Презентация "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, согласно требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в Министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики"

• 1 слайд

  ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
  ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
  ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ И ВЕДОМСТВАХ ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
  1
  ПРИКАЗ АДМИНИСТРАЦИИ ПРЕЗИДЕНТА ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
  18 апреля 2002 г. N 5 (САЗ 02-23)
  Зарегистрирован Министерством юстиции ПМР
  7 июня 2002 г. Регистрационный N 1544
  

• 2 слайд

  Образцы основных документов управления
  2
  

• 3 слайд

  П Л А Н
  Организационные документы
  Распорядительные документы
  Информационно-справочные документы
  
  

• 4 слайд

  Организационные документы
  Уставы
  Положения
  Инструкции
  4
  

• 5 слайд

  Устав
  5
  Устав – это правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
  
  Оформляется на стандартных листах бумаги.
  
  

• 6 слайд

  Основные виды уставов
  6
  Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом – министерством, комитетом);
  Устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);
  Устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственниками имущества) и регистрируется государственным органом (регистрационной палатой);
  Устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации.
  

• 7 слайд

  Устав должен иметь:
  Наименование организации;
  Наименование вида документа;
  Дату (это дата утверждения устава);
  Гриф утверждения;
  Отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);
  Место издания (город);
  Текст;
  Подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
  7
  

• 8 слайд

  Текст устава
  Состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию:
  Общие положения.
  Цели, задачи, предмет деятельности.
  Правовой статус.
  Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
  Финансово-материальная база (уставной капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
  Учет и отчетность.
  Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
  Права и обязанности участников.
  Порядок ликвидации и реогранизации.
  8
  

• 9 слайд

  Положения, инструкции
  Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
  Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
  9
  

• 10 слайд

  Должностная инструкция
  Это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
  На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.
  
  Должностная инструкция:
  разрабатывается руководителем структурного подразделения;
  визируется юрисконсультом и кадровой службой;
  утверждается руководителем или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.
  10
  

• 11 слайд

  Распорядительные документы
  Приказ
  Распоряжение
  Указание
  Решение
  
  11
  

• 12 слайд

  Приказ
  Это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач
  
  12
  

• 13 слайд

  Приказы предприятия делятся на две основные группы:
  Приказы по основной деятельности (организационно-производственным вопросам).
  Приказы по личному составу (персоналу организации, предприятия, учреждения).
  13
  Датой приказа является дата его подписания руководителем организации.
  
  

• 14 слайд

  Приказ по личному составу
  Это правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников организации, предприятия, учреждения.
  Приказ по личному составу – обязательный документ трудовых правоотношений
  14
  

• 15 слайд

  Информационно-справочные документы
  Протоколы
  Акты
  Докладные и служебные записки
  Справки
  Письма и др.
  15
  

• 16 слайд

  Протокол
  Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
  16
  Датой протокола является дата проведения собрания, заседания.
  

• 17 слайд

  17
  Образец полного протокола
  

• 18 слайд

  Акт
  Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия
  Разновидности актов:
  акт приемки-передачи оборудования;
  акт обследования места происшествия;
  акт списания материальных ценностей;
  акт проверки;
  
  18
  

• 19 слайд

  19
  Образец
  акта
  

• 20 слайд

  Докладная записка
  Это документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
  Докладная записка может быть внешней и внутренней.
  
  Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри организации, предприятия,
  учреждения.
  20
  

• 21 слайд

  21
  Образец внутренней
  докладной записки
  
  

• 22 слайд

  Объяснительные записки
  составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
  текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям.
  22
  

• 23 слайд

  Справка
  Это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.
  23
  

• 24 слайд

  Виды справок
  Справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляются по запросам граждан.
  Справки по производственным вопросам, составляются по запросу руководства:
  - внешние составляются по запросу вышестоящей организации;
  - внутренние составляются по запросу руководства своей организации.
  24
  

• 25 слайд

  Резюме
  Это документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность.
  25
  

• 26 слайд

  26
  Образец резюме
  

• 27 слайд

  Письмо
  Это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
  
  
  Письма оформляются на бланке письма.
  Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководства организации, предприятия, учреждения
  27
  

• 28 слайд

  По содержанию и назначению письма могут быть:
  инструкционные
  гарантийные
  информационные
  рекламные
  коммерческие
  рекламационные
  письма-запросы
  письма-приглашения и др.
  28
  

• 29 слайд

  Стадии подготовки письма
  Изучение существа вопроса;
  Сбор необходимых сведений, в т.ч.
  из предыдущей переписки;
  Подготовка проекта письма;
  Согласование проекта (при
  необходимости);
  Подписание письма.
  29
  

• 30 слайд

  Письмо должно иметь:
  Дату;
  Номер;
  Ссылку на дату и номер полученного
  письма (в письмах-ответах);
  Адресат;
  Заголовок (отвечающий на вопрос - о чем?)
  Текст;
  Подпись;
  Отметку об исполнителе;
  Отметку о наличии приложений.
  30
  

• 31 слайд

  31
  Образец исходящего
  письма – просьбы
  

• 32 слайд

  32
  Образец входящего
  письма-ответа
  

• 33 слайд

  Текст письма
  Должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным;
  Текст, как правило, не превышает одной страницы;
  Факты и события должны представляться объективно;
  Все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
  33
  

• 34 слайд

  План
  34
  1.Приказы, распоряжения
  2.Положение, правила, инструкция
  3.Протокол
  4.Служебные письма
  5.Справки, служебные записки
  6.Составление и оформление АКТов
  7.Телеграмма
  8.Телефонограмма
  
  

• 35 слайд

  Приказ, распоряжение
  оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы
  Проекты приказов (распоряжений) готовят на основании поручений руководителя , его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба
  Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя
  35
  

• 36 слайд

  
  Приказ, распоряжение
  Письмо МП ПМР от 19.12.2002 г. № 01-17/1525,
  
  Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года;
  приказы по основной деятельности, (ОД)
  приказы по личному составу, (К)
  приказы о командировках, (КО)
  приказы о предоставлении отпусков (ОК)
  наложении взысканий, (ФПВ), а также распоряжения (Р) нумеруются отдельно
  Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки
  36
  

• 37 слайд

  Приказ, распоряжение
  Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы.
  Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
  Наименование организации.
  Наименование вида документа - приказ.
  Дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа,
  например: 26 марта 2010 г. N 21; или 26. 03. 2010 N 44.
  Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
  Например:
  О командировании сотрудников лицея в...
  Распоряжения, как правило, заголовка не имеют
  37
  

• 38 слайд

  Приказ, распоряжение
  Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
  В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.
  Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его заголовок, дата и номер.
  Преамбула в проектах приказов завершается словом
  п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку.
  38
  

• 39 слайд

  Приказ, распоряжение
  Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
  Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
  Последний пункт может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
  39
  

• 40 слайд

  Текст приказа, распоряжения
  40
  В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю","предлагаю", "прошу").
  

• 41 слайд

  Приказ, распоряжение
  Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его наименования, заголовка, даты и номера. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
  В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".
  41
  

• 42 слайд

  42
  

• 43 слайд

  П Р И К А З
  «_____»________ 200_ г. №________
  О составлении сводной
  номенклатуры дел института
  
  В связи с регистрацией 24 мая 2007 года в Едином государственном реестре юридических лиц Министерства юстиции ПМР новой редакции Устава ГОУ «ПГИРО», на основании приказа от 30.05.2007 года № 76 «А» о введении в действие Устава ГОУ «ПГИРО» с 01.06.2007 года , в целях упорядочения деятельности института для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения,
  п р и к а з ы в а ю:
  1.Лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, в срок до 25 июня 2007 года сдать помощнику ректора И.В.Павловой, проект номенклатуры дел структурного подразделения, подписанный руководителем структурного подразделения, согласованный с архивной службой института.
  2. Ответственной за ведение общего делопроизводства в институте И.В.Павловой представить сводную номенклатуру дел ГОУ «ПГИРО» на утверждение ректору в срок до 01 июля 2007 года.
  3.Ответственному лицу за ведение архива института К.И.Малахивской согласовать сводную номенклатуру дел в Государственном архивном управлении ПМР.
  4.Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
  
