Презентация на тему "Написание делового письма на английском языке"

• 1 слайд

  Business English
  

• 2 слайд

  Деловые письма на английском языке
  
  Деловые письма на английском – это возможность организовать продуктивное деловое общение. Должный уровень деловой переписки подразумевает знание этикета и особенностей данной сферы.  Нужно учитывать, что общение в деловой среде строго регламентировано и подчиняется определенным правилам.
  Любое коммерческое письмо – это часть официальной переписки, начиная которую важно соблюдать установленную манеру общения. Исход деловых переговоров напрямую зависит от правильности содержания и формы переписки.
  
  

• 3 слайд

  Деловое письмо не должно быть излишне длинным или информативно нагруженным. Текст должен быть логичным, последовательно изложенным, важно разделение на абзацы. Коммерческая переписка требует краткости и четкости, а в случае, когда она ведется на английском, еще и знания специальных устойчивых выражений, клише, используемых в  деловой корреспонденции, и определенных норм языка.
  К основным правилам деловой и коммерческой переписки стоит отнести вежливость, переходящую в учтивость, логичность и обоснованность, четкую структуру письма. Вне зависимости от содержания переписки, сообщения должны быть корректны и дружелюбны, должны нести призыв к соблюдению интересов обеих сторон, при этом все же подчеркивая первостепенность и значимость интересов своей персоны или компании.
  

• 4 слайд

  Доброе утро/день/вечер.
  
  Чтобы поздороваться с другом, вы можете сказать Hi! How are you? 
  В деловом же английском более уместно приветствие Good morning/Good afternoon/Good evening. Также упомяните фамилию собеседника: Good morning, Ms. Smith.
  
  

• 5 слайд

  Чем я могу вам помочь?
  
   How may I help you? или What can I do for you? Нельзя сказать просто: What do you want? Эта фраза часто считается грубой.
  

• 6 слайд

  Извините.
  
  Когда что-либо идет не так, сначала извинитесь, а затем примите меры.
  Если вы не можете ответить на вопрос или выполнить просьбу, начните с фразы: I’m sorry. Это лучший способ остановить конфликт до его начала. Например, если вы не знаете ответа, скажите: I’m sorry, I don’t know the answer. Но не останавливайтесь на этом! Скажите дальше, что вы сделаете: But I will find out. I’m sorry показывает, что вам небезразлично это дело, и I will гарантирует вашу помощь.
  
  

• 7 слайд

  Не возражаете?/Не могли бы вы?/Я буду признателен.
  
  Если вы не top dog (начальник), ваша речь не должна звучать так, как будто вы отдаёте приказы. Формулировать запросы в вопросительной форме гораздо лучше, чем выдвигать утверждения. Would you mind looking at this report? или Could you take a look at this? звучит более приемлемо, чем Look at this report. Если вы формулируете просьбы вежливо, ваши коллеги выполнят их куда более охотно!
  
  

• 8 слайд

  По-моему/Боюсь, я не согласен.
  
  Деловой английский требует вежливости. Это касается аргументации или выражения несогласия при обсуждении новой идеи или проекта. Использование фразы In my opinion в начале предложения говорит о том, что вы всё ещё рассматриваете другие точки зрения. Если вы не согласны с кем-либо, используйте фразу: I’m afraid I don’t agree. 
  Правильный выбор слов также поможет расположить к себе сотрудника!
  
  

• 9 слайд

  Как к кому обращаться.
  
  В английском языке четко различаются варианты MISS, то есть «МИСС», незамужняя женщина, и MS (MIZ) — «МИЗ», либо незамужняя женщина, либо женщина, не желающая сообщать свой статус. Если вы не знаете, каков семейный статус вашей собеседницы, лучше сказать «МИСС» или «МИЗ», но ни в коем случае не говорите Mrs. — Missis «миссис». Это обращение ис­пользуют только при разговоре с замужней женщиной.
  К мужчинам обращаются Mr. – мистер.
  

