Презентация "История развития системы государственного документирования"

• 1 слайд

  К.И.Малахивская - старший преподаватель кафедры педагогического менеджмента и психологии ГОУ «ПГИРО»
  
  
  ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
  
  1
  

• 2 слайд

  Цель :
  изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
  

• 3 слайд

  Тема : Понятие документа. Сферы использования документов, свойства и назначение документов
  
  Возникновение письменности
  Способы создания и материальные носители
  Определение документа
  Юридическая сила документа
  Признаки документа
  Свойства документа
  
  3
  

• 4 слайд

  
  В начале XXI столетия немыслимо представить современную жизнь без книг, газет, указателей, потока информации.
  Появление письменности стало одним из самых важных, фундаментальнейших открытий на долгом пути эволюции человечества.
  Становление письменности - очень непростой процесс, длившийся тысячелетия. Славянская письменность, наследницей которой является наше современное письмо, встала в этот ряд уже более тысячи лет назад, в IX веке нашей эры.
  
  
  

• 5 слайд

  Возникновение документов
  Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Документы возникли вместе с письменностью.
  Вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.
  Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
  5
  

• 6 слайд

  
  
  
  
  Самый древний и самый простой способ письма появился, как считается, еще в палеолите - "рассказ в картинках", так называемое пиктографическое письмо
  (от латинского pictus - нарисованный и от греческого grapho - пишу).
  То есть "рисую-пишу" (пиктографическим письмом и в наше время еще пользуются некоторые американские индейцы).
  Письмо это конечно же очень несовершенное, ведь прочесть рассказ в картинках можно по-разному. Поэтому, кстати, пиктографию как форму письма далеко не все специалисты признают началом письменности. К тому же для древнейших людей любое подобное изображение было одушевленным.
  Так что "рассказ в картинках", с одной стороны, наследовал эти традиции, с другой - требовал известной абстрагированности от изображения.
  Первый способ письменности;
  

• 7 слайд

• 8 слайд

  Пример пиктографического письма (Мексика)
  

• 9 слайд

  В IV-III тысячелетиях до н. э. в Древнем Шумере (Передняя Азия), в Древнем Египте
  а потом, во II, и в Древнем Китае возник другой способ письма:
  каждое слово передавалось рисунком, иногда конкретным, иногда условным.
  Например, когда речь шла о руке, рисовали кисть руки, а воду изображали волнистой линией.
  Так же определенным символом обозначали дом, город, лодку...
  Такие египетские рисунки греки назвали иероглифами: "иеро" - "священный", "глифы" - "высеченный на камне". Текст, составленный иероглифами, выглядит как серия рисунков.
  Это письмо можно назвать: "пишу понятие" или "пишу идею" (отсюда научное название такого письма - "идеографическое").
  Второй способ письменности
  

• 10 слайд

• 11 слайд

  Чрезвычайным достижением человеческой цивилизации стало так называемое слоговое письмо, изобретение которого происходило на протяжении III-II тысячелетий до н. э. Каждый этап становления письменности фиксировал определенный итог в продвижении человечества по пути логического абстрактного мышления. Сначала - это расчленение фразы на слова, затем - свободное пользование рисунками-словами, следующий шаг - расчленение слова на слоги. Мы ведь говорим слогами, и детей учат читать по слогам.
  

• 12 слайд

  Египетская иероглифическая надпись на стеле „Великого управителя дворцов“ (XXI век до н. э.).
  

• 13 слайд

  Ассиро-вавилонское письмо — образец клинописи в III-II тысячелетиях до н. э. в Восточном Средиземноморье
  

• 14 слайд

  Следующим этапом на пути упрощения письменности стало так называемое звуковое письмо, когда каждому звуку речи соответствует свой знак. Но додуматься до такого простого и естественного способа оказалось сложнее всего.
  Прежде всего надо было догадаться расчленить слово и слоги на отдельные звуки. Но когда такое наконец произошло, новый способ продемонстрировал несомненные преимущества.
  Нужно было запомнить лишь два-три десятка букв, а точность в воспроизведении речи на письме несопоставима ни с каким другим способом. Со временем именно буквенное письмо стало употребляться почти повсеместно.
  Третий способ письменности;
  

