Практикум по теме: "Microsoft Word"

Башкирский экономико-юридический техникум

Практикум
обработки документов средствами
текстового процессора
Microsoft Word в примерах

Уфа 2015

УДК 004.4 Печатается по решению

ББК 32.973.26-018.2 редакционно-издательского

П 69 совета БЭК

Практикум обработки документов средствами текстового процессора Microsoft Word в примерах / Сост. Жаркова Ю.В. – Уфа: БЭК, 2015. – 88 с.

Практикум обработки документов средствами текстового процессора Microsoft Word в примерах охватывает значительную часть базовых функций текстового процессора Microsoft Word, необходимых для получения разносторонних навыков работы на ПК.

Методическое пособие может использоваться в учебном процессе студентами очно-заочной формы обучения и на практике по получению профессиональных навыков, а также для слушателей групп дополнительного образования.

Рецензенты:

Киселева Л.Н., канд. техн. наук, преподаватель Башкирского экономико-юридического техникума;

Богданова Н. В., преподаватель Уфимского колледжа технологии и дизайна одежды.

Введение

Работа на компьютере немыслима без профессионального овладения технологией ввода текстовой и цифровой информации с клавиатуры.

Данное учебное пособие является практическим руководством для овладения необходимыми навыками работы в текстовом редакторе Microsoft Word. Изложение учебного материала построено по методике программированного обучения «от простого к сложному». При переходе от простых заданий к более сложным обучаемые постепенно осваивают технологию работы в Microsoft Word.

Пособие содержит комплекс практических работ по созданию и обработке документов на компьютере. Каждая работа состоит из нескольких заданий, технология работы которых расписана по шагам. Отдельные шаги сопровождаются рисунками, которые наглядно помогают ориентироваться в данной программной среде. Также на рисунках можно видеть желаемый результат работы. Необходимо обратить внимание на то, что ряд слов и выражений выделены разными шрифтами. Это способствует более удобному чтению и изучению учебного материала.

В конце каждой работы предлагаются задания для самостоятельного выполнения, которые помогут закрепить полученные навыки по данному разделу.

Учебное пособие содержит развернутое содержание, позволяющее быстро находить необходимые разделы по интересующему вопросу.

Работа 1. Оформление личных документов

Представьте себе, что вы устроились на работу секретарем. На предприятии уже работают секретари различного ранга (секретарь приемной директора, секретарь-референт), поэтому вы сможете неспешно освоиться на рабочем месте и получить необходимые навыки работы, не рискуя нарушить отлаженный производственный процесс.

Возможно, к вам будут обращаться работники предприятия с просьбой помочь в оформлении различных документов: заявлений, объяснительных записок, резюме, справок. В предлагаемой ниже практической работе эти документы условно называются личными, т. к. они используются не для управления производством, а для личных потребностей сотрудников.

В процессе выполнения заданий вам предстоит освоить технологию создания подобных документов.

Задание 1. Оформление объяснительной записки

Жесткой формы для написания объяснительной записки не существует. Ее можно написать «от руки» в свободной форме, но вам предлагается научиться делать это на компьютере.

Ниже приведен образец объяснительной записки.

Генеральному директору ЗАО МНТ
Соколову А.В.
от Герасимовой Л.С.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Мое опоздание на работу 16 сентября 2006 г. произошло в связи с тем, что по техническим причинам с 7:30 до 12:30 на ветке Уфа–Раевка были отменены электропоезда. Добиралась на работу на частном автотранспорте. Время, затраченное на дорогу, превысило планируемое в три раза.

Проверить информацию об отмене электропоездов можно по телефону 268-01-11 или в справочной службе железнодорожного вокзала.

Подпись Л.С. Герасимова

16.09.2006 г.

Технология работы

1. Создайте новый документ (Файл ► Создать ► Новый документ).

2. Сделайте начальные установки для документа: шрифт Times New Roman, размер 14, выравнивание кнопкой По левому краю.

3. Напечатайте черновик документа, нажимая клавишу Enter (Ввод) для перехода на следующую строку (например, на новую строку в шапке или новый абзац в основном тексте).

Полученный черновик будет выглядеть следующим образом.

Генеральному директору ЗАО МНТ

Соколову А.В.

от Герасимовой Л.С.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Мое опоздание на работу 16 сентября 2006 г. произошло в связи с тем, что по техническим причинам с 7:30 до 12:30 на ветке Уфа-Раевка были отменены электропоезда. Добиралась на работу на частном автотранспорте. Время, затраченное на дорогу, превысило планируемое в три раза.

Проверить информацию об отмене электропоездов можно по телефону
268-01-11 или в справочной службе железнодорожного вокзала.

Л.С. Герасимова

16.09.2006 г.

4. Отформатируйте черновик по образцу, приведенному на стр. 4.

Для этого:

• выделите заголовочную часть (кому и от кого) и передвиньте, ориентируясь по линейке, маркер Отступ первой строки (Рис. 1) на середину поля листа;

Рис. 1. Регулирование отступа первой строки абзаца

• выделите название документа «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» и установите его в центре строки, щелкнув на кнопке По центру;

• выделите содержательную часть документа и установите по линейке левую и правую границы текста и абзацный отступ. Используйте для этого маркеры По левому краю, По правому краю и Отступ первой строки;

• выровняйте текст по ширине, щелкнув на кнопке По ширине;

• выделите подпись и дату и выровняйте их по правому краю листа, щелкнув на кнопке По правому краю.

5. Сохраните документ под именем «Объяснительная записка» в папке Мои документы: Файл ► Сохранить как... (рис. 2).

Рис. 2. Вид окна Сохранение документа

Задание 2. Оформление резюме при помощи Мастера резюме

К вам могут обратиться с просьбой о помощи в оформлении резюме (подобие автобиографической справки с указанием профессиональных достижений) для поиска вакансии. Проще всего составить резюме при помощи Мастера резюме. Работа с Мастером состоит из двух этапов. Сначала выбирается форма резюме и определяется, какую информацию в него включать. Затем готовая форма заполняется конкретной информацией о соискателе.

Технология работы

1. Создайте новый документ: Пуск ► Создать документ Office ► вкладка Другие документы ► выбрать Мастер резюме ► ОК.

2. В появившемся стартовом окне Мастера резюме (рис. 3) щелкните на кнопке Далее, чтобы приступить к созданию документа.

3. Выберите стиль и тип резюме (рис. 4), завершая выбор щелчком по кнопке Далее.

4. Введите исходные данные о себе (рис. 5).

5. Следуя советам Мастера, заполняйте предлагаемые формы, завершая каждый шаг щелчком на кнопке Далее, пока надпись на ней не погаснет:

• укажите, какие дополнительные сведения о себе вы хотите включить в резюме;

• выберите из стандартных пунктов резюме те, которые вам кажутся наиболее важными при устройстве на работу;

• введите дополнительные (к предложенным) пункты в резюме.

Рис. 3. Стартовое окно Мастера резюме

Рис. 4. Стартовое меню Мастера резюме

Рис. 5. Окно ввода основных данных о себе

6. Щелкните на кнопке Готово, чтобы появился бланк резюме установленной вами формы.

7. Заполните форму информацией о себе.

8. Сохраните документ в папке Мои документы: Файл ► Сохранить как...

Пример заполненного бланка резюме приведен на рис. 6.

Уфа, Тел.:243-28-01

пр. Октября, e-mail: gera@home.ru

д. 80, к. 3, кв. 4

Герасимова
Людмила Семеновна

Сведения о себе	Год и место рождения: 1977, Уфа Национальность: русская Семейное положение: замужем
Владение ПК	Пользовательские навыки, начальные навыки работы в Word, Excel
Цель	Устройство на работу
Образование	1995–2000, Педагогический институт
Знание языков	Английский, немецкий(чтение, перевод)
Опыт работы	2000–2001, средняя школа, секретарь

Рис. 6. Пример заполненного резюме

Задание 3. Оформление справки

Часто работникам предприятия требуются справки для предъявления в различные учреждения: в школу, где учится ребенок, в бюро по трудоустройству населения для снятия с учета по безработице, в учреждения социального обеспечения.

Ниже представлен общий вид подобных справок.

Реквизиты предприятия Наименование организации,

куда предоставляется справка

СПРАВКА

Дата №_____

Текст справки

Должность Подпись И.О. Фамилия

У многих предприятий существует так называемый угловой штамп, содержащий название предприятия и его юридический адрес (реквизиты).

Некое подобие такого штампа в Word можно сделать при помощи кнопки Надпись. Такой объект можно разместить в любой части документа, установив для него обтекание текстом Вокруг рамки.

Технология работы

1. Создайте новый документ: Файл ► Создать ► Новый документ.

2. Создайте угловой штамп предприятия.

Для этого:

• щелкните на кнопке Надпись и прорисуйте на рабочем поле листа рамку для углового штампа;

• щелкните на кнопке По левому краю, чтобы выбрать тип выравнивания;

• заполните рамку по образцу, приведенному на рис. 7

ЗАО МНТ

450000, г. Уфа,

ул. Ленина, д. 117, корп. 3

тел. 242-35-45

факс (347) 242-35-45

Рис. 7. Угловой штамп

• подберите шрифт, размер и начертание для надписи;

• выделите объект (рис. 8), щелкнув на нем мышкой, чтобы появились маркеры границ рамки;

• установите обтекание объекта текстом: Действия ► Формат рисунка…► вкладка Положение ► выбрать обтекание Вокруг рамки ► ОК;

Рис. 8. Выделенный объект Надпись

• откройте щелчком мышки меню Цвет линий и выберите Нет линий, чтобы сделать рамку вокруг текста невидимой (рис. 9);

Рис. 9. Меню Цвет линий

3. Захватите рамку и переместите ее в левый верхний угол документа.

4. Заполните справку.

Для этого:

• щелкните мышкой вне области углового штампа, чтобы появился текстовый курсор;

• напечатайте место представления справки в именительном падеже, например: «Бюро по трудоустройству»;

• выделите текст и при помощи кнопки выравнивания По правому краю сместите его вправо;

• нажмите клавишу Enter несколько раз, чтобы выйти из области заголовка, и установите выравнивание кнопкой По ширине;

• напечатайте заголовок документа: «СПРАВКА»;

• напечатайте дату и номер справки;

• напечатайте содержательную часть справки;

• введите должность и ФИО подписывающего, разделив их несколькими нажатиями клавиши Tab.

Используйте клавишу Enter для разделения основных частей справки пустыми строками.

Примерный вид справки представлен на образце.

ЗАО МНТ Бюро по трудоустройству

298333, г. Уфа,
ул. Ленина, д. 117, корп. З
тел. 242-35-45

СПРАВКА

16.09.2006 № 15

Герасимова Людмила Семеновна принята на работу в ЗАО МНТ на должность технического секретаря с 16.09.2006 г.

Директор по персоналу <место подписи> А.А. Бортникова

МП

5. Сохраните справку в папке Мои документы: Файл ► Сохранить как...

6. Распечатайте справку (Файл ► Печать).

Теперь справка готова для подписания и подтверждения печатью.

Задание 4. Использование табуляции для форматирования документа

Оформляя справку, вы использовали инструмент Надпись для получения углового штампа справки. Это не единственный способ оформления заголовочной части документа. Часто для получения двухстолбцовой формы используют табуляцию.

Оформите справку из задания 3 при помощи табуляции.

Технология работы

1. Создайте новый документ.

2. Напечатайте первую строку реквизитов предприятия: «ЗАО МНТ».

3. Установите табулятор на нужное место.

Для этого:

• выберите вид табуляции По левому краю при помощи кнопки, расположенный слева от горизонтальной линейки;

• щелкните на горизонтальной линейке в том месте, где необходимо
установить позицию табуляции (в нашем примере это отметка 11 на линейке).

На линейке появится выбранный вами знак табуляции. Его можно передвигать вправо и влево в случае необходимости.

4. Нажмите клавишу Tab для перемещения курсора на указанную табулятором позицию.

5. Наберите текст правого столбца заголовочной части документа: «Бюро по трудоустройству». Для перехода на следующую строку нажмите Enter.

6. Уберите позицию табуляции по окончании заголовочной части, для чего перетащите маркер табуляции за пределы горизонтальной линейки.

7. Допечатайте документ и сохраните его.

Самостоятельно

Задание 1. Оформите доверенность на какое-либо лицо для получения зарплаты за январь и февраль 2007 г. по приведенному ниже образцу.

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Уфа. «____»______________ 200_г.

Я, нижеподписавшийся __________________________________________________

(фамилия, имя, отчество лица, дающего доверенность)

_______________________________________________________________________

доверяю _______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество лица, которому дается доверенность)

получить (получать) деньги _______________________________________________

(причитающиеся мне или в сумме)

в _____________________________ по паспорту серии __________ № ___________

(где)

и за меня расписаться в получении денег. Подпись

Настоящая доверенность действительна в течение ______________ со дня выдачи.

Наименование организации _______________________________________________

«____»______________ 200_г.

Настоящая доверенность удостоверена мною, _______________________________

(ФИО, должность)

_______________________________________________________________________

Доверенность подписана _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество лица, дающего доверенность)

в моем присутствии. Личность доверителя установлена.

Зарегистрировано в журнале учета за №________

____________________

(Подпись)

Задание 2. Напечатайте фрагмент стихотворения В. Маяковского «Лучший стих», приведенный ниже, используя для форматирования созданный вами табулятор По левому краю. При переходе на новую строку передвигайте табулятор по линейке, ориентируясь на конец предыдущей строки.

