Презентация на тему Работа в Access

• 1 слайд

  БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007
  Работа с таблицами
  Проектирование таблиц
  Формы
  Макросы
  Запросы
  Отчеты
  
  

• 2 слайд

  БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007
  Тема 4. Работа с таблицами
  

• 3 слайд

  3
  Базы данных Access (Microsoft Office)
  Расширение: *.accdb (раньше – *.mdb),
  все в одном файле
  Состав:
  таблицы
  формы – диалоговые окна для ввода и редактирования данных
  запросы – обращения к базе данных для выбора нужной информации или изменения базы
  отчеты – документы для вывода на печать
  макросы – средства автоматизации работы
  модули – дополнительные процедура на языке Visual Basic
  

• 4 слайд

  4
  Начало работы
  Пуск – Программы – Microsoft Office –
  Microsoft Access 2007
  шаблоны
  создание новой базы данных
  открыть базу с диска
  последние документы
  

• 5 слайд

  5
  Объекты базы данных
  выбрать другое
  2×ЛКМ
  

• 6 слайд

  6
  Схема данных
  Удалить связь: ЛКМ + Delete.
  Создать связь: перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы.
  ЛКМ
  таблица
  ключевое поле
  связь «1-»
  

• 7 слайд

  7
  Работа с таблицами
  2xЛКМ
  последняя запись
  поля
  записи
  текущая запись
  область выделения
  новая запись
  на 1-ую запись
  предыдущая запись
  номер текущей записи
  следующая запись
  новая запись
  текущее поле
  последняя
  запись
  

• 8 слайд

  8
  Сортировка и поиск
  Сортировка по текущему полю (столбцу):
  по возрастанию
  по убыванию
  Поиск и замена:
  текущее поле или все поля
  целиком,
  с любой частью,
  с началом
  всё, вверх, вниз
  сброс
  

• 9 слайд

  9
  Фильтрация
  Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру).
  Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят.
  

• 10 слайд

  10
  Фильтр по выделенному
  Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста.
  Щелкнуть по кнопке .
  Снятие фильтра .
  

• 11 слайд

  11
  Сложная фильтрация
  Сложные условия
  одновременно
  (операция И)
  начинается
  с буквы «С»
  новое условие, связанное через ИЛИ
  Расширенный фильтр – можно
  переставлять столбцы
  выводить не все столбцы
  устанавливать порядок сортировки
  точное совпадение
  применить/сбросить фильтр
  

• 12 слайд

  12
  Установка/снятие пароля
  

• 13 слайд

  13
  Служебные операции
  

• 14 слайд

  БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007
  Тема 5. Проектирование таблиц
  

• 15 слайд

  15
  Создание таблиц (ввод данных)
  2xЛКМ
  поле-счетчик
  ввод значения
  

• 16 слайд

  16
  Создание таблиц (шаблоны)
  

• 17 слайд

  17
  Создание таблиц (импорт)
  TXT-файлы
  XML-файлы
  другие форматы
  
  

• 18 слайд

  18
  Конструктор таблиц
  

• 19 слайд

  19
  Конструктор таблиц
  текущее
  поле
  ключ
  тип поля (выбор из списка)
  свойства текущего поля
  ПКМ
  

• 20 слайд

  20
  Свойства полей
  Размер поля: байт, целое, вещественное, …
  Формат поля: как выводить на экран.
  Маска ввода: шаблон (ввод телефона).
  Подпись: как называется столбец при выводе на экран; можно использовать скобки, знаки и т.д.
  («Население, млн. чел.»)
  Значение по умолчанию (вписывается автоматически).
  Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»).
  Сообщение об ошибке
  («Возраст должен быть > 18 лет!»)
  Обязательное поле (да/нет)
  Индексированное поле (да/нет)
  

• 21 слайд

  21
  Конструктор таблиц
  режим таблицы
  сделать поле ключевым
  изменить индексы
  

• 22 слайд

  22
  Индексы
  Primary Key:
  ключ таблицы
  выбор поля из списка
  название индекса
  свойства
  индекса
  ПКМ
  

• 23 слайд

  23
  Подстановки
  Цель: сделать защиту от ошибок ввода.
  Решение: выбор из списка = поле подстановки
  
  
  
  
  
  
  
  Варианты:
  заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж»)
  из другой таблицы (выбор названия фирмы)
  

