Презентация на тему: "Повышение эффективности работы архива в условиях применения новых информационных технологий"

• 1 слайд

  МИНИСТЕРСТВО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
  ПРИМОРСКОГО КРАЯ
  краевое государственное автономное
  профессиональное образовательное учреждение
  «Приморский политехнический колледж»
  (КГА ПОУ «ППК»)
  «Повышение эффективности работы архива
  в условиях применения новых информационных технологий»
  Выполнил студент группы 1041:
  Авизова Мария Сергеевна
  Руководитель:
  Пальмова Софья Владимировна
  Владивосток 2022
  Выпускная квалификационная работа на тему:
  

• 2 слайд

  Цель – предложить проекты мероприятий для повышения эффективности работы изученного архивохранилища в условиях применения новых информационных технологий.
  Предмет – архивохранилище КГА ПОУ «ППК»
  Объект – образовательное учреждение КГА ПОУ «ППК»
  ВВЕДЕНИЕ
  
  

• 3 слайд

  Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
  

• 4 слайд

  Основными задачами архивохранилища образовательного учреждения являются:
  ИНФОРМАЦИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ
  1) комплектование документами;
  2) обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использование документов;
  3) подготовка и передача документов АФ РФ на постоянное хранение в МКУ «Архив города Владивостока»;
  4) контроль за формированием
  и оформлением дел в структурных подразделениях Колледжа.
  

• 5 слайд

  В соответствии с законом «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 11.06.2021 г. № 125-ФЗ в КГА ПОУ «ППК» предлагаем проекты изменённых электронных локальных нормативных актов образовательного учреждения:
  ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
  1) Инструкция по делопроизводству
  для образовательного учреждения;
  2) Положение об архивохранилище
  в образовательном учреждении;
  3) Должностная инструкция архивиста
  в образовательном учреждении;
  4) Инструкция по охране труда для архивиста в образовательном учреждении;
  5) Положение об экспертной комиссии
  в образовательном учреждении и др.
  

• 6 слайд

  Для повышения эффективности работы архивохранилища КГА ПОУ «ППК» в условиях применения новых информационных технологий, в качестве предложения, необходимо внедрить систему электронного документооборота «Архивное дело», так как благодаря ей электронные архивные документы:
  1) будут быстро находиться без потери времени и энергии;
  2) не будут быстро устаревать.
  

• 7 слайд

  Система электронного документооборота «Архивное дело» предназначена для учета и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства.
  

• 8 слайд

  Актуальность оцифровки архивных документов заключается в том, что сегодня из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов, и как следствие, вынужденных простоев.
  Наиболее эффективным решением данной проблемы будет являться сканирование документов, организация и внедрение системы электронного документооборота.
  

• 9 слайд

  Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле) и т.п.) посредством специального устройства – сканер.
  
  ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  Сканирование – тоже, что и оцифровка
  

• 10 слайд

  Процедура сканирования «ППК» и дальнейшее использование электронных документов поможет КГА ПОУ «ППК»:
  ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  освободить площадь архивохранилища;
  обеспечить сохранность документов;
  получить доступ к документам в любое время.
  1)
  2)
  3)
  

• 11 слайд

  Для повышения эффективности работы архивохранилища КГА ПОУ «ППК» при использовании СЭД «Архивное дело», предлагаются следующие современные методы защиты архивных электронных документов:
  БЕЗОПАСНОСТЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
  В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  1) использование криптографии;
  2) протоколирование всех операций, совершенных с помощью системы защиты;
  3) разграничение доступа мест в СЭД;
  4) шифрование архива на специальном временном ключе.
  

• 12 слайд

  ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ СЭД И ОЦИФРОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ
  Производительность труда
  Надежность хранения
  и сокращение ошибок
  Мгновенный доступ
  к актуальным документам
  Снижение расходов
  

• 13 слайд

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  На основании проделанного исследования можно предложить следующие мероприятия для повышения эффективности работы архивохранилища КГА ПОУ «ППК»:
  

• 14 слайд

  Спасибо за внимание!