Аудитория

сыплет

вопросы колючие.

старается озадачить

в записочном рвении.

Товарищ Маяковский,

прочтите

лучшее

ваше

стихотворение.

Какому

стиху

отдать честь?

Думаю,

упершись в стол.

Может быть,

это им прочесть,

а может,

прочесть то?

Работа 2. Создание бланка предприятия с эмблемой

Многие из вас представляют, что такое фирменный (типовой) бланк. Это лист бумаги, на котором различными способами (типографским, ризографическим, при помощи принтера) нанесены некоторые реквизиты. Как правило, в качестве реквизитов выступают эмблема предприятия, его наименование, юридический адрес, контактные телефоны, факс. Такие бланки используются для служебной переписки, приглашений, благодарностей, юбилейных поздравлений и т. п.

Подготовить фирменный бланк можно при помощи текстового редактора и сохранить в виде файла-шаблона (образца). Такой файл можно открыть в любое время и, дополнив текстом, сохранить как новый документ.

Задание 1. Создание эмблемы

Создание эмблемы предприятия – дело ответственное. Обычно создание эмблемы поручают художнику, дизайнеру или специальной фирме, занимающейся подобными заказами.

С момента создания и утверждения эмблема становится лицом фирмы. Отныне ее изображение будет украшать фирменный бланк предприятия, визитные карточки администрации, «бейджи» (идентификационные карточки сотрудников, прикрепленные к их одежде), титульные листы докладов и презентаций и многое другое.

Вам предстоит создавать вышеназванные документы, поэтому попытаемся создать эмблему предприятия, сотрудниками которого вы являетесь на время обучения. Предприятие оказывает услуги населению в виде обучения, консультаций, помощи в организации производства. За основу эмблемы возьмем первые буквы полного названия предприятия «Менеджмент, новации, технологии» – МНТ.

Для создания эмблемы Выберем встроенный инструментарий деловой графики текстового редактора Word.

Технология работы

1. Создайте изображение аббревиатуры предприятия «МНТ» при помощи WordArt. Для этого:

• откройте коллекцию WordArt, щелкнув на панели рисования на кнопке Объект WordArt;

• выберите из коллекции стиль оформления текста (рис. 10) и нажми-
те ОК;

• введите первую букву надписи «М» и нажмите ОК;

Рис. 10. Пример стиля надписи WordArt

Появившийся объект будет выделен маркерами, при помощи которых можно настроить размер символа. Желтым маркером устанавливается его наклон.

• на появившейся панели WordArt выберите инструмент Свободное вращение и поверните символ;

• повторите такие же действия для букв «Н» и «Т»;

• расположите символы друг относительно друга так, как показано на рис. 14;

• выделите все три объекта, щелкнув на панели рисования на стрелке выделения и обведя их мышкой;

• сгруппируйте объекты: Действия ► Группировка ► Группировать.

2. Создайте фон эмблемы, воспользовавшись инструментом рисования автофигур (рис. 11).

Для этого:

• откройте меню Автофигуры и выберите из галереи подходящую фигуру, например, трапецию;

• прорисуйте выбранную фигуру на рабочем поле листа;

• щелкните на кнопке Объем и выберите в открывшемся меню вид объема (рис. 12);

Рис. 11. Выбор автофигуры

Рис. 12. Меню настройки объема

• при помощи панели Настройка объема задайте глубину объема 25 пт (рис. 13).

Рис. 13. Объемная фигура

3. Соедините аббревиатуру и фон.

Для этого:

• свободно вращайте трапецию при помощи инструмента Свободное вращение;

• наложите трапецию на композицию из созданных ранее букв «МНТ»;

• переместите трапецию за буквы: Действия ► Порядок ► На задний план;

• добейтесь хорошего сочетания (рис. 14).

Рис. 14. Эмблема

4. Сгруппируйте эмблему.

Для этого:

• выделите оба объекта при помощи стрелки выделения и мыши;

• сгруппируйте объекты в один объект: Действия ► Группировка ► Группировать.

5. Сохраните документ в папке Организационные в файле с именем Эмблема.

Задание 2. Создание варианта эмблемы с расшифровкой
аббревиатуры

Научитесь создавать дополнительный вариант эмблемы для фирменного бланка предприятия с расшифровкой аббревиатуры.

Технология работы

1. Создайте надпись с расшифровкой аббревиатуры МНТ.

Для этого:

• выберите инструмент Надпись и создайте надпись к эмблеме (рис. 15);

• установите параметры надписи: шрифт Bookman Old Style, размер 16, начертание Жирный; для рамки надписи Цвет Линий (Нет линий);

Рис. 15. Расшифровка надписи на эмблеме

2. Поместите рядом с надписью копию созданной ранее эмблемы (рис. 16).

3. Выделите мышью оба объекта и сгруппируйте эмблему с надписью (Действия ► Группировка ► Группировать).

Рис. 16. Расширенная эмблема предприятия

4. Преобразуйте созданные варианты эмблемы в рисунки.

Для этого:

• вставьте объект в формате рисунка (Правка ► Специальная вставка… ► выбрать формат Рисунок).

5. Установите положение каждого рисунка в виде символа в тексте.

Для этого:

• выделите рисунок;

• выполните действие Формат ► Рисунок ► вкладка Положение ►в тексте

6. Сохраните варианты эмблем в папке Организационные в файле с именем Эмблема.

Задание 3. Сохранение вариантов эмблемы в глоссарии

Деловая переписка изобилует повторяющимися элементами (фразами, обращениями, словесными оборотами), поэтому имеет смысл создать Библиотеку типовых элементов документа. Среда Word позволяет создать такую библиотеку (глоссарий). Глоссарий Word может содержать не только фрагменты текста, но и рисунки, например, эмблему предприятия, часто используемые значки (телефон, книгу, ножницы и т. п.).

Технология работы

1. Откройте файл Эмблема из папки Организационные.

2. Выделите графический объект Эмблема.

3. Создайте новый элемент автотекста: Вставка ► Автотекст ► Создать.

4. Введите имя элемента: Эмблема_МНТ, затем нажмите ОК.

5. Проделайте то же для расширенного варианта эмблемы Эмблема_расш.

Рис. 17. Окно создания элемента автотекста

Задание 4. Создание шаблона бланка предприятия

Технология работы

1. Установите формат бланка.

Для этого:

• создайте новый документ: Файл ► Создать ► Общие шаблоны ► Вкладка общие ►Новый документ ► ОК;

• установите режим задания формата документа: Файл ► Параметры страницы;

• на вкладке Поля установите поля по образцу на рис. 18;

Рис. 18. Окно Параметры страницы

• щелкните на кнопке По умолчанию для использования установок во всех документах, использующих этот шаблон;

• подтвердите изменение параметров, щелкнув на кнопке Да (рис. 19);

Рис. 19. Окно подтверждения изменения шаблона

• на вкладке Размер бумаги установите формат А4 и ориентацию Книжная;

• щелкните на кнопке По умолчанию; затем нажмите ОК;

• установите отображение установленных границ документа на листе: Сервис ► Параметры ► вкладка Вид ► отметить флажком Границы текста.

ПРИМЕЧАНИЕ Заметим, что установленные вами поля могут быть неприемлемыми для того принтера, который будет использован при распечатке документа. Особенно это касается матричных принтеров. Чтобы проделанная в первом пункте работа не оказалась бесполезной, следует либо всегда использовать один и тот же принтер, подключенный непосредственно к вашему компьютеру, либо позаботиться о программной установке типа принтера, на котором предполагается делать распечатку, для Word.

2. Установите тип принтера.

Для этого:

• вызовите окно настройки печати: Файл ► Печать (рис. 20);

Рис. 20. Окно настройки печати

• если в строке Принтер имя принтера, на котором предполагается печать, указано правильно, щелкните на кнопке ОК;

• при несовпадении типов принтеров выберите в списке Имя другое имя принтера, и нажмите ОК (рис. 21).

Рис. 21. Список принтеров

3. Добавьте в бланк эмблему.

Для этого:

• определите верхний колонтитул: Вид ► Колонтитулы ► Верхний колонтитул;

• вставьте из глоссария расширенный вариант эмблемы предприятия: Вставка ► Автотекст ► Автотекст ► выбрать из списка Эмблема_расш;

• выделите вставленную эмблему и установите выравнивание по центру: Формат ► Объект ► Положение ► установить горизонтальное выравнивание По центру;

• закройте панель настройки колонтитулов.

4. Продольный реквизит используется в разных документах, поэтому его следует поместить в глоссарий.

Для этого:

• напечатайте текст: 450000, г. Уфа, ул. Ленина, 117, корп. 3. Тел. 242-35-45, факс (347) 242-35-35;

• выделите текст и подберите шрифт, размер и начертание при помощи экранных настроек или в окне настройки шрифта: Формат ► Шрифт ► вкладка Шрифт (например шрифт Book Antiqua; размер 11);

• поместите реквизиты предприятия в глоссарий: Вставка ► Автотекст ► Создать ► Продольный_адрес;

5. Реквизиты предприятия (адрес, № телефона, № факса) помещаются в нижней области бланка. Удобно использовать для этого нижний колонтитул. Добавьте в бланк реквизиты.

Для этого:

• определите нижний колонтитул: Вид ► Колонтитулы ► Нижний колонтитул;

• вставьте автотекст из глоссария в нижний колонтитул: Вставка ► Автотекст ► вкладка Автотекст ► выбрать Продольный_адрес;

• выделите текст колонтитула и выровняйте его По центру;

• закройте панель настройки.

В конечном итоге должен получиться бланк, подобный приведенному на рис. 22.

Рис. 22. Бланк предприятия

6. Сохраните шаблон бланка.

Для этого:

• выберите команду сохранения файла: Файл ► Сохранить как...; документ при открытии был объявлен как шаблон, поэтому появляется окно с предложением записать бланк в папку Шаблоны (рис. 23);

• введите имя файла: Бланк;

• щелкните на кнопке Сохранить;

• узнайте местонахождение папки с шаблонами пользователя: Сервис ► Параметры ► вкладка Расположение: расположение папки Шаблоны пользователя.

Рис. 23. Окно сохранения шаблона

Задание 5. Пробное использование бланка

Технология работы

1. Создайте новый документ: Файл ► Создать; выберите тип документа: Документ.

2. На вкладке Общие выделите шаблон Бланк (рис. 24), затем нажмите ОК.

3. На появившемся бланке напечатайте текст приглашения, которое далее будет разослано в конвертах по различным адресам:

Уважаемые господа! Поздравляем Вас с наступающим Новым годом!

Будем рады видеть Вас на праздничном банкете в честь этого события.

Ваши коллеги из МНТ.

4. Сохраните документ в папке Пробы: Файл ► Сохранить как ► выбрать папку Пробы ► Сохранить.

Рис. 24. Вкладка Общие окна Создание документа

Самостоятельно

Задание 1. Напечатайте на бланке предприятия благодарность сотруднику за добросовестный труд в связи с его 50-летием.

Задание 2. Напечатайте на бланке предприятия поздравление сотрудникам ЗАО МНТ по поводу пятой годовщины предприятия.

Задание 3. Самостоятельно, руководствуясь алгоритмом, описанным выше, создайте эмблему-знак Вашего учебного заведения. Сохраните эмблему в глоссарии.

Работа 3. Оформление информационного стенда

Лицом фирмы является информационный стенд, который располагается, как правило, в наиболее посещаемом месте. Внешний вид стенда, качество оформления представленных на нем документов, важность информации, размещенной на стенде, – все это характеризует фирму и ее сотрудников. Оформление стенда часто возлагается на технического секретаря.

Задание 1. Создание названия стенда

Стенд, как правило, представляет собой обтянутый тканью фанерный прямоугольник, размеры которого рассчитаны на размещение 6–10 листов формата А4.

Времена, когда надписи на стендах производились гуашью, ушли безвозвратно. Теперь они готовятся при помощи компьютера, распечатываются на принтере и вырезаются. Единственная проблема, возникающая перед исполнителем, – выбор размера символов.

Можно выполнить надпись, разместив от одного до трех символов на листе формата А4, в зависимости от размера стенда.

Технология работы

1. Напечатайте крупно заголовок «Информация» (по 1 символу на лист).

Для этого:

• откройте новый документ;

• установите Масштаб просмотра 10%;

• напечатайте первый символ заголовка «Информация» (заглавную букву «И»);

• выделите напечатанный символ;

• откройте комбинированный список Размер (он содержит размеры символов только до 72 пунктов, что составляет примерно 2,7 см);

Рис. 25. Выпадающее меню настройки размера шрифта

• для определения размера, которого нет в списке, в строку ввода, вместо имеющегося там числа, введите новое: 720;

Рис. 26. Размещение буквы на листе

• выберите Шрифт, например, Impact;

• если предполагается, что буквы на стенде будут белыми, выберите Формат ► Шрифт ► на вкладке Шрифт укажите Контурный;

• если предполагается печать на цветном принтере, то настройте цвет шрифта с помощью инструмента Цвет шрифта;

• допечатайте текст заголовка (Word сам будет переходить на новые страницы).

2. Напечатайте тот же заголовок более мелкими буквами (по 2–3 символа на лист).

