит проект таблицы только по своему желанию. Поэтому выберите режим «Конструктор» и нажмите кнопку «ОК», после чего на экране появится окно конструктора таблиц. В верхней части окна конструктора расположена область проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок – «Имя поля», «Тип данных» и «Описание» (в колонке «Описание» вводится информация о назначении поля). В нижней части окна, в области «Свойства поля», задаются и изменяются свойства полей таблицы.

         Создайте таблицу «Товары», которая соответствует разработанному выше проекту, выполнив следующее:

- Создайте поле «Код товара», введя в первую строку колонки «Имя поля» наименование поля «Код товара» и нажмите клавишу Enter.

- курсор автоматически переместится во вторую колонку «Тип данных». Раскройте список типов данных, щелкнув по кнопке выпадающего списка, и выберите тип «Числовой».

- Щелкните мышью в колонке «Описание» и введите текст описания, например «Уникальный номер товара».

- Аналогично создайте поля «Наименование товара», «Описание» и «Цена».

         Тип данных определяет, какая информация будет храниться в данном поле. Основные типы данных – текстовый, числовой и дата/время позволяют сохранить большинство данных. Тип данных «Поле объекта OLE» позволяет хранить в базе данных графические изображения и объекты, «Гиперссылка» - путь к документу на локальных или сетевых дисках, а также в сети Internet, «Поле МЕМО» позволяет хранить большие текстовые фрагменты, а «Мастер подстановок» по сути не является типом данных, но позволяет создать в соответствующем поле список для удобства ввода данных.

8.  Задание ключевого поля таблицы

         Основная часть работы выполнена – проект таблицы почти готов. Однако прежде чем завершить работу с таблицей, необходимо снова обратиться к теории без данных, чтобы определить ключевое поле для таблицы.

         В данном случае нетрудно заметить, что поле «Код товара» будет служить своеобразным номером товара (инвентарным, номенклатурным и т.д.),поэтому для определения его в качестве ключевого достаточно щелкнуть мышью по имени этого поля и нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. Результатом будет появление символа ключа в области маркировки рядом с именем поля.

         Сохраните таблицу под именем «товары» с помощью команды Файл→Сохранить (или кнопки «Сохранить») и указав её имя. После этого таблицу можно закрыть – проект её уже создан.

9.  Определение свойств для полей таблицы

         Создайте в режиме конструктора новую таблицу, задав следующие имена полей и их типы данных, а также определив ключевое поле, и сохраните её под именем «Клиенты».

         В этой таблице поэкспериментируйте со свойствами полей, отображаемых в нижней части окна Access. Например, чтобы задать размер для поля «Наименование клиента», его следует выделить (или просто щелкнуть по имени поля), а затем, щелкнув в строке «Размер поля», ввести значение 20. Это означает, что тестовая строка, вводимая в данное поле, ограничена 20 символами (максимально текстовое поле может содержать до 255 символов). Поэкспериментируйте с остальными свойствами полей, например, для поля «Адрес» в строке «Значение по умолчанию» можно задать название города, в котором проживает большинство клиентов фирмы – тогда это название будет автоматически появляться в новой записи. Закройте созданную таблицу.

         Создайте последнюю таблицу согласно следующей структуре и сохраните ее под именем «Продажи» (на запрос о создании ключевых полей в диалоговом окне нажмите «Нет»).

         Обратите внимание, что для таких полей, как, например, «Дата продажи», следует использовать тип данных «Дата/время» (это связано с особым представлением подобных данных, а соответственно и с использованием соответствующих операций обработки данных типа дата и время). Также в таблицу добавлено поле «Отметка об оплате» логического типа данных, которое может принимать два значения – «истина» или «ложь» («да» или «нет», «включен» или «выключен» по аналогии с переключателем). Поэкспериментировав с набором свойств, для полей этих типов данных, выберите подходящие вам форматы полей.

         Закройте созданную таблицу.