• 15 слайд

  В древности документы составлялись на самых различных материалах
  В Ассирии — на глиняных табличках,
  в Индии и Цейлоне — на пальмовых листьях,
  в Египте — на каменных плитах и папирусах,
  в Древнем Новгороде — на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага
  открыла новую эру в жизни документов. Реальная альтернатива документам на
  бумажной основе возникла только
  несколько десятилетий назад с
  появлением компьютера
  
  15
  

• 16 слайд

  Изображение святой Варвары на бересте. 1029 год
  
  
  
  (фото С.А. Орлова).
  16
  

• 17 слайд

  Новгородская Псалтырь“, страница 1 
  (фото С. А. Орлова).
  
  перед нами одна из тех книг, которую читали первые принявшие крещение новгородцы. Одна из первых книг, по которой многие из них могли учиться письму. Ведь именно Псалтырь на протяжении столетий была самой обиходной книгой, из которой наши предки брали уроки чтения и письма.
  
  Три деревянные дощечки изготовленные из древесины липы, толщиной в один сантиметр и скреплённые деревянными же шпонками. Находка оказалась древней рукописью или древней книгой. Её размер 19 × 15 сантиметров
  
  На воске красивейшим мелким почерком написаны 23 строки некоего текста.
  17
  

• 18 слайд

  ПЕРВЫЕ
  АЛФАВИТЫ...
  

• 19 слайд

  один из первых алфавитов на Земле
  финикийский
  

• 20 слайд

  Латинская азбука...
  

• 21 слайд

  
  В середине I тысячелетия н. э. славяне заселили огромные территории в Центральной, Южной и Восточной Европе. Их соседями на юге были Греция, Италия, Византия - своего рода культурные эталоны человеческой цивилизации.
  
  Древнейшие дошедшие до нас славянские письменные памятники выполнены двумя значительно различающимися азбуками – глаголицей и кириллицей. История их происхождения сложна и не ясна до конца.
  Название «глаголица» образовано от глаголъ – «слово», «речь». По алфавитному составу глаголица почти полностью совпадала с кириллицей, но резко отличалась от нее формой букв. Установлено, что по происхождению буквы глаголицы в большинстве своем связаны с греческим минускульным алфавитом, некоторые буквы составлены на основе самаритянского и древнееврейского письма. Существует предположение, что эта азбука была создана Константином Философом.
  Глаголица широко применялась в 60-х годах 9 века в Моравии, откуда проникла в Болгарию и Хорватию, где существовала до конца 18 века. Изредка употреблялась она и в Древней Руси.
  Глаголица хорошо отвечала фонемному составу старославянского языка. Кроме новоизобретенных букв в нее были включены соответствия греческим буквам, в том числе и такие, которые в принципе не были нужны для славянского языка. Этот факт говорит о том, что славянская азбука, по убеждению ее создателей, должна была вполне соответствовать греческой.
  Рождение славянской письменности...
  

• 22 слайд

• 23 слайд

• 24 слайд

• 25 слайд

  Древнейшую форму кириллицы называют уставом
  

• 26 слайд

• 27 слайд

  
  При Петре I в России была осуществлена реформа кириллицы, устранившая ряд ненужных для русского языка букв и упростившая начертания остальных.
  Так возникла русская «гражданка» («гражданская азбука» в противоположность «церковной»).
  В «гражданке» были узаконены некоторые буквы, не входившие в первоначальный состав кириллицы – «э», «я»,
  позднее «й» и затем «ё»,
  а в 1918 году из русского алфавита были изъяты буквы «i», («ижица») и одновременно отменено «» («фита») и «(«ять»),
  употребление «твердого знака» на конце слов.
  
  
  
  

• 28 слайд

  Способы создания и материальные носители
  Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы :
  — от письменности до книгопечатания,
  — от литографии до аудиозаписи,
  — от фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники.
  Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.
  При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.
  