  Ректор подпись М.Я.Макарова
  
  Малахивская
  46216 Визы (на оборотной стороне)
  43
  

• 44 слайд

  РАСПОРЯЖЕНИЕ
  «_____»__________ 2012 г. №_______Р
  
  
  Во исполнение ______________________________________________________________________________________________________________
  1.Утвердить ______________________________________________________________________________________________________________
  2.Признать утратившим силу ______________________________________________________________________________________________________________
  
  Ректор подпись М.Я.Макарова
  
  
  Визы (на оборотной стороне)
  44
  

• 45 слайд

  Положение, правила, инструкция
  Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации образования.
  В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
  В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
  45
  

• 46 слайд

  Положение, правила, инструкция
  Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
  Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
  46
  

• 47 слайд

  Положение, правила, инструкция
  Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
  Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
  Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами
  47
  

• 48 слайд

  
  
  
  
  Должностные инструкции
  Приказ Министерства экономики ПМР от 12 января 2010 г. N 5 (САЗ 10-7)
  «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих работников образования»
  
  Должностные инструкции
  Примерные
  Типовые
  Индивидуальные
  

• 49 слайд

  49
  

• 50 слайд

  Протокол
  Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.;
  Существует два вида протоколов:
  Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании;
  Краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
  
  50
  

• 51 слайд

  Протокол
  Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной
  Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
  председатель или председательствующий;
  секретарь;
  присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
  повестка дня;
  докладчики по каждому пункту повестки дня.
  51
  

• 52 слайд

  Протокол
  Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
  Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
  Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
  Датой протокола является дата заседания.
  Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.
  Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов принимавших участие в заседании.
  52
  

• 53 слайд

  Протокол
  Обязательные реквизиты:
  Наименование организации;
  Наименование вида документа- ПРОТОКОЛ;
  Дата заседания, номер;
  Место составления;
  Заголовок к тексту;
  Текст;
  Подписи (председатель, секретарь).
  
  

• 54 слайд

  Образец оформления протокола
  ПРОТОКОЛ
  26.03.2010 № 5
  заседания кафедры ……..
  Председательствующий – С.С.Петрова
  Секретарь – М.И.Антонова
  Присутствовали - 11 человек (список прилагается)
  Приглашенные: (должность, фамилия и инициалы в алфавитном порядке)
  Если больше 5 человек- в виде отдельного документа, прилагаемого к протоколу.
  ПОВЕСТКА ДНЯ:
  1. О разработке и принципах...
  доклад…….
  2.О...
  1.СЛУШАЛИ:
  А.И.Соколову - текст доклада прилагается
  ВЫСТУПИЛИ:
  М.И.Иванов - краткая запись выступления.
  Н.И.Петров - краткая запись выступления.
  РЕШИЛИ:
  Одобрить...
  2.СЛУШАЛИ:
  ВЫСТУПИЛИ:
  РЕШИЛИ:
  ПредседательствующийПодписьРасшифровка подписи
  СекретарьПодписьРасшифровка подписи
  54
  

• 55 слайд

  Служебное письмо
  Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.
  Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
  Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
  Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
  Датой письма является дата его подписания.
  
  

• 56 слайд

  Текст письма
  В письмах используют следующие формы изложения:
  а) от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем на рассмотрение");
  б) от первого лица единственного числа ("считаю необходимым","прошу выделить"); в) от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "предприятие считает возможным").
  56
  

• 57 слайд

  Язык и стиль служебного письма
  Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
  
  Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
  
  Лаконичность текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.
  