10.  Создание связей между таблицами

         Как было рассмотрено выше, таблицы должны быть связаны отношениями. В данном случае необходимо установить связь между таблицами «Товары» и «Продажи» по полю «Код товара» и между таблицами «Клиенты» и «продажи» по полю «Код клиента». Для этого необходимо выполнить следующее:

- Нажать кнопку «Схема данных» на панели инструментов.

- Если в базе денных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно «Добавление таблицы». Если необходимо добавить таблицы, а диалогового окна «Добавление таблицы» на экране нет, следует нажать кнопку «Добавить таблицу» на панели инструментов.

- Выделить название нужной таблицы («Товары») и нажать кнопку «Добавить». Аналогично добавить таблицы «клиенты» и «продажи». После добавления всех таблиц нужно закрыть окно «добавление таблицы».

- Далее нужно перетащить поле «Код товара» из схемы таблицы «Товары» н поле «Код товара» таблицы «продажи» - выделить щелчком левой кнопки мыши строки с именем поля в схеме таблицы «Код товара» и, не отпуская левой кнопки мыши, переместить эту строку на соответствующую строку схемы таблицы «Продажи».

Обратите внимание, что связываемые поля имеют одинаковый тип данных и свойства (если таблицы заполнены данными, то набор данных тоже должен быть одинаковым).

- В появившемся окне «Связи» следует включить, щелкнув мышью, переключатели «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных записей» и нажать кнопку «создать».

- Аналогично нужно перетащить поле «Код клиента» из схемы таблицы «Клиенты» на поле «Код клиента» таблицы «Продажи» и создать связь.

- Схему данных нужно сохранить, щелкнув мышью по кнопке «Сохранить», и закрыть ее.

11.   Ввод и просмотр данных в режиме таблицы

         После создания таблиц и определения технология работы с базой данных может быть произвольной, однако логично осуществить ввод данных – это одна из основных целей проделанной работы. Самый  простой способ – ввести данные в режиме таблицы. Для этого нужно проделать следующее:

- В окне базы данных выделить имя таблицы (например, «Товары») и нажать кнопку «открыть» (или просто дважды щелкнуть по имени таблицы).

- Ввести данные в соответствии с полями.

         В таблице активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая запись – звездочкой. Для обозначения записи, в которой осуществляется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном  левой части листа данных. Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. С помощью клавиш  Tab и Enter  можно перемещаться по полям слева направо, а посредством комбинации клавиш Shift+Tab- в обратном направлении.

         В режиме просмотра таблицы можно поэкспериментировать с визуальным отображением таблицы – изменить ширину столбцов и высоту строк, выполнить упорядочение (сортировку) данных, изменить шрифт и элементы оформления таблицы. Эти операции выполняются с помощью команд из пунктов меню «Формат» и «Записи». Команды пункта меню «правка» позволяют работать с буфером обмена, осуществлять поиск и замену содержимого полей, удалять записи и поля.

         Сохранение введенных данных в таблицу осуществляется автоматически, при успешном добавлении записи в таблицу (структура таблицы сохраняется в режиме конструктора). В режиме просмотра можно сохранить оформление и визуальные настройки таблицы с помощью команды «Файл»→»Сохранить» или кнопки «Сохранить».

В режиме просмотра работают с данными и при необходимости изменить что-либо в структуре таблицы переходят в режим конструктора. Переключение между этими режимами осуществляется с помощью кнопки «Вид» на панели инструментов.

12.  Создание формы базы данных с помощью мастера

         Ввод данных в режиме таблицы по-своему удобен, однако Access предоставляет более гибкое средство, называемое формами. Для работы с формами нужно закрывать открытые объекты базы данных для доступа к ее окну и нажать кнопку «Форматы» в окне базы данных.

Форма представляет собой разработанный пользователем экранный документ для ввода и просмотра данных в базе данных.

         Access предоставляет несколько способов создания форм. Создайте форму на основе таблицы «Клиенты» с помощью мастера, выполнив следующее:

- Нажмите кнопку «Создать».

- В появившемся окне «Новая форма» из списка таблиц выберите таблицу «Клиенты», затем – способ создания формы («Мастер форм») и нажмите кнопку «ОК». На экране появится окно «Создание форм».

