Презентация на тему "Оформление служебных писем"

• 1 слайд

  Оформление информационно-справочной документации. Оформление служебных писем.
  

• 2 слайд

  Цели урока:
  Обобщить знания, умения и навыки, полученные на предыдущих уроках при изучении темы: «Организационно- распорядительная документация». Познакомить с правилами составления и оформления информационно-справочной документации (служебные письма).
  

• 3 слайд

  Основные термины.
  1. Понятие « служебное письмо». 2.Разновидности служебных писем. 3. Правила оформления служебных писем.
  

• 4 слайд

  Виды
  организационно-распорядительных
  документов
  организационные
  распорядительные
  Информационно-
  справочные
  

• 5 слайд

  Информационно-справочные
  документы
  Акты;
  Письма;
  Факс;
  Справка;
  Телефонограмма;
  Докладная и служебная записка;
  Протокол
  

• 6 слайд

  обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
  Письмо
  Письмо должно иметь:
  Текст письма состоит
  из двух частей:
  дату;
  номер;
  ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах)
  адресат;
  заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»);
  текст;
  подпись;
  отметку об исполнителе;
  отметку о наличии приложений
  1. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
  2. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.)
  

• 7 слайд

  Схема оформления делового письма
  

• 8 слайд

• 9 слайд

• 10 слайд

• 11 слайд

• 12 слайд

• 13 слайд

• 14 слайд

  К информационно- справочным документам относятся:
  Письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи ( телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно- справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
  

• 15 слайд

  Служебные письма
  - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объема входящей и исходящей документации.
  

• 16 слайд

  По содержанию и назначению письма могут быть:
  ИНФОРМАЦИОННЫЕ- содержат сообщения, просьбу, напоминания, предложения. ГАРАНТИЙНЫЕ- предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В РЕКЛАМАЦИОННЫХ ( претензионных) излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной.
  

• 17 слайд

  КОММЕРЧЕСКИЕ- составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов или, напротив, предлагают поставить товары или услуги. В ПИСЬМАХ- ЗАПРОСАХ адресат побуждается к ответному письму , в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
  

• 18 слайд