Презентация на тему: "Правила оформления документов"

• 1 слайд

  
  
  Правила оформления документов
  ГОСТ Р 6.30-2003 Г.
  Колесникова Е.В., МУ ДО ЦСТАП
  профессия «Делопроизводитель»
  8-10 классы
  

• 2 слайд

  Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
  Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно- распорядительных документов, определяется ГОСТом Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
  Реквизит документа 
  

• 3 слайд

• 4 слайд

  Помещают на бланках док. в соотв. С Федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ»
  
  
  01 Государственный герб РФ
  

• 5 слайд

  Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
  
  02 Герб субъекта РФ
  

• 6 слайд

  03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
  

• 7 слайд

  Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
  ОКПО.
  
  (имеет 8 знаков)
  
  04 Код организации
  

• 8 слайд

  
  Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  ОГРН
  (имеет 13,15 знаков)
  05 Основной государственный регистрационный номер юридического лица
  

• 9 слайд

  
  Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  
  
  06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
  

• 10 слайд

  Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации
  
  ОКУД
  07 Код формы документа
  

• 11 слайд

  Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
  
  НАПРИМЕР: ЗАО «Пилот»
  ОАО «РЕАЛ»
  ООО «Ромашка»
  08 Наименование организации
  

• 12 слайд

  ВКЛЮЧАЮТ: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, номер и дату лицензии и т.п.)
  09 Справочные данные об организации
  

• 13 слайд

  Указывается заглавными буквами
  
  НАПРИМЕР: ПРИКАЗ, АКТ, КОНТРАКТ
  
  Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на ВСЕХ документах,
  КРОМЕ ПИСЕМ
  10 Наименование вида документа
  

• 14 слайд

  Является дата подписания или утверждения, для протокола-дата проведения заседания, для акта-дата события.
  
  НАПРИМЕР: 01.09.2012
  01 сентября 2012 г.
  2012.09.01
  11 Дата документа
  

• 15 слайд

  Состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексами.
  НАПРИМЕР
  №1-3/115 (1-№ структ подразд
  3-номер дела по номенк.
  115-порядк.№док)
  
  №ОМ-3/115 (ОМ -отдел маркетинга)
  №ЮЛ-3/115 (ЮЛ-Юрий Лужков)
  12 Регистрационный номер документа
  

• 16 слайд

  Является для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата)
  
  На №____от__________
  13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
  

• 17 слайд

  Указывают в том случае, если затруднено
  его определение по реквизитам
  «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»
  14 Место составления или издания документа
  

• 18 слайд

  Элементы почтового адреса указываются в последовательности:
  -наименование адресата (организ. или ФИО)
  -улица, №дома, №квартиры
  -населенный пункт (город, поселок)
  -область, край, республика
  -страна (для междунар. писем)
  -почтовый индекс
  15 Адресат
  

• 19 слайд

• 20 слайд

  Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек).
  
  16 Гриф утверждения документа
  

• 21 слайд

  Включает:
  1.ФИО 2. Содержание поручения
  3. Срок исполнения 4. Подпись и дату
  
  Например:
  Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии к 04.03.2012
  Подпись 03.03.2012
  17 Резолюция
  

• 22 слайд

  Включает в себя краткое содержание док.
  Должен быть согласован с наименованием вида док. Может отв. на вопросы: о чем? о ком?,
  чего? кого?
  НАПРИМЕР:
  В письме –о поставке продукции
  В приказе -о приеме на работу
  В положении- об отделе кадров
  Акт-списания продукции
  -протокол-общего собрания акционеров
  18 Заголовок к тексту
  

• 23 слайд

  Отметка о контроле за исполнением документа проставляется буквой «К»
  или штампом «Контроль»
  19 Отметка о контроле
  

• 24 слайд

  Как правило, состоит из 2 частей.
  
  В первой - указываются причины, основания, цели составления документа
  
  Во второй - выводы, просьбы, рекомендации
  20 Текст документа
  

• 25 слайд

  В А Ж Н О
  В распорядительных документах, изложение должно быть от первого лица, единственного числа: ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ
  
  Если собрание, т.е. автор-коллегиальный орган, то ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ.
  
  Если протокол, то СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ
  
  

• 26 слайд

  НАПРИМЕР:
  
  Приложение: на 3л. В 2 экз.
  ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2012 №213 на 5л. В 2 экз.
  2.Акт приема работ от 15.09.2012 №19 на 1 л. В 4 экз.
  21 Отметка о наличии приложения
  

• 27 слайд

  1.Генеральный директор Подпись А.О. Рубин
  
  2. Генеральный директор
  ЗАО «Ромашка» Подпись А.В. Петров
  
  3.Директор ЗАО «Банк» Подпись А.Г. Зимин
  Бухгалтер Подпись Т.Г. Петрова
  
  22 Подпись
  

• 28 слайд

  
  
  СОГЛАСОВАНО
  Директор ОАО «Зюзино»
  Подпись Р.М. Петрова
  15.05.2018
  23 Гриф согласования документа
  

• 29 слайд

  Необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.
  
  Например:
  Юрист консультант
  Подпись А.И. Иванов
  23.04.2018
  24 Визы согласования документа
  

• 30 слайд

  Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
  25 Печать
  

• 31 слайд

  Верно
  Начальник отдела кадров Подпись А.В. Греф
  01.10.2012
  26 Отметка о заверении копии
  

• 32 слайд

  Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
  
  Например:
  Т.В. Маркова
  8-495-554-35-35
  27 Отметка об исполнителе
  

• 33 слайд

  Включает: ссылку на дату и номер док, свидетельствующего о его исполнении или сведения об исполнении.
  
  Например:
  В дело №1-5. Отправлен факс от 01.04.2012
  28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
  

• 34 слайд

  
  
  Вх. №00011223
  Дата 08.09.2017 15.30
  29 Отметка о поступлении документа в организацию
  

• 35 слайд

  Проставляется в левом нижнем углу страницы.
  Отметка необходима для:
  -исключение повторного ввода в ПК;
  -быстрый поиск документа по имени файла;
  -установления лица, осуществляющего вход в ПК.
  
  DOCN-каталог, RASP-подкаталог, DOC-файл.
  30 Идентификатор электронной копии документа
  

• 36 слайд