Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
1 слайд
Организация работы с документами Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
2 слайд
Организация работы с документами организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)
3 слайд
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. Объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объем документооборота зависит: - от значимости организации; - ее функций и уровня решаемых задач; - от связей с внешними организациями.
4 слайд
Основные типы документов: входящие (документы, поступившие из внешних организаций); исходящие (документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации); внутренние (документы, издаваемые руководителем или структурным подразделением для рассылки внутри службы.
5 слайд
Основные принципы работы с документами единый порядок составления и оформления документов и работы с ними; четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками; современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники); целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа); умелое сочетание документного управления с бездокументным.
6 слайд
Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: инструкция по делопроизводству предприятия образцы правильно оформленных документов (на ПК) номенклатура дел предприятия должностные инструкции работников техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами
7 слайд
Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: методическое руководство со стороны служб делопроизводства информирование руководства о состоянии работы с документами назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях
8 слайд
ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены по почте; курьером; по факсу; как электронное сообщение.
9 слайд
10 слайд
Маршрут входящего документа
11 слайд
СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
12 слайд
Передача зарегистрированных документов заместителю директора, в структурные подразделения или исполнителям. Прием документов, проверка правильности адресования и приложений Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) Передача (доклад) документов руководителю. Рассмотрение документов руководителем (резолюция) Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Исполнение документов Подшивка документов в дело. Регистрация Постановка отметки о поступлении (входящего №) на документах
13 слайд
Маршрут исходящего документа Корреспонденты
14 слайд
СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
15 слайд
16 слайд
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.
17 слайд
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.
18 слайд
На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях): регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах):
19 слайд
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: передача документов исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело.
20 слайд
Маршрут внутреннего документа
21 слайд
Совершенствование делопроизводства (для внутренних документов) использовать возможности локальной сети предприятия ; заменять традиционные документ электронными, где это возможно.
22 слайд
Эффективность Экономится бумага. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
23 слайд
Вопросы???
24 слайд
Конец!
25 слайд
Систематизация документов и формирование дел Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.
26 слайд
Систематизация документов и формирование дел По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество не законченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК. Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
27 слайд
Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
28 слайд
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
29 слайд
Архивирование Передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
30 слайд
Архивирование В конец каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начало – для учета особо ценных документов – бланк внутренней описи документов дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.
31 слайд
Архивирование Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
32 слайд
Ответьте на вопросы 1. Что такое делопроизводство? 2. Какие виды документов вы знаете? 3. Что такое входящие, исходящие, внутренние документы? Коков алгоритм работы с ними? 4. Какую роль играет сегодня электронный документооборот? 5. Как осуществляется систематизация и хранение документов?
Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
6 625 781 материал в базе
Настоящий материал опубликован пользователем Ильина Ольга Ивановна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материалВаша скидка на курсы
40%Курс профессиональной переподготовки
500/1000 ч.
Курс повышения квалификации
72/180 ч.
Курс профессиональной переподготовки
600 ч.
Курс профессиональной переподготовки
300/600 ч.
Мини-курс
10 ч.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.