  28
  

• 29 слайд

  История Делопроизводства
  Делопроизводство в Древнерусском
  государстве XI – XV вв.
  Приказное делопроизводство XV - XVII вв.
  Коллежское делопроизводство XVIII - XIX вв.
  Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.
  Делопроизводство в 1917-1941 гг.
  Делопроизводство в 1945—1990 гг.
  Делопроизводство с 1990 гг. до н/дн.
  29
  

• 30 слайд

  Делопроизводство в Древнерусском государстве:
  Договоры с Византией 911 и 945 гг. - первые свидетельства о существовании в Древнерусском государстве культуры написания документов.
  В период 978-1015 гг. создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания, в основном документируются правовые отношения.
  
  30
  

• 31 слайд

  Основные документы Древнерусского государства
  жалованные, вкладные, уставные, отпускные, купчие грамоты;
  заемные, закладные кабалы - фиксирующие заем денег;
  житийные записи — при срочном найме работников;
  полные грамоты — при продаже в рабство.
  31
  

• 32 слайд

  Жалоба прогнанной мужем жены
  32
  

• 33 слайд

  Дело о покупке краденой рабыни
  33
  

• 34 слайд

  Документ об отдаче вещей на хранение
  34
  

• 35 слайд

  Документ о расчете по бессудной грамоте
  35
  

• 36 слайд

  Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв
  Приказное делопроизводство- работа с документами, проводившаяся в приказах.
  Постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.
  В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.
  

• 37 слайд

  Система органов государственного управления
  37
  

• 38 слайд

  Структура Приказов
  38
  Появляются дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами.
  

• 39 слайд

  Приказное делопроизводство XV-XVII вв. Формы документации:
  Столбец - свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, шириной 15-17 см.;
  Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям;
  Памяти – имели хождение между приказами и затем переправлялись в нижестоящие инстанции;
  Отписки – направлялись из местных учреждений, от воевод в приказы;
  Челобитные – письменное обращение частных лиц в государственные учреждения.
  
  39
  

• 40 слайд

  
  Столбец
  
  
  40
  Например: Соборное уложение 1649 года имело длину около 309 м.
  Система делопроизводства этого периода называлась «Столбцовой»
  
  

• 41 слайд

  Указная грамота царей Иоанна Алексеевича и Петра Алексеевича
  41
  

• 42 слайд

  Челобитная грамота, 1672 год
  42
  

• 43 слайд

  Коллежское делопроизводство
  Коллежское делопроизводство- организация работы с документами
  в коллегиях ( с 1717 г.).
  В период коллежского делопроизводства
  были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название “архив”.
  ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.
  

• 44 слайд

  Система коллежского делопроизводства:
  1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу
  1700 г. Петр I издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме
  (листовой и книжной).
  28 февраля 1720 г. утвержден "Генеральный регламент", ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа – коллегий
  44
  

• 45 слайд

  Коллегии
  Иностранных дел
  Военная
  Адмиралтейская
  Камер-коллегия
  Штатс-контор-коллегия
  Ревизион-коллегия
  Берг-коллегия
  Мануфактур-коллегия
  Коммерц-коллегия
  Юстиц-коллегия
  Вотчинная
  Главный магистрат
  45
  

• 46 слайд

  Структура и штатный состав коллегий
  46
  

• 47 слайд

  В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод.
  Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями.
  Преобразованы местные учреждения. Созданы:
  бурмистерские избы,
  городовые магистраты,
  ратуши губернские
  и провинциальные канцелярии.
  
  47
  

• 48 слайд

  Процедура рассмотрения и решения вопроса
  вступление дела;
  подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению);
  слушание дела и принятие решения;
  оформление решения и доведение его до исполнителя;
  контроль за исполнением решения;
  архивное хранение дел.
  48
  

• 49 слайд

  Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.
  
  49
  

• 50 слайд

  Новая система документации:
  ЗАМЕНА
  Приговоры, указные грамоты, наказы
  указами, регламентами, инструкциями, резолюциями;
  Челобитные – прошениями;
  Памяти и отписки – предложениями, сообщениями, рапортами, доношениями.
  НОВОВВЕДЕНИЯ
  Финансовая - термины «дебет», «кредит»,
  «баланс», «бухгалтер»;
  Военная – донесения, реляции, предписания,
  диспозиции, приказы, ордера;
  Договорная международная – ноты, мемуары, меморандумы, депеши;
  Судебная – допросы, клятвенные обещания, показания,
  приговоры, определения;
  Статистическая – подушные переписи («ревизские сказки»),
  губернские сводки
  50
  

• 51 слайд

  Была введена обязательная регистрация документов, которые регистрировались в журналах, названных: «повседневная записка», «росписи», «регистратура» — книги А.В.С.Д.
  Генеральный регламент ввел понятие об архивах, которые делятся на три категории:
  текущие, создаваемые при канцеляриях;
  ведомственные (архивы коллегий);
  государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы,
  Документы хранились в текущем архиве три года и помещались в обложку, на которой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания. На все документы дела составлялась внутренняя опись.
  