• 24 слайд

  24
  Мастер подстановок
  

• 25 слайд

  БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007
  Тема 6. Формы
  

• 26 слайд

  26
  Формы
  Форма – это диалоговое окно для
  просмотра и редактирования данных
  ввода новых записей
  управления ходом работы (кнопки)
  вывода вспомогательной информации
  Создание форм:
  источник данных
  разные способы создания форм
  

• 27 слайд

  27
  Форма (на одну запись)
  переход по записям
  

• 28 слайд

  28
  Ленточная форма
  

• 29 слайд

  29
  Разделенная форма
  

• 30 слайд

  30
  Режимы работы с формами
  Режим формы – просмотр и редактирование данных.
  Режим макета – просмотр данных, изменение оформления, перемещение элементов.
  Конструктор – изменение структуры и оформления, добавление новых элементов, …
  

• 31 слайд

  31
  Конструктор форм
  заголовок формы
  область данных
  примечание формы
  изменение размеров
  

• 32 слайд

  32
  Свойства формы и ее элементов
  или ПКМ – Свойства
  выбор элемента
  Макет = оформление
  Данные: источник (таблица или запрос), фильтр, сортировка
  События:
  клавиши, мышь
  открытие, закрытие
  изменение записи
  

• 33 слайд

  33
  Некоторые свойства формы (Макет)
  подпись
  кнопки перехода (да/нет)
  область выделения
  (да/нет)
  изменяемая граница
  (да/нет)
  

• 34 слайд

  34
  Свойства элементов
  Макет
  размеры
  оформление
  полосы прокрутки
  Данные:
  название поля таблицы
  маска ввода (телефон)
  значение по умолчанию
  условие на значение
  сообщение об ошибке
  События:
  клавиши, мышь
  изменение значения
  Другие:
  всплывающая подсказка
  

• 35 слайд

  35
  Связанные элементы
  надпись (текст можно менять)
  поле (название поля таблицы)
  маркеры (изменение размеров)
  независимое перемещение
  щелкнуть внутри, чтобы изменить текст
  щелкнуть на рамке, чтобы выделить элемент
  

• 36 слайд

  36
  Группировка по столбцам (макет)
  общая граница
  переместить весь столбец
  «Оторвать» от столбца: ПКМ – Макет – Удалить
  Создать новый столбец: ПКМ – Макет – Столбец
  

• 37 слайд

  37
  Оформление элементов
  Выделение элементов:
  ЛКМ на рамке элемента
  + Shift = выделить несколько элементов
  условное
  форматирование
  толщина, стиль и цвет
  контура
  

• 38 слайд

  38
  Добавление новых полей
  
  перетащить
  

• 39 слайд

  39
  Добавление новых элементов
  Рисунок
  Свободная рамка объекта (объект редактируется)
  Гиперссылка
  Присоединенная рамка объекта (объект из базы)
  Подчиненная форма
  Разрыв страницы
  

• 40 слайд

  БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007
  Тема 7. Макросы
  

• 41 слайд

  41
  Макросы
  Макрос – это набор макрокоманд.
  Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить в определенной ситуации:
  открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм
  выполнение запроса
  установка значений полей
  поиск данных
  печать данных
  сообщения пользователю
  Событие (для запуска макроса)
  действия пользователя (клавиатура, мышь)
  внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и т.д.)
  

• 42 слайд

  42
  Простой макрос
  ЛКМ
  ЛКМ
  ЛКМ
  

• 43 слайд

  43
  Макросы
  ЛКМ
  ЛКМ
  ПКМ
  

• 44 слайд

  44
  Конструктор макросов
  

• 45 слайд

  45
  Использование макросов
  AutoExec – выполняется автоматически
  при открытии базы
  назначение событиям
  выбрать имя макроса из списка
  

• 46 слайд

  46
  Группы макросов
  Конструктор – Имена макросов
  
  
  
  
  
  
  
  Запуск
  Макрос1: QQQ
  Макрос1: MMM
  Макрос1 только первая группа
  

• 47 слайд

  47
  Условное выполнение
  Конструктор – Условия
  

• 48 слайд

  БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007
  Тема 8. Запросы
  

• 49 слайд

  49
  Запросы
  «Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла».
  (Фольклор)
  Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными.
  Типы запросов:
  выборка (отбор нужной информации)
  создание таблицы
  обновление (изменение данных)
  добавление записей
  удаление записей
  …
  

