Презентация по делопроизводству на тему "Исходящие документы"

• 1 слайд

  
  ТЕМА УРОКА:
  Исходящая документация
  

• 2 слайд

  
  
  ЦЕЛЬ УРОКА:
  
  Научится оформлять исходящие документы.
  Знать порядок составления и отправления исходящих документов
  

• 3 слайд

  Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
  
  Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
  
  

• 4 слайд

  
  Обязательно должны регистрироваться документы, те, которые направляются в вышестоящие организации (учреждения), важные внутренние документы, а также предложения, жалобы граждан.
  
  Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания.
  
  

• 5 слайд

  Не регистрируются поздравительные письма, поздравительные телеграммы, приглашения, информации до сведения.
  
  
  Для регистрации документов всех категорий (входящих, исходящих, внутренних) используют регистрационно-контрольные карточки и специальные журналы.
  
  

• 6 слайд

  Образец
  
  

• 7 слайд

  Журнал регистрации исходящих документов
  
  
  
  

• 8 слайд

  Схема движения исходящих документов
  
  Составление проекта документа
  Его изготовление
  Согласование (визирование)
  Подписание
  Утверждение (если необходимо)
  Регистрацию
  Экспедиционную обработку
  Сортировку по способам отправки
  Отправку
  

• 9 слайд

  Изготовление документов
  Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97).
  
  Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).
  
  

• 10 слайд

  
  На подпись или утверждение- документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились.
  
  Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.
  
  

• 11 слайд

  
  
  Экспедиционная
  обработка
  Наличие подписи
  Наличие всех страниц и всех указанных приложений
  Наличие даты и регистрационный номер
  Правильность адресации
  Наличие
  печати
  

• 12 слайд

  Сортировка
  После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:
  Документы отправляемые по факсу
  Документы отправляемые с курьерами
  Документы отправляемые по почте
  

• 13 слайд

  Отправка
  Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.
  
  

• 14 слайд

  Исходящие виды писем:
  информационное письмо
  письмо – приглашение
  письмо - запрос
  письмо - напоминание
  письмо - подтверждение
  письмо - поздравление
  письмо – просьба
  сопроводительное письмо
  письмо – претензия
  рекомендательное письмо и.т.д.
  
  

• 15 слайд

  образец письма-запроса (о ценах товара)
  ООО «Аква»
  Россия, г. Москва,ул. Советская, 137
  Тел. [phone],Факс [phone]
  
  Генеральному директору 
  ООО «Контур-Аква»
  Е. В. Шишкину
  01.03.09 № 125 на № 121 от 27.02.09 
  О ценах на фильтры
  Уважаемый Евгений Владимирович!
  Благодарим Вас за предложение от 27 февраля фильтров АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просить выслать прайс-лист на продукцию. 
  
  Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.
  
  С уважением,
  Директор ООО «Аква» Чижиков Е.И. Чижиков
  
  

• 16 слайд

  Образец письма-приглашения
  Г-же Воронцовой И.Д.
  117623, г. Москва,
  ул. Пушкина, д. 23, оф. 15
  24 февраля 2008 г.
  
  Уважаемая госпожа Воронцова!
  Приглашаем Вас на концерт «Все Звёзды для Любимой», посвященный Дню 8 Марта, который состоится 06 марта 2009 года в 19.00 в Государственном Кремлевском Дворце.
  
  В концерте участвуют: Дима Билан, "Золотое кольцо", Леонид Агутин, Анжелика Варум, Григорий Лепс, Лолита, Владимир Пресняков, Наталья Подольская, и другие.
  Вы можете пригласить еще одного человека.
  
  Пожалуйста, известите нас в ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, поскольку количество пригласительных билетов ограничено.
  
  
  С уважением,
  руководитель компании ООО «Лавина» Вавилов Вавилов С. И.
  
  

• 17 слайд

  Образец письма-напоминания (о выполнении условий договора)
  Директору
  ООО «Спорт»
  Д.В.Ярошенко
  28.02.2009 № 111
  О выполнении условий договора
  
  Уважаемый Дмитрий Викторович!
  В соответствии с договором поставки от 01.05.2008 № 5/08 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2008 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
  Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2008.
  
  Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
  
  С уважением,
  Директор ООО «Лагуна» Кондратенко В.С. Кондратенко
   
  
  

• 18 слайд

  Самостоятельная работа.
  
  
  Определить вид документа.
  Оформить исходящий документ.
  

• 19 слайд

  
  
  Домашнее задание:
  
  Описать движение исходящих документов
  
  
  
  

Краткое описание документа:

ЦЕЛЬ УРОКА:

Научится оформлять исходящие документы.

Знать порядок составления и отправления исходящих документов

•Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

•Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.