Для этого:

• откройте новый документ;

• установите Масштаб просмотра 10%;

• установите размер символов 320;

• установите альбомную ориентацию листа: Файл ► Параметры страницы ► вкладка Поля ► установить ориентацию Альбомная (рис. 27);

Рис. 27. Выбор ориентации бумаги

• действуйте далее, как в предыдущем пункте задания, печатая подряд весь текст заголовка (рис. 28).

Рис. 28. Заголовок стенда

3. Создайте заголовок при помощи приложения WordArt.

Это приложение дает возможность создать художественную надпись.

Для выполнения задания:

• откройте новый документ;

• установите Масштаб просмотра 35%;

• выберите любую ориентацию листа (Книжная или Альбомная);

• щелкните на кнопке Добавить объект WordArt;

• выберите стиль надписи (рис. 29);

Рис. 29. Стиль надписи

• введите текст надписи (от 1 до 3 символов);

• растяните созданный объект на всю страницу при помощи маркеров изменения размера;

• повторите действия для других символов надписи.

Задание 2. Создание информационного листка

Информационный листок формата А4 может выглядеть так, как изображено на рис. 30.

Технология работы

1. Откройте новый документ.

2. Установите альбомную ориентацию листа: Файл ► Параметры страницы ► вкладка Поля ► установить ориентацию Альбомная.

3. Напечатайте таблицу.

Для этого:

Рис. 30. Информационный лист с контактными телефонами

• при помощи кнопки Добавить таблицу создайте на листе таблицу размером 4x4;

• выделите ячейки таблицы и назначьте ее свойства: Таблица ► Свойства таблицы ► вкладка Таблица ► установить выравнивание По центру; вкладка Ячейка ► установить вертикальное выравнивание По центру; вкладка Строка ► установить высоту строки 3 см;

• выделите две последние ячейки первого ряда и разбейте их на 4: Таблица ► Разбить ячейки (рис. 31);

• выделите две верхние ячейки из четырех полученных и объедините их: Таблица ► Объединить ячейки;

• введите текст в ячейки;

• выделите строку заголовков таблицы и установите параметры текста: шрифт Times New Roman, размер 24, полужирный;

Рис. 31. Окно разбиение ячеек

• выделите остальные ячейки таблицы и установите параметры текста: шрифт Arial, размер 20;

• выделите все ячейки таблицы и установите текст по центру.

4. Оформите рамку таблицы:

• выберите инструмент Прямоугольник;

• обведите таблицу прямоугольной рамкой;

• переместите рамку за текст: Действия ► Порядок ► Поместить за текстом.

5. Оформите надпись.

Для этого:

• щелкните на кнопке Добавить объект WordArt;

• выберите стиль надписи;

• введите текст надписи «Куда обратиться?»; затем нажмите OК;

• установите надпись над таблицей, подобрав размер.

6. Сгруппируйте графические объекты и установите их за текстом:

• щелкните на стрелке Выбор объектов и обведите мышкой рамку и надпись;

• сгруппируйте их в один объект: Действия ► Группировка ► Группировать;

• переместите объект за текст: Действия ► Порядок ► Поместить за текстом;

• сохраните документ в папке Организационные;

• распечатайте один экземпляр для стенда.

Задание 3. Создание структурной схемы при помощи векторной графики

Структурная схема организации должна поместиться на листе формата А4. Для этого следует ограничиться указанием только самых важных подразделений. Листок может выглядеть так, как показано на рис. 32.

Подобную схему можно подготовить при помощи разных программных средств. Мы сделаем это при помощи встроенного инструментария деловой графики.

Рис. 32. Структура подразделений МНТ

Технология работы

1. Создайте новый документ.

2. Установите ориентацию листа Альбомная.

3. При помощи инструмента Надпись создайте одну из надписей, находящихся в прямоугольниках на рис. 32, например, «Директор».

4. Выделите текст и настройте его шрифт, размер и начертание.

5. Выделите созданный объект Надпись и настройте ее тень или объем с помощью соответствующих инструментов (рис. 33).

Рис. 33. Настройка тени и объема надписи

6. Создайте другие надписи.

7. Соедините прямоугольники инструментом Линия.

8. Выделите все объекты и сгруппируйте их в один: Действия ► Группировка ► Группировать.

9. Сохраните структурную схему в папке Мои документы ► МНТ ► Организационные, дав файлу название Схема. Этот файл в дальнейшем будет использован для создания презентации, посвященной пятилетию МНТ.

Задание 4. Оформление указателей и надписей

Уважающая себя организация заботится о посетителях. Возможно, вам придется оформлять указатели или надписи, подобные представленным на рис. 34.

Рис. 34. Образцы указателей и надписей

Сделать такие указатели довольно просто – для этого достаточно знать возможности редактора Word. В представленных примерах используются автофигуры, режим вставки символов, настройка объема и тени, настройка заливки фигур.

Технология работы

1. Создайте надпись для картотеки.

Для этого:

• выберите автофигуру: Автофигуры ► Блок-схема ► выбрать инструмент Несколько документов;

• прорисуйте фигуру в текстовом документе;

• растяните фигуру до нужных размеров;

• щелчком правой кнопки на автофигуре раскройте контекстное меню;

• выберите команду Добавить текст;

• напечатайте текст;

• выделив текст, подберите шрифт (в примере используется шрифт Monotype Corsiva), размер и начертание;

• инструментом Тип линий измените толщину контура автофигуры;

• залейте фигуру градиентной заливкой: инструмент Цвет заливки, кнопка Способы заливки; вкладка Градиентная.

2. Создайте указатель «Выход».

Для этого:

• выберите автофигуру: Автофигуры ► Фигурные стрелки ► выбрать инструмент Штриховая стрелка вправо;

• как в предыдущем примере, создайте в документе автофигуру с надписью «Выход»;

• измените толщину контура;

• установите тень с помощью инструмента Тень.

3. Создайте вывеску к ящику «Для предложений».

Для этого:

• выберите инструмент Надпись;

• очертите границы надписи в документе;

• введите надпись, состоящую из вставленного символа «Конверт» (Вставка ► Символ ► выбрать шрифт Wingdings ► выбрать символ *) и фразы «Для предложений»;

• выделите текст и установите размер и начертание;

• выделите всю фигуру и настройте ее объем и глубину с помощью инструмента Объем.

4. Создайте вывеску на двери библиотеки.

Для этого:

• выберите инструмент Надпись;

• создайте надпись из вставленного символа «Книга» (Вставка ► Символ ► выбрать шрифт Wingdings ► выбрать символ &) и слова «Библиотека» (по аналогии с оформлением вывески «Для предложений»);

• подберите шрифт, размер и начертание;

• выделенному слову «Библиотека» установите утопленный эффект: Формат ► Шрифт ► вкладка Шрифт ► установить флажок Утопленный.

Самостоятельно

Задание 1. Создайте указатели, изображенные на рис. 35, используя
известные вам способы.

Рис. 35. Указатели «Медпункт» и «На 3-й этаж»

Задание 2. Подготовьте календарь для информационного стенда (на год), используя Мастер календарей: Файл ► Создать ► вкладка Другие документы ► выбрать Мастер календарей.

Задание 3. Подготовьте календарь для своего рабочего места (на текущий месяц), используя Мастер календарей. Картинку для календаря подберите из галереи картинок (Вставка ► Рисунок ► Картинка: выбрать раздел, выбрать картинку, вставить картинку в календарь).

Работа 4. Подготовка конвертов и наклеек

В обязанности секретаря входит ведение переписки предприятия. Отправляя письма по разным адресам в конвертах разного формата, приходится тратить время на оформление конвертов. Сейчас в продаже появились конверты с прозрачным окном для адреса. Письмо, отправляемое в таком конверте, начинается с адресной части и складывается определенным образом. На обычных конвертах можно печатать адреса отправителя и получателей при помощи принтера.

Текстовый процессор Word поможет секретарю решить проблемы с конвертами.

Задание 1. Печать конверта с адресами отправителя и полу-
чателя

Технология работы

1. Создайте адресную часть конверта.

Для этого:

• выделите адрес получателя, если он имеется в готовом документе (письме);

• выберите команду Сервис ► Письма и рассылки ►Конверты и наклейки (в диалоговом окне (вкладка Конверты, окно Адрес) должен появиться этот адрес) (рис. 36);

• введите адрес с клавиатуры, если в окне его там нет.

В качестве обратного адреса Word подставит тот, что находится на вкладке Пользователь (Сервис ► Параметры ► Пользователь). При необходимости измените обратный адрес.

Рис. 36. Вкладка Конверты в окне Конверты и наклейки

2. Настройте параметры конверта.

Для этого:

• щелкните на кнопке Параметры... в окне Конверты и наклейки (рис. 36);

• настройте размер конверта, шрифт и положение адресов (вкладка Параметры конверта, рис. 37).

Рис. 37. Окно настройки параметров конверта

3. Распечатайте конверт.

Для этого:

• настройте параметры печати конверта: на вкладке Параметры печати (рис. 38) выберите способ подачи конверта и его положение, затем нажмите OK;

Рис. 38. Вкладка Параметры конверта

• вставьте в принтер конверт в соответствии с изображением, выбранным вами на панели Способ подачи;

• для печати конверта щелкните на кнопке Печать;

• если обратный адрес был изменен, выберите Да или Нет для использования измененного адреса в будущем по умолчанию.

ВНИМАНИЕ Некоторые типы российских конвертов проклеиваются клеем такого состава и в таком количестве, что при прохождении через лазерный принтер клей расплавляется, вытекает и может привести к порче принтера. Следите за качеством конвертов или используйте струйные и матричные принтеры!

Задание 2. Создание адресной наклейки

Секретарь, ответственно относящийся к своей работе, должен не только правильно организовать свое рабочее место, но и систематизировать документы и папки, с которыми он работает. Это нужно для сохранности и быстрого поиска документов в случае их надобности.

Хорошо способствует организации рабочего места и систематизации документации использование типовых наклеек. Бумажные наклейки можно использовать для маркировки папок, дискет, ящиков стола, ячеек картотеки и т. п. Адресные наклейки используются для рассылки служебной почты (писем, посылок, бандеролей).

Секретарю рекомендуется заготовить файлы с адресными наклейками для основных партнеров предприятия, с которыми осуществляется служебная переписка.

Для создания наклеек в текстовом процессоре Word присутствует специальный инструментарий: Сервис ► Конверты и наклейки. Этот режим предлагает готовые к использованию типы наклеек: адреса, этикетки, открытки, визитки, вкладки, карточки. Кроме предлагаемых наклеек можно оформить новый тип наклеек, задав свои размеры и поля.

Технология работы

1. Выделите адрес отправителя или получателя, если он имеется в готовом документе (письме).

2. Выберите команду Сервис ► Конверты и наклейки; при этом в диалоговом окне (вкладка Наклейки, окно Адрес) должен появиться выделенный адрес.

3. Введите адрес с клавиатуры в окно Адрес, если его нет.

4. На панели Печать в левом нижнем углу вкладки выберите режим Страница с одинаковыми наклейками;

5. Смените тип наклейки, если это требуется, щелкнув на кнопке Параметры на вкладке Наклейки.

6. В окне Параметры наклейки (рис. 39) смените сорт наклейки: меню Сорт.

7. Смените тип наклейки данного сорта: меню Тип.

Сорт и тип наклеек влияет на расположение будущих наклеек на листе.

8. Щелкните на кнопке Создать, появится новый документ с названием Наклейки1.

9. Сохраните документ в папке Внешние.

10. Распечатайте документ.

Задание 3. Создание визитки

Технология работы

1. Напечатайте текст визитки.

2. Вставьте перед номером телефона соответствующий значок: Вставка ► Символ ► шрифт Wingdings ► выбрать значок ( ► Вставить ► Закрыть.

3. Оформите текст, выбрав шрифт, начертание и размер (рис. 40).

Рис. 39. Окно Параметры наклейки

4. Выделите текст визитки.

5. Выберите режим создания наклеек: Сервис ► Конверты и наклейки.

6. Щелкните на кнопке Параметры и выберите сорт Avery (А4 и А5) и тип визитки L7413 Визитная карточка, затем нажмите ОК.

7. Щелкните на кнопке Создать.

8. Выделите текст всех визиток на листе и задайте центровку кнопкой По центру.

9. Распечатайте документ.

10. Сохраните документ в папке Организационные ► Визитка_Соколов.

Рис. 40. Пример оформления визитки

Самостоятельно

Задание 1. Напечатайте конверты различного формата с разным расположением и начертанием адресов. Экспериментировать рекомендуем на вырезанных по размеру прямоугольниках.

Задание 2. Создайте наклейки с обратным адресом фирмы для конвертов большого формата.

Задание 3. Создайте открытку-приглашение на презентацию фирмы с незаполненными местами для имен получателей. Можно использовать готовые формы открыток, например, тип 3611, сорт Avery стандартный, а можно самостоятельно задать размеры открытки при помощи кнопки Настройка.

Задание 4. Создайте наклейки на дискеты с незаполненными местами для информационного индекса дискеты.

Задание 5. Создайте круглые наклейки для ящиков картотеки.

Работа 5. Проверка правописания

До сих пор вы печатали короткие фразы и оформляли небольшие по объему документы. Как известно, чем короче документ, тем меньше в нем ошибок. Но грамотность документа, который подготовлен вами, – это ваше лицо как специалиста. Нельзя допускать никаких ошибок в деловой переписке: ни грамматических, ни орфографических, ни опечаток.