- Включите в форму все поля таблицы – для добавления поля необходимо выделить его щелчком мыши и нажать кнопку со значком «>». После того как все поля добавлены, нажмите кнопку «Далее».

- На следующем шаге выберите щелчком мыши понравившийся вам внешний вид формы и нажмите кнопку «Далее».

- На следующем шаге задайте стиль оформления и нажмите кнопку «Далее».

- в последнем окне мастера можно изменить имя формы (по умолчанию ее имя соответствует таблице, на основании которой форма создается) и нажать кнопку «Готово».

13.  Конструктор форм

         Естественно, мастер форм содержит ограниченный набор заготовок для создания форм, поэтому для разработки сложной формы следует воспользоваться конструктором форм. Для создания формы с помощью конструктора на основе таблицы «Продажи» выполните следующее: нажмите кнопку «Создать» и из списка таблиц выберите таблицу «Продажи», а также выберите способ создания формы – «Конструктор» и нажмите кнопку «ОК». На экране появится окно конструктора форм. (рис.13.1.)

14.  Работа с элементами управления формы

         Размещение полей таблицы в форме осуществляется следующим образом. Щелкните мышью по полю «Дата продажи» в окне списка полей, нажмите левую кнопку мыши и перетащите поле в область данных. В области данных будет создан новый элемент управления «Поле», соответствующий полю «Дата продажи».

Элемент управления представляет собой средство для вывода информации в форме. Элементы управления могут быть связанными (с полями таблицы) или свободными (просто отображающими какие-либо сведения или оформительскими).

Добавьте в форму поле «Отметка об оплате» на основе элемента управления «Флажок». Для этого на панели элементов нажмите кнопку «Флажок», а затем перетащите поле «отметка об оплате» в область данных.

         Добавьте в форму поле «Код клиента» на основании элемента «поле со списком». Для этого выполните следующее:

- Нажмите кнопку «Поле со списком» на панели элементов и перетащите поле «Код клиента» в область данных.

- После размещения поля  в области данных на экране появится окно создания поля со списком. На первом шаге мастера включите параметр «Объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажмите кнопку «Далее».

- В следующем окне выберите щелчком мыши таблицу «Клиенты» в качестве источника данных для списка и снова нажмите «Далее».

- в следующем окне перенесите поля «Код клиента» и «Наименование клиента» в область выбранных полей с помощью кнопки с символом «>» и нажмите «Далее».

- На следующих шагах мастера ее можно оставить без изменений – Access позаботился о выборе оптимальных параметров – и, достигнув последнего шага, следует нажать кнопку «Готово», которая закроет окно создания списка.

- в области данных появится новый элемент управления, связанный с полем «Код клиента».

         Разместите в области данных поля «код товара» и «Количество товара».

         Свойства, которые были заданы для полей на уровне таблицы, наследуются соответствующими элементами управления формы. Но это не означает, что свойства нельзя изменить – для этого следует дважды щелкнуть по элементу управления и определить нужные параметры в окне свойств элемента управления. Эта операция может быть выполнена над любым элементом управления и разделом формы и даже над формой в целом)  бор свойств изменяется в зависимости от выделенного объекта формы).

15.  Создание кнопки в форме

         Добавьте в форму кнопку для перехода на предыдущую запись. Для этого выполните следующее:

- Выберите элемент «Кнопка» на панели элементов и щелкните в области данных. На экране появится окно «Создание кнопок».

- В списке категорий выберите щелчком «Переходы по записям», а в списке действий выберите пункт «Предыдущая запись» и нажмите кнопку «Далее».

- На следующем шаге выберите рисунок и нажмите кнопку «Далее», а затем кнопку «Готово».

         Алогично создайте кнопку для перехода на следующую запись.

Создание элементов управления с помощью мастера возможно, если на панели инструментов нажата кнопка «Мастера».

16.  Создание подчиненной формы

         Создайте в разрабатываемой форме подчиненную форму на основе таблицы «Клиенты»- это позволит при вводе данных о продажах добавлять сведения о клиенте или просматривать их.

