Практическая работа:
Составление порядка работы с исходящими документами.
Цель:закрепление теоретических знаний по работе с исходящими документами.
Краткие теоретические сведения:
Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.
Стандартная схема обработки исходящего документа:
Создание исходящего документа
Согласование исходящего документа
Утверждение исходящего документа
Регистрация исходящего документа
Задания:
В тетради составьте проект письма-запроса. Условия составления: Гостиница ООО «Вояж» пишет в мебельную фабрику ООО «Лазурит» и запрашивает информацию о предлагаемых фабрикой товаров, их ценах и качестве. Недостающие реквизиты нужно придумать самим.
Проставьте на данном документе регистрационный номер. Под письмом этот номер расшифруйте. Какими документами нам необходимо воспользоваться, чтобы этот номер присвоить письму.
Зарегистрируйте письмо-запрос в журнале регистрации исходящих документов, перенеся форму таблицы в тетрадь и заполнив её. Цифры написать свои. Под таблицей напишите, что означает в таблице графа «номер»; откуда мы берём, из какого документа № дела; что мы пишем в данном журнале под графой «отметка об исполнении», какую информацию?
Номер
Дата
Кому направлен (адресат)
Краткое содержание
Исполнитель
Куда помещен документ (№ дела)
Отметка об
исполнении
982
25.05.2014
Арбитражный суд
О направлении ходатайства
Ковалева А.И.
04-12
Отправлено почтой
Контрольные вопросы:
Что такое исходящие документы?
Для чего нужно регистрировать исходящие документы?
Приложение
Как правильно составить письмо-запрос
Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.
Наиболее частые причины составления письма-запроса:
Нужно получить информацию о товарах.
Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
Уточнение сроков поставки.
Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.
План написания письма-запроса
Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:
В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…
Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:
Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…
Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).
Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.
Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:
Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…
Образец
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БЕДУИН»
(ООО «Бедуин»)
ул. Колхозников, 184, г. Курган, 000000
Телефон: (0000)23-23-93; Факс: (0000)23-23-93; e-mail …
ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП …
09.09.2012 № 05-18/687 УФПС Курганской области –
филиал ФГУП «Почта России»
На №
О письме в адрес
ЗАО «Авто-Транс»
Просим сообщить о вручении (невручении) адресату заказного письма с заказным уведомлением, направленного ООО «Бедуин» в адрес ЗАО «Авто-Транс», ул. Прямая, 93, г. Псков, 000000, принятого для доставки 26.07.2012 почтовым отделением № 53 г. Кургана.
Приложение: копия Списка заказных почтовых отправлений от 26.07.2012 и квитанции серии …. № 03016 на 1 л. в 1 экз.
Генеральный директор К.Е. Зайчиков
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.