Выдаём удостоверения и дипломы установленного образца

Получите 5% кэшбэк!

Запишитесь на один из 793 курсов и получите 5% кэшбэк стоимости курса на карту

Выбрать курс
Инфоурок Другое Другие методич. материалыПрактическая работа на тему "Исходящие документы"

Практическая работа на тему "Исходящие документы"

Скачать материал
библиотека
материалов

Практическая работа:

Составление порядка работы с исходящими документами.

Цель:закрепление теоретических знаний по работе с исходящими документами.

Краткие теоретические сведения:

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Стандартная схема обработки исходящего документа:

Создание исходящего документа

Согласование исходящего документа

Утверждение исходящего документа

Регистрация исходящего документа

Задания:

  1. В тетради составьте проект письма-запроса. Условия составления: Гостиница ООО «Вояж» пишет в мебельную фабрику ООО «Лазурит» и запрашивает информацию о предлагаемых фабрикой товаров, их ценах и качестве. Недостающие реквизиты нужно придумать самим.

  2. Проставьте на данном документе регистрационный номер. Под письмом этот номер расшифруйте. Какими документами нам необходимо воспользоваться, чтобы этот номер присвоить письму.

  3. Зарегистрируйте письмо-запрос в журнале регистрации исходящих документов, перенеся форму таблицы в тетрадь и заполнив её. Цифры написать свои. Под таблицей напишите, что означает в таблице графа «номер»; откуда мы берём, из какого документа № дела; что мы пишем в данном журнале под графой «отметка об исполнении», какую информацию?

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Краткое содержание

Исполнитель

Куда помещен документ (№ дела)

Отметка об
исполнении

982

25.05.2014

Арбитражный суд

О направлении ходатайства

Ковалева А.И.

04-12

Отправлено почтой



Контрольные вопросы:

  1. Что такое исходящие документы?

  2. Для чего нужно регистрировать исходящие документы?





























Приложение

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

  • Нужно получить информацию о товарах.

  • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.

  • Уточнение сроков поставки.

  • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.

  • Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

Образец

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БЕДУИН»

(ООО «Бедуин»)

ул. Колхозников, 184, г. Курган, 000000

Телефон: (0000)23-23-93; Факс: (0000)23-23-93; e-mail …

ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …

09.09.2012 № 05-18/687 УФПС Курганской области –

филиал ФГУП «Почта России»

На №

О письме в адрес

ЗАО «Авто-Транс»

Просим сообщить о вручении (невручении) адресату заказного письма с заказным уведомлением, направленного ООО «Бедуин» в адрес ЗАО «Авто-Транс», ул. Прямая, 93, г. Псков, 000000, принятого для доставки 26.07.2012 почтовым отделением № 53 г. Кургана.

Приложение: копия Списка заказных почтовых отправлений от 26.07.2012 и квитанции серии …. № 03016 на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор К.Е. Зайчиков

  • Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
    Пожаловаться на материал
Курс повышения квалификации
Курс профессиональной переподготовки
Педагог-библиотекарь
Курс профессиональной переподготовки
Специалист в области охраны труда
Скачать материал
Найдите материал к любому уроку,
указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:
также Вы можете выбрать тип материала:
Скачать материал

Вам будут интересны эти курсы:

Курс профессиональной переподготовки «Основы религиозных культур и светской этики: теория и методика преподавания в образовательной организации»
Курс повышения квалификации «Организация научно-исследовательской работы студентов в соответствии с требованиями ФГОС»
Курс профессиональной переподготовки «Экскурсоведение: основы организации экскурсионной деятельности»
Курс профессиональной переподготовки «Клиническая психология: организация реабилитационной работы в социальной сфере»
Курс профессиональной переподготовки «Клиническая психология: теория и методика преподавания в образовательной организации»
Курс повышения квалификации «Правовое регулирование рекламной и PR-деятельности»
Курс повышения квалификации «Источники финансов»
Курс профессиональной переподготовки «Деятельность по хранению музейных предметов и музейных коллекций в музеях всех видов»
Курс профессиональной переподготовки «Организация системы менеджмента транспортных услуг в туризме»
Курс профессиональной переподготовки «Методика организации, руководства и координации музейной деятельности»
Курс профессиональной переподготовки «Техническая диагностика и контроль технического состояния автотранспортных средств»
Курс профессиональной переподготовки «Организация и управление процессом по предоставлению услуг по кредитному брокериджу»

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.