Современные текстовые процессоры дают в руки секретаря мощный инструментарий проверки правописания. В редакторе Word существуют несколько способов проверки грамотности документа: автоматическая проверка правописания, автоматическая проверка правописания при вводе, одновременная проверка орфографии и грамматики. Для учебных целей будем использовать заведомо неграмотные фрагменты текста. Они включают описки, опечатки, пропуски букв и знаков препинания и другие ошибки.

Задание 1. Проверка орфографии

Технология работы

1. Откройте новый документ: Файл ► Создать.

2. Отключите автоматическую проверку правописания.

Для этого:

• вызовите окно настройки параметров: Сервис ► Параметры; на вкладке Правописание (Рис. 41) снимите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику (это позволит напечатать текст с ошибками); затем нажмите ОК.

Рис. 41. Окно Параметры, вкладка правописание

3. Напечатайте в неизменном виде фразу:

Современое делопроизводство, как уже отмечалось выше, отлечает рахвитие и внердение новых информационных технологий.

Обратите внимание на выделенные слова. В них присутствуют ошибки и опечатки.

4. Включите автоматическую проверку орфографии: Сервис ► Параметры ► вкладка Правописание ► установить флажок Автоматически проверять орфографию.

Неправильно написанные слова будут подчеркнуты красной волнистой линией.

5. Исправьте отмеченные волнистой линией ошибки в словах.

Для этого:

• наведите курсор на одно из выделенных слов, например на слово «отлечает»;

• нажмите правую кнопку мыши;

• выберите в появившемся контекстном меню (рис. 42) одно из предложенных слов;

• повторите действия для остальных слов.

Рис. 42. Предлагаемые варианты замены слов

Задание 2. Автозамена

В тексте часто встречаются опечатки, то есть ошибки, возникающие от ошибочного нажатия на соседние клавиши или перестановки букв в результате спешки. В отрывке из первого задания опечатки были допущены в словах «рахвитие» и «внердение». Их можно исправлять, как предложено в предыдущем задании. Но если одна и та же опечатка замечена вами несколько раз, следует внести ее в список автозамены. Тогда она будет исправляться автоматически по мере ввода текста.

Технология работы

1. Настройте автозамену.

Для этого:

• выберите команду Сервис ► Автозамена (рис. 43);

• задайте параметры автоматического изменения регистра букв (установите первые четыре флажка в диалоговом окне, установите флажок Заменять при вводе для включения автозамены);

2. Просмотрите список автозамены и закройте окно.

3. Напечатайте следующую фразу (со всеми опечатками), наблюдая действие автозамены:

Нелзя никого хвалить в лицо, даже если он чеолвек хоорший.

Рис. 43. Окно Автозамена

Обратите внимание, что слова, включенные в список автозамены, автоматически замещаются правильными после окончания их ввода.

4. Добавьте новые элементы в список автозамены (например, для замены опечаток из-за близко расположенных букв: заменять «прелдожение» на «предложение»; «стилб» на «стиль»; «сртсок» на «список»).

Для этого:

• выберите команду Сервис ►Автозамена;

• в строку «заменить:» (рис. 44) введите слово с часто встречающейся опечаткой;

• в строку «на:» введите правильное написание;

Рис. 44. Строка пополнения списка автозамены

• щелкните на кнопке Добавить;

• повторите действия для всех вносимых в список слов.

5. В дальнейшем пополняйте список автозамены замеченными в процессе работы повторяющимися опечатками.

Задание 3. Автоматическая проверка правил грамматики

По мере ввода текста программа может проверять не только орфографию, но и грамматику, подчеркивая места возможных ошибок зеленой волнистой линией. Руководствуясь советами Word, вы можете сделать свой текст более грамотным и понятным.

Технология работы

1. Включите проверку грамматики: Сервис ► Параметры ► вкладка Правописание ► установить флажок Автоматически проверять грамматику (рис. 45), установить набор правил Для деловой переписки.

Рис. 45. Установка проверки грамматики

2. Закройте окно настройки параметров, нажав кнопку ОК.

3. Введите следующий текст:

Документы которые традиционно сознавались и продвигались службами документирования сегодня легко оформляются исполнителем

4. Исправьте подчеркнутые зеленой волнистой линией места.

Для этого:

• наведите курсор на одно из выделенных мест;

• щелкните правой кнопкой мыши;

• прочитайте в появившемся контекстном меню замечание по построению предложения (рис. 46);

• щелкните мышкой на Пропустить предложение, если фраза не подлежит исправлению (например, это цитата);

• исправьте фразу и убедитесь, что подчеркивание исчезло.

Рис. 46. Предложения по устранению грамматической ошибки

Задание 4. Проверка готового текста

Волнистое подчеркивание, возникающее по мере печати, отвлекает от работы. Особенно это раздражает секретарей, владеющих техникой печати вслепую. Подчеркивание можно временно отменить, отложив внесение исправлений до окончания набора. Когда черновой вариант документа готов, можно, не отвлекаясь на другие виды работы с документом, заняться проверкой правописания.

Технология работы

1. Откройте новый документ.

2. Отмените подчеркивание слов и фраз при проверке: Сервис ► Параметры ► вкладка Правописание ► установить флажок Не выделять слова с ошибками.

3. Напечатайте любой текст, например, из первой части пособия, обращая внимание на скорость печати, а не на его правильность.

4. Установите текстовый курсор на начало напечатанного фрагмента.

5. Исправьте ошибки в тексте.

Для этого:

• нажмите кнопку Правописание на стандартной панели инструментов;

• внесите исправления в текст в диалоговом окне, выбрав из предложенных вариантов (см. рис. 47 или прямо в документе (для возврата в диалоговое окно щелкните на кнопке Возобновить);

Рис. 47. Предлагаемые варианты замены слов

• работая кнопками Пропустить, Заменить, Добавить и другими, отредактируйте весь фрагмент;

• закройте окно по окончании проверки.

Самостоятельно

Задание 1. Напечатайте и отредактируйте следующий текст из информационного письма:

При сравнения наиболее извесных компьютерных клубов нашего города оценка производилась по следующим парамертам:

• цены (доступность цен орпеделялась низкой кредите способностью населения, минимальный порог: 7-10 руб/час);

• обслуживание (готовность пирсонала оказать помошь игрокам):

• разнообразие игр (исходя из стандартного на данный момент набора набора):

• техника (компьютры. сеть - исходя из быстродействия),

• публика (мастерство игроков посещающих клуб):

• обстановка (помещение, количество мест, современность дезайна);

• расположение (удаленность от метро и т.п.).

Парамерты расположены в порядке преорететов, установленных опрашиваемый.

Задание 2. Внесите в список автозамены замену слова «парамерты» на «параметры».

Работа 6. Оформление доклада

Случается, что секретарю поручают оформительскую часть работы по подготовке доклада для выступления на семинаре или производственном совещании. Для составления текста доклада требуются специальные знания, поэтому содержательную часть работы выполняет сам выступающий или же секретарь-референт. Секретарю передается готовый текст или развернутые тезисы, составляющие основу выступления докладчика. Тезисы представляются в рукописном виде или в виде машинописного черновика. Работа секретаря заключается в компьютерном наборе текста и его оформлении.

Грамотно и наглядно оформленный компьютерный документ можно в дальнейшем использовать при создании компьютерной презентации, сопровождающей докладчика.

Ниже приводятся фрагменты исходного рукописного черновика доклада, который вам предстоит оформить.

Доклад: «Реклама как составная часть маркетинговой деятельности ЗАО МНТ».

Докладчик: Воронцов Сергей Валентинович, маркетолог ЗАО МНТ по регионам России.

Фрагмент А. Основные составлявшие рекламы

Основные составляющие рекламы: рекламодатель, рекламное агентство, средства массовой информации, потребитель.

Рекламодатель должен решить, что он хочет добиться с помощью рекламы, какие рынки обрабатывать, какие средства рекламы использовать, как часто давать рекламу, сколько на нее тратить.

Рекламные агентства – это «независимые предприятия», состоящие из творческих работников, которые разрабатывают, готовят и размещают рекламу в средствах рекламы для заказчиков, стремясь найти покупателей товаров или услуг.

Реклама – это прежде всего, форма массового увещевания, и вступить в контакт с аудиторией помогают средства массовой информации: телевидение, радио, газеты, журналы, листовки, реклама на улице и в транспорте.

Мы воспринимаем рекламу в остроконкурентном окружении. Одни рекламодатели призывают тратить деньги, другие – экономить, одни – курить, другие – бросить курить. Но выбор, в конечном счете, за потребителем.

При недостатке средств, предприятия мелкого и среднего бизнеса, к коим относится ЗАО МНТ, должны обеспечить извлечение максимальной выгоды из каждого рубля, выделенного на достижение известности. Привлечение профессиональных услуг оказывается им еще «не по карману». Владельцу или коммерческому директору приходится выполнять в миниатюре все функции, которые в крупных фирмах входят в обязанности экспертов и сотрудников их рекламных агентств. Ему приходится быть и контактором, и разработчиком плана использования средств рекламы, и составителем текста, и художественным оформителем, и закупщиком места в средствах печатной рекламы, и распространителем листовок.

Фрагмент В. Эффективность рекламы

Эффективность рекламы пропорциональна количеству оповещенных людей . и обратно пропорциональна стоимости рекламы:

где – коэффициент пропорциональности.

– чел/руб.

На самом деле, учет коэффициентов очень труден. Сам коэффициент зависит от множества факторов, в том числе от вида рекламируемой продукции или услуги и от известности рекламируемой фирмы и т. д.

Эффективность рекламы, как видно из формулы, напрямую зависит от средств распространения массовой информации (телевидения, радио, средств печати, транспорта, уличных щитов), при помощи которых она доводится до потребителей.

Фрагмент С. Телевидение – самое массовое из средств распространения рекламы.

По охвату потенциальных потребителей , несомненно, телевидение опережает другие средства массовой информации, но стоимость телевизионного времени по карману только крупным предприятиям и сверхприбыльным отраслям. Эффективность телевизионной рекламы зависит также от телеканала, передачи и времени, в которое транслируется реклама.

Далее приводится список наиболее популярных телевизионных передач (по данным опросов общественного мнения), в которых наиболее выгодно помещать рекламу (если есть средства):

Новости (80% всех смотрящих) – наиболее стабильное вложение ваших средств, реклама для всех;

Телесериалы (60%) – реклама для домохозяек и пенсионеров:

Спортивные программы (40%) – в основном мужская аудитория:

Музыкальные программы (25%) – молодежная аудитория.

Фрагмент D. Использование средств печати для распространения рекламы

Второй по величине рынок по объему рекламных продаж – средства печати. Рекламу в периодической прессе следует разделять на 3 вида: реклама в обычной газете, преимущественно информационной; реклама в специально предназначенной для рекламы газете: реклама в бесплатном рекламном издании (типа газеты «Из рук в руки»). Стоимость этого вида рекламы сравнительно невысока, и ее себе могут позволить не очень богатые компании. Но следует отметить, что в обычных газетах рекламу, чаще всего, игнорируют, – а в специализированных газетах реклама теряется среди обилия информации. В деятельности ЗАО МНТ за 2005-2006 г. вложения средств в различные виды рекламы распределилось следующим образом (в %): региональное телевидение (40): радио (20); печать (26): транспорт (7): уличные щиты (2); прочие (5).

Фрагмент Е. Золотые правила рекламы

Реклама должна быть: краткой; информационно насыщенной; оригинальной, чем-то отличающейся от других и хорошо запоминающейся; наглядной; научно обоснованной: и. наконец, просто красивой. Реклама не должна быть: глупой, навязчивой, длинной, непонятной простому человеку.

Работу над докладом полезно начать с разбиения текста и создания сценария дальнейшей работы.

Анализ текста показывает его чрезвычайно низкую наглядность и плохую структурированность. Докладчику трудно будет найти в таком тексте опорные пункты, чтобы развить их в докладе.

Как уже говорилось выше, электронный документ должен быть подготовлен таким образом, чтобы на его основе можно было составить компьютерную презентацию, сопровождающую доклад. Для этого надо попытаться представить некоторые его фрагменты в графической и табличной форме. Чтобы акцентировать внимание на отдельных моментах доклада, текст следует структурировать при помощи нумерованных и маркированных списков.

Приведем примерный план работы над текстом.

1. Оформление титульного листа.

2. Печать чернового варианта доклада без форматирования и оформления.

3. Фрагмент А. Создание схемы средствами векторной графики Word.

4. Фрагмент В. Создание формулы при помощи приложения MS Equation. Замена части текста структурной схемой.

5. Фрагмент С. Замена текста, содержащего числовую информацию, таблицей.

6. Фрагмент D. Оформление части текста в виде нумерованного списка. Замена текста, содержащего числовую информацию, круговой диаграммой.

7. Фрагмент Е. Структурирование текста путем организации маркированных списков, и дополнение его картинками из имеющегося в Word набора.

8. Нумерация страниц доклада через нижний колонтитул.

Задание 1. Оформление титульного листа

Технология работы

1. Создайте новый документ: Файл ► Создать ► на вкладке Общие выберите Новый документ.

2. Вставьте в документ расширенный вариант эмблемы из глоссария: Вставка ► Автотекст ► вкладка Автотекст ► выбрать из списка Эмблема_расш ► нажать Вставить.