         Для создания подчиненной формы выполните следующее:

- Нажмите кнопку «Подчиненная форма/отчет» на панели элементов и щелкните в свободном месте области данных.

-

Подчинённая форма – это форма, встроенная в главную форму и связанная с ней. Идеальным вариантом будет наличие связи, установленной на уровне отношений между таблицами, но это не исключает возможности определить связь между главной и подчинённой формами самосотятельно.

·        -После этого будет запущен «мастер подчиненных форм», на первом шаге которого активизируйте параметр «имеющиеся таблицы и запросы» и нажмите кнопку «Далее».

·        - на следующем шаге мастера из списка таблиц и запросов выберите таблицу «клиенты» и перенесите все ее поля в область выбранных полей (эту операцию вы уже проделывали при работе с мастерами), а затем нажмите кнопку «Далее».

·        - на следующем шаге мастера Access предложит определить поля для связи между главной и подчиненной формами – в данном случае связь будет определена программой правильно, поэтому, оставив все без изменения, нажмите кнопку «Далее».

·        - На последнем шаге мастера можно оставить имя подчиненной формы без изменения и нажать кнопку «Готово».

         После создания подчиненной формы можно перетащить ее в удобное для вас место области данных, увеличить ее размер (эта операция может быть выполнена над любым элементом управления – достаточно щелкнуть по нему мышью и потянуть за один из маркеров выделения, которые расположены по контуру элемента управления). Подпись подчиненной формы можно удалить. В дальнейшем подчиненную форму можно отформатировать по вашему усмотрению – оформление для главной и подчиненной форм может быть различным.

17.  Оформление формы

         Оформите заголовок формы. Для этого на панели элементов нажмите кнопку «Надпись» и щелкните в области заголовка. Наберите заголовок «Отчет по продажам» и нажмите клавишу Enter. При этом надпись будет выделена, и для нее можно изменить шрифт, выравнивание, размер, положение и другие параметры с помощью кнопок на панели инструментов и маркеров выделения по контуру надписи. Также можно использовать команды пункта меню «Формат» (например, «Размер» и «Выровнять»).

         Оформите и украсьте вашу форму! Вы можете использовать кнопки «Цвет заливки/фона», «Цвет текста», «Цвет линии/границы», «Оформление», «Толщина линии/границы» - при выделении элемента управления или области формы эти кнопки становятся доступными для использования. Для элементов управления, содержащих текст, можно задать параметры шрифта и выравнивания с помощью кнопки и списков форматирования на панели инструментов.

 А если выделить несколько элементов управления, то их можно подогнать под один размер и красиво выровнять в форме с помощью команд «Формат»→»Размер» и «Формат»→ «Выровнять».

         Итак, форма готова. Осталось только сохранить ее (например, под именем «Продажи») и посмотреть в режиме формы, выполнив щелчок по кнопке «Вид» на панели инструментов.

         Попробуйте ввести несколько записей в форму.

         Если вам что-то не нравится в спроектированной форме, всегда можно отредактировать ее в режиме конструктора – для перехода в этот режим используется кнопка «Вид» на панели инструментов. Также в дальнейшем можно усовершенствовать форму, добавив новые элементы управления и более удобным образом разместив объекты формы.

         После завершения работы с формой закройте ее.

18. Создание простого запроса на выборку

         Итак, таблицы созданы, данные введены, с базой данных можно работать. И сразу же появляется ряд вопросов: как найти только нужные данные, как, например, вычислить сумму проданного товара? В этом случае потребуется разработка таких объектов базы данных, как запросы.

Запрос представляет собой определённый пользователем критерий (или условие) для отбора интересующей информации из баз данных (данный тип запросов называется запросами на выборку). В отличие от таблиц (статический набор данных) запрос формирует динамический набор данных, который хранится в памяти только во время выполнения запроса.

         Для работы с запросами необходимо нажать кнопку «Запросы» в окне базы данных. В этом режиме нажатие на кнопку «Создать» позволит перейти в режим создания запросов либо с помощью мастера, либо в конструкторе. Рассмотрим подробнее работу с конструктором запросов.