• 10 слайд

  Подытожим:
  
  Выбирайте короткие и средней длины предложения,
  употребляйте простые слова и выражения,
  Не употребляйте разговорные сокращения и сленг,
  Делите написанное на абзацы
  Будьте вежливы и дипломатичны
  
  

• 11 слайд

• 12 слайд

• 13 слайд

• 14 слайд

• 15 слайд

• 16 слайд

• 17 слайд

• 18 слайд

• 19 слайд

  Inquiry Letter
  Письмо-запрос информации (Inquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.
  В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.
  
  

• 20 слайд

  1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.
  
  Dear Sir / Madam (Уважаемый господин/госпожа), Dear Sirs (Уважаемые господа). Обращение “Dear” обычно переводится как “уважаемый/уважаемая”, а при обращении к близкому человеку как “дорогой/дорогая”. Однако можно и не переводить, в зависимости от тона письма.
  
  

• 21 слайд

  2. Указание источника информации о компании
  
  With reference to your advertisement (или сокращ. – ad) in… Относительно вашей рекламы в …
  Regarding your advertisement (или сокращенно – ad) in …  Касательно вашей рекламы в …
  
  

• 22 слайд

  3. Просьба выслать необходимые данные
  
  Сould you please send me …  Не могли бы вы выслать мне …
  I would be grateful if you could…  Я был бы благодарен, если вы…
  Can you give me some information about… Можете ли вы дать мне информацию о…
  Could you send me more details… Могли бы вы выслать мне подробную информацию…
  
  

• 23 слайд

  4. Дополнительные вопросы
  
  I would also like to know …  Я бы также хотел узнать…
  Could you tell me whether … Скажите, пожалуйста, …
  
  

• 24 слайд

  5. Подпись
  
  Yours faithfully,    С уважением,   (если в обращении письма не была указана фамилия получателя)
  Yours sincerely,   Искренне Ваш, (если в обращении письма  была указана фамилия получателя)
  
  

• 25 слайд

  Пример
  Kenneth Beare – имя и фамилия отправителя
  2520 Visita Avenue – адрес отправителя
  Olympia, WA 98501
  Jackson Brothers – наименование фирмы-адресата
  3487 23rd Street – адрес фирмы-адресата
  New York, NY 12009
  September 12, 2010
  Dear Sirs,
  With reference to your advertisement in yesterday’s «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue? I would also like to know if it is possible to make purchases online.
  Yours faithfully,
  (Signature)
  Kenneth Beare
  Administrative Director
  English Learners & Company
  
  
  

• 26 слайд

  Перевод текста письма:
  
  Господа!
  В связи с вашей рекламой, опубликованной во вчерашнем номере «Нью-Йорк Таймс», могли бы Вы выслать копию Вашего действующего/последнего каталога? Мне также хотелось бы узнать, можно ли осуществлять покупки через Интернет/онлайн.
  С уважением,
  (подпись)
  Кеннет Бир
  Административный директор
  Наименование фирмы
  

• 27 слайд

  ЗАПРОС ОБ УСЛОВИЯХ ОБУЧЕНИЯ / ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО НА АНГЛИЙСКОМ
  

• 28 слайд

  Университет Брэдфорда
  Центр менеджмента
  Адрес получателя
  Уважаемый господин!
  Степень МВА в Центре менеджмента в Брэдфорде
  Я буду благодарен, если Вы пришлете мне информацию о правилах допуска к обучению по полной программе по Курсу на степень мастера в управлении безнесом на период 2011 – 2016 гг. Могли бы Вы также сообщить мне, предоставляет ли Центр жилье студентам?
  С нетерпением жду ответа от Вас.
  С уважением,
  …………….
  Бернард Ричардсон
  
  

• 29 слайд

  University of Bradford
  Management Centre
  Emm Lane
  Bradford
  Westshire
  BD9 4II
  Dear Sir,
  The Bradford МВА at the Management Centre
  I should be grateful if you would send mе information about the regulations for admission to full-time Master’s Degree Course in Business Administration for 2011 – 2012 period. Could you also tell me if the Centre arranges accommodation for students?
  I look forward to hearing from you.
  Yours faithfully
  ………………
  Bernard Richardson
  
  

• 30 слайд