3. Инструментом Линия отделите заголовочную часть.

4. Оформите заголовок доклада.

Для этого:

• наберите заголовок «Реклама как составная часть маркетинговой деятельности ЗАО МНТ»;

• отцентруйте его при помощи кнопки По центру;

• выделите слово «Реклама» и подберите шрифт, размер и начертание, например: шрифт Comic Sans MS, размер 48, полужирный, контурный, с тенью (Формат ► Шрифт ► установить флажки видоизменения Контур и Тень);

• проделайте то же для всего заголовка доклада, имени докладчика и внешних атрибутов (город, год).

5. Создайте фон титульного листа.

Для этого:

• выберите автофигуру из списка: Автофигуры ► Звезды и ленты ► Горизонтальный свиток;

• прорисуйте фигуру на экране;

• настройте размер и форму свитка, используя желтый и черные маркеры;

• установите фигуру за текст: Действия ► Порядок ► Поместить за текстом.

В результате выполнения задания должен получиться титульный лист, подобный изображенному на рис. 48.

Рис. 48. Образец титульного листа доклада

Задание 2. Создание схемы «Основные составляющие рекламы»

Технология работы

1. Создайте схему на основании первого абзаца фрагмента «А».

Для этого:

• при помощи инструмента Надпись создайте четыре блока с названиями: Рекламодатель, Рекламное Агентство, Средства Рекламы, Потребитель (рис. 49);

Рис. 49. Схема по основе фрагмента «А»

• выделяя текст надписей, настройте его параметры;

• выделяя фигуры, настройте размер и тень;

• инструментом Стрелка соедините блоки;

• выделите все графические объекты схемы, обведя их мышкой;

• сгруппируйте выделение;

• установите тип обтекания объекта Вокруг рамки.

2. Напечатайте оставшийся текст; подберите размер графического объекта и параметры текста таким образом, чтобы поясняющий текст располагался справа от соответствующего блока схемы, как показано на рис. 49.

Задание 3. Оформление фрагмента «В»

Технология работы

1. Создайте формулу при помощи приложения MS Equation.

Для этого:

• напечатайте часть текста до формулы;

• переведите клавиатуру на английскую раскладку, щелкнув на индикаторе клавиатуры и выбрав из списка En – Английский (США);

• загрузите приложение MS Equation: Вставка ► Объект выбрать приложение MS Equation в появившемся списке приложений. На экране появится панель инструментов этого приложения (рис. 50).

Рис. 50. Панель инструментов приложения MS Equation

• напечатайте в документе ;

• выберите оператор умножения из меню Операторы (рис. 51);

Рис. 51. Меню Операторы

• выберите в меню Шаблоны дробей и радикалов (рис. 52) шаблон дроби с горизонтальной чертой;

Рис. 52. Меню Шаблоны дробей и радикалов

• щелкните мышкой в области числителя и напечатайте N;

• щелкните мышкой в области знаменателя и напечатайте C;

• щелкните мышкой вне формулы для выхода из приложения;

• выделите объект Формула и выровняйте По центру или установите для него обтекание текстом.

2. Замените часть текста структурной схемой.

Для этого:

• вырежьте из текста последнего абзаца фрагмента «В» список средств распространения массовой информации;

• создайте схему, как показано на рис. 53;

Рис. 53. Схема средств распространения рекламы

• выйдите из приложения с сохранением изменений: Файл ► Выход и возврат в документ.

Задание 4. Оформление фрагмента «С»

Технология работы

Замените текст, содержащий числовую информацию, таблицей.

Для этого:

• выделите текст, содержащий числовую информацию;

• разделите клавишей Tab информацию на три столбца, убрав лишние знаки препинания (рис. 54);

Новости → 80% → Наиболее выгодное вложение ваших средств,

→ → → Реклама для всех

Телесериалы → 60% → Реклама для домохозяек и пенсионеров

Спортивные программы → 40% → В основном мужская аудитория Музыкальные программы → 25% → Молодежная аудитория

Рис. 54. Текст перед преобразованием в таблицу

• выделите подготовленный текст;

• преобразуйте выделенный текст в таблицу: Таблица ► Преобразовать ► Преобразовать в таблицу (рис. 55);

• проверьте соответствие количества строк и столбцов в создаваемой таблице и вид разделителя (разделитель – знак табуляции), затем нажмите OК;

• в полученной таблице выделите верхнюю строку и вставьте перед ней еще одну: Таблица ► Добавить ► Строки выше;

Рис. 55. Окно преобразования в таблицу

• заполните строку заголовками по образцу в табл. 1;

• выделите строку заголовков, установите начертание Полужирный и выравнивание По центру;

• установите ширину столбцов, захватив и передвинув переборку между ними левой кнопкой мыши.

Таблица 1. Табличное представление данных

Вид передачи	Процент смотрящих	Примечание
Новости	80%	Наиболее стабильное вложение ваших средств, реклама для всех
Телесериалы	60%	Реклама для домохозяек и пенсионеров
Спортивные программы	40%	В основном мужская аудитория
Музыкальные программы	25%	Молодежная аудитория

Задание 5. Оформление фрагмента «D»

Технология работы

1. Замените текст нумерованным списком.

Для этого:

• разделите текст второго абзаца фрагмента «D» по знакам препинания «:» и «;», нажимая клавишу Enter;

• выделите три образовавшихся после «:» строки;

• щелкните на кнопке Нумерация;

• установите регистр текста так, чтобы образовавшиеся пункты начинались с прописных букв: Формат ► Регистр ► Как в предложениях;

• замените точки с запятой в конце предложений на точки: Правка ► Заменить в режиме пошаговой замены (повторяйте нажатие Заменить и Найти далее до конца выделенного фрагмента) (рис. 56).

Рис. 56. Окно Найти и заменить

В результате работы текст должен выглядеть так, как показано на рис. 57.

Рекламу в периодической прессе следует разделять на 3 вида:

1. Реклама в обычной газете, преимущественно информационной.

2. Реклама в специально предназначенной для рекламы газете (типа газеты «Из рук в руки»).

3. Реклама в бесплатном рекламном издании

Рис. 57. Текст после форматирования

2. Замените текст, содержащий числовую информацию, диаграммой.

Для этого:

• щелкните на кнопке Добавить таблицу Excel;

• выделите таблицу 2x2;

• растяните таблицу при помощи маркера изменения размера на нужную ширину;

• заполните таблицу данными из текста (рис. 58);

Рис. 58. Заполнение таблицы

• выделите заполненные ячейки таблицы;

• вызовите Мастер диаграмм: Вставка ► Диаграммы (рис. 59)

Рис. 59. Мастер диаграмм: выбор типа и вида диаграммы

• при помощи Мастера создайте диаграмму, используя кнопки Далее и Готово (образец диаграммы приведен на рис. 60);

Рис. 60. Диаграмма «Вложение средств в рекламу»

• скопируйте диаграмму: Правка ► Копировать;

• вставьте диаграмму в текст;

• установите обтекание диаграммы текстом: Формат ► Объект ► Положение ► Вокруг рамки;

• удалите таблицу из текста.

Задание 6. Оформление фрагмента «Е»

Технология работы

1. Замените текст маркированным списком.

Для этого:

• разделите текст первого абзаца фрагмента «Е» (какой должна быть реклама) по знакам препинания (двоеточия и точки с запятыми), нажимая клавишу Enter;

• выделите образовавшиеся после двоеточий строки;

• щелкните по кнопке Маркеры;

• если тип маркера вас не устраивает, измените его: Формат ► Список вкладка Маркированный ► выбрать другую форму маркера;

• если среди представленных типов маркеров вас не устраивает ни один, нажмите кнопку Изменить;

• выберите вид маркера (кнопка Маркер) или нажмите кнопку Шрифт и выберите шрифт из списка (например, Symbol), затем нажмите ОК (рис. 61);

• подберите шрифт, размер и начертание для маркированного фраг-
мента.

Рис. 61. Выбор маркера для списка

Рис. 62. Галерея картинок

2. Самостоятельно оформите в виде маркированного списка фрагмент, описывающий, какой не должна быть реклама.

3. Вставьте в текст картинку.

Для этого:

• вызовите галерею картинок: Вставка ► Рисунок ► Картинки;

• выберите тематику (рис. 62), затем – понравившуюся картинку, и вставьте ее в текст;

• настройте размер картинки при помощи маркера изменения размера;

• установите обтекание картинки текстом;

• дополните рисунок рамкой: Автофигуры ► Основные фигуры ► Загнутый угол;

• установите автофигуру за рисунок: Действия ► Порядок ►На задний план;

• выделите рамку и рисунок и сгруппируйте их: Действия ► Группировать.

В результате работы текст должен выглядеть таким образом:

Задание 7. Нумерация страниц доклада

Технология работы

Активизируйте нижний колонтитул.

Для этого:

o перейдите в начало документа;

o выберите команду Вид ► Колонтитулы;

o щелкните на кнопке Верхний/нижний колонтитул на панели Колонтитулы (рис. 63);

Рис. 63. Панель настройки колонтитулов

· двойным щелчком в области нижнего колонтитула активизируйте его;

· щелкните на кнопке Формат номера страницы;

· установите в появившемся окне: начать с 2 (рис. 64);

Рис. 64. Установка формата номера страницы

· щелкните на кнопке Номер страницы;

· установите номер в центр строки кнопкой По центру;

· щелкните на кнопке Закрыть.

Самостоятельно

Задание 1. Придумайте, как можно сделать следующий текст более наглядным:

Существует огромное количество различных способов рекламировать свой товар или услугу: реклама по телевидению, реклама в периодической прессе, реклама в метро, реклама по радио, реклама в почтовом ящике, народная молва.

Мы разберем лишь самые важные и объемные (по затрачиваемым средствам) отрасли рекламы в порядке понижения объемной доли затраченных на данную отрасль рекламы средств.

Оформите приведенный текст самостоятельно.

Задание 2. Оформите следующий текст, выбрав подходящий инструментарий самостоятельно:

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами и предприятиями-партнерами (потребителями товаров, услуг, поставщиками и т.п.)

Задание 3. Сделайте наглядным следующий текстовый фрагмент:

В 2006г. предприятием было затрачено на приобретение канцелярских принадлежностей (в рублях): бумаги - 19412: папок и скоросшивателей - 3893: клея - 456; карандашей и ручек - 1957: прочей мелочи – 1044.

Работа 7. Способы оформления писем

Письма отличаются большим разнообразием: от приглашений и предложений, до претензий и гарантий. В зависимости от содержания их можно представлять в разной форме. Форма приглашений и предложений может быть достаточно свободной. Письма-претензии и гарантии, являясь юридическими документами, должны иметь строгую форму, обусловленную требованиями стандартов.

Далее приведены примеры различных писем, которые вам предстоит оформить, используя различные средства.

ЗАО МНТ оказывает услуги по обучению специалистов сферы управления. Применяются новейшие технологии обучения: компьютерное тестирование, психологический тренинг, экономические и управленческие игры с глубоким погружением в выбранную предметную область. Преподают на курсах высококвалифицированные специалисты, в том числе и иностранные. По окончании обучения выдается сертификат. По желанию слушателя ему предоставляется возможность выбора престижных вакансий из базы данных МНТ.

Письмо-благодарность (направляется по конкретному адресу от имени ЗАО МНТ).

Благодарим Вас за содействие в организации бизнес-тура по странам Западной Европы. Участники тура остались довольны уровнем организации и обслуживания. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Письмо-просьба (направляется директору конкретного предприятия от имени директора ЗАО МНТ).

В рамках соглашения о совместной деятельности, прошу оказать содействие в организации производственной практики для слушателей «Курсов повышения квалификации работников управленческого аппарата» на период с 1.04.2006 по 1.07.2006 г.

Письмо-напоминание (направляется на конкретное предприятие от имени ответственного лица из администрации ЗАО МНТ, адресуется директору или его заместителям).

Срок договора об оказании Вам юридических услуг по организации холдинга NORD истекает 30.06.2006. Для продления или расторжения договора вам следует обратиться в юридический отдел МНТ не позднее 29.06.2006.

Письмо-извещение (направляется на конкретное предприятие от имени ЗАО МНТ, адресуется директору).

Ставим Вас в известность, что обязательства, взятые на себя ЗАО МНТ в связи с организацией маркетингового исследования российского рынка холодильных установок, выполнены. Специалисты ЗАО МНТ подготовили соответствующий отчет. Сообщите время и место совещания по его обсуждению и принятию плана дальнейшей совместной деятельности.

Письмо-отказ (направляется конкретному адресату от имени администрации ЗАО МНТ).

К сожалению, в настоящее время удовлетворить Вашу просьбу о трудоустройстве предприятие не может, в связи с отсутствием вакансии. Ваше резюме внесено в базу данных приоритетных специалистов. Незамедлительно сообщим Вам при первой появившейся возможности.

Задание 1. Создание письма при помощи шаблона Word

Письмо-предложение направляется рассылкой по электронной почте в различные организации и учреждения, адреса которых найдены по справочнику.

Письмо-предложение, как правило, носит рекламный характер, поэтому может быть написано свободном стиле. Для его создания можно использовать шаблоны писем, имеющиеся в Word.

Технология работы

1. Выберите команду создания нового документа Файл ► Создать.