         Допустим, требуется выбрать записи о товаре с кодом, равным 1. Для этого выполните следующее:

- Нажмите кнопку «Создать», выберите способ создания запроса «Конструктор» и нажмите «ОК». На экране появится пустое окно конструктора запросов и диалоговое окно «Добавить таблицу».

- Для добавления таблицы в запрос щелкните по таблице «Товары» и нажмите кнопку «Добавить». Закройте диалоговое окно, нажав кнопку «Закрыть».

- Окно конструктора запросов разделено на две части. В верхней половине находятся окна таблиц со списками полей. Вторая часть – бланк запроса –

отображает поля и условия вывода для данных из таблиц. Перетащите поле «Код товара» из списка в верхней части окна конструктора в строку «Поле» первой колонки бланка свойств.

- Аналогично перетащите поля «Наименование товара», «Описание» и «Цена» соответственно во вторую, третью и четвертую колонки бланка свойств.

- Для задания критерия отбора необходимо в ячейке на пересечении строки «Условие отбора: « и столбца «Код товара» ввести «=1» и нажать клавишу Enter.

- Сохраните запрос, щелкнув мышью по кнопке «Сохранить». В появившемся диалоговом окне введите имя запроса «Товары с кодом 1» и нажмите «ОК».

- Для выполнения запроса необходимо щелкнуть мышью по кнопке с изображением восклицательного знака (кнопка «Запуск»). При этом результаты выполнения будут выведены в таблице, столбцы которой соответствуют добавленным в запрос полям.

- Для закрытия окна запроса щелкните мышью по кнопке закрытия окна.

19.  Задание нескольких условий отбора в запросе

         Допустим, клиент хочет узнать, есть ли процессоры ценой от 100 000 рублей, но не дороже 150 000 рублей. Для создания такого запроса выполните следующее:

- Нажмите кнопку «Создать», выберите способ создания запроса «Конструктор» и нажмите «ОК».

- Добавьте таблицу «Товары» в запрос и закройте окно добавления таблиц.

- Перетащите поля «Наименование товара», «Описание» и «Цена».

- Для задания критерия отбора в ячейке на пересечении строки «Условия отбора» и столбца «Наименование товара» необходимо набрать «Процессор» и нажать клавишу Enter.

- На пересечении строки «Условие отбора:» и столбца «Цена» нужно ввести «>=100000And<=150000».

- Сохраните запрос, щелкнув мышью по кнопке «Сохранить» и задав его имя.

- Запустите запрос на выполнение, просмотрите результаты и закройте окно.

20.  Создание вычисляемого поля в запросе

         В запросах можно выполнять различные виды расчетов (например, согласно сделанным продажам требуется определить сумму проданного товара). Для создания запросов с расчетами выполните следующее:

- Создайте новый запрос в режиме конструктора и добавьте в него таблицы «Товара» и «Продажи».

- Добавьте в бланк запроса поля «Дата продажи», «Наименование товара», «Цена» и «Количество товара».

- Чтобы построить новое поле в запросе, которое будет являться суммой продажи по конкретному товару, щелкните мышью в пятом столбце в строке «Поле» и введите название нового поля «Сумма продажи» (двоеточие ставится после имени нового поля). После этого нажмите кнопку «Построить» на панели инструментов. В окне построителя  выражений в левом списке дважды щелкните по типу объектов «Таблицы» и выберите таблицу «Товары», щелкнув по ее папке. В центральном списке дважды щелкните по полю «Цена», чтобы имя поля появилось в верхней части окна построителя, введите «*», затем выберите таблицу «Продажи» и дважды щелкните по полю «Количество товара». Отредактируйте выражение.

- После этого нажмите кнопку «ОК» в окне построителя.

- Сохраните запрос под именем «Расчет суммы продажи» и запустите его на выполнение.

- просмотрите результаты выполнения и закройте окно запроса.