• 58 слайд

  Служебное письмо
  Обязательные реквизиты:
  Наименование организации - автора документа;
  Справочные данные об организации;
  Код организации;
  Дата, номер;
  Адресат;
  Ссылка на регистрационный индекс и дату;
  Заголовок к тексту;
  Текст;
  Подпись;
  Отметка об исполнителе;
  Отметка о наличии приложений (сопроводительное письмо);
  Печать (гарантийное письмо).
  

• 59 слайд

  Служебное письмо
  По характеру информации письма имеют много разновидностей:
  Сопроводительное письмо;
  Письмо-просьба;
  Письмо-запрос;
  Письмо-ответ;
  Письмо-сообщение;
  Письмо-подтверждение;
  Гарантийное письмо;
  Письмо-извещение;
  Письмо-приглашение;
  Письмо-предложение;
  Письмо-напоминание;
  Письмо-требование;
  Письмо-благодарность;
  Письмо-поздравление…
  
  

• 60 слайд

  Сопроводительное письмо
  Составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.
  Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…".
  Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
  

• 61 слайд

  Письмо-просьба
  Цель – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
  Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.
  Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.
  
  В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".
  
  

• 62 слайд

  Письмо-запрос
  Направляется с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
  
  Текст содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
  
  Подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
  
  Письмо-запрос требует письма-ответа.
  
  

• 63 слайд

  Письмо-ответ
  Служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
  
  Должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.
  
  Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
  
  

• 64 слайд

  Письмо-сообщение
  Автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
  Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьба или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.
  Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: "сообщаем вам, что…", "доводим до вашего сведения, что…", "считаем необходимым поставить вас в известность о…".
  
  

• 65 слайд

  Письмо-подтверждение
  Адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.
  Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, не­обходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на ...)".
  
  Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
  
  

• 66 слайд

  Гарантийное письмо
  Содержат обязательство или подтверждение.
  
  Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
  Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.
  Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.
  
  

• 67 слайд

  67
  Образец гарантийного письма
  

• 68 слайд

  Письмо-извещение
  Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
  Рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
  Может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.
  Как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
  Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
  
  

• 69 слайд

  Письмо-предложение (оферта)
  Предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор.
  
  Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.
  
  Если оно направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает его с рекламным письмом.
  Может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
  
  

• 70 слайд

  Письмо-напоминание
  Используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
  
  Текст, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
  
  Ключевой фразой является: "Напоминанием Вам…", "Вторично напоминаем Вам…", "Обращаем Ваше внимание на то, что…", "Ставим Вас в известность, что…".
  
  Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
  
  

• 71 слайд

  Письмо-требование
  Цель – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
  Обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
  Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: "Требуем выполнить взятые на себя обязательства…", "Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…", "Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.". Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: "В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...", "В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...", "В противном случае мы не несем ответственности за последствия..." и т.п.
  
  

• 72 слайд

  72
  

• 73 слайд

  Служебная записка
  Форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
  Может иметь:
  информационный,
  инициативный
  или отчетный характер.
  

• 74 слайд

  Служебная записка
  
  Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
  
  Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.
  
  Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
  

• 75 слайд

  Справки и служебные записки
  составляются с целью уведомления вышестоящих органов или должностных лиц о каких-либо фактах или событиях, а также при обобщении различных сведений, о результатах обследований, о командировках и т. п.
  Справки, характеристики, доверенности оформляются на общих бланках организации, визируются исполнителем, подписываются руководителем и заверяются печатью.
  75
  

• 76 слайд

  Обязательные реквизиты:
  Наименование вида документа;
  Дата, номер;
  Адресат;
  Заголовок;
  Текст;
  Подпись.
  