  51
  

• 52 слайд

  Реквизиты:
  дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года»;
  наименование документа: в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа;
  подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. (отражали различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов).
  52
  

• 53 слайд

  Введение в 1722 г. в действие «Табели о рангах» повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы : высокопревосходительство, превосходительство, высокородие, высокоблагородие, благородие.
  Писали также частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т. д.).
  Третий вид титулов был связан с происхождением. Такими титулами были: «светлость» (для князей), «сиятельство» (для князя и графа),
  «благородие» (для дворян, включая баронов).
  53
  

• 54 слайд

  В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате которой был издан закон, названный «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи».
  Губернская реформа 1775 г. в корне изменила систему центрального управления в Российской империи.
  В ее основу было положено разделение функций управления: административных, финансовых, судебных.
  Были созданы: губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды.
  
  54
  

• 55 слайд

  Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
  В конце ХIХ- начале ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация , но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы.
  

• 56 слайд

  административные реформы Александра I.
  Высшими государственными учреждениями стали:
  Правительствующий Сенат,
  Комитет Министров,
  Государственный совет,
  позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров.
  Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами.
  56
  

• 57 слайд

  
  Система министерского делопроизводства
  (XIX – начало XX вв.)
  
  28 января 1811 г. "Общее учреждение министерств" - законодательный акт, определяющий систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.
  57
  

• 58 слайд

  Первые министерства
  Военно-морских сил
  Иностранных дел
  Внутренних дел
  Коммерции
  Финансов
  Народного просвещения
  Юстиции
  Государственное казначейство
  58
  

• 59 слайд

  Министр получал:
  
  от императора указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления;
  от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял — представления;
  от Сената — сенатские указы, а в Сенат направлял — представления, рапорты, доношения;
  от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял — записки и представления.
  Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.
  
  
  59
  

• 60 слайд

  
  
  
  
  
  
  Замечательный почтовый штемпель г. Тирасполя .
  Проставлен 19 апреля 1911 года. Штемпель образца Царской России от февраля 1903 года. Такие штемпеля проставлялись до начала 1924 года.  
  
  60
  

• 61 слайд

  61
  Румыны специально для нашей территории выпустили эти марки плюс марки 3 и 24 лея. Они клеились на почтовые отправления с октября 1941 по март 1943 годов. На коричневой марке справа кажется стоит печать ЦЕНЗУРА
  

• 62 слайд

  62
  А вот несколько исторических документов начала прошлого века.
  Купчая на огородные участки в Тирасполе. Жалко на обороте не очень хорошо сохранилась заверительная надпись.
  Актовая бумага очень солидная, плотная с водяными знаками
  

• 63 слайд

  63
  А вот ещё договор из прошлого столетия. Уже 29 год. Обратите внимание советская власть еще бедна, денег на производство бумаги нет, да и жалко наверное хороший материал не использовать. Вот и штамповали герб с двуглавым орлом Российской Империи в правом верхнем углу пятиконечной звездой. Надписи залепили марками. А ниже штампанули герб СССР. Заметьте в 29 году в составе СССР еще только 6 республик. Что еще интересно, на первом листе штамп внизу документа с латинской графикой, а на верху и на обороте марки погасили печатью нотариуса но текст только на кириллице. А заверительная надпись на украинском. В это время мы были МАССР в составе Украины. Вот и на печати читается RASSM Один документ, а столько информации в оформлении заложено по мимо непосредственно содержания.
  