21.  Групповые расчеты в запросе

         Особым видом расчетов является возможность использования групповых операций в запросе. Допустим, требуется узнать сумму продаж по датам по всем товарам. Для этого выполните следующее:

- Нажмите кнопку «Создать», выберите способ создания запроса «Конструктор» и нажмите кнопку «ОК».

- Добавьте запрос «Расчет суммы продаж в запрос» (запрос можно создавать на основе запроса – для этого следует нажать на вкладку «Запросы» в окне добавления таблиц и добавить нужный запрос аналогично как таблицу).

- Перетащите в первый столбец поле «Дата продажи», во второй столбец – «Сумма продажи».

- Выполните команду «Вид→ «Групповые операции» и щелкните мышью в строке «Групповая операция» в поле «Сумма продажи».

- Раскройте выпадающий список и выберите статистическую функцию «Sum». Функция «Sum» суммирует значения в определенном поле. Значение «Группировка» в поле «Дата продажи» означает, что Access объединит все одинаковые даты в группу и выполнит заданные операции для других полей в соответствии с этой группой.

- сохраните запрос под именем «Сумма продаж по датам» и запустите его на выполнение.

- В режиме просмотра результатов запроса появится поле «Sum_Сумма продажи», в котором подсчитывается сумма проданных товаров.

Закройте окно запроса.

Кроме запросов на выборку в Access можно создавать так называемые запросы на действие, которые позволяют не только просматривать выбранные записи, но и выполнять над ними определённые действия. Сюда относятся запросы на обновление. На удаление, на добавление и на создание таблицы.

22. Создание отчета базы данных с помощью мастера

         Результаты ввода данных, их обработки с помощью запросов всегда были представлены на экране компьютера. Часто требуется получить эти результаты в виде твердой копии – на бумаге, причем в привлекательном виде. Конечно, с помощью команды «Файл» → «Печать» (при наличии подключенного к компьютеру печатающего устройства) можно вывести на печать и таблицу, и результат выполнения запроса, и форму. Но Access предлагает еще один вид объектов базы данных – отчеты.

         Для работы с отчетами необходимо нажать кнопку «Отчеты» в окне базы данных. Создайте с помощью мастера отчет, позволяющий ввести полные сведения о проданных товарах по датам, выполнив следующее:

- Нажмите кнопку «Создать» и в окне «Новый отчет» щелкните по строке «Мастер отчетов». В нижней части окна раскройте список таблиц и выберите в качестве источника данных таблицу «Продажи». Нажмите «ОК» для начала работы с мастером.

- На первом этапе разработки отчета указываются включаемые в него поля. Щелкните по полю «Дата продажи» и нажмите кнопку «>» для включения поля в отчет. Аналогично добавьте остальные поля в отчет. Чтобы добавить сведения о товарах в отчет, раскройте список таблиц и запросов, выберите таблицу «Товары» и добавьте все поля, кроме поля «Код товара», в отчет. Нажмите кнопку «Далее». Чтобы перейти в следующее окно мастера.

- Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных. На втором шаге мастера Access предлагает выбрать вид представления данных – по таблице «Товары» или по таблице «Продажи». Выберите вид представления по таблице «Продажи» и нажмите кнопку «Далее». Чтобы добавить уровень группировки, щелкните по полю «Дата продажи» и нажмите кнопку «>». Для перехода к следующему шагу мастера нажмите кнопку «Далее».

- На следующем шаге мастера можно указать порядок сортировки данных в отчете. В данном случае можно произвести сортировку по полю «Код товара» по возрастанию. Выберите его в поле списка первого уровня сортировки. Нажав кнопку «Итоги…», можно задать вид расчетов над полями числового типа данных (например, включите параметр «Max» для поля «Количество товара» и тогда узнаете, какое максимальное количество товара было продано за промежуток времени). Нажмите кнопку «ОК» в окне итогов и для перехода к следующему шагу мастера нажмите кнопку «Далее».

- в следующем окне мастеру необходимо указать, как данные  должны быть представлены в отчете. Выберите макет на свое усмотрение и для перехода к следующему шагу мастера нажмите кнопку «Далее».

