Практическая работа по теме "Составление перечня документов не подлежащих регистрации"

Практическая работа:

Составление перечня документов, не подлежащих регистрации

Цель: уметь определять нерегистрируемые документы

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска. Документы регистрируют в организации один раз: входящие — в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения.

В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные с помощью средств вычислительной техники.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. 

Данный перечень обычно включает следующие нерегистрируемые документы:

• печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.);

• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.);

• прейскуранты;

• информационные материалы, присланные в виде копий для сведения;

• поздравительные письма и телеграммы;

• пригласительные билеты;

• программы конференций, совещаний;

• пакеты с пометкой "лично".

Задание:

1. Рассмотрите документы из Приложения 1. Зарегистрируйте из этого приложения документы, которые подлежат регистрации, дополнив всеми необходимыми реквизитами, начертив таблицу для регистрации. Для входящих и исходящих документов будут разные таблицы (см. образцы таблиц в предыдущих практических работах).

Назовите документы, которые вы не регистрировали и почему.

2. Составьте письмо-поздравление (см. Приложение 2).

Приложение1

2.1.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ                               Генеральному директору

«ЗЮКЛИ»                                                                    ОАО «Гудок»

(ООО «Зюкли»)                                                                В.Д. Уклейких

ул. Правая, 39, г. Владимир, 000000

Телефон: [phone]; Телефакс: [phone];

E-mail: [e-mail]

ОКПО …, ОГРН …,

ИНН/КПП …

26.06.2014                     № 04-18/658

О сотрудничестве в реконструкции
торгового центра «Паллада»

Уважаемый Вадим Денисович!

Благодарим коллектив ОАО «Гудок» за участие в реализации проекта по реконструкции торгового центра «Паллада». Было очень приятно ощущать со стороны работников Вашей компании оперативность и технически грамотное отношение к работе в течение всего периода нашего сотрудничества.

Хочется особенно отметить вклад менеджера Гореликова Ивана Павловича. Его профессионализм и глубокое знание дела позволили сократить сроки проведения работ и значительно уменьшить затраты.

Мы надеемся на дальнейшее успешное развитие наших деловых отношений. Желаем Вам и Вашей компании новых достижений и финансового благополучия!

Генеральный директор                                                                                К.Ф. Спорочкин

2.2. Организационный комитет Второго Всероссийского социологического конгресса «Российское общество и социология в XXI веке: социальные вызовы и альтернативы»

Адрес: 119992, ГСП-2, Москва, Официальный сайт: Воробьевы горы, МГУ http://congress.socio.msu/ru Социологический факультет Электронная почта: [e-mail]/ru Оргкомитет конгресса Тел./факс: [phone]

Приглашение

Уважаемая Иванова Кира Алексеевна!

Оргкомитет Второго Всероссийского социологического конгресса «Российское общество и социология в XXI веке: социальные вызовы и альтернативы» приглашает Вас принять участие в работе конгресса, который состоится 30 сентября-2 октября 2003 г. в Московском государственном университете.

В рамках Конгресса будут функционировать более 30 секций, а также ряд круглых столов и выставок.Заезд и регистрация участников состоится 28-30 сентября 2003 г. с 8:00 до 22:00 на социологическом факультете МГУ по адресу: Москва, Воробьевы горы, III учебный корпус, аудитория 101.

Проезд до университета:........................................................................... Командировочные расходы и оплата проезда — за счет участников. Просим Вас предварительно заказать обратные билеты.

Будем искренне рады Вашему участию!

Оргкомитет конгресса

2.3. Директору ООО «Стройка»

Денисову В.В.

от Клюева М.М.

г. Волгоград, ул. Ленина, д. 1

ЖАЛОБА

01 сентября 2014 года, около 15 часов 00 минут, в забор моего дома, расположенного по адресу: город Волгоград, ул. Ленина, д. 1, на автомобиле «Рено» с государственным номером «А123БВ» въехал Алексеев Сергей Николаевич. Исходя из документов, представленных мне Алексеевым С.Н., данный автомобиль принадлежит вашей компании, гр. Алексеев является ее работником, и в момент наезда он находился при исполнении своих трудовых обязанностей.

Вызванные на место дорожно-транспортного происшествия сотрудники ГИБДД составили протокол (копию которого прилагаю). Данный протокол и претензия с требованием о возмещении причиненного мне ущерба в размере 10 тысяч рублей были направлены мной в ваш адрес 05 сентября 2014 года, что подтверждается квитанцией об отправке и уведомлением о вручении почтового отправления от 10 сентября 2014 года (их копии также прилагаю).

На сегодняшний день мною от вас не было получено никаких документов, причиненный мне ущерб компенсирован не был.

В связи с вышеизложенным прошу вас компенсировать причиненный ущерб в кратчайшие сроки. В противном случае я буду вынужден обратиться в суд с исковым заявлением для принудительного взыскания указанной суммы.

01 октября 2014 года

С уважением, Клюев М.М.

2.4. Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».

Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.

Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2.5.

Приложение2

Чтобы укрепить добрые отношения воспользуйтесь случаем и напишите письмо-поздравление. Поводом может послужить любое значимое событие – юбилей фирмы или конкретного человека, назначение на должность или какое-либо иное достижение. Поздравлять также можно со всевозможными существующими праздниками в нашей стране и мире.

Если это письмо направляют персонально какому-либо человеку, тогда сначала уместно будет обратиться к нему (например, «Уважаемый Петр Петрович!»). А можно адресовать его и фирме. В последнем случае в письме допускается обратиться к ее руководителю таким же уважительным способом, к коллективу фирмы — «Уважаемые коллеги!».

Поздравление составляется в абсолютно свободной форме согласно существующим правилам деловой переписки (канцелярская манера изложения). Но все-таки стоит творчески подойти к процессу и добавить нотки теплоты и радушия. По объему текст занимает от одного предложения до нескольких длинных абзацев, если есть желание перечислить основные вехи деятельности, важные достижения фирмы или поздравляемого человека.

Письмо-поздравление можно распечатать на фирменном бланке, тогда требуется указать весь принятый состав реквизитов письма (ниже образец). Или допускается использовать для печати бумагу различного формата и плотности, добавив для придания праздничности буйство красок, рисунки, узорчики и т.п. Но только все в меру, так как должно получиться красиво и солидно.

В конце всегда ставится подпись. Если на официальном бланке письма, то ее оформление происходит как обычно (как на образце). Если на специальном листе бумаге, то есть возможность оформить подпись в понравившемся неформальном варианте. Помните, что при личном (персональном) обращении в поздравлении «живой» росчерк в конце ставить обязательно.

Поскольку письмо не требуется исполнять или использовать в справочных целях, то регистрировать его не обязательно. 

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ                                   Генеральному директору

«ПЕРВОЦВЕТ»                                                             ООО «Сбруя»

(ООО «Первоцвет»)                                                           М.А. Краюхе

ул. Круговая, 185, г.Анапа, 000000

Телефон: [phone]; Телефакс: [phone];

E-mail: [e-mail]

ОКПО …, ОГРН …,

ИНН/КПП …

18.02.2014           № 12

О поздравлении с юбилеем фирмы

ТЕКСТ ПОЗДРАВЛЕНИЯ

Генеральный директор                                                                                      А.К. Голубчик