• 64 слайд

  Определение документа
  Документ в переводе с латинского
  «свидетельство», «способ доказательства»
  1. Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83).
  Документ — это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.
  2. Документ (или документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ Р 51141-98)
  3. Документ - это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и
  в качестве доказательства.
  Документ выступает одновременно и как предмет
  Труда управленческого работника, и как его результат.
  
  64
  

• 65 слайд

  Документирование - процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
  Документ личного происхождения - это
  «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»
  Официальный документ - это «документ,
  созданный юридическим или физическим лицом,
  оформленный и удостоверенный в установленном порядке»
  Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
  
  65
  

• 66 слайд

  Классификация дел, поступающих в министерства:
  текущие дела (на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;
  чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;
  срочные – «не терпящие времени».
  66
  

• 67 слайд

  Документы, создававшиеся в процессе "производства дела":
  документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);
  документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".
  67
  

• 68 слайд

  Виды отчетов:
  отчеты в суммах;
  
  
  отчеты в делах;
  
  
  отчеты в видах и предположениях
  к усовершенствованию каждой
  части.
  68
  

• 69 слайд

  Реквизиты:
  Наименование учреждения;
  Наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол);
  Дата документа;
  Регистрационный индекс документа;
  Заголовок к тексту документа(располагался непосредственно под реквизитами бланка);
  Ссылка на поступивший документ.
  69
  

• 70 слайд

  Советская эпоха государственного делопроизводства (1917-1941 гг.)
  30 октября 1917 г. Декрет "О порядке утверждения и опубликования законов".
  8 декабря 1918 г. Постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".
  1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ)
  Январь 1925 г. – Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой)
  Февраль 1926 г. - Государственный институт техники управления (ИТУ).
  1931г. проект "Общих правил документации и документооборота"
  70
  

• 71 слайд

  История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.
  1958 г. - утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР" ;
  1964 г. – в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства;
  1966 г. – при Главном архивном управлении был создан Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
  71
  

• 72 слайд

  1973 г. – разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);
  1988 г. – вторая редакция ЕГСД – Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ);
  70-80-х гг. издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы;
  1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации
  
  72
  

• 73 слайд

  Три основных периода в развитии делопроизводства России 20 века:
  20-30 е гг. - перестройка всей системы организации делопроизводства;
  40-50-ые г. - почти полное отсутствие разработок в области делопроизводства;
  60-90-ые гг. - развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства
  

• 74 слайд

  Юридическая сила документа
  Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, это означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.
  Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.
  Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. (ГОСТ Р 51141-98 ), (ГоСТ УСД. УСОРД -2001)
  
  74
  

• 75 слайд

  Свойства документа
  Атрибутивность — это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной.
  Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи),
  Материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации.
  Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).
  Функциональность - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве.
  Способность документа выполнять разнообразные функции
  позволяет рассматривать его как источник
  информации и как средство социальной
  документной коммуникации.
  
  
  75
  

• 76 слайд

  Свойства документа
  Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях.
  Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр).
  Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др.
  Документ должен отвечать установленным
  требованиям, быть соответствующим образом
  оформленным с целью его использования
  и хранения.
  
  76
  

• 77 слайд

  Признаки документа
  Наличие смыслового содержания - заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.
  
  Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени.
  Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма).
  Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.
  
  77
  

• 78 слайд

  Признаки документа
  Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.
  
  Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа.
  Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.
  
  5. Назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовления; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.
  
  
  78
  

• 79 слайд

  Функции документов
  Документы выполняют ряд важных функций:
  • информационную: являются носителем и источником инфор­мации;
  • управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
  • правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
  • коммуникативную: помогают организовывать обмен информа­цией и общение между различными объектами;
  79
  

• 80 слайд

  Функции документов
  • учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
  • социальную: отражают социально-экономическую, политиче­скую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
  • культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
  • историческую: являются источником знаний о событиях и деяте­лях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
  
  80
  

• 81 слайд

  Классификация документов
  Многофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по различным признакам
  

• 82 слайд

  Классификация документов
  Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
  Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов, например, по следующим признакам:
  

• 83 слайд

  Классификация деловых документов
  По видам документы делятся на:
  ■ организационно-правовые;
  ■ распорядительные;
  ■ справочно-информационные;
  ■ справочно-аналитические;
  ■ плановые;
  ■ отчетные;
  ■ документы по личному составу (кадровые документы).
  