- На следующем шаге мастера выберите стиль отчета и нажмите кнопку «Далее».

- На последнем шаге мастера Access  по умолчанию предлагает для имени отчета имя таблицы, на основе которой создавался отчет, а также предлагает сделать просмотр отчета. Нажмите кнопку «готово».

23.  Просмотр и печать отчета

         После завершения работы мастера отчет автоматически открывается в режиме просмотра.

         Теперь для разработанного отчета можно настроить параметры страницы с помощью команды «Файл»→ «Параметры страницы» и распечатать его с помощью команды «Файл» → «Печать» (или кнопки «Печать» на панели инструментов с параметрами, установленными по умолчанию).

         Закройте окно отчета после просмотра и печати.

Если созданный отчёт имеет недостатки или необходимо создать более сложный документ, в этом случае ACCESS предлагает использовать режим конструктора. Открыв отчёт в режиме конструктора из окна базы данных (кнопка «Конструктор») или переключившись в него из режима проспотра (кнопка «Вид»), можно поэкспериментировать с объектами отчёта и его элементами управления – данные операции аналогичны приёмам работы с формами в режиме конструктора.

24.  Создание макроса

         Часто пользователь баз данных  выполняет одну и ту же последовательность действий, которая хоть и проста, но требует дополнительных затрат времени. И тогда возникает вопрос о совершенствовании управления базой данных, что и позволяет сделать такие объекты базы данных Access , как макросы.

         Для работы с макросами необходимо нажать кнопку «Макросы».

         Допустим, что при вводе данных в форме «Продажи» часто возникает необходимость ввести новый товар, который есть в прайс – листе. Но по каким – либо причинам отсутствует в таблице «Товары» базы данных. Это может быть выполнено следующим образом: открывается таблица «Товары», добавляется новая запись, таблица закрывается. После этого можно продолжать работу с формой. Создайте макрос, позволяющий автоматизировать эту операцию:

- Нажмите кнопку «Создать» для открытия окна создания макросов.

- В столбце «Макрокоманда» щелкните в первой строке, раскройте список макрокоманд и выберите команду «Открыть Таблицу».

- В области «Аргументы макрокоманды», раскрывая списки выбора значений, задайте аргументы.

- Сохраните макрос под именем «Добавление записей в таблицу Товары» и нажмите на кнопку «Запуск» для просмотра результатов работы макроса. Результатом работы будет открытие таблицы «Товары» в режиме добавления записей, т.е. с единственной пустой строкой.

- Закройте окно таблицы «Товары» и окно создания макроса.

Макрос представляет собой набор команд управления базой  данных,  которые можно выполнять при вызове макроса. 

25.  Использование макроса  в форме

         Чтобы макрос можно было запускать из формы «Продажи», нажмите на кнопку «Форматы» в окне базы данных, выделите имя формы «Продажи» и нажмите кнопку «Конструктор». После этого выполните следующее:

- На панели элементов выберите элемент управления «Кнопка» и щелкните в области данных, после чего запустится мастер создания кнопок (если это не произошло, то убедитесь, что перед созданием кнопки на панели элементов нажата кнопка «Мастера»).

- На первом шаге мастера выберите категорию «Разное», а действие – «Выполнить макрос», после чего нажмите кнопку «Далее».

- На втором шаге будет отображен список макросов базы данных – выберите единственный макрос «Добавление записей в таблицу Товары» и нажмите кнопку «Далее».

- На следующем шаге мастера задайте текст, отображаемый на кнопке (например, «Новый товар»), и нажмите кнопку «Далее», а на последнем шаге мастера можно нажать кнопку «Готово», оставив все без изменения.

- Разместите кнопку в удобном месте области данных, сохраните форму и перейдите в режим ее просмотра.  Проверьте корректность работы кнопки и макроса и закройте форму.

Изучив список доступных макрокоманд, который можно найти в окне создания макроса, и поэкспериментировав с ним, можно автоматизировать большинство операций по работе и обслуживанию

созданной базы данных.