Прочитайте кейс. Обоснованно ответьте на
вопросы после него.
150 писем в день или как найти время на работу
Александр Сивков был принят на должность руководителя
департамента ОАО «Мегатранс». Ранее он работал заместителем директора в
существенно более скромной компании того же профиля.
Уже на второй день работы ему поставили компьютер и
подключили к различным корпоративным системам – кадровой, плановой, проектной,
финансовой, а также к системе документооборота. Само собой, подключили и к
корпоративной электронной почте.
Такая оперативность понравилась Александру. Правда,
смутило то, что в его электронный ящик, буквально сразу после включения, стали
поступать письма, и одно из первых было уведомление о выходе на работу нового
директора департамента, то есть его самого. Причём рассылка была по всей
компании, сотням сотрудников.
Через несколько дней электронные письма пошли лавиной
и вскоре поток вырос до 100–150 писем в день. А на прежней работе у Александра
было в среднем не более десятка писем в день, и то казалось, что много…
Александр начал осторожно обращаться к коллегам, чтобы
выяснить, в чем тут дело, сколько писем получают они, почему такие электронные
сквозняки гуляют по компании. Ответы были примерно одинаковые: что все получают
много писем; что тут такая корпоративная культура; что, наверное, это полезно с
точки зрения эффективности менеджмента; что это установка первого лица, и
спорить бесполезно.
Первое лицо с недавних пор запретило всю бумажную
переписку внутри компании. И одновременно дало команду на «снятие
информационных барьеров» внутри и между подразделениями, что выразилось в
стремительном росте электронных писем по схеме «каждый с каждым». То есть,
любой клерк имел право написать любому начальнику, хотя бы и генеральному
директору. Чем уже начинали пользоваться отдельные сотрудники с инициативой.
Как понял Александр, всё делалось ради перехода к
продекларированной в компании системе управления знаниями (на разработку была привлечена
дорогая компания), для чего начали внедрять единое информационное пространство.
По замыслам, в едином пространстве ведутся все планы и проекты компании,
контролируются все письма и поручения, идёт сквозное отслеживание
исполнительской дисциплины всех сотрудников, накапливается документальная база данных с целью
аналитической обработки, извлечения знаний и компьютерной добычи корпоративной
мудрости компании, решаются и другие фантастические задачи, исходящие от самого
верха.
А чтобы знаниями менеджмент мог
управлять самостоятельно и без посредников, был выпущен соответствующий приказ,
работа с компьютерами была включена в основные требования к начальствующим
должностям на всех уровнях, было проведено экспресс-обучение компьютерным
основам всех руководителей подразделений.
Одновременно был значительно сокращён
штат секретарей. Их совсем убрали из департаментов и централизовали у
топ-менеджмента, сделав корпоративным ресурсом. То есть несколько секретарей,
как бы в режиме общего пользования, выполняли поручения прежних начальников
подразделений.
На глазах возникала безбумажная
технология работ передового уровня.
В период становления на должности, в
течение своих «первых 100 дней», наш герой и без того имел массу проблем и
вопросов, пожирающих рабочее время, а этот мутный электронный поток писем делал
ситуацию с нехваткой времени почти неразрешимой. Не знаешь, за что хвататься.
Александр решил бороться с этой
рутиной. Сначала он все письма прочитывал и на все отвечал, хотя бы чем-то
вроде, «получил, спасибо», засиживаясь до глубокой ночи. Потом стал читать, но
не отвечать некоторым, стоящим ниже по должности. Наконец, перестал и
прочитывать письма от некоторых, как ему казалось, бесполезных адресатов. Но на
совещаниях он стал иногда попадать в ситуации, когда участники совещания
ссылались, что они всех проинформировали рассылкой, а Александр был не в курсе.
Тогда Александр решил более чётко
проанализировать и структурировать свою электронную переписку. Он
классифицировал источники и понял, что в основном письма идут от отдела кадров,
от топ-менеджмента, от заказчиков, от руководителей других департаментов,
начальников служб, от руководителей проектов, и от собственных подчинённых
руководителей. Характерно, что все, казалось, специально старались уведомить о
своих проблемах и поделиться информацией с возможно большим числом адресатов,
типа «открыт для всех» (политика открытости поощрялась)…
Значительный объём возникал по линии
внешней переписки с заказчиками. В почту попадали также письма, связанные с существенными
управленческими событиями из кадровой, плановой, финансовой и других
корпоративных подсистем. Среди них приятной мелочью поначалу выглядели
автоматические письма о днях рождения сотрудников с их Ф.И.О., должностью и
фотографиями (полезно оказалось для знакомства с коллективом), со стандартными
текстами поздравлений.
Не забывала система напомнить и о
праздниках, об отпусках, о рождении детей, о свадьбах сотрудников, о поощрениях
и повышениях в должности и т. д. Венчали этот корпоративный электронный фонтан
регулярные рассылки обзоров по тематике фирмы, в форме информационных подборок
от PR-службы, новостей и аналитики. Кроме того, Александр сохранял (уже с
трудом) давнюю привычку регулярно смотреть по подписке интернет-новости. В
общем, читай – не хочу, скучать не приходилось.
Однако Александр хладнокровно собрал
данные, хорошо обдумал положение и продолжил борьбу, сформулировав для себя ряд
задач для сокращения объёма электронной переписки, приходящей в его адрес. В
рамках своих полномочий, проведя необходимые мероприятия, он через несколько
месяцев добился значительного, в 2–3 раза, сокращения числа поступающих писем с
перспективой дальнейшего уменьшения потока, без потери в качестве работы и
выигрыше заметного объёма личного времени.
Вопросы для работы с кейсом
1. О каких коммуникациях, в основном,
идёт речь в предлагаемой ситуации – формальных или неформальных?
2. Какие из перечисленных категорий
писем обеспечивают внутренние коммуникации, а какие – внешние? Что является
входящей документацией, что – исходящей?
3. Обеспечивалась ли обратная связь
при передаче информации с помощью электронных писем?
4. Как вы оцениваете инициативу
первого лица по переходу к безбумажным технологиям и управлению знаниями? В чем
недостатки реализации этой идеи?
5. Какой перечень мероприятий на
месте Александра предусмотрели бы вы для сокращения объёма электронной
переписки и устранения «информационного токсикоза»? Обоснуйте. Если для этого
необходимо составить соответствующие документы (служебные записки, докладные
записки, деловые письма, распоряжения, приказы, акты и др.), то составьте их.
Проследите подробно путь этих документов.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.