  По форме изложения документы делятся на:
  ■ индивидуальные;
  ■ типовые;
  ■ трафаретные.
  83
  

• 84 слайд

  По форме (способу создания)
  
  Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера;
  Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия;
  Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.
  
  

• 85 слайд

  Классификация деловых документов.
  По содержанию документы делятся на:
  ■ простые (рассматривают один вопрос);
  ■ сложные (рассматривают несколько вопросов).
  
  По месту происхождения документы делятся на:
  ■ внешние (пришедшие из других организаций или частных лиц);
  ■ внутренние (созданные внутри организации).
  
  85
  

• 86 слайд

  По срокам хранения
  
  Постоянного (вечного) хранения;
  Долговременного хранения (более 10
  лет);
  Временного хранения (до 10 лет).
  
  

• 87 слайд

  Классификация деловых документов.
  
  По гласности документы делятся на:
  ■ документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП», «Сов. секретно», «КТ», «Конфиденциально»);
  ■ документы без ограничения доступа.
  По средствам фиксации информации документы делятся на:
  ■ рукописные;
  ■ машинописные (машинограммы);
  ■ графические (чертежи, схемы, рисунки, картины);
  ■ звуковые (аудиокассеты);
  ■ фотографические;
  ■ кинодокументы (видеокассеты).
  
  87
  

• 88 слайд

  Классификация деловых документов.
  По стадиям подготовки и юридической значимости документы делятся на:
  ■ черновик;
  ■ оригинал (подлинник);
  ■ копия (заверенная копия);
  ■ выписка.
  ■ дубликат
  По срочности документы делятся на:
  ■ срочные;
  ■ несрочные.
  
  88
  

• 89 слайд

  По юридической значимости
  Документы –
  оригиналы
  Копии
  документов
  Это документ, созданный
  в первый раз индивидуальным
  автором или коллективом авторов
  Это повторное, абсолютно точное
  воспроизведение оригинала,
  засвидетельствованное
  в установленном порядке.
  

• 90 слайд

  Виды оригиналов
  
  Подлинник – это оригинал, составленный по определенной форме и подписанный должностными лицами;
  
  Умноженные оригиналы – это оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.
  
  

• 91 слайд

  Виды копий
  
  дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного документа. Дубликат имеет одинаковую юридическую силу с подлинником;
  
  выписка - это копия, воспроизводящая часть текста документа. Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью;
  
  отпуск – это полная копия отправленного документа, подшиваемая в дела отправителя.
  Правильность отпуска удостоверяется отметкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
  

• 92 слайд

  По происхождению
  Официальные
  документы
  Личные
  документы
  создаются юридическими или физическими
  лицами;
  оформляются и удостоверяются
  в определенном порядке;
  удостоверяют личность человека и его права;
  содержат сведения биографического
  характера (паспорт, удостоверение личности,
  водительские права и т.д.)
  создаются лицами вне сферы их служебной
  деятельности.
  

• 93 слайд

  По характеру отображаемой информации
  Текстовые - текст с небольшим включением иллюстраций;
  Гипертекстовые - включают гиперссылки (это интерактивные ссылки на другие документы для получения дополнительной информации);
  Графические (чертежи, схемы, карты и рисунки);
  Звуковые - фиксируют живую речь (заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.);
  Мультимедиа - наряду с текстом и графикой включают звук и видеоиэображения;
  Гипермедиа – объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), содержатся также гиперссылки на другие документы.
  

• 94 слайд

  По наименованию
  Акты;
  Анкеты;
  Ведомости;
  Протоколы;
  Инструкции;
  Отчеты;
  Приказы и т.д.
  

• 95 слайд

  По содержанию
  Различают деловые документы:
  
  по административным вопросам;
  вопросам материально-технического
  снабжения;
  бухгалтерского учета;
  подготовки кадров;
  внешнеторговой деятельности и т.д.
  
  

• 96 слайд

  По функциональному назначению
  Организационные
  Распорядительные
  Информационно- справочные
  По личному составу
  Управляющие документы
  Например,
  

• 97 слайд

  Вопросы ?
  

• 98 слайд

  Спасибо
  за внимание!
  98