Рис. 65. Вкладка Письма и факсы

2. Выберите вкладку Письма и факсы (рис. 65).

3. Выберите один из видов писем: Современное, Изысканное или Стан-
дартное.

4. Установите переключатель Создать на Документ ► нажмите ОК.

5. Если появившаяся форма письма вас не устраивает, смените вид письма, повторив предыдущие пункты.

6. В появившемся шаблоне выделите щелчком мыши содержимое квадратных скобок и введите соответствующие реквизиты.

7. Введите текст письма-предложения.

8. Сохраните документ в папке МНТ ► Исходящие ► Письма-образцы, дав файлу условленную спецификацию, например «пп» (письмо-предложение).

Примерный вид получившегося письма-предложения, оформленного в изысканном стиле, представлен на рис. 66.

Рис. 66. Стандартное письмо Word

Задание 2. Создание письма на бланке предприятия

Письмо-благодарность является актом вежливости по отношению к партнерам. Стиль и форма такого письма могут быть свободными. Подобное письмо можно оформить на фирменном бланке предприятия.

Технология работы

1. Создайте новый документ на базе ранее созданного вами бланка предприятия.

Для этого:

• выберите команду создания нового документа: Файл ► Создать;

• на вкладке Общие выберите шаблон ранее созданного вами бланка предприятия Бланк;

• установите переключатель Создать на Документ ► нажмите ОК.

2. На появившемся бланке предприятия наберите реквизит Адрес получателя.

3. Вставьте автотекст-приветствие: Вставка ► Автотекст ► Приветствие, выберите слова приветствия из появившегося списка.

4. Наберите текст письма-благодарности.

5. Вставьте автотекст-прощание: Вставка ► Автотекст ► Прощание, выберите слова прощания из появившегося списка.

6. Наберите реквизиты Подпись и Дата.

7. Сохраните документ в папке МНТ ► Исходящие ► Письма-образцы, дав файлу условленную спецификацию, например «пб» (письмо-благодарность).

Примерный вид получившегося письма-благодарности, оформленного на фирменном бланке предприятия, представлен на рис. 67.

Рис. 67. Письмо на бланке предприятия

Задание 3. Письма на бланках с продольным расположением реквизитов

Приведенные в качестве примеров письма различаются по степени официальности. К примеру, письмо-просьба имеет более официальный характер, чем письмо-предложение или письмо-благодарность, т. к. оно требует официального ответа. Такое письмо следует оформить по всем правилам деловой переписки.

Расположение реквизитов на официальных документах регламентируется ГОСТами.

Создадим бланк для писем и факсов с продольным расположением реквизитов. За основу такого бланка возьмем уже созданный ранее бланк предприятия.

Для соблюдения правил размещения реквизитов, используем таблицу во всю ширину листа (для каждого реквизита – своя ячейка). Границы таблицы по окончании работы можно скрыть, чтобы их не было видно в окончательном документе и при его распечатке.

Технология работы

1. Создайте бланк письма с продольным расположением реквизитов следующего образца.

	Адресат
Дата № _______
На № ____ от _________

Заголовок

Текст

Должность	Подпись	И.О. Фамилия

Для этого:

· создайте новый документ на основе шаблона Бланк: Файл ►Создать ► на вкладке Общие выберите Бланк ► установите переключатель Создать на Документ ► нажмите ОК;

· дважды нажмите клавишу Enter, чтобы сделать отступ от шапки бланка;

· при помощи кнопки Добавить таблицу откройте в документе таблицу (2 столбца, 10 строк);

· расширить первый столбец (приблизительно до отметки 9 см на линейке);

· выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица ► Разбить ячейки;

· объедините группы ячеек, как показано в приведенном выше образце: Выделить ячейки ► Таблица ► Объединить ячейки;

· заполните таблицу по образцу.

2. Сохраните документ под именем Бланк_письма_прод в виде шаблона в папке Шаблоны: Файл ► Сохранить как... ► выбрать тип файла Шаблон документа ► нажать ОК.

3. Создайте письмо на основе созданного бланка письма, используя следующий образец:

	Директору ГП «АРКТИКА» г-ну Филиппову П.А. 457112. Стерлитамак 1 ул. Октябрьская. 11
12.01.2000г. №315
На №186 от 05.01.2006г

Об исследовании рынка холодильных установок

Ставим Вас в известность, что обязательства, взятые на себя ЗАО МНТ в связи с организацией маркетингового исследования российского рынка холодильных установок, выполнены. Специалисты ЗАО МНТ подготовили соответствующий отчет. Сообщите время и место совещания по его обсуждению и принятию плана дальнейшей совместной деятельности.

Директор по маркетингу ЗАО МНТ	Подпись	Е.Ф. Андреева

· выберите команду создания нового документа Файл ► Создать;

· на вкладке Общие выберите Бланк_письма_прод;

· установите переключатель Создать на Документ ► нажмите ОК;

· на появившемся бланке поочередно выделяйте названия реквизитов и заменяйте их конкретным содержанием для письма-извещения;

· щелкните в области таблицы правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню команду Границы и заливка;

· на вкладке Границы выберите тип Нет (контуры границ при этом останутся в документе в виде невидимых рамок, при выводе документа на принтер они не печатаются).

4. Сохраните письмо как документ Word в папке МНТ ► Исходящие ► Письма-образцы, дав файлу условленную спецификацию, например «пи» (письмо-извещение).

Задание 4. Письма на бланках с угловым расположением реквизитов

Технология работы

1. Создайте бланк письма с угловым расположением реквизитов, используя следующий образец.

ЗАО МНТ	Грифы
450000, Уфа ул. Ленина, д.117, корп. 3 тел. 142-35-45 факс. (812) 142-35-35	Адресат

Дата________ № _________
На № _______ от _________

Заголовок

Текст

Должность	Подпись	И.О. Фамилия

• Создайте новый документ-шаблон: Файл ► Создать ► на вкладке Общие выбрать Новый документ ► установить переключатель Создать на Шаблон ► нажать ОК;

• при помощи меню Таблица откройте в документе таблицу 11x2: Таблица ► Добавить ► Таблица ► в настроечном окне Вставка таблицы задать число столбцов и строк (рис. 68);

• расширить первый столбец (приблизительно до отметки 9 см на линейке);

• выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица ► Разбить ячейки;

• объедините ячейки таблицы по образцу: выделить группу ► Таблица ► Объединить ячейки;

• заполните две верхние левые ячейки реквизитами предприятия-отправителя (они будут неизменны во всех письмах);

• при помощи кнопки По центру установите реквизиты по центру ячеек;

• заполните таблицу по образцу.

2. Сохраните документ в виде шаблона в папке Шаблоны под именем Бланк_письма_угл: Файл ► Сохранить как... ► выбрать тип файла Шаблон документа ► нажать ОК.

Рис. 68. Настройка параметров таблицы

Задание 5. Дополнение глоссария речевыми штампами деловой переписки

Как уже говорилось, служебное, деловое письмо отличается от обычного. Это отличие заключается в том, что в деловой переписке повторяются принятые формы приветствия, прощания, темы писем, некоторые фразы и словосочетания и т. п. Некоторые часто встречающиеся слова и словосочетания уже имеются среди элементов автотекста. Но глоссарий можно дополнить.

Технология работы

1. Выделите часть текста, которая подлежит внесению в глоссарий, например «Уважаемые коллеги!».

2. Введите выделенный текст в глоссарий.

Для этого:

· выберите команду создания автотекста: Вставка ► Автотекст ► Создать (рис. 69);

· в появившемся окне появится название элемента автотекста Уважаемые коллеги! (оно основано на выделенном фрагменте);

· если имя элемента (например, обращение), появившееся в окне, сокращено, но полная фраза содержит не более 32 символов, то для удобства поиска допечатайте ее в окошке полностью;

· если фраза длинная (более 32 символов), введите в окошко короткое название, отражающее ее суть;

· если имя элемента автотекста вас устраивает, нажмите ОК.

3. Проверьте содержимое глоссария, убедившись, что он дополнен: Вставка ► Автотекст ► Автотекст ► вкладка Автотекст ► выбрать по названию из списка ► щелкнуть на кнопке Вставить;

Рис. 69. Окно внесения автотекста

4. Удалите из глоссария ненужные элементы автотекста: Вставка ► Автотекст ► Автотекст ► вкладка Автотекст ► выбрать по названию из списка ► щелкнуть на кнопке Удалить.

ПРИМЕЧАНИЕ Элементы автотекста можно добавлять прямо на соответствующей вкладке: Вставка ► Автотекст ► Автотекст ► вкладка Автотекст ► ввести имя нового элемента ► щелкнуть на кнопке Добавить.

Самостоятельно

Задание 1. Самостоятельно, по алгоритму, описанному выше, составьте письмо-просьбу, используя бланк письма с угловым расположением реквизитов, используя приведенный ниже пример. Добавьте элемент автотекста Эмблема_МНТ.

ЗАО МНТ	Грифы
450000. Уфа ул. Ленина, д. 117, корп. З тел. 142-35-45 факс. (812) 142-35-35	Директору МГП «ПРОГРЕСС» г-ну Митрофанову И.И. 450080. Ува, ул. Менделеева, д.15, корп.З

04.02.2006 №118
На №65 от 25.01.2006

Об организации производственной практики

В рамках соглашения о совместной деятельности прошу оказать содействие в организации производственной практики для слушателей «Курсов повышения квалификации работников управленческого аппарата» на период 01.04.2006 г. по 01.07.2006 г. О Вашем решении сообщите письменно.

Зав. отделом подготовки кадров ЗАО МНТ	Подпись	И.В. Петров

Задание 2. Оформите другие письма, тексты которых приведены в начале данной работы.

Задание 3. Добавьте в глоссарий общепринятые в деловой переписке языковые формулы, дав наиболее длинным фразам емкие короткие названия:

o Просим изыскать возможность...

o Напоминаем, что...

o Предлагаем сотрудничество...

o Представляем на рассмотрение...

o Выражаем глубокую признательность...

o В соответствии с договоренностью...

o Просим Вас рассмотреть вопрос о...

o Доставку груза гарантируем...

o Гарантируем своевременную оплату. Наш расчетный счет...

o ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...

o ...в случае отказа вынуждены будем обратиться в суд...

Задание 4. Пользуясь алгоритмом создания шаблонов писем, составьте шаблон расписки по образцу, приведенному ниже.

Наименование предприятия

РАСПИСКА

Сотрудника ____________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество)

работающего в должности _______________________ место работы ____________

__________________________________ служебный телефон __________________

Домашний адрес: _______________________________________________________

Паспорт: серия _________ № ___________, выданный ________________________

_______________________________________________________________________

(где, кем и когда)

Поименованные ниже ценности (основные средства и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) получил(а) во временное пользование. Обязуюсь использовать по прямому назначению и возвратить не позднее указанного срока. При невозврате в срок обязуюсь оплатить стоимость ценностей по розничной цене в бесспорном порядке.

Список выданных ценностей.

«____» ___________ 200__г. Подпись ________________
Выдачу разрешил _______________________________________________________

(должность, И.О. Фамилия, подпись)

Работа 8. Создание приказов

Приказы являются одним из основных документов, с которыми приходится иметь дело секретарю. Различают приказы по личному составу и приказы по основной деятельности. Общая форма приказа по ГОСТу представлена ниже.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата ________ №_________

Заголовок к тексту (не более двух строк)

ТЕКСТ: Констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внес

должность, И.О. Фамилия

Как видно из образца, приказы содержат констатирующую (на основании чего, в связи с чем издан приказ) и распорядительную (суть приказа) части.

Создавая шаблоны писем, вы уже убедились, что для соблюдения правил размещения реквизитов удобно пользоваться таблицами. Внедренная таблица автоматически занимает всю ширину листа. Ячейки таблицы имеют строгую форму, а их размеры могут меняться. Высота ячейки увеличивается автоматически при автопереносе текста на следующую строку по мере ее заполнения, или при нажатии клавиши Enter. Внутри ячейки текст можно форматировать.

Выделенные ячейки таблицы можно объединять (Таблица ► Объединить ячейки) и разбивать на несколько равных ячеек (Таблица ► Разбить ячейки). Границы таблицы в документе можно сделать невидимыми.

Таблица может использоваться как универсальная форма на этапе создания и редактирования документа. При сохранении документа и, тем более, при его печати границы таблицы делаются невидимыми, в окончательном документе их нет.

Рассчитать размер таблицы довольно просто. В заголовочной части, как правило, текст делится на два столбца, поэтому число столбцов в таблице лучше всего взять равным двум. Чтобы определить количество строк вспомогательной таблицы, надо посчитать количество реквизитов по вертикали документа и удвоить это количество, заложив в форму пустые разделительные строки между реквизитами. Например, в приведенном образце приказа по вертикали можно насчитать 10 элементов: наименование предприятия, название документа, дата и номер, заголовок, текст констатирующей части, ключевое слово «Приказываю», текст распорядительной части, подпись, визы, составитель приказа. С учетом пустых строк смело можно создавать таблицу в 2 столбца по 20 строк. Если в дальнейшем в приказе, к примеру, не будет виз, лишние строки легко убрать, выделив и удалив их: Таблица ► Удалить ► Строки. Если строк не хватает, то их в любой момент можно добавить: Таблица ► Добавить ► Строки выше (ниже).