• 50 слайд

  50
  Запрос и фильтрация
  В запросе можно:
  отобрать информацию из нескольких связанных таблиц
  использовать сложные условия отбора
  пользователь может сам ввести параметры (сумму денег)
  добавить вычисляемые поля
  выполнить итоговые расчеты
  

• 51 слайд

  51
  Создание запросов
  Мастер: режим «вопрос-ответ»
  Конструктор: полностью вручную
  

• 52 слайд

  52
  Мастер запросов
  

• 53 слайд

  53
  Запуск запроса
  2 x ЛКМ
  

• 54 слайд

  54
  Конструктор
  ПКМ
  

• 55 слайд

  55
  Конструктор
  таблица
  (ПКМ – Добавить таблицу)
  перетащить ЛКМ
  все поля
  по возрастанию
  по убыванию
  отсутствует
  фильтр
  

• 56 слайд

  56
  Работа со столбцами
  выделить (ЛКМ)
  ПКМ:
  вырезать
  копировать
  вставить
  свойства
  перетащить (ЛКМ)
  

• 57 слайд

  57
  Условия отбора
  Совпадение
  Неравенство
  Шаблон
  * любое количество любых символов
  ? один любой символ # любая цифра
  

• 58 слайд

  58
  Построитель выражений
  Forms – формы
  Reports – отчеты
  Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB)
  Константы: пустая строка, Истина, Ложь
  Операторы: + - * / < > <= >= = <> Not And Or Xor
  Общие выражения – время, дата, нумерация страниц
  ПКМ
  

• 59 слайд

  59
  Все данные, которые можно вычислить, не
  должны храниться в таблицах!
  !
  Вычисляемые поля
  ввести Цена*Количество
  Выражение1: [Цена]*[Количество]
  заменить Выражение1 на Сумма
  или ПКМ - Построить
  

• 60 слайд

  60
  Вычисляемые поля
  ввести Year(Дата)
  Выражение1: Year([Дата])
  заменить Выражение1 на Год
  Задача: отобрать все заказы за 2007 год.
  

• 61 слайд

  61
  Запросы с параметрами
  Задача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса.
  Пример: «Какой суммой Вы располагаете?»
  Любая неизвестная строка вызывает запрос
  

• 62 слайд

  62
  Виды запросов
  выборка
  создание таблицы
  добавление в существующую таблицу
  обновление (изменение данных)
  перекрестный запрос (сколько заработал каждый по месяцам)
  удаление записей
  итоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)
  

• 63 слайд

  63
  Режим SQL
  SQL = Structured Query Language
  (язык структурных запросов)
  

• 64 слайд

  БАЗЫ ДАННЫХ. ACCESS 2007
  Тема 9. Отчеты
  

• 65 слайд

  65
  Отчеты
  Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.
  Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).
  

• 66 слайд

  66
  Создание отчетов
  таблица или запрос
  (ЛКМ)
  простой отчет
  конструктор
  пустой отчет
  мастер отчетов
  

• 67 слайд

  67
  Режимы просмотра отчета
  Представление отчета
  (без разбивки на страницы)
  Предварительный просмотр
  (как на печати, по страницам)
  Режим макета (можно менять
  оформление)
  Конструктор (добавление новых
  элементов)
  

• 68 слайд

  68
  Предварительный просмотр
  готовые варианты
  размер бумаги
  ручная настройка
  на печать
  

• 69 слайд

  69
  Конструктор отчетов
  Заголовок отчета – один раз в начале отчета.
  Верхний колонтитул – в начале каждой страницы.
  Область данных – информация из БД.
  Нижний колонтитул – в конце каждой страницы.
  Примечание отчета – один раз в конце отчета.
  ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]
  =Date()
  =Time()
  
  

• 70 слайд

  70
  Редактирование отчетов
  – свойства выбранного
  элемента
  Так же, как в конструкторе форм:
  ЛКМ – выделить элемент
  Добавление элементов:
  

• 71 слайд

  71
  Отчеты с группировкой
  группировка по должностям
  общая зарплата
  

• 72 слайд

  72
  Отчеты с группировкой (шаг I)
  Создание запроса, включающего все данные:
  (не обязательно, но проще)
  & - соединение символьных строк
  поля таблиц
  

• 73 слайд

  73
  Отчеты с группировкой (мастер)
  итоговые данные
  сортировка
  группировка
  

• 74 слайд

  74
  Отчеты с группировкой (конструктор)
  заголовок группы
  примечание группы
  

• 75 слайд

  75
  Настройка группировки (конструктор)
  или
  подробная настройка