  Служебная записка
  

• 77 слайд

  77
  

• 78 слайд

  Справки, выдаваемые по просьбе заинтересованных лиц, оформляются на общем бланке, подписываются руководителем организации или руководителями структурных подразделений в пределах компетенции
  заверяются печатью
  78
  Справки
  

• 79 слайд

  79
  

• 80 слайд

  Докладная записка
  Документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  
  Информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
  

• 81 слайд

  Докладная записка
  Докладная записка в зависимости от содержания и назначения может быть:
  Информационной;
  Отчетной.
  
  Докладная записка в зависимости от адресата может быть:
  Внешняя - представляется руководителю вышестоящей организации;
  Внутренняя - представляется руководителю подразделения или организации.
  Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
  
  

• 82 слайд

  Докладная записка
  Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
  
  В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
  В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
  Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
  
  Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
  
  Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
  
  

• 83 слайд

  Докладная записка
  Обязательные реквизиты:
  Наименование организации (структурного подразделения);
  Наименование вида документа;
  Дата, номер;
  Место составления (для внешней);
  Адресат;
  Заголовок;
  Текст;
  Подпись.
  
  

• 84 слайд

  Объяснительная записка
  
  Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
  
  Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
  
  

• 85 слайд

  Объяснительная записка
  Текст состоит из двух частей:
  Первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
  Вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
  
  Объяснительную записку подписывает ее составитель.
  
  Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
  
  Может быть оформлена рукописным способом.
  

• 86 слайд

  Объяснительная записка
  Обязательные реквизиты:
  Наименование организации;
  Наименование вида документа;
  Дата, номер;
  Место составления;
  Адресат;
  Заголовок;
  Текст;
  Подпись.
  
  

• 87 слайд

  АКТ
  составляется комиссией или специально уполномоченным лицом с целью объективного фиксирования событий, фактов или определенных ситуаций, связанных с деятельностью ОО ПМР.
  
  Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
  Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
  Обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
  Испытаний (образцов, систем, технологий);
  Выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
  Передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
  Нарушения установленных правил;
  Ревизии, инвентаризации;
  Расследования аварий, несчастных случаев;
  Ликвидации организации и т.д.
  
  

• 88 слайд

  Составление и оформление актов
  
  В конце текста акта (перед подписями) помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождении
  Акт составляется на общем бланке организации и подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
  При оформлении подписи должности не указываются .
  
  
  88
  

• 89 слайд

  А К Т
  Реквизиты:
  Наименование организации – автора документа;
  Наименование вида документа - А К Т;
  Дата, номер;
  Заголовок;
  Место издание;
  Текст;
  Гриф утверждения;
  Подпись.
  
  

• 90 слайд

  90
  

• 91 слайд

  Телеграмма
  
  Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
  

• 92 слайд

  Телеграмма
  Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории ПМР) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:
  «Вне категории»;
  «Внеочередная»;
  «Президент ПМР » не более 2 часов;
  «Высшая правительственная» не более 4 часов;
  «Правительственная» не более 4 часов;
  «Срочная» не более 4 часов;
  «Обыкновенная» не более 8-12 часов; .
  
  

• 93 слайд

  Телеграмма
  Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:
  "С уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");
  "С уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное");
  "С доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");
  "С доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");
  "На художественном бланке" (с отметкой "люкс");
  "На художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");
  "На художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");
  "На художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");
  "На художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и");
  "На художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");
  "Заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");
  "Криптограмма" (с отметкой "криптограмма");
  "Криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");
  "Метео" (с отметкой "метео");
  "Переводная" (с отметкой "переводная");
  "Схемная" (с отметкой "схема (номер)").
  
  

• 94 слайд

  Телеграмма
  Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:
  
  отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
  отметка о виде (видах) телеграммы;
  адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);
  текст телеграммы;
  подпись отправителя (по желанию отправителя).
  
  

• 95 слайд

  Телефонограмма
  Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
  
  Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
  
  Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
  
  

• 96 слайд

  Телефонограмма
  В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
  
  Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
  Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
  
  

• 97 слайд

  Телефонограмма
  

• 98 слайд

  Вопросы ?
  98
  

• 99 слайд

  Спасибо
  за внимание!
  99