Наиболее удачным шрифтом для приказов считается шрифт Times New Roman, размер 14. При таких параметрах шрифта в строке помещается около 65 символов, что соответствует печати на пишущей машинке.

Далее приведены тексты приказов по личному составу и основной деятельности, которые вам предстоит оформить. При оформлении приказа вам придется самостоятельно составить заголовок к тексту (если он нужен), а также выделить из общего текста констатирующую и распорядительную части приказа.

Приказ о приеме на работу

Принять на работу Леонову Тамару Игнатьевну на должность бухгалтера-экономиста с окладом 4500 руб.

Приказ о переводе

Перевести Иваненко Игоря Сергеевича, с его согласия, с должности менеджера отдела реализации на должность старшего менеджера в отдел маркетинга с окладом 5000 руб.

Приказ об увольнении

Уволить Гурова Петра Антоновича, начальника бюро реализации, по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ РФ.

Приказ о графике работы в праздничные дни

Начальнику охраны Медведеву В.П. обеспечить опечатывание и охрану производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2006 г. по 3.01.2007 г.

Директору по персоналу Бортниковой А.А. обеспечить дежурство на телефоне главного офиса МНТ для обеспечения оперативного решения возникающих вопросов.

Гл. бухгалтеру Ивановой И.П. изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

Приказ о подготовке к ежегодному семинару

Директору по маркетингу Андреевой Е.Ф. не позднее 15.03.2006 г. представить
тезисы докладов ведущих специалистов-маркетологов по зарубежному рынку.

Секретарю приемной Генерального директора Герасимовой Л.С. подготовить план организационных мероприятий по проведению семинара.

Главному бухгалтеру Ивановой И.П. составить смету расходов по организации работы научных секций и проведению заключительного банкета.

Приказ о добавлении новой должности в штатное расписание

Директору по персоналу Бортниковой А.А. подготовить проект изменения штатного расписания для обеспечения рекламной деятельности МНТ.

Задание 1. Оформление приказов по основной деятельности

Технология работы

1. Создайте шаблон приказа по основной деятельности, пользуясь следующим образцом:

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата	№ ________

Заголовок к тексту (не более двух строк

Констатирующая часть текста (на основании чего)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть текста (что, кому, в какие сроки)

Должность	Подпись	И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внес:
Должность, И.О. Фамилия

Для этого:

· создайте новый документ: Файл ►Создать ► в окне вкладки Общие выбрать Новый документ ► установить переключатель Создать на Шаблон ► нажать ОК;

· при помощи меню Таблица откройте в документе таблицу (2 столбца, 20 строк);

· разделите ячейки таблицы по приведенному образцу: выделить ячейку Таблица ► Разбить ячейки;

· объедините ячейки таблицы по образцу: выделить группу ► Таблица ► Объединить ячейки;

· заполните таблицу по образцу.

2. Сохраните документ в виде шаблона в папке Шаблоны под именем Приказ_ОД: Файл ► Сохранить как... выбрать тип файла Шаблон документа ► нажать ОК.

3. Создайте приказ по основной деятельности на бланке приказа, пользуясь следующим образцом:

ЗАО МНТ

ПРИКАЗ

28.12.2006	№ 42

О графике работы в праздничные дни

В связи с постановлением правительства РФ о присоединении выходных дней к праздничным

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику охраны Медведеву В.П. обеспечить опечатывание и охрану производственных помещений в праздничные дни с 31.12.2006 г. по 03.01.2007 г. 2. Директору по персоналу Бортниковой А.А. обеспечить дежурство на телефоне главного офиса ЗАО МНТ для обеспечения оперативного решения возникающих вопросов. 3. Главному бухгалтеру Ивановой И.П. изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

Генеральный директор ЗАО МНТ	Подпись	А.В. Соколов

Визы

Проект приказа внес:
Зам. директора по общим вопросам		А.Г. Елисеев

Для этого:

· выберите команду создания нового документа Файл ► Создать;

· на вкладке Общие выберите шаблон Приказ_ОД;

· установите переключатель Создать на Документ ► нажмите ОК;

· в появившийся бланк на предназначенное для даты место вставьте дату создания документа: Вставка ► Дата и время ► выбрать формат даты ► нажать ОК (рис. 70);

· поочередно выделяйте названия реквизитов и заменяйте их конкретным содержанием для приказа;

· перед заполнением констатирующей части установите нумерацию пунктов приказа: Формат ► Список ► вкладка Нумерованный ► выбрать вид нумерации ► ОК;

· уберите сетку таблицы одним из способов, например: Таблица ► Свойства таблицы ► щелкнуть на кнопке Границы и заливка ► на вкладке Границы выбрать тип Нет (границ).

4. Сохраните приказ, как документ Word, в папке МНТ ► Внутренние ► Основная деятельность ► Образцы приказов, дав файлу условленную спецификацию, например «ПОД» (приказ по основной деятельности).

Рис. 70. Выбор формата даты

5. Оформите выписку из приказа на основе представленного ниже образца.

ЗАО МНТ

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от 28.12.2006	№ 42

О графике работы в праздничные дни

На основании постановления правительства №76 от 20.12.2006 г. «0 присоединении выходных дней к праздничным»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Гл. бухгалтеру Ивановой И.П. изыскать средства для оплаты дежурств в праздничные дни в двойном размере. О решении сообщить.

Выписку из приказа заверил:
Секретарь директора		Л.С. Герасимова

Выписка из приказа содержит копию части приказа, необходимую конкретному исполнителю для работы. Заверяет выписку, как правило, секретарь.

Для оформления выписки проделайте следующее:

· откройте файл с текстом приказа, из которого делается выписка: Файл ► Открыть ► выбрать папку Внутренние, выбрать соответствующий файл;

· исправьте файл (см. образец);

· сохраните файл в папке МНТ ► Внутренние ► Основная деятельность ► Образцы приказов под условным именем, например, «ВЫП_П» (выписка из приказа);

· распечатайте выписку для исполнителя.

Задание 2. Оформление приказов по личному составу

Технология работы

1. Создайте бланк приказа по личному составу, используя следующий образец.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата		№ ______ л/с

Заголовок к тексту (о чем, о ком)

ПРИНЯТЬ (УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т. п.) <Фамилия Имя Отчество> <куда> <с какой должности> <на какую должность> <с каким окладом>

Основание: трудовой договор от <дата>. № ___

Должность подписывающего		Подпись	И.О. Фамилия

С приказом ознакомлен:
Подпись работника	Дата

Для этого:

· создайте новый шаблон;

· вставьте таблицу 2 16;

· заполните таблицу по образцу;

· реквизиты «Наименование предприятия» и «Заголовок документа» выровняйте с помощью кнопки По центру;

· реквизит «номер приказа» выровняйте кнопкой По правому краю.

2. Сохраните файл как шаблон под названием Приказ_ЛС.

3. Оформите приказ по личному составу на бланке Приказ_ЛС, используя как образец следующий документ.

ЗАО МНТ

ПРИКАЗ

08.02.2006г. № 112 л/с

О переводе Иваненко Игоря Сергеевича

ПЕРЕВЕСТИ Иваненко Игоря Сергеевича с его согласия в Отдел реализации с должности менеджера на должность старшего менеджера с окладом 5000 руб.

Директор по персоналу		Подпись	А.А. Бортникова

С приказом ознакомлен:
Подпись работника	09.02.2006

Для этого:

· создайте новый документ на базе шаблона Приказ_ЛС: Файл > Создать ► на вкладке Общие выбрать шаблон Приказ_ЛС ► установить переключатель Создать на Документ ► нажать ОК;

· следуя алгоритму, описанному в предыдущем задании, оформите приказ по личному составу по приведенному образцу;

· удалите сетку таблицы.

Самостоятельно

Задание 1. На основании шаблона приказов Приказ_ОД, созданного ранее, по описанному выше алгоритму оформите предложенные в начале работы приказы по основной деятельности.

Задание 2. На основании шаблона приказов Приказ_ЛС, созданного ранее, оформите приказы по личному составу, тексты которых предложены в начале работы.

Задание 3. По описанным выше алгоритмам создания шаблонов при помощи направляющих таблиц подготовьте шаблон докладной записки по следующему образцу.

Наименование предприятия Должность (кому предназначена).
Наименование отдела предприятия И.О. Фамилия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Дата ___ №_______

Резолюция руководителя

Заголовок (о чем)

Текст

Должность Подпись И.О. Фамилия

В дело №_______

Подпись исполнителя Дата

Задание 4. Оформите Докладную записку по созданному в предыдущем задании шаблону.

Содержание записки:

Директору предприятия о выделении средств на оказание материальной помощи сотруднику. В связи с временной потерей трудоспособности в результате травмы, полученной Петуновой Е.А. на ежегодной спартакиаде сотрудников МНТ, просим оказать Петуновой Е.А. материальную помощь из директорского фонда на восстановление здоровья в санатории-профилактории предприятия в г. Сочи. Начальник технологического отдела Трубицын К.Л.

Задание 5. Оформите Докладную записку того же содержания при помощи Мастера записок.

Задание 6. Подготовьте шаблоны документов, которые вы оформляли ранее: заявлений, справок, подтверждающих работу, а также справок по производственной тематике.

Ниже приведена форма справки по производственной тематике.

Реквизиты предприятия Наименование организации,

куда предоставляется справка

СПРАВКА

Дата ______ №_______

Краткий заголовок (о чем)

Текст справки

Должность Подпись И.О. Фамилия

В дело №_______

Подпись исполнителя Дата

Задание 7. По описанным в работе алгоритмам создания шаблонов при помощи направляющих таблиц подготовить шаблон командировочного удостоверения по образцу, приведенному ниже.

Наименование организации	КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ Выдано ________________________________________ (Фамилия. Имя. Отчество, должность) _______________________________________________ _______________________________________________ (наименование предприятия, выдавшего командировку) в ______________________________________________ Срок командировки __ дней с «__»___200_г. по «__»___200_г. Основание: Приказ №__ от <дата>. Действительно по предъявлению паспорта серии ___№_____ Руководитель предприятия Подпись И.О. Фамилия ПЕЧАТЬ

«__»____200_г.

№ ____

(Рекомендуется создать таблицу с четырьмя столбцами, а затем объединить второй-четвертый столбцы в один.)

Работа 9. Создание протоколов, выписок из протоколов
и решений

Протоколы – распространенная форма отчетности. Структура протокола регламентируется ГОСТами. Образец протокола можно найти в теоретической части учебника.

Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия коллегиальных решений во время собраний и заседаний.

Далее приведены тексты протоколов, которые вам предстоит оформить. Недостающую информацию следует придумать самостоятельно.

Протокол профсоюзного собрания коллектива МНТ

Повестка дня:

1. Об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период.

2. Об отборе детей и сопровождающих воспитателей.

Протокол заседания совета директоров МНТ

Повестка дня:

1. О реструктуризации предприятия.

2. Об организационных мероприятиях по празднованию пятилетнего юбилея предприятия.

3. Рекламная деятельность МНТ: проблемы и достижения.

Протокол юбилейного собрания коллектива сотрудников МНТ

Повестка дня:

1. О достижениях ЗАО МНТ за пятилетнее существование.

2. О награждениях и премировании лучших сотрудников.

3. О праздничных мероприятиях.

Задание 1. Подготовка протоколов

Технология работы

1. Создайте шаблон протокола по следующему образцу.

Создайте новый документ: Файл ► Создать ► на вкладке Общие выбрать Новый документ ► установить переключатель Создать на Шаблон ► нажать ОК;

· откройте в созданном документе таблицу в 2 столбца по 36 строк: Таблица ► Добавить ► Таблица ► указать размеры ► ОК;

· разделите и объедините ячейки таблицы по образцу;

· заполните таблицу названиями реквизитов.

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ
Дата	№ ________
Наименование органа (кто собирался)

Председатель: И.О. Фамилия
Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали:
Перечень: И.О. Фамилия...

Приглашенные (если имелись):
Перечень: И.О. Фамилия...

Повестка дня:
1. Текст 2. Текст...

1. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления И.О. Фамилия содокладчика - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Текст решения 1.2. Текст решения

2. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления И.О. Фамилия содокладчика - содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ
2.1. Текст решения 2.2. Текст решения

Председатель	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О. Фамилия

В дело №___

Подпись исполнителя	Дата

2. Сохраните документ в виде шаблона (в папку Шаблоны) под именем Протокол: Файл ► Сохранить как... ► ввести имя файла ► Сохранить.

3. Создайте протокол на основе созданного бланка протокола по образцу протокола профсоюзного собрания, приведенного ниже.

ЗАО МНТ

ПРОТОКОЛ
15.03.2006	№ 18
Профсоюзного собрания сотрудников ЗАО МНТ

Председатель: К.С. Луценко
Секретарь: Л.С. Герасимова
Присутствовали:
112 человек
Приглашенные:
Представитель туристической фирмы «Счастливое детство» Н.Н. Орлова
Повестка дня:
1. Об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период 2. Отбор детей и сопровождающих воспитателей

1. СЛУШАЛИ
К.С. Луценко (председатель профкома) – о возможности организации летнего отдыха детей в санатории г. Анапа. Н.Н. Орлова (представитель туристической фирмы «Счастливое детство») – об опыте подобного отдыха и стоимости путевок. Д.А. Плужников (финансовый директор) – о намерении предприятия частично возместить стоимость путевок.
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. До 30.03.2001 г. проработать вопрос об отдыхе детей (отв. К.С. Луценко). 1.2. Подготовить предложения о частичном возмещении стоимости путевок родителям (отв.: председатель профкома К.С. Луценко, главный бухгалтер И.П. Иванова).

2. СЛУШАЛИ
А.Р. Водовозова – вопрос об отборе детей и влиянии на него стажа работы родителей. Е.И. Прибылова – вопрос о пребывании в санатории вместе с детьми в качестве сопровождающего воспитателя.
ПОСТАНОВИЛИ
2.1. Составить список детей сотрудников в возрасте от 8 до 12 лет до 30.03.2001 г., родители которых желают отправить детей на отдых (отв. Л.С. Герасимова). 2.2. Составить список сотрудников, желающих поехать сопровождающими для последующего отбора кандидатур (отв. Е.И. Прибылова).

Председатель	Подпись	К.С. Луценко
Секретарь	Подпись	Л.С. Герасимова

В дело № 18

Подпись исполнителя	15.01.2006 г.

Для этого:

· выберите команду создания нового документа: Файл ► Создать;

· на вкладке Общие выберите шаблон Протокол;

· установите переключатель Создать на Документ ► нажмите ОК;

· в появившийся бланк вставьте дату создания документа: Вставка ► Дата и время ► выбрать формат даты ► ОК;

· поочередно выделяйте названия реквизитов и заменяйте их конкретным содержанием протокола профсоюзного собрания коллектива МНТ;

4. Сохраните протокол как документ Word под именем Образец_протокола в папке МНТ ► Внутренние ► Основная деятельность.

Задание 2. Оформление краткого протокола на основе полного

На основании полного протокола, часто оформляемого во время собрания, конференции или заседания от руки, составляется краткий протокол. Пример краткого протокола приведен ниже.

ЗАО МНТ
ПРОТОКОЛ
15.03.2006	№ 18
Профсоюзного собрания сотрудников ЗАО МНТ
Председатель: К.С. Луценко
Секретарь: Л.С. Герасимова
Присутствовали: 112 человек
Приглашенные:
Представитель туристической фирмы «Счастливое детство» Н.Н. Орлова
Рассмотренные вопросы:
1. Об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период. (Выступали К.С. Луценко. Н.Н. Орлова, Д.А. Плужников). 2. Отбор детей и сопровождающих воспитателей. (Выступали А.Р. Водовозова, Е.И. Прибылова).
Принятые решения
1. До 30.03.2006 г. проработать вопрос об отдыхе детей (отв. К.С. Луценко). 2. Подготовить предложения о частичном возмещении стоимости путевок родителям (отв.: председатель профкома К.С. Луценко, главный бухгалтер И.П. Иванова). 3. Составить список детей сотрудников в возрасте от 8 до 12 лет до 30.03.2006 г.. родители которых желают отправить детей на отдых (отв. Л.С. Герасимова). 4. Составить список сотрудников, желающих поехать сопровождающими для последующего отбора кандидатур (отв. Е.И. Прибылова).
Председатель	Подпись	К.С. Луценко
Секретарь	Подпись	Л.С. Герасимова

Технология работы

1. Откройте файл с текстом протокола, из которого делается выписка: Файл ► Открыть ► выбрать папку Внутренние ► Основная деятельность, выбрать соответствующий файл.

2. Исправьте текст протокола, руководствуясь приведенным образцом.

3. Удалите ненужные строки таблицы: Выделить строки ► Таблица ►Удалить ► Строки.

4. Сохраните файл в папке МНТ ► Внутренние ► Основная деятельность под условным именем, например, «ВЫП_ПРО» (выписка из протокола).

5. Распечатайте выписку для исполнителя.

Задание 3. Оформление решения по протоколу на основании бланка приказа

На основании протокола, чтобы довести до исполнителей постановление (решение) коллегиального органа, подготавливается решение. Структура документа «Решение» очень похожа на структуру документа «Приказ по ОД», поэтому воспользуемся шаблоном Приказ_ОД.

Ниже приведен пример решения профсоюзного собрания ЗАО МНТ.

ЗАО МНТ
Профсоюзное собрание
РЕШЕНИЕ

16.03.2006	№ 142

Об организации летнего отдыха детей сотрудников ЗАО МНТ

Заслушав сообщение об организации летнего отдыха детей в санатории г. Анапа, профсоюзное собрание работников ЗАО МНТ

РЕШИЛО:

1. Председателю профкома К.С. Луценко поручить проработать до 30.03.2006 г. вопрос об отдыхе детей. 2. Главному бухгалтеру И.П. Ивановой подготовить до 30.03.2006 г. предложения о частичном возмещении стоимости путевок родителям. 3. Л.С. Герасимовой до 22.03.2006 г. составить список детей сотрудников в возрасте от 8 до 12 лет до 30.03.2006 г., родители которых желают отправить детей на отдых. 4. Е.И. Прибыловой до 22.03.2006 г. составить список сотрудников, желающих поехать сопровождающими для последующего отбора кандидатур.
Председатель	Подпись	К.С. Луценко
Секретарь	Подпись	Л.С. Герасимова

Технология работы

1. Выберите команду создания нового документа Файл ► Создать.

2. На вкладке Общие выберите шаблон Приказ_ОД.

3. Установите переключатель Создать на Документ ► нажмите ОК.

4. Откройте файл с текстом протокола, из которого делается выписка: Файл ► Открыть ► выбрать папку Внутренние и выбрать соответствующий протокол,

5. Заполните новый документ.

Для этого:

· в новый документ вставьте текущую дату: Вставка ► Дата и время ►выбрать формат даты ► ОК;

· исправьте реквизиты приказа, заменяя их конкретным содержанием для документа Решение;

· часть информации копируйте из протокола (выделить текст ► Правка ► Корировать) и вставляйте в решение (указать куда вставить ►Правка ► Вставить), переключаясь из документа в документ через меню Окно;

· уберите сетку таблицы одним из известных вам способов.

6. Сохраните решение в папке МНТ ► Внутренние ► Основная деятельность ► Образец_решения.

Самостоятельно

Задание 1. Создайте шаблон решения на основании шаблона Приказ_ОД.

Задание 2. На основании шаблона протокола Протокол, созданного ранее, оформите предложенные в начале работы протоколы.

Задание 3. На основании созданных протоколов подготовьте выписки из них.

Задание 4. На основании созданных протоколов подготовьте решения.

Задание 5. В соответствии с представленным ниже образцом составьте шаблон акта.

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ

Наименование отдела предприятия Должность

Подпись И.О. Фамилия

Дата

АКТ

Дата _____________________________ №_______

Заголовок (чего, о чем)

Комиссия в составе председателя И.О. Фамилия и членов: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия составили акт (чего, о чем)

Основная часть текста

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии: Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

В дело № _____

Подпись исполнителя Дата

Задание 6. Создать образец документа «Акт» на основе созданного шаблона со следующим содержанием:

Комиссия в составе председателя Ю.И. Капранова и членов: П.В. Литвинова, И.Е. Потаповой, А.М Плотникова составили акт приема-передачи принтера HP LaserJet 4L инв. № 415 из отдела рекламы в отдел ДОУ.

Чему вы научились?

o Составлять некоторые личные документы, используя различные приложения.

o Форматировать документы разными способами.

o Выполнять операции с объектами векторной графики.

o Готовить, сохранять и использовать документ в виде шаблона.

o Пополнять глоссарий новыми элементами.

o Печатать конверты, визитки и наклейки различного формата.

o Работать с автоматической проверкой правописания.

o Пользоваться автозаменой и пополнять список автозамены.

o Составлять приказы по личному составу и основной деятельности на основе созданных шаблонов, оформлять выписки из приказов.

o Оформлять письма, используя различные средства,

o Создавать шаблоны писем и составлять письма на их основе.

o Создавать шаблоны и оформлять с их помощью протоколы, выписки из протокола и решения.

Содержание

Введение....................................................................................................... 3

Работа 1. Оформление личных документов................................................. 4

Задание 1. Оформление объяснительной записки..................................... 4

Задание 2. Оформление резюме при помощи Мастера резюме................. 6

Задание 3. Оформление справки................................................................ 8

Задание 4. Использование табуляции для форматирования документа.. 11

Самостоятельно….................................................................................... 12

Работа 2. Создание бланка предприятия с эмблемой................................. 13

Задание 1. Создание эмблемы.................................................................. 13

Задание 2. Создание варианта эмблемы с расшифровкой аббревиатуры 16

Задание 3. Сохранение вариантов эмблемы в глоссарии......................... 17

Задание 4. Создание шаблона бланка предприятия................................. 18

Задание 5. Пробное использование бланка.............................................. 22

Самостоятельно….................................................................................... 23

Работа 3. Оформление информационного стенда...................................... 23

Задание 1. Создание названия стенда...................................................... 23

Задание 2. Создание информационного листка....................................... 25

Задание 3. Создание структурной схемы при помощи векторной
графики.................................................................................................... 27

Задание 4. Оформление указателей и надписей...................................... 29

Самостоятельно....................................................................................... 30

Работа 4. Подготовка конвертов и наклеек................................................ 31

Задание 1. Печать конверта с адресами отправителя и получателя......... 31

Задание 2. Создание адресной наклейки................................................. 33

Задание 3. Создание визитки................................................................... 34

Самостоятельно....................................................................................... 35

Работа 5. Проверка правописания.............................................................. 36

Задание 1. Проверка орфографии............................................................ 36

Задание 2. Автозамена............................................................................. 38

Задание 3. Автоматическая проверка правил грамматики....................... 39

Задание 4. Проверка готового текста....................................................... 40

Самостоятельно....................................................................................... 41

Работа 6. Оформление доклада.................................................................. 42

Задание 1. Оформление титульного листа............................................... 45

Задание 2. Создание схемы «Основные составляющие рекламы».......... 46

Задание 3. Оформление фрагмента «В»................................................... 48

Задание 4. Оформление фрагмента «С»................................................... 49

Задание 5. Оформление фрагмента «D».................................................. 51

Задание 6. Оформление фрагмента «Е»................................................... 53

Задание 7. Нумерация страниц доклада................................................... 55

Самостоятельно....................................................................................... 56

Работа 7. Способы оформления писем....................................................... 57

Задание 1. Создание письма при помощи шаблона Word........................ 58

Задание 2. Создание письма на бланке предприятия............................... 60

Задание 3. Письма на бланках с продольным расположением
реквизитов............................................................................................... 61

Задание 4. Письма на бланках с угловым расположением реквизитов... 63

Задание 5. Дополнение глоссария речевыми штампами деловой переписки 65

Самостоятельно....................................................................................... 66

Работа 8. Создание приказов...................................................................... 68

Задание 1. Оформление приказов по основной деятельности................. 70

Задание 2. Оформление приказов по личному составу........................... 74

Для самостоятельной работы................................................................... 75

Работа 9. Создание протоколов, выписок из протоколов и решений......... 77

Задание 1. Подготовка протоколов.......................................................... 78

Задание 2. Оформление краткого протокола на основе полного............. 81

Задание 3. Оформление решения по протоколу на основании бланка приказа 82

Самостоятельно....................................................................................... 83

Практикум
обработки документов средствами
текстового процессора
Microsoft Word в примерах

Составитель

Жаркова Юлия Викторовна

Редактор Е.А. Петрова

Технический редактор Ю.В. Жаркова

________________________________________________________________

Подписано к печати 06.04.2015 г. Формат 60х84 ¹/₁₆.

Гарнитура «Таймс». Бумага писчая. Отпечатано на ризографе.

Уч.-изд. л. 5,4. Усл. печ. л. 5,1. Тираж 50 экз. Заказ № 30. Цена договорная.

Издательство «БЭК» Башкирского экономико-юридического техникума.

Типография Башкирского экономико-юридического техникума.

450105, г. Уфа, ул. М. Рыльского, 9/1.

Скачать материал

Скачать материал "Практикум по теме: "Microsoft Word""

Как учитель может зарабатывать на Инфоуроке?

Скачать материал

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

6 663 210 материалов в базе

Найти материалы

Скачать материал

Другие материалы

pptx

Мультимедийная поддержка к уроку информатики по теме: "Представление информации в двоичной сс"

18.04.2017
699
0

pptx

Презентации

Мультимедийная поддержка к уроку по теме Интернет безопасность для учащихся

18.04.2017
446
2

docx

Внеурочка по информатике КомпАс

Рейтинг: 5 из 5

18.04.2017
1691
13

zip

Интерактивный тест по теме "Устройства ввода и вывода информации" 8 класс

18.04.2017
421
7

zip

Интерактивный тест по теме "Адресация в интернете" 8 класс

18.04.2017
623
2

zip

Интерактивный тест по теме "Системы счисления" 9 класс

18.04.2017
402
1

zip

Интерактивный тест по теме "Память компьютера" 8 класс

18.04.2017
453
6

Вам будут интересны эти курсы:

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

Скачать материал
- 18.04.2017 1920
- DOCX 1.4 мбайт
- 16 скачиваний
- Оцените материал:
Настоящий материал опубликован пользователем Жаркова Юлия Викторовна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт

Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Автор материала

Жаркова Юлия Викторовна
- На сайте: 8 лет и 2 месяца
- Подписчики: 0
- Всего просмотров: 2091
